Was ist ein Human Resource Management System (HRMS)?
Ein HRMS unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung und Automatisierung ihrer zentralen HR-Prozesse und bietet Funktionen für das Talentmanagement.
Human Resource Management System (HRMS) – Definition
HRMS steht für Human Resource Management System – oft auch als Human-Capital-Management (HCM)-Software bezeichnet. Unternehmen nutzen ein HRMS, um grundlegende HR-Prozesse wie die Speicherung von Mitarbeiterdaten, die Verwaltung von Arbeitgeberleistungen, die Zeiterfassung und die Personalabrechnung zu digitalisieren, zu automatisieren und zu zentralisieren. Darüber hinaus bietet ein HRMS Funktionen für das Talentmanagement, wie z. B. Recruiting, Onboarding, Performance Management, Zielplanung, Aus- und Weiterbildung, Vergütung und Nachfolgeplanung.
Ein modernes HRMS hilft dabei, herkömmliche arbeitsintensive Aufgaben in Tabellenkalkulationen oder auf Papier durch Automatisierung sich wiederholender und zeitaufwendiger manueller Prozesse zu ersetzen. Dadurch können HR-Teams menschliche Fehler reduzieren und sich auf wichtigere und letztlich lohnendere Arbeit konzentrieren.
Geschichte der Personalmanagementsysteme
In den 1970er Jahren digitalisierten größere Unternehmen einige ihrer grundlegenden Prozesse, insbesondere datenintensive und fehleranfällige Funktionen wie die Personalabrechnung und das Rechnungswesen. Das Funktionsspektrum dieser frühen Personalmanagementsysteme war jedoch beschränkt. Bis in die 1990er Jahre konnten Unternehmen durch leistungsfähigeres Mainframe-Computing und die Verbreitung des Internets HR-Kernfunktionen wie die Organisation von Akten und die Verwaltung von Arbeitgeberleistungen sowie Workflows in der Personalbeschaffung digitalisieren und automatisieren.
Mit der Verbreitung von intelligenten Technologien und Cloud-Konnektivität sind HR-Prozesse heute nicht mehr nur auf Transaktionsdaten beschränkt. Ein modernes HRMS kann Daten erfassen und integrieren, um Berichtsstrukturen basierend auf regionalen Unterschieden bei Infrastruktur, Gesetzgebung oder Compliance in Echtzeit anzupassen. HRM-Systeme automatisieren ganze Workflows und nutzen künstliche Intelligenz (KI), um intelligentere und effizientere Prozesse zu schaffen.
HRMS, HRIS und HCM – Akronyme erklärt
Oft werden Personalmanagementsystem (HRMS), Personalinformationssystem (HRIS) und Human Capital Management (HCM) synonym verwendet, doch es gibt klare Unterschiede.
Einem HRIS (Human Resources Information System) liegt in der Regel eine Datenbank mit Mitarbeiterinformationen zugrunde. Es dient dazu, wesentliche HR-Prozesse zu unterstützen, die in ihrer Struktur linearer und quantitativer sind, wie z. B. die Personalabrechnung oder die Zeiterfassung.
Im Vergleich dazu ist ein HRMS (Human Resource Management System) eine umfassende Lösung, die zusätzlich zu den Datenmanagementstrukturen eines HRIS qualitativ orientierte und komplexere Funktionen sowie Optionen für das Talentmanagement bietet. Die besten HRMS-Lösungen nutzen intelligente Technologien wie KI, Machine Learning und Cloud-Konnektivität, um Funktionen zu personalisieren und intelligent zu automatisieren.
HCM (Human Capital Management) ist ein Oberbegriff, der das breite Spektrum an Verfahren und Software beschreibt, mit denen ein Unternehmen seine Belegschaft – von der Suche und Einstellung bis zum Ausscheiden – verwaltet. Ein HCM-System wird oft auch als Human Resource Management System (HRMS) bezeichnet und umfasst HRIS-Software. Dank technologischem Fortschritt und Vernetzung erlangen Organisationen heute einen klaren, umfassenden Überblick über die Belegschaft. Dabei wird ihnen immer deutlicher, dass sich mittels Priorisierung der Employee Experience und eines mitarbeiterorientierten Ansatzes – unterstützt von Funktionen zum Personalmanagement – messbare Erfolge erzielen lassen. In Bezug auf die Priorisierung und Lenkung von HR-Prozessen markiert dieser ganzheitliche ausgerichtete Ansatz einen Umbruch.
Warum ist HRMS-Software heute so wichtig?
Seit vielen Jahren erwägen Unternehmen den Einsatz neuer Technologien und Wege, um ihre HR-Prozesse besser zu automatisieren. Als uns die Pandemie ereilte, veränderte sie die Arbeitswelt grundlegend und auf bisher nie da gewesene Weise. HR-Teams mussten – von heute auf morgen – neue Technologien einsetzen, um die Belegschaft im Homeoffice zu unterstützen und zu lenken.
Anfangs gestalteten sich viele dieser Umstellungen problematisch. Inzwischen sind Personalverantwortliche bei ihrer Arbeit kreativer und anpassungsfähiger geworden. Einem SHRM-Artikel zufolge hatte diese Entwicklung durchaus ihre positiven Seiten. Durch die sehr plötzliche Umstellung, bei der große Teile der Belegschaft praktisch über Nacht auf Remotearbeit umsatteln mussten, wurden HR-Teams zu den „Ersthelfern“ ihrer Unternehmen, und zahlreiche andere Abteilungen und Teamleiter sind ihrem Vorbild gefolgt. Im Laufe der Pandemie wurden viele Unternehmen schlagartig auf die Datenschätze und Kennzahlen in ihren Personalabteilungen aufmerksam – und realisierten, wie sehr ihnen diese Informationen helfen können, im gesamten Unternehmen fundiertere Entscheidungen zu treffen und bessere Strategien zu entwickeln.
HRMS-Software ist für Unternehmen heute von unschätzbarem Wert, wenn es darum geht, die sich schnell wandelnde Arbeitswelt zu organisieren, zu verstehen und zu optimieren. HRMS-Lösungen vereinen komplexe HR-Prozesse an einem Ort und ermöglichen Unternehmen, Mitarbeiterdaten zentral zu speichern, Funktionen zu automatisieren sowie eingebettete KI und erweiterte Analysen zu nutzen. Darüber hinaus sorgen fortschrittliche, benutzerfreundliche Talentmanagementfunktionen dafür, dass Unternehmen die besten Talente in ihrer Branche gewinnen, weiterentwickeln und an sich binden können.
Wer setzt HRMS-Software ein?
Viele der folgenden Bereiche waren bisher zumeist isoliert – Feedback oder neue Daten eines Bereichs verblieben oftmals innerhalb der eigenen Abteilung. Ein modernes HRMS optimiert und verbessert nicht nur die Prozesse für die nachfolgend genannten Personenkreise, sondern stellt auch sicher, dass Daten und Feedback mit anderen ausgetauscht werden – wodurch ganz neue Voraussetzungen für Personalanalysen geschaffen werden.
HR-Teams: nutzen HRMS für sehr viele Aufgaben – von der grundlegenden Bearbeitung und dem Zugriff auf Mitarbeiterdaten bis hin zur Bereitstellung komplexer datengestützter Berichte und der Automatisierung anspruchsvoller Talentmanagementaktivitäten.
Recruiter: erhalten über HRMS-Werkzeuge ein zentrales Portal, über das sie Stellenanforderungen veröffentlichen, Kandidaten betreuen und auswählen sowie auf Onboarding-Funktionen zugreifen und diese anpassen können.
Führungskräfte: können mithilfe von HRMS-Software ihre Teamstruktur überblicken, Zeiten und Abwesenheiten nachverfolgen, Urlaubs- und Abwesenheitsanträge genehmigen und die Leistung ihrer Teammitglieder überwachen, um festzustellen, ob sie Unterstützung oder Feedback für das Erreichen ihrer Ziele benötigen – bei Bedarf ist all dies auch über Mobilgeräte möglich.
Beschäftigte: können über ein einheitliches, benutzerfreundliches Portal ihre persönlichen Daten bearbeiten, Organisationsdiagramme anzeigen, Zeiten erfassen und Urlaubsanträge einreichen, Schulungszuweisungen einsehen und sogar ihre persönlichen Karriereziele und Entwicklungspläne verwalten.
Bewerber: haben Zugriff auf spezielle HRMS-Portale, über die sie nach Stellen suchen, Bewerbungen einreichen, den Bewerbungsstatus verfolgen und digitale Angebote mit elektronischen Signaturen annehmen können.
HRMS-Softwarekomponenten
HRMS-Software kann Prozesse klarer und verständlicher machen. Die Zusammenführung von Personaldaten an einem Ort erleichtert dem Unternehmen nicht nur die Arbeit, sondern bietet auch Einblicke und Analysen aus unterschiedlichen Quellen und Abteilungen, was präzise und umsetzbare Empfehlungen und Berichte ermöglicht.
Hier sehen Sie die verschiedenen Elemente einer HRMS-Lösung:
HRIS: HR-Kernfunktionen und Personalabrechnung
Mitarbeiter-Self-Service: HRIS-Tools unterstützen Beschäftigte und Teamleiter dabei, veraltete, papierbasierte Personalverwaltungsaufgaben aus der Welt zu schaffen. Für Mobilgeräte geeignete Self-Service-Funktionen helfen, die Produktivität der Belegschaft und die Transparenz in zahlreichen Bereichen wie der Verwaltung von Mitarbeiterdaten, dem Berichtswesen und der Analytik, der Zeiterfassung und der Personalabrechnung zu optimieren.
Verwaltung von Arbeitgeberleistungen: Mit der Zunahme hybrider Arbeitsmodelle haben Unternehmen mehr denn je Schwierigkeiten, mit den zahlreichen Anforderungen für Arbeitgeberleistungen Schritt zu halten. Die automatisierte Verwaltung von Arbeitgeberleistungen kann HR-Teams bei der Bewältigung überbordender Papierarbeit helfen und sie in die Lage versetzen, Beschäftigten in diesem für sie so wichtigen Bereich ihres Lebens kompetente Ratschläge zu geben. Über für Mobilgeräte geeignete Self-Service-Mitarbeiterportale können Beschäftigte sich über Leistungen informieren, die ihnen selbst bzw. ihren Familien zustehen.
Zeitmanagement: Verluste bei der Lohnabrechnung entstehen infolge von Ungenauigkeiten bei der Zeiterfassung und können mit bis zu 2,5 % der gesamten Personalkosten eines Unternehmens zu Buche schlagen. Ob wissentlich oder nicht – der Grund sind oft Fehler in veralteten Systemen oder falscher Gebrauch. Glücklicherweise lässt sich der operative Verlust in diesem Bereich leicht durch den Einsatz intelligenter HR-Software mindern. HRMS-Tools können hochgradig individualisiert und mit Feiertagen, Überstunden und anderen Geschäftsregeln synchronisiert werden. Die automatische Berechnung von Arbeitszeit und Gehalt ist in die Abrechnungsfunktionen integriert, und Beschäftigte erhalten per Self-Service vollständig Einblick in ihre Arbeitszeiterfassung.
Talentmanagement
Recruiting und Onboarding: HRMS-Lösungen können Arbeitgebern dabei helfen, den Recruiting-Prozess zu optimieren und so die Suche nach und das Anwerben von geeigneten Spitzenkräften sicherstellen. Darunter fallen eine bessere Unterstützung der globalen Talentsuche und des Candidate Relationship Management genauso wie die detaillierte Nachverfolgung von Bewerbern und optimierte Nachfolgeplanungsprozesse. Neue Mitarbeitende können über die HRMS-Onboarding-Tools auf ein spezielles Portal zugreifen, auf dem sie u. a. Zugang zu papierlosen und automatisierten Workflows haben und attraktive und personalisierte Schulungen und Einführungen erhalten.
Performance- und Vergütungsmanagement: Das Performance Management kann eine Herausforderung für Unternehmen darstellen, da sie eine Balance zwischen qualitativen und quantitativen Daten finden und dabei objektiv bleiben müssen. HRMS-Tools können bei der Verwaltung von Mitarbeiterzielen und ‑beurteilungen helfen und so neben der geführten Maßnahmenplanung ein kontinuierliches Performance Management gewährleisten. Auch die Verwaltung von Vergütungen kann ein schwieriges Unterfangen sein, weil dafür die Beurteilung mehrerer Faktoren sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens erforderlich ist. HRMS-Software kann Sie bei der effektiven Planung und Gestaltung von Vergütungen unterstützen.
Weiterbildung und berufliche Entwicklung: Aufstieg und Karriereentwicklung sind entscheidende Bestandteile der Employee Experience. HRMS-Tools nutzen intelligente Technologie für ein personalisierteres und ansprechenderes Lernerlebnis, um Menschen, Informationen und Experten im gesamten Unternehmen und darüber hinaus miteinander in Kontakt zu bringen. Mitarbeitende können so ihre Zeit- und Karriereplanungsziele besser strukturieren. Obligatorische Weiterbildungs- und Compliance-Schulungsmaßnahmen können einfach geplant werden, und langfristige Ziele wie die Entwicklung von Führungsqualitäten und die Nachfolgeplanung können entsprechend den individuellen Anforderungen und Verpflichtungen in die Mitarbeiterkalender integriert werden.
Sales Performance Management: Wie jede Unternehmensführung weiß, laufen Vertriebsteams dann zur Höchstform auf, wenn sie Produkte verkaufen und Kunden gewinnen. Ein HRMS unterstützt Unternehmen dabei, vertriebsbezogene Probleme wie Provisionen, Gebiete und Quoten sowie die Performance von Handelsvertretern zu optimieren und zentral zu steuern.
Analysen und Personalplanung: Datengestützte Erkenntnisse sind von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, das Personalmanagement auf die Gesamtstrategie des Unternehmens auszurichten. Mit Kennzahlen und KPIs, Reporting, vorausschauenden Personalmodellen und KI-gestützten Analysen sind Personalverantwortliche besser in der Lage, die strategische und operative Planung sowie die Haushaltsplanung und das Performance Management zu unterstützen.
Employee Experience Management: Ein stärkerer Fokus auf die Employee Experience zwingt Unternehmen dazu, nach innovativen Methoden zu suchen, um besser zu verstehen, warum Beschäftigte die Erlebnisse am Arbeitsplatz – vom Bewerbungsverfahren bis zu ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen – auf eine bestimmte Art wahrnehmen. Zu den Technologien und Tools für die Erfassung dieser Voice-of-the-Employee-Informationen gehören 360-Grad-Feedbacks, Umfragen, Verhaltens- und Stimmungsanalysen und vieles mehr. Dank dieser Erkenntnisse können Unternehmen die Employee Experience über die gesamte Beschäftigungsdauer hinweg personalisieren und so die Motivation und Produktivität steigern.
HRM-Systeme und die nächsten Schritte zur digitalen Transformation im Personalwesen
Wie alle grundlegenden Veränderungen im Geschäftsbetrieb eines Unternehmens wird auch die digitale Transformation im Personalwesen auf anfängliche Zurückhaltung und Widerstände stoßen und birgt unweigerlich ein gewisses Risiko. Operative Veränderungen lassen sich am besten vorbereiten, indem die Projektziele geteilt und kommuniziert werden. Offene Kommunikationswege zwischen Ihren Teamleitern, Führungskräften und HR-Spezialisten helfen dabei, Barrieren zu überwinden. Ein gutes Change Management und effektive Planungsstrategien sorgen für frühzeitige Akzeptanz in Ihren Teams.
Beachten Sie bei Ihrer digitalen Transformation im Personalwesen folgende Punkte.
Datenintegrität: Stellen Sie vor der Datenmigration sicher, dass Sie über die richtigen Ressourcen verfügen und Ihre IT-Kräfte qualifizieren oder umschulen, damit Sie dieser Aufgabe gewachsen sind und menschliche Fehler minimieren.
Kosten und Aufwand: Beziffern Sie die Projektanforderungen in allen betroffenen Geschäftsbereichen, einschließlich Implementierung und Integration. Legen Sie realistische Budgets und Zeitpläne fest, um eine erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten.
Aktuelle und künftige Anforderungen: Arbeiten Sie von Anfang an eng mit Ihren Abteilungs- und Teamleitern zusammen, um ein Verständnis für ihre Ziele, Bedürfnisse und Herausforderungen zu entwickeln. Stellen Sie sicher, dass Ihr HRMS skalierbar ist, damit es den sich ändernden Anforderungen aller Beteiligten gerecht werden kann.
Compliance: Definieren Sie behördliche, arbeitsrechtliche und andere gesetzliche Anforderungen, und vergewissern Sie sich, dass Ihr neues System diese Anforderungen in allen Regionen erfüllt.
Bereit für die Einführung: Holen Sie Ihr HR-Team frühzeitig ins Boot, damit Sie gemeinsam Schulungspläne und Ziele entwickeln können. Legen Sie monatliche Meilensteine fest, um sicherzustellen, dass alle Ihre Administratoren, Führungskräfte und Beschäftigten entsprechend geschult sind und das neue HRM-System optimal nutzen können.