Was ist ein Talentmanagementsystem (TMS)?
Ein Talentmanagementsystem (TMS) ist eine integrierte Softwareplattform, die den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Nachfolgeplanung unterstützt.
Überblick über Talentmanagement-Systeme
Ein Talentmanagementsystem (TMS) ist eine integrierte Softwareplattform, die zentrale Prozesse im Talentmanagement unterstützt, einschließlich Recruiting, Onboarding von Mitarbeitenden, Leistungsmanagement, Weiterbildung und berufliche Entwicklung, Vergütungsmanagement und Nachfolgeplanung. Diese Prozesse und die unterstützenden technischen Funktionen werden in der Regel über Softwaremodule bereitgestellt. So können Unternehmen zunächst nur die benötigten Funktionen aktivieren und bei Bedarf weitere ergänzen.
Vor allem aber können Unternehmen mit einem TMS die Personalplanung auf ihre Unternehmensstrategie abstimmen. Dadurch können proaktive Maßnahmen ergriffen werden, um die richtigen Talente zu gewinnen, die die aktuellen und zukünftigen Unternehmensziele unterstützen.
Definition von Talentmanagement: Unterstützung des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus, von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Nachfolgeplanung.
Wie funktionieren Talentmanagementsysteme?
Ein TMS integriert alle HR-Module, die für die Gewinnung, Einstellung und Entwicklung von Mitarbeitenden erforderlich sind. Die einzelnen Module wie die Personalgewinnung oder das Leistungsmanagement werden häufig als Talentmanagementsysteme bezeichnet. Aber diesen eigenständigen Modulen fehlen die vielschichtigen Funktionen eines wirklich integrierten Systems, das den gesamten Talentlebenszyklus und seine Prozesse unterstützt – von der ersten Kontaktaufnahme zu Kandidaten bis hin zur Nachfolgeplanung.
Talentmanagementsysteme werden in der Regel in der Cloud ausgeführt. Eine Cloud-Plattform bietet eine Reihe von Vorteilen, darunter größere Speicherkapazitäten, mehr Sicherheit und eine einfachere Integration mit ergänzenden Anwendungen wie Personalabrechnung, Weiterbildungsprogrammen, Karriereplanung und anderen Systemen sowie die sichere Speicherung von Mitarbeiterdaten (z. B. persönliche Informationen, demografische Daten und Vergütungsinformationen).
Wir stellen Ihnen die wichtigsten unterstützten Talentmanagementprozesse vor:
Die wichtigsten Elemente eines Talentmanagementsystems
- Personalplanung: Stellen Sie sicher, dass die Talentstrategie auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt ist. Arbeiten Sie mit Führungsteams zusammen, um die Geschäftsziele zu verstehen, und gewährleisten Sie, dass die Talentstrategie diese Vorgaben unterstützt.
- Bewerber:innen finden: Finden Sie Talente auf der ganzen Welt, betreuen Sie diese während des gesamten Recruiting-Prozesses und profitieren Sie von der Effizienz eines umfassenden Bewerbermanagement- und Tracking-Systems.
- Mitarbeitende integrieren: Optimieren Sie die Einbindung neuer Mitarbeitender mit einem speziellen Onboarding-Portal. Beschleunigen Sie Einstellungen mit einem papierlosen Prozess. Automatisieren Sie Workflows für das On-, Off- und Cross-Boarding.
- Leistungsbeurteilungen verwalten: Helfen Sie Ihren Mitarbeitenden, ihre Ziele im Blick zu behalten. Nutzen Sie eine geführte Maßnahmenplanung für ein kontinuierliches Leistungsmanagement.
- Vergütungsmodelle planen und entwickeln: Erkennen Sie gute Leistungen von Mitarbeitenden an und belohnen Sie diese.
- Durch Schulungsprogramme Mitarbeitende entwickeln und binden: Schaffen Sie moderne und motivierende Lernerlebnisse. Planen Sie Lernangebote und führen Sie Compliance-Schulungen durch. Entwickeln Sie proaktive Nachfolgepläne und fördern Sie Führungskräfte aktiv.
Die Entwicklung von Talentmanagementsystemen
In den 1980er- und frühen 1990er-Jahren konzentrierte sich das Talentmanagement vorwiegend auf die Entwicklung interner Talente, was zu einem Überangebot an Positionen im mittleren Management führte. Durch den Wirtschaftsabschwung wurden ganze Unternehmen umstrukturiert. Die Gewinnung externer Talente gewann an Bedeutung. Ende der 1990er-Jahre stellten die Unternehmen jedoch fest, dass sie in etwa gleich viele erfahrene Mitarbeitende einstellten wie verloren. Als Konsequenz rückten die Bindung und Förderung der vorhandenen Belegschaft in den Fokus.
Die HR-Prozesse waren zwar integriert, aber ohne ein zentralisiertes Modell waren die einzelnen Bereiche isoliert und die Informationen oft veraltet. Personalverantwortliche und Recruiter mussten sich durch papierbasierte und zeitaufwändige Arbeitsabläufe kämpfen und hatten wenig Zeit für strategische Aufgaben.
Es wurden umfassende Talentmanagementsysteme entwickelt, um alle HR-Talentmodule zentral auf einer Plattform zu integrieren. Workflows wurden automatisiert und digitalisiert, wodurch die Effizienz im gesamten Unternehmen gesteigert werden konnte.
Heute werden Talentmanagementsysteme von Unternehmen auf der ganzen Welt und in allen Branchen eingesetzt. Ein TMS hilft Unternehmen auch dabei, die einzigartigen und aktuellen Herausforderungen im Talentmanagement des 21. Jahrhunderts zu meistern. Hier einige Beispiele:
Qualifizierung, Weiterbildung und Umschulung: Identifizieren Sie Qualifikationslücken. Bieten Sie Schulungs- und Umschulungsmöglichkeiten, damit Ihre Mitarbeitenden neue oder höhere Positionen einnehmen können.
Vielfalt und Integration: Setzen Sie Maßnahmen zur Förderung der Vielfalt in der Talentsuche und Weiterentwicklung um. Sorgen Sie für eine proaktive und kontinuierliche berufliche Weiterentwicklung, um eine vielfältige Belegschaft auf- und auszubauen.
Mitarbeitende im Home Office: Passen Sie vorhandene Supportmechanismen für Mitarbeitende im Home Office an. Schaffen Sie neue Modelle, um Interaktionen zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden zu optimieren.
Vorteile von Talentmanagementlösungen
Aus Unternehmenssicht bietet ein Talentmanagementsystem eine Reihe von Vorteilen, darunter:
Ein integriertes und zentrales Datenmodell für alle Talentmanagementaktivitäten
Recruiting-Strategien, die sich an den Unternehmenszielen orientieren
Bessere Einarbeitung, Bindung und Entwicklung von Mitarbeitenden
Bessere Interaktionen zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden, einschließlich Prozessen für Vergütung, Leistungsbeurteilungen und Prämien
Talentmanagementsysteme bieten u. a. folgende benutzerspezifische Vorteile:
Rekruitierende profitieren von einer besseren durchgängigen Verwaltung mit Karrierewebseiten, Stellenausschreibungen, Bewerbungen, Kandidaten-Screening und Stellenangeboten. Bewerber:innen greifen auf Karrierewebseiten zu und durchsuchen diese, bewerben sich auf interessante Stellen, nehmen über ein spezielles Kandidatenportal an Vorstellungsgesprächen teil und reagieren auf Stellenangebote.
Bewerber:innen finden über Karrierewebseiten problemlos Stellenausschreibungen, bewerben sich auf interessante Stellen, nehmen über ein spezielles Kandidatenportal an Vorstellungsgesprächen teil und reagieren auf Stellenangebote.
Die Personalabteilung koordiniert alle Talentmanagementaktivitäten nahtlos. Sie profitiert von leistungsstarken Datenanalysen für fundierte Geschäftsentscheidungen und erstellt detaillierte Berichte für die Präsentation von Status und Ergebnissen. Die Personalabteilung erstellt Vergütungspläne und kann dabei die gesetzlichen Anforderungen und Branchenvorgaben sicher einhalten.
Führungskräfte arbeiten für mehr Effizienz eng mit den Recruitern zusammen. Sie heißen neue Mitarbeitende willkommen und helfen ihnen bei der schnellen Einarbeitung. Sie steuern die Vergütung für ganze Teams und profitieren von optimierten Prozessen, um Maßnahmen, Leistungen und kontinuierliches Feedback für alle Mitarbeitenden in ihrer Verantwortung nachzuverfolgen. Sie bringen die individuellen Leistungsziele mit den Unternehmenszielen in Einklang. Mit Bonus- und Anerkennungsprogrammen steigern sie die Mitarbeitermotivation.
Mitarbeitende greifen einfach auf Informationen und Aufgaben zu, darunter Ziele, Boni, Leistungsbeurteilungen, Vergütungs- und Leistungsinformationen sowie Schulungsmöglichkeiten, die auf ihre individuellen Karriereziele abgestimmt sind. Sie können Kollegen anerkennen und Boni sowie andere Vorteile für außergewöhnliche Leistungen und Ergebnisse einlösen.
Funktionen von Talentmanagementsystemen
Ein TMS ermöglicht es einem Unternehmen, eine durchgängige Talentstrategie umzusetzen, die auf die Unternehmensziele abgestimmt ist. Hier einige Beispiele:
Recruiting: Finden und binden Sie die besten Bewerber, denn diese werden zu kompetenten Mitarbeitenden, die die Produktivität steigern und Ihr Unternehmen stärken.
Entwicklung: Fördern Sie Qualifikationen und anpassungsfähige Teams, um die Unternehmensleistung zu steigern. Identifizieren und unterstützen Sie starke Führungskräfte für ein kontinuierliches Wachstum.
Mitarbeiterbindung: Helfen Sie Ihren Mitarbeitenden, sich beruflich weiterzuentwickeln, und steigern Sie die Motivation und Mitarbeiterbindung.
Eine Talentmanagementlösung bietet zudem operative Effizienz, da Planung, Datenaustausch und andere Interaktionen zentral erfolgen. Digitale Workflows ersetzen manuelle und Offline-Prozesse und sorgen für mehr Effizienz im Backend, sodass sich die Personalabteilung auf strategischere Aufgaben konzentrieren kann.
Beim Einsatz eines TMS für die entsprechenden Maßnahmen werden personenbezogene und vertrauliche Daten erzeugt, die das System in einer sicheren Datenbank speichert. Leistungsstarke Analyse- und Berichtsfunktionen unterstützen die strategische Planung, damit das Unternehmen seine kurz- und langfristigen Talentziele erreicht.
Mit einem Talentmanagementsystem können Unternehmen die Ergebnisse ihrer Personalpolitik sowie deren Geschäftsauswirkungen einfach planen, messen und kommunizieren.