Was ist ein HRIS?
HRIS steht für Human Resources Information System (Personalinformationssystem). Unternehmen nutzen ein HRIS für die Verwaltung und Automatisierung zentraler HR-Prozesse wie Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung und Arbeitgeberleistungen.
Überblick über Personalinformationssysteme
HRIS-Systeme – oder Personalinformationssysteme – waren eine der ersten kommerziellen Softwarelösungen, die in den 1980er Jahren entwickelt wurden. Der Grund: Die Personalabteilung war damals – und ist auch heute noch – eine der verwaltungsintensivsten Abteilungen jedes Unternehmens. Die dort Arbeitenden sind nicht nur mit einer enormen Menge an Bürokratie und Unterlagen konfrontiert, sondern sie sind auch die Verwalter besonders wertvoller und sensibler Informationen über die Beschäftigten und Bewerber.
Seitdem hat sich die Technologie sicherlich enorm weiterentwickelt. Moderne HRIS-Lösungen können auf der Basis von Änderungen der Geschäftsregeln oder der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften Workflows automatisieren, Feedback integrieren und Berichtsstrukturen anpassen – und das in Echtzeit. Durch die Einführung einfach zu bedienender Benutzungsoberflächen und flexibler Funktionen sind moderne HRIS-Systeme heute ebenso effizient und benutzerfreundlich wie leistungsfähig und agil.
Idealerweise wird die HRIS-Software in der Cloud bereitgestellt. Dies bietet eine Vielzahl von Vorteilen, wie z. B. mehr Datenspeicher, höhere Sicherheit und eine reibungslosere Integration mit ergänzenden Anwendungen wie Personalabrechnung, Bewerbermanagement und anderen HR-Systemen.
Definition von Personalinformationssystemen
HRIS steht für Human Resources Information System und ist ein Personalinformationssystem, das Unternehmen dabei hilft, zentrale HR-Prozesse zu verwalten und zu automatisieren. Diese Systeme unterstützen die Verwaltung von Arbeitgeberleistungen, die Zeit- und Anwesenheitsverwaltung, die Payroll und andere Workflows sowie die Speicherung von Mitarbeiterdaten wie persönliche, demografische und Vergütungsinformationen.
HRIS, HRMS und HCM: Worin liegt der Unterschied?
HCM ist ein weit gefasster Begriff, der die Verfahren, Richtlinien, Prozesse und Software umfasst, mithilfe derer ein Unternehmen seine Belegschaft verwaltet, von der Einstellung bis zum Austritt. Eine HCM-Suite wird oft auch als Human Resources Management System (HRMS) bezeichnet und umfasst HRIS-Software.
Ein Human Resource Information System (HRIS) verwendet eine Mitarbeiterdatenbank zur Unterstützung von zentralen HR-Prozessen, die eher linear und quantitativ ausgerichtet sind, wie die Personalabrechnung oder die Zeiterfassung. Im Vergleich dazu ist ein HRMS eine umfassendere Softwarelösung, die ein HRIS beinhaltet, aber auch qualitativ hochwertigere und komplexere Funktionen für das Talentmanagement umfasst.
Ein HRIS kann zum Beispiel dabei helfen, Prozesse wie die Zeiterfassung der Beschäftigten zu automatisieren und zu rationalisieren. Wenn diese Daten in ein HRMS-System integriert werden, können die Zeiterfassungsdaten analysiert werden, um die Produktivität und die Planung zu verbessern. Das wiederum kann dazu beitragen, Aufgaben innerhalb des HRIS effizienter zu automatisieren.
Herauszufinden, welche dieser Softwarelösungen sich für Sie am besten eignet, ist gar nicht so kompliziert, wie es klingen mag. Es geht in erster Linie darum, dass Sie sich klar darüber werden, wo Ihr Unternehmen jetzt steht und wo es auf längere Sicht stehen soll. Und dann sollten Sie sich für die HR-Lösungen entscheiden, die heute für Sie passen und an Ihre zukünftigen Anforderungen angepasst werden können.
Was leisten Personalinformationssysteme?
Die besten cloudbasierten HRIS-Lösungen unterstützen eine Vielzahl von HR-Prozessen und ‑Interaktionen. Die Technologie bietet eine intelligente Automatisierung von Arbeitsabläufen im gesamten Unternehmen, darunter:
Verwaltung von Arbeitgeberleistungen
Automatische Verwaltung von Arbeitgeberleistungen
Self-Service-Funktionen, mit denen Beschäftigte die Arbeitgeberleistungen und Informationen dazu anzeigen und bearbeiten können
Zeit- und Anwesenheitsmanagement
Genaue Verwaltung von Mitarbeiterabwesenheiten
Steigerung der Verwaltungseffizienz mit Zeitprofilen zur Bestimmung von Urlaubszeiten, Arbeitszeitplänen und Prämien für Beschäftigte
Automatische Berechnung von Zeit- und Gehaltsinformationen entsprechend dem jeweiligen Mitarbeiterprofil
Automatisieren und vereinfachen Sie die globale Zeiterfassung für Mitarbeitende und halten Sie Compliance-Vorschriften ein – durch die Digitalisierung von Zeiterfassungsprozessen.
Integrierte Lokalisierung
Anpassung an länderspezifische Geschäftsverfahren und Gesetze mit automatischen gesetzlichen und behördlichen Änderungen
Umfassende Bestandsaufnahme der Globalisierungs- und Lokalisierungsanforderungen für einzelne Länder
Mitarbeiter-Self-Services
Self-Service-Funktionen zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität
Integrierte HR-Daten auf einer zentralen Plattform
Nachverfolgbare Personalinformationen gemäß länderspezifischen Anforderungen
Bereitstellung einer personalisierten Profilseite für Beschäftigte, auf der sie Arbeitgeberleistungen einsehen und verwalten, Abwesenheiten beantragen und noch vieles mehr können
Organisationsstrukturen
Analysen für Echtzeiterkenntnisse über die gesamte Belegschaft
Identifizierung kritischer Positionen und schnelle Anpassung der Belegschaft, um Lücken zu schließen
Visualisierung von Organisationsstrukturen
Mitarbeiterhierarchien und ‑daten sind in einem HRIS leicht zu finden.
Vorteile eines cloudbasierten HRIS-Systems
Zusätzlich zu den grundlegenden Funktionen eines modernen HRIS lassen sich cloudbasierte Systeme leichter in Ihre bestehenden Systeme integrieren. Sie sind skalierbar und können einfacher um Innovationen und Sicherheitsfunktionen erweitert werden.
Nachstehend werden nur einige der allgemeinen Vorteile eines integrierten cloudbasierten HRIS-Systems aufgezählt:
Macht die Personalverwaltung schneller und präziser. Wenn es um die Lebensgrundlage von Mitarbeitenden geht, gibt es keinen Spielraum für Fehler. Durch die Möglichkeit, Verwaltungsaufgaben zu automatisieren und zu rationalisieren, kann HRIS-Software dazu beitragen, Verzögerungen und Ungenauigkeiten zu vermeiden, die durch manuelle und papierbasierte Systeme entstehen.
Verbessert die Employee Experience. Unternehmen vergessen manchmal, wie wichtig es für ihre Mitarbeitenden ist, den Status von Arbeitgeberleistungen, Zahlungen und Abwesenheitszeiten einsehen zu können. HRIS-Tools ermöglichen es den Beschäftigten, direkt auf ihre persönlichen Daten zuzugreifen, Berichte zu erstellen und Anfragen zu stellen – und das alles ohne den lästigen und zeitraubenden Weg über die Personalabteilung.
Steigert die Effizienz. HRIS-Lösungen bieten eine breite Palette von Self-Service-Tools, die den Bedarf an E-Mail- und papierbasierten Formularen und Genehmigungsverfahren erheblich reduzieren. Zeitpläne, Workflows, Abwesenheitsanträge und vieles mehr können automatisiert und in Echtzeit verwaltet werden.
Unterstützt die Compliance. Angesichts der zunehmenden Remote-Arbeit und eines kulturellen Wandels hin zu mehr Sensibilität und rechtlichen Auseinandersetzungen müssen Unternehmen sicher sein, dass sie die globalen Arbeits- und Beschäftigungsvorschriften strikt einhalten. Ein cloudbasiertes HRIS-System hilft sicherzustellen, dass alle HR-Aktivitäten innerhalb der Grenzen der Compliance erfolgen, und trägt zur Stärkung der Belegschaft bei.
Sorgt für Sicherheit. In den Personalakten befinden sich einige der sensibelsten und wertvollsten Daten Ihres Unternehmens – einschließlich der medizinischen und finanziellen Daten der Beschäftigten. Früher, als diese Daten auf Laptops oder in ungesicherten Datenbanken gespeichert wurden, bestand stets die Gefahr einer Kompromittierung. Die integrierten HRIS-Systeme von heute verfügen über hochentwickelte Sicherheitsprotokolle, um Cybersicherheitsrisiken zu minimieren.
Unterstützung zentraler HR-Prozesse durch Cloud-HRIS-Integration
HRIS-Systeme helfen zwar bei der Zentralisierung und Rationalisierung von HR-Prozessen und Verwaltungsaufgaben, es gibt aber noch viele andere Kernfunktionen, die parallel dazu ablaufen, z. B. Recruiting, Schulung und Planung. Und man muss kein HR-Spezialist sein, um zu erkennen, wie nützlich es sein kann, all diese essenziellen Funktionen zu vereinheitlichen und zu zentralisieren. Wenn Unternehmen jedoch mit Altsystemen und isolierten HR-Softwareanwendungen arbeiten, sind sie beim Auffinden von Tools und Informationen über Unternehmenssilos hinweg auf manuelle Prozesse angewiesen.
Die besten cloudbasierten HRIS-Systeme ermöglichen nicht nur die Integration mit Ihrem ERP-Kernsystem, sie sind explizit dafür konzipiert. Ein cloudbasiertes ERP-System verwaltet beispielsweise eine breite Palette an täglichen Geschäftsaktivitäten und ist auf die Integration einer Vielzahl unterschiedlicher Geschäftsprozesse ausgelegt. Durch die Vereinheitlichung von geschäftsübergreifenden Daten bieten ERP-Systeme eine zentrale Datenquelle und gewährleisten zuverlässige Datenintegrität. Wenn Sie also Ihre HR-Kernprozesse und Ihr HRIS mit der Geschwindigkeit und den Analysekapazitäten eines modernen KI-gestützten ERP-Systems kombinieren, erhalten Sie das Beste aus beiden Welten.
HRIS-Beispiele in Aktion
Noch vor wenigen Jahren waren es vor allem Großunternehmen, die auf HRIS-Lösungen setzten. Mit der wachsenden Beliebtheit integrierter cloudbasierter Systeme wird es jedoch auch für kleinere – und wachsende – Unternehmen immer einfacher, von den Vorteilen und Effizienz eines HRIS zu profitieren.
Hier finden Sie einige Beispiele für Unternehmen, die mit SAP-SuccessFactors-Lösungen erfolgreich ihre HR-Prozesse rationalisiert haben.
GROWMARK betreut seit über 20 Jahren landwirtschaftliche Betriebe in den USA und Kanada – mit einer diversen und weit verstreuten Belegschaft. Das Unternehmen setzt SAP-SuccessFactors-Lösungen ein, um Prozesse über den gesamten Lebenszyklus der Beschäftigten hinweg zu integrieren und zu automatisieren. So kann GROWMARK effiziente HR-Prozesse abwickeln und die Talente gewinnen und fördern, die das Unternehmen braucht, um seinen Kunden zum Erfolg zu verhelfen.
Die Kmart Group revolutionierte das Einkaufen in Australien, Neuseeland und Asien durch ein vielfältiges Angebot von Produkten zu Discount-Preisen. Als das Unternehmen sein HR-System neu ausrichten musste, implementierte es SAP-SuccessFactors-Lösungen, um die Employee Experience zu verändern und die Zukunft der Arbeit in mehr als 500 Filialen von Kmart, Target und Catch zu revolutionieren.
Mehr über HRIS-Software erfahren
Moderne Unternehmen sind auf der Suche nach einer einheitlichen, globalen HR-Kernlösung – einer Lösung, die eine einfache Benutzererfahrung bietet und Datenanalyse und Automatisierung in Echtzeit unterstützt. Angesichts einer immer stärker verstreuten Belegschaft muss die HRIS-Software mit ihnen zusammen globalisiert werden und eine tiefgreifende Lokalisierung und Compliance über mehrere Länder hinweg bieten. Und weil sich Geschäftsmodelle verändern und weiterentwickeln, fordern Unternehmen Agilität und Einfachheit. Diese erlangen sie über eine breite Palette relevanter und leistungsstarker vorkonfigurierter Inhalte, mit denen sie neue Prozesse und Anwendungen zuverlässig und schnell implementieren können.