Was ist eine verteilte Belegschaft?
Eine verteilte Belegschaft besteht aus Mitarbeitern im Homeoffice, die außerhalb eines traditionellen, zentralen Arbeitsplatzes von verschiedenen Standorten aus „verteilt“ arbeiten. Die entsprechenden Teams können sich aus vielen verschiedenen Mitarbeitern zusammensetzen. Diese arbeiten beispielsweise von zu Hause aus, können fest angestellt oder selbstständig sein, in Vollzeit oder Teilzeit arbeiten. Vielleicht wohnen sie in der Nähe des Büros und sind gelegentlich zu Besprechungen vor Ort, oder sie sind durch viele Kilometer und Zeitzonen voneinander getrennt. Was verteilte Belegschaften jedoch alle vereint, ist die Notwendigkeit, in Echtzeit miteinander arbeiten zu können – unter Verwendung aller Ressourcen und Werkzeuge, die ein Unternehmen auch Mitarbeitern vor Ort zur Verfügung stellt.
Wenn verteilte Teams aus externen Mitarbeitern bestehen, was hebt ein verteiltes Unternehmen von einem Unternehmen ab, das einfach Remote-Teams oder -Mitarbeiter hat? Die Antwort liegt in seinem Engagement für die Transformation am Arbeitsplatz – sowohl digital als auch manageriell. 2020 brachte viele Veränderungen in der traditionellen Arbeitswelt mit sich. Tatsächlich verteilte Unternehmen reagieren auf diese Herausforderung, indem sie moderne Arbeitsplatztechnologien nutzen und widerstandsfähigere und agilere Geschäfts- und Personalprozesse entwickeln.
Was verteilte Arbeitskräfte alle teilen, ist die Notwendigkeit, in Echtzeit miteinander zu vernetzen – miteinander und mit allen Unternehmensressourcen und -tools, die On-Premise-Mitarbeitern zur Verfügung stehen.
Remote-Teams und der Wandel der Arbeitswelt
Viele Unternehmen, die planen, ihre Personalstrukturen schrittweise zu modernisieren, nutzten nach wie vor veraltete Systeme und Prozesse, als COVID-19 eintraf. Zu diesem Zeitpunkt wurden sie in die 2020er Jahre geraten, als sie ihre Arbeitsplätze und ihre HR-Abläufe umstellten.
Gartner führte vor und nach der Pandemie eine Umfrage unter über 200 leitenden Personalleitern durch, um die Auswirkungen auf ihre Belegschaft zu ermitteln. Sie berichteten, dass vor der Pandemie durchschnittlich 30 % ihrer Mitarbeiter mindestens teilweise im Homeoffice gearbeitet haben. Im April 2020 war diese Zahl auf 81 % gestiegen.
Traditionell waren es Mitarbeiter, die Trends in verteilten Teams taten, wobei viele Unternehmen zögerten, Remote-Arbeit zu nutzen. Nachdem sich mehrere Monate der Remote-Teams auf diese neue Weise angepasst und gelernt hatten, zu arbeiten, ist klar geworden, dass wir auch dann, wenn es wieder normal wird, erwarten können, dass diese jüngste Verschiebung hin zu verteilten Mitarbeitern erhalten bleibt. Anfang Juni 2020 führte Pricewaterhouse Coopers eine umfangreiche Remote-Arbeitsumfrage durch. Der nachfolgende Bericht zeigt, dass eine dauerhafte flexible Arbeitswoche breite Unterstützung hat. Darin heißt es, dass 85 % der Büroangestellten mindestens einen Tag pro Woche remote arbeiten möchten, und dass 55 % der leitenden Angestellten davon ausgehen, dass dies der Fall sein wird, auch wenn COVID-19 kein Problem mehr ist.
Vorteile für Mitarbeiter im Homeoffice
Lange bevor die COVID-19-Pandemie auf uns zukam, hatten die Globalisierung und die Verbesserung der Arbeitsplatztechnologien zu einem stetigen Anstieg der Zahl der Remote-Mitarbeiter geführt. Laut Tech Republic ist die Zahl der Beschäftigten im Homeoffice zwischen 2005 und 2017 um 159 % gestiegen und wächst seitdem exponentiell.
Dennoch blieben einige Unternehmen skeptisch und zögerten, ihre verteilte Belegschaft über das physische Büro hinaus auszubauen. Sie waren der Ansicht, dass mitarbeiter ohne traditionelle Arbeitsplatzstrukturen und die Eins-zu-eins-Überwachung eines zentralen Arbeitsplatzes in die Ineffizienz rutschen würden. Es gab auch Bedenken, dass den HR-Teams die Systeme fehlten, die für die vollständige Bereitstellung von Support erforderlich waren, wie z. B. Schulungen, Wellness- und Leistungsbewertungen für externe Mitarbeiter. In einer Gartner-Umfrage aus dem Jahr 2020 berichteten Personalverantwortliche, dass ihre „größte Herausforderung darin bestehe, dass es an technologischer Infrastruktur und an Komfort mit neuen Arbeitsweisen mangelt.“
Mit dem Eintreten der Pandemie gab es keine Zeit mehr, über die Vorteile oder den Zeitpunkt der Personalverteilung zu diskutieren – es lag an uns, ob wir dafür waren oder nicht. Jahrelang gab es Studien und Berichte, die den Nutzen von „überall arbeiten“ Flexibilität zeigen – sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer. Doch nach einigen Monaten, in denen die Nation von zu Hause aus arbeitete, begann ein völlig neuer Satz robuster Remote-Arbeitsstatistiken einzuarbeiten. Und was uns diese Daten erzählten, war eine Wiederholung dessen, was sie die ganze Zeit gesagt hatten: Wenn Mitarbeiter Flexibilität und Unabhängigkeit erhalten, stellen sie sich der Herausforderung. McKinsey berichtet in einer Umfrage Mitte 2020 von einem Anstieg der Employee Experience um bis zu 55 %, darunter das Erreichen von Zielen, die Anerkennung für Arbeit, das Engagement und die Beziehung zum Unternehmen sowie die Zufriedenheit am Arbeitsplatz.
Wenn Den Mitarbeitern Flexibilität und Unabhängigkeit gegeben werden, stellen sie sich der Herausforderung.
Zu den Vorteilen von Remote-Teams gehören:
Höhere Produktivität: Viele aktuelle Berichte und Statistiken zeigen starke Leistungs- und Effizienzergebnisse von Remote-Teams. Ausgehend von robusten Datenquellen berichtet ein Artikel aus dem Jahr 2020 in der Zeitschrift Forbes, dass die Produktivität von Mitarbeitern im Homeoffice um 35 % gestiegen ist.
Verbessertes Wohlbefinden: In ihrer jährlichen Umfrage stellten FlexJobs fest, dass über 85 % der Befragten das Gefühl hatten, dass ihr Wohlbefinden durch die Arbeit von zu Hause verbessert wurde und dass sie sich besser um sich kümmern konnten. Von den Befragten gaben über 50 % auch weniger Krankheitstage und weniger Ausfallzeiten an, wenn sie im Homeoffice arbeiten.
Geringere Fluktuation: Unüberschaubare Pfade sowie überfüllte, stressige Arbeitsumgebungen führen oft zu hohen Mitarbeiterfluktuationsquoten, auch bei denen, die sonst mit ihrem Job zufrieden sind. Wie das Magazin Forbes im Juni 2020 betonte, konnten Unternehmen mit Flexibilität im Homeoffice ihren Umsatz um 25 % senken.
Erweiterter Zugang zu Talenten: Telearbeit eröffnet Menschen mit Behinderungen oder Mobilitätsproblemen Chancen. Sie unterstützt Menschen, die flexiblere Arbeitsregelungen benötigen, wie Eltern mit Kleinkindern. Es erweitert auch den Talentpool um diejenigen, die möglicherweise nicht in der Lage sind, innerhalb eines angemessenen Pendels ins Büro zu leben oder umzuziehen.
Weniger Gemeinkosten: Ein kürzlich erstellter und analysierter Bericht über Remote-Arbeitsstatistiken aus den USA. Office of Management and Budget. Die Schlussfolgerung war, dass Unternehmen für jeden Mitarbeiter, der im Homeoffice arbeitet – sogar nur 50 % der Zeit – durchschnittlich 11.000 US-Dollar pro Jahr auf die damit verbundenen Gemeinkosten und Büroflächen sparen. Darüber hinaus zeigt derselbe Bericht, dass Mitarbeiter im Homeoffice auch bis zu 7.000 US-Dollar pro Jahr einsparen, wenn sie von zu Hause aus arbeiten.
Verteilte Teams: Funktionsweise
Natürlich wird es immer bestimmte praxisbezogene Arbeiten geben, bei denen Fernarbeit einfach nicht möglich ist. Durch moderne Technik wird die Bandbreite an Tätigkeiten, die von einer verteilten Belegschaft bewältigt werden kann, jedoch stetig erweitert. Damit Remote-Teams erfolgreich sein können, müssen sie in der Lage sein, so effektiv zusammenzuarbeiten, miteinander zu kommunizieren und sich einzubringen wie an einem zentralen Arbeitsplatz – und das unter Verwendung aller operativen Systeme in ihrem Unternehmen. Um dies zu erreichen, bedarf es eines ausgewogenen Verhältnisses zwischen modernen Technologien am Arbeitsplatz und stabiler, wirksamer Führung.
Verteilte Teams verlassen sich auf leistungsstarke und agile Unternehmenssysteme und Softwarelösungen. Künstliche Intelligenz (KI) bietet verteilten Teams die Möglichkeit, nicht nur auf Daten und vernetzte Systeme zuzugreifen, sondern diese Informationen in Echtzeit und auf entscheidende Weise zu nutzen. Andere KI-gestützte Technologien wie Sensoren und Chatbots können Teamleitern und HR-Spezialisten helfen, über die Cloud mit Remote-Mitarbeitern in Verbindung zu bleiben. Aufgaben wie Schulungen, Leistungsbeurteilungen und Wellness-Checks können personalisiert und nahtlos in der verteilten Belegschaft verwaltet werden.
Ohne Frage benötigen Mitarbeiter im Homeoffice leistungsstarke Technologien und leistungsstarke Unternehmenssysteme, um ihre Arbeit zu erledigen. Doch vor allem hängt ihr Erfolg von reaktionsfähigen und widerstandsfähigen Managementstrategien ab.
Strategien für die Verwaltung einer verteilten Belegschaft
Erwartungen managen. Viele verteilte Arbeitskräfte sind mit Technologien für die Zusammenarbeit vertraut, aber andere benötigen möglicherweise zusätzliche Unterstützung. Führungskräfte und Personalleiter müssen sicherstellen, dass sie die Erwartungen klar kommunizieren und jederzeit einfachen Zugriff auf Support und technische Schulungen bieten.
Seien Sie reaktionsschnell. Die Verwaltung verteilter Teams erfordert einen dedizierten Ansatz zur Bereitstellung von Feedback und Mentoring. Anstelle persönlicher, formeller Leistungsbeurteilungen planen viele erfolgreiche Remote-Teammanager beispielsweise wöchentliche Online-Check-ins. Dieser informellere Prozess ermöglicht es Managern, den Überblick über die Arbeitslast der Teammitglieder ohne Mikromanagement zu behalten.
Fördern Sie Vertrauen und Teamarbeit. Manager müssen innovative Wege finden, Mitarbeiter im Homeoffice zu motivieren und dafür zu sorgen, dass alle gleichermaßen einsteigen. Moderne Arbeitsplatztechnologien unterstützen Zusammenarbeit, Transparenz und Verantwortlichkeit – nicht dadurch, dass Teams das Gefühl haben, dass sie geprüft werden.
Priorisieren Sie das Wohlbefinden der Mitarbeiter. Fernarbeit stellt eine einzigartige Reihe von Wellness-Herausforderungen dar. Um den Übergang zu einer neuen Arbeitsweise zu unterstützen, können verteilte Teammanager und Personalleiter vernetzte Arbeitsplatztechnologien verwenden, um Wellness-Programme zu entwickeln, die auf die Bedürfnisse von Mitarbeitern im Homeoffice zugeschnitten sind.
Die Zukunft von Fernarbeit und verteilten Belegschaften
In Zeiten globaler Unsicherheit blicken Unternehmen nach vorne und nutzen Lösungen, die ihre Teams und Unternehmen widerstandsfähiger und wettbewerbsfähiger machen. Die Pandemie hat Unternehmen viel weiter auf den Weg der Transformation am Arbeitsplatz gebracht, als sie sonst hätte sein können. Durch den Einsatz moderner digitaler Technologien und die strategische Personalplanung bereiten sich verteilte Unternehmen auf den Arbeitsplatz der Zukunft vor.
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Nutzen Sie die Werkzeuge, die Sie für die strategische und operative Planung Ihrer Belegschaft benötigen.
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