Was ist Professional-Services-Automation-Software?
Professional-Services-Automation (PSA)-Software bietet einen einheitlichen Rahmen für effizientere und vorhersehbarere Geschäftsabläufe.
Überblick über PSA-Software
Warum hat PSA-Software (Professional Services Automation; Automatisierung von Dienstleistungen) in letzter Zeit für so viel Wirbel und Aufmerksamkeit gesorgt? Vielleicht liegt es daran, dass sich Dienstleistungsunternehmen in einer komplexen Landschaft bewegen, die sie dazu zwingt, nach neuen Antworten und Lösungen zu suchen.
Die Nachfrage nach spezialisierter Beratung und Fachwissen steigt rasant an. Die Kunden, die dieses Know-how nachfragen, wünschen sich jedoch gleichzeitig kostengünstige Services, kürzere Bearbeitungszeiten und eine transparente Abrechnung. Noch komplexer wird dies durch das sich wandelnde Arbeitsumfeld, in dem Spitzentalente möglicherweise nur auf Hybrid- oder Remote-Basis verfügbar sind, und den Umstand, dass die traditionellen Personalressourcen in bestimmten Sektoren schwinden.
Das bringt viele Firmen in eine paradoxe Lage: Ihre Services sind sehr gefragt, sie haben aber Schwierigkeiten, ihre Belegschaft effizient einzusetzen und ihre Abläufe zu optimieren, um auf diesem sich ständig verändernden Markt erfolgreich zu sein. Darüber hinaus schränken ihre bestehenden manuellen und unzusammenhängenden Geschäftspraktiken ihre Fähigkeit ein, traditionelle Geschäftsmodelle spontan anzupassen und neu zu definieren.
Glücklicherweise ist cloudbasierte PSA-Software inzwischen ausgereift genug, um diese Herausforderungen zu bewältigen. Sie lässt sich problemlos in bestehende zentrale Managementsysteme wie ERP integrieren. Wichtiger noch: Sie bietet Funktionen, die sich nicht einfach nur für Dienstleistungsunternehmen eignen, sondern vielmehr unter Berücksichtigung ihrer speziellen Bedürfnisse und Möglichkeiten entwickelt wurden.
PSA-Software: Eine Definition
Nutzer von PSA-Software sind in der Regel spezialisierte Dienstleistungsunternehmen, bei denen abrechenbare Services die Haupteinnahmequelle darstellen. Aber auch Unternehmen mit komplexen Serviceabteilungen profitieren von ihr.
Der Hauptzweck der PSA-Software besteht darin, einen einheitlichen Rahmen für effizientere und vorhersehbarere Geschäftsabläufe zu schaffen. Sie kann bei der Verwaltung von Personal, Finanzen, Einnahmen, Rechnungsstellung, Leistung, Fakturierung und Marketing helfen und integriert sich dabei nahtlos in bestehende Geschäftssysteme und bietet On-Demand-Zugriff auf Dashboards und funktionsübergreifende Berichtsfunktionen.
Kernkomponenten eines PSA-Softwaresystems
Ein PSA-System vereint eine Reihe grundlegender Funktionen in einer einzigen, integrierten Suite für projekt- und serviceorientierte Unternehmen. Zu den gängigsten PSA-Komponenten gehören:
Cloud ERP
Das Herzstück von PSA ist eine Cloud-ERP-Lösung mit integrierten Geschäftsprozessen. Diese hilft bei der Verwaltung und Automatisierung wichtiger Aspekte des Unternehmens, einschließlich Projektmanagement, Ressourcenzuweisung, Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Finanzmanagement.
Durch die Nutzung von Cloud-Technologie optimiert und rationalisiert Cloud ERP die Abläufe eines Dienstleistungsunternehmens. Es ermöglicht Zusammenarbeit in Echtzeit, den Zugriff auf Daten und Skalierbarkeit, was zu einer effektiven Verwaltung von Projekten, Ressourcen und Finanzen führt.
Vertriebsunterstützung
PSA-Tools unterstützen Ihre Marketingstrategien sowie Ihre Kunden- und Vertriebsbeziehungen von der ersten Anfrage bis zum Abschluss von Projekten – und darüber hinaus bei der kontinuierlichen Kundenbindung und ‑betreuung. Wenn Sie die richtigen Leads ansprechen, die Interaktion analysieren und Angebote optimieren können, hilft dies sicherzustellen, dass die besten Ressourcen eingesetzt werden – und die Kundenerwartungen termingerecht und mit Gewinn erfüllt werden.
Tools für das Ressourcen- und Talentmanagement
Weil in Dienstleistungsunternehmen gespart werden muss, kommt es häufig vor, dass sich hochspezialisierte (und teure) Berater aus der Not heraus mit Verwaltungsarbeit befassen. Und selbst von den besten Planern und Strategen kann nicht erwartet werden, dass sie alle Aspekte und Teams jedes einzelnen Projekts manuell bewerten. Leider haben beide Szenarien eine ineffiziente und intransparente Nutzung von Ressourcen zur Folge. Einer der Kernbestandteile von PSA-Software ist das Ressourcenmanagement. Dabei geht es nicht nur darum, die richtige Person mit den richtigen Fähigkeiten für jede Aufgabe zu finden und schnell einzuarbeiten, sondern auch darum, die Teams und Zeitpläne so zu koordinieren, dass das Optimum dabei herauskommt. PSA analysiert die Fähigkeiten Ihrer Teams sowie Ihrer externen Auftragnehmer, Ihre aktuellen und zukünftigen Projekte, die Zeiterfassung und die verfügbaren Zeitpläne sowie die Budgettoleranzen, um profitabel und im Zeitplan zu bleiben.
Projektleistung und ‑management
Alles kommt zusammen. Kunden sind wankelmütig und wechseln schnell den Anbieter; Unternehmen spüren den Druck durch Inflation und komplexe Personalprobleme. Mit anderen Worten: Fehlertoleranz ist ein Relikt der Vergangenheit. Engpässe und Überschreitungen können nicht länger toleriert werden – und das bedeutet eine straffe, effiziente Projektplanung. Zu den Projektmanagementkomponenten von PSA gehören in der Regel eine durchgängige Aufgaben- und Meilensteinverfolgung und ‑verwaltung, Echtzeit-Ausgabeninformationen, reaktionsschnelle Kundenkommunikation und Berichterstattung, Ressourcenverfolgung und Prognose von Zeit- oder Budgetrisiken. Im Wesentlichen bietet PSA eine breite und umfassende Palette von Live-Berichten und operativen Tools, die das gesamte Unternehmen, die Projekte und die Teams abdecken und sie in einem einheitlichen und transparenten Planungssystem zusammenführen.
Fakturierung, Abrechnung und zentrales Finanzmanagement
Dienstleistungsunternehmen haben mit die komplexesten Abrechnungs- und Finanzsysteme aller Branchen. Kunden erwarten Rechenschaft über den Zeitaufwand und die Arbeitsstunden – und wünschen sich zunehmend eine Aufschlüsselung der Zeiterfassung und der unterschiedlich bepreisten Services (z. B. Fachberatung gegenüber Verwaltungsarbeit). Um effizient und dennoch profitabel zu bleiben, sind Strategie und Präzision gefragt. Glücklicherweise sind PSA-Systeme hervorragend für das Finanzmanagement geeignet, einschließlich der Nachverfolgung und Prognose von Zeitaufwand und Arbeitsstunden – insgesamt oder aufgeschlüsselt nach bestimmten Kriterien. Die Kosten werden zum Zeitpunkt ihres Entstehens verbucht und die Fakturierung erfolgt automatisch in Echtzeit. Darüber hinaus werden Analysefunktionen wie die Erlösrealisierungs- und Rentabilitätsanalyse vom PSA-System übernommen, und Finanzberichte können in jeder Phase des Projekts angepasst und sofort erstellt werden.
Dashboards, Berichterstellung und Business Intelligence
Fehlendes Wissen kann Ihnen schaden. Unternehmen müssen heute in der Lage sein, schnell zu reagieren, um Chancen zu nutzen und Risiken zu vermeiden. Schnelle, datengestützte Erkenntnisse und anpassbare Echtzeit-Berichte sorgen dafür, dass Führungskräfte nicht im Dunkeln tappen müssen. Durch die Integration in Ihr ERP und andere Geschäftssysteme können Benutzer mit PSA-Tools die Parameter ihres Berichts unter Verwendung mehrerer Datenpunkte (aufgewendete Stunden, ausstehende Rechnungen, spezifische interne oder kundengesteuerte KPIs, Zeitpläne) festlegen, um Live-Berichte zu erstellen und genaue Prognosen und Empfehlungen zu initiieren.
Die sieben wichtigsten Vorteile von PSA für Dienstleistungsunternehmen
Da Unternehmen heutzutage schlanker denn je aufgestellt sind, suchen Führungskräfte in der Dienstleistungsbranche nach Lösungen, die ihnen dabei helfen, ihre Ressourcen besser zu nutzen und schnell die benötigten Fachkräfte zu finden und einzusetzen. Jeder Vorteil zählt – vor allem, wenn er zu mehr Agilität und Rentabilität führt.
- Weniger Verwaltungsaufwand und mehr abrechenbare Stunden. Stellen Sie sicher, dass die richtigen Leute die richtige Arbeit machen. Dank größerer Transparenz können Sie die Verschwendung von Zeit und Ressourcen reduzieren. Sie können auch auf frühere Projektvorlagen zurückgreifen und diese wiederverwenden, um die Effizienz der Personalbesetzung zu verbessern und frühere Erkenntnisse auf aktuelle Projekte anzuwenden.
- Höhere Produktivität und Transparenz. Erhalten Sie eine Echtzeit-Sicht auf Ihre Geschäftsaktivitäten auf jeder Ebene – mit Blick auf Margen, Rentabilität und Effizienz von einzelnen Aufträgen bis hin zu einer unternehmensweiten Sicht auf die Dinge. Frühzeitige Benachrichtigungen über Engpässe, Verschwendung oder Verzögerungen in Verbindung mit datengestützten Erkenntnissen zu deren Behebung führen zu mehr Klarheit und Rentabilität.
- Verbesserte Prognosefähigkeit. Die Möglichkeit, auf benutzerdefinierte Berichte zu Finanzen, Zeiterfassung und anderen zentralen projektbezogenen Aktivitäten zuzugreifen, sorgt für Klarheit und Fokussierung. Und KI-gestützte digitale Lösungen können diese unterschiedlichen Datensätze nicht nur nutzen, um Berichte über die Vergangenheit und die Gegenwart zu erstellen, sondern auch, um vorherzusagen, welche Herausforderungen und Chancen in Zukunft auf Sie zukommen werden.
- Nahtlose Bereitstellung von virtuellem/Remote-Service. Die Ansprüche wachsen – sowohl von Kundenseite als auch von einer zunehmend externen Belegschaft. Eine einheitliche PSA-Lösung gewährleistet integrierte, genaue und konsistente digitale Erlebnisse.
- Verbesserte Kundenzufriedenheit. Mit präzisen, transparenten Tools für Rechnungsstellung und Prognosen, die Ihnen dabei helfen, die Bedürfnisse Ihrer Kunden zu antizipieren, tragen PSA-Lösungen zu einem positiven Kundenerlebnis bei.
- Weniger Einnahmeverluste. Fragmentierung und Ineffizienz sind für servicebasierte Unternehmen nicht hinnehmbar. Wer macht was? Wer gibt wie viel aus? Wie viel stellen wir in Rechnung und wann? Die Fähigkeit, diese Fragen in Echtzeit zu beantworten, kann über Gewinn oder Verlust entscheiden.
- Schnellere Zahlungsabwicklung. Durch automatisierte und transparente Rechnungsstellung, Fakturierung und Nachverfolgung können Unternehmen ihre Außenstandsdauer senken und Projekte schneller in die Gewinnzone bringen.
Wer verwendet PSA-Tools?
Vielleicht mehr als in jedem anderen Sektor bieten Dienstleistungsunternehmen hochspezialisierte und maßgeschneiderte Services und Beratung an. In der Vergangenheit war die Entwicklung eigenständiger Automatisierungstools schwierig und zeitaufwendig. Aber jetzt, da es möglich ist, eine einheitliche cloudbasierte Lösung anzupassen und zu optimieren, machen sich PSA-Softwarelösungen in einer immer größeren Bandbreite von Anwendungen unentbehrlich. Dazu zählen:
Finanz-, Steuer-, Prüfungs- und Buchhaltungsberatung Wenn Sie Stunden in Rechnung stellen, besteht das Risiko, das Budget des Kunden zu überschreiten und ihn zu verlieren. Wenn Sie ein Festpreis- oder Retainer-Abrechnungsmodell haben, droht hingegen, dass Arbeiten länger dauern als erwartet und somit unprofitabel werden. Da die Margen enger denn je sind, können sich Unternehmen Ineffizienz heute nicht mehr leisten. PSA-Software für Finanzdienstleistungen hilft Unternehmen, ihre Aktivitäten, Zeit und Leistung zu verfolgen und zu analysieren – und reibungslosere Prozesse und effizientere Automatisierungen zu implementieren. So können sie ihre profitabelsten Services priorisieren und sicherstellen, dass ihre Kunden schnelle und hochwertige Services erhalten.
Unternehmensberatungen Wie in so ziemlich jedem Dienstleistungsbereich sehen sich auch Unternehmens- und Managementberatungen mit einem intensiven Wettbewerb und sich schnell ändernden Anforderungen und Einstellungen konfrontiert. Um die hochspezialisierte und effektive Beratung zu bieten, die ihre Kunden benötigen, und gleichzeitig weiter wachsen und profitabel bleiben zu können, müssen Unternehmen ihre grundlegenden Strukturen überdenken. PSA-Lösungen helfen Unternehmensberatungen dabei, ihre Zeit und Services besser zu verwalten und zu priorisieren. Weniger Ressourcen und Beschäftigte bedeuten, dass Ressourcenplanung und Zeiterfassung von entscheidender Bedeutung sind. Und die Rechnungsstellung und das Kundenmanagement müssen nachvollziehbar und transparent sein. Die PSA-Software hilft bei der Automatisierung und Koordination von Verwaltungsaufgaben, sodass sich Beratende auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können.
Anwaltskanzleien In US-amerikanischen Unternehmen stieg die Fluktuationsrate der Beschäftigten von 16 % im Jahr 2019 auf 27 % im Jahr 2021, was einem Anstieg von unglaublichen 61 % entspricht – eine Entwicklung, die auch in Unternehmen im Vereinigten Königreich, Kanada und darüber hinaus zu beobachten war. Gleichzeitig sehen sich Unternehmen mit einer höheren Nachfrage nach günstigeren und effizienteren Services konfrontiert. Moderne Unternehmen mit schlankeren Betriebsabläufen benötigen Lösungen, die in allen Geschäftsbereichen einen Mehrwert schaffen – sowohl in der Verwaltung als auch in der Rechtsabteilung. PSA-Lösungen ermöglichen es Unternehmen, Arbeits- und Abrechnungsmuster zu erkennen und zu analysieren sowie Aufgaben zu automatisieren und zu vereinfachen. Andere PSA-Funktionen können bei der Verwaltung von Angeboten, Verträgen und Kundenlebenszyklen helfen.
Software-, Hightech- und IT-Dienstleistungsunternehmen Wie alle im Technologiebereich bestätigen können, hängen Softwareentwicklung und IT-Services in hohem Maße von der reibungslosen Koordination von Teams und Ressourcen ab. Kunden wollen schnelle Lösungen und präzise, verlässliche Ergebnisse. PSA-Lösungen unterstützen ein ausgeklügeltes Projektmanagement von der Zeiterfassung bis hin zu Abhängigkeiten und Blockaden. Die Erwartungen der Kunden werden mit Tools verwaltet und erfüllt, die nicht nur Auskunft über Live- und aktuelle Sprints geben, sondern auch vorhersagen und benachrichtigen, wenn die Leistungserbringung gefährdet ist.
Bau- und Ingenieurbüros In Zeiten von Inflation und Budgetkürzungen suchen die Kunden nicht nur nach günstigeren Angeboten, sondern tolerieren auch immer weniger Kosten- und Zeitüberschreitungen. Unternehmen müssen in der Lage sein, neue Arten von Projekten und Geschäftsmodellen zu erschließen, und darum kämpfen, in einem zunehmend wettbewerbsorientierten Markt erfolgreich zu bleiben. Für Bau- und Ingenieurbüros ist es von enormem Wert, Aufgaben wie Rechnungsstellung, Ausgaben, Personalabrechnung und Materialkosten automatisieren und nachverfolgen zu können. Eine besonders nützliche PSA-Funktion ist hier jedoch die Möglichkeit, Ausschreibungen und Angebote zu automatisieren. Ein straffes, optimiertes und präzises Angebot, das alle Kriterien erfüllt und den Kunden überzeugt, ist das beste Argument, um die Konkurrenz auszustechen.
Digitale Marketing- und Werbeagenturen Die Marketingagenturen von heute arbeiten in einem Umfeld, das von sich rasant ändernden Medien, Trends und Technologien geprägt ist. Und ihre Kunden verlangen immer komplexere und wertschöpfendere Kampagnen, die schnelle Ergebnisse liefern. PSA-Lösungen helfen Marketingagenturen dabei, Kundenlebenszyklen besser zu verwalten und zu automatisieren, von Verkäufen und Präsentationen bis hin zu Angeboten, Projektmanagement und Fakturierung. Durch die Integration mit anderen Tools wie CRM-Systemen und Marketingautomatisierungstools erhalten Agenturen eine einheitliche, zentralisierte Lösung, mit der sie ihre Leistung optimieren, ihre Ergebnisse verfolgen und analysieren und neue Chancen erschließen können.
PSA-Integration: Cloud ERP und mehr
Dienstleistungsunternehmen sind bei der Umsetzung der digitalen Transformation von jeher zögerlicher als andere Branchen. In den letzten Jahren ist jedoch ein derartiger Bedarf an Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit entstanden, dass die meisten modernen Unternehmen cloudbasierte ERP-Systeme einführen, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein und auch in Zukunft weiter wachsen und expandieren zu können.
Das Schöne an modernen Cloud-ERP-Systemen ist, dass sie sich genau an Ihr Unternehmen anpassen lassen. Ältere ERP-Systeme wurden so konzipiert und konfiguriert, dass sie Ihren damaligen betrieblichen Anforderungen entsprachen. Wenn sich jedoch etwas in Ihrem Geschäftsmodell oder Markt plötzlich änderte, fehlte Ihnen die nötige Resilienz, um Ihre Systeme anzupassen und schnell zu reagieren. Cloud-ERP-Systeme hingegen unterstützen das Everything-as-a-Service-Modell (XaaS). Das bedeutet, dass nativ integrierte PSA- und Projektlösungen reibungslos und einfach mit Ihrem Cloud-ERP-System zusammenarbeiten. Und wenn sich Ihre Geschäftsmodelle ändern, skalieren oder global diversifizieren, haben Sie die erforderlichen Management-Tools zur Hand – ohne in separate, eigenständige Systeme für jede Ihrer operativen Anforderungen investieren zu müssen.
PSA-Software in Aktion
Die folgenden Beispiele zeigen, wie einige weltweit führende Dienstleistungsunternehmen SAP S/4HANA Cloud (ERP) nutzen, um Vorteile und Gewinne zu erzielen.
Agilita: Das Projektmanagement- und Lizenzierungsgeschäft wird in das Cloud-Zeitalter überführt.
McGrathNicol: Die Produktivität der Beschäftigten wurde durch optimierte Workflows, flexible und effiziente Kontaktpunkte für Endbenutzer und einen einfacheren Zugang zu Informationen verbessert.
Die beste PSA-Software? Darauf sollten Sie achten.
Wenn Sie bereit sind, auf eine dedizierte PSA-Lösung umzusteigen, sollten Sie sicherstellen, dass diese Ihre heutigen und künftigen Geschäftsmodelle unterstützt. Achten Sie bei der Wahl einer cloudbasierten Lösung auf folgende Kriterien:
Integration in Ihre bestehenden Systeme und Unterstützung bei der Automatisierung von Aufgaben von „Angebot bis Zahlungseingang“
Vorkonfiguriert mit relevanten Best Practices und Prozessmodellen
Echtzeit-Zugriff auf Daten: Finanzen, Einnahmen, Margen, Personal und mehr
Cloudbasiert, um sich mit Ihrem Unternehmen und seinen sich schnell ändernden Anforderungen weiterentwickeln und skalieren zu können
Bereitstellung einer ansprechenden und durchdachten Benutzererfahrung zur Optimierung der Genauigkeit und Akzeptanz in Ihren Teams
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