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Geschäftsbesprechung zur Überprüfung des Workflow-Managements

Workflow-Management: Leitfaden für Workflow-Automatisierung und Geschäftsprozessmanagement

Die Prozessautomatisierung begann in den 1980er-Jahren mit einfachen Workflows, als Unternehmen nach Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung suchten. Heute unterstützt Unternehmenssoftware Standard- und Best-Practice-Workflows und hilft Unternehmen, wichtige Funktionen zu automatisieren. Dennoch müssen Unternehmen ihre Workflows noch weiter ausbauen und optimieren, um die Effizienz zu steigern und transformative Veränderungen und Agilität voranzutreiben. Dies kann die Optimierung von Workflows innerhalb einer Geschäftsanwendung und/oder die Verbesserung von Workflows über verschiedene Systeme hinweg bedeuten. Neue Technologien bieten hierfür Automatisierungsmöglichkeiten und erlauben es Unternehmen, sich dieser Herausforderung zu stellen.

Grundlagen: Was ist ein Workflow?

Eine einfache Definition eines Workflows ist eine Abfolge von miteinander verbundenen Aktivitäten oder Aufgaben, die abgeschlossen werden, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Ein strukturierter Workflow folgt einem bestimmten Pfad. Er kann sequenziell oder parallel angeordnet sein, um bestimmte Abhängigkeiten oder Anforderungen zu erfüllen. Oft kann der Pfad definierte Variationen aufweisen.

 

Es gibt drei Arten von Workflows:

  1. Vollständig manuell: Ein manueller Workflow könnte beispielsweise papierbasiert sein, mit einem Laufzettel und handschriftlichen Notizen und Unterschriften, die physisch im Büro oder in der Fertigung weitergereicht werden.
  2. Teilweise automatisiert: Bei einem teilautomatisierten Workflow werden Teile des Prozesses automatisiert. Denken Sie an eine E-Mail-Kette mit angehängten Dateien, Kommentaren im E-Mail-Text und Änderungen an den angehängten Dateien, die immer weitergeleitet wird, wenn es dem Bearbeiter der aktuellen Aufgabe sinnvoll erscheint.
  3. Vollständig digitalisiert oder automatisiert: Automatisierte Workflows werden in einer speziellen Geschäftsanwendung strukturiert und definiert und unter Einhaltung festgelegter Geschäftsregeln ausgeführt.

 

Was ist der Unterschied zwischen einem Workflow und einem Geschäftsprozess?

Ein Workflow ist eine spezielle, eigenständige Aufgabe. Im Gegensatz dazu ist ein Geschäftsprozess ein weiter gefasster Begriff für eine Sammlung von Aufgaben, Workflows, Aktivitäten und Richtlinien, wobei einige der Aufgaben automatisiert sein können, andere Aktivitäten hingegen nicht.

 

Stellen Sie sich zum Beispiel einen einfachen Genehmigungs-Workflow für den Einkauf vor: Mit einer oder mehreren definierten Varianten kann eine Geschäftsregel festlegen, dass eine Bestellung von einer zweiten Abteilung genehmigt werden muss, wenn der Einkaufswert einen bestimmten Schwellenwert überschreitet. Dieser Workflow ist Teil eines umfassenderen Geschäftsprozesses für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen innerhalb eines Unternehmens. Er enthält Richtlinien für die Auswahl von Lieferanten oder eine Liste geeigneter Lieferanten, wie eine Ausschreibung zur Auswahl eines Lieferanten für Dienstleistungen zu erstellen ist und mehr.

 

Im Folgenden finden Sie einige weitere gängige Beispiele für Workflows:

  • Genehmigen von Bestellungen
  • Genehmigen eines Urlaubsantrags
  • Bearbeiten einer Rechnungszahlung
  • Einstellen eines Mitarbeiters
  • Anfordern eines Ersatzteils
  • Senden einer Rechnung an einen Kunden

Was ist Workflow-Management und warum ist es wichtig?

Workflow-Management ist der Prozess der Digitalisierung einzelner Prozesse und der Verwaltung der Ergebnisse. Mit einer Workflow-Management-Software können Sie Workflows erstellen, ausführen und verwalten.

Hier sind einige der wichtigsten Vorteile und Ergebnisse, die Sie vom Workflow-Management erwarten können:

  • Höhere Effizienz: Erhöhen Sie Ihren Automatisierungsgrad, um schnellere und bessere Ergebnisse zu erzielen und gleichzeitig die Arbeit für alle Beteiligten zu erleichtern. Mit Tools für das Workflow-Management können die Beteiligten beispielsweise von überall – aus dem Büro, von zu Hause oder von unterwegs – auf klar definierte digitale Aufgaben zugreifen, diese überprüfen und bearbeiten.
  • Verbesserte Agilität: Passen Sie Standardprozesse an sich ändernde betriebliche Anforderungen an, schaffen Sie Prozessinnovationen zur Unterstützung neuer Geschäftsmodelle und beheben Sie fehlerhafte Prozesse. Damit erhöhen Sie die Resilienz und Flexibilität Ihres Unternehmens.
  • Stärkere Compliance: Mit klaren Zuständigkeiten und datenbasierten Audit-Trails können Sie die Ergebnisse überwachen und verwalten und Richtlinien und Vorschriften besser einhalten.

Mit der hier gezeigten Workflow-Management-Software können Sie Prozesse verwalten und Variationen in Ihrem Prozess definieren.

Vorkonfigurierte Geschäftsprozessautomatisierung im Vergleich zu benutzerdefinierten Workflows

Geschäftsanwendungen unterstützen standardisierte Workflows, die Best Practices für Geschäftsprozesse folgen. So sind beispielsweise ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) speziell für die Ausführung von Kernprozessen wie Finanzwesen, Fertigung, Lieferkette, Services, Beschaffung usw. in jedem Unternehmen konzipiert. Moderne ERP-Suiten bieten nicht nur umfangreiche Funktionen für die Verwaltung von Workflows, sondern integrieren auch innovative Technologien (siehe unten), um ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren und durch Effizienzsteigerungen und Prozessinnovationen wettbewerbsfähig zu bleiben. In ähnlicher Weise unterstützen Branchenlösungen und Geschäftsbereichsanwendungen, z. B. HCM-Software (Human Capital Management) für die Personalabteilung, die branchen- oder abteilungsspezifischen Best-Practice-Geschäftsprozesse.

 

Es gibt jedoch häufig Automatisierungsanforderungen, die mit den standardmäßigen Workflows und Prozessen, die in gängigen Geschäftsanwendungen enthalten sind, nicht erfüllt werden können. Besondere Geschäftsanforderungen – solche, die Ihnen helfen, sich von der Konkurrenz abzuheben und Ihren Kunden besondere Services oder Produkte anzubieten – können ein radikales Überdenken Ihrer Geschäftsprozesse oder die Schaffung eines neuen Prozesses erfordern. Sich ändernde Marktbedingungen können eine Anpassung von Standardprozessen an neue, von Ihren bestehenden Prozessen nicht abgedeckte Anforderungen oder die Einführung von Prozessvarianten verlangen. Und manuelle oder halbautomatisierte Arbeiten, die den Transaktionen in Ihren Unternehmensanwendungen vorausgehen oder sie flankieren, bieten möglicherweise Potenzial für Produktivitäts- und Effizienzsteigerungen durch zusätzliche Automatisierung.

Wie Sie Ihren Bedarf an Geschäftsautomatisierung decken können

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre Automatisierungsanforderungen zu erfüllen. Hier sind einige gängige Szenarios:

  1. Minimale Anpassungen an Geschäftsanwendungen: Viele Unternehmensanwendungen bieten integrierte Tools und Workflow-Vorlagen, um noch nicht im System abgebildete Geschäftsprozesse zu definieren und zu erstellen. Sind Änderungen an Workflows erforderlich, müssen Administratoren nicht bei Null anfangen – sie können die vorhandenen Funktionen des Systems nutzen, um Änderungen vorzunehmen. Außerdem verfügen moderne Software-Tools zunehmend über zusätzliche Automatisierungsfunktionen, in die Funktionen der künstlichen Intelligenz (KI) oder der robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA) bereits integriert sind.
  2. Parallele Anwendungserweiterungen: Viele Unternehmen bevorzugen einen „sauberen Kern“, d. h. sie ziehen es vor, ihre Softwareanwendungen mit so wenigen Änderungen wie möglich zu betreiben. Das bedeutet, dass neue Workflows und Prozessinnovationen Daten aus bestehenden Systemen nutzen können, aber außerhalb der bestehenden Geschäftsanwendungen realisiert werden. Diese so genannten „Side-by-Side“-Anwendungserweiterungen werden im Gegensatz zu „In-App“-Anwendungserweiterungen in der Regel in der Cloud erstellt und ausgeführt. Workflow-Management-Systeme kombinieren Workflow und Geschäftsregeln und ermöglichen es Entwicklern, Prozesse mit Workflows und Entscheidungslogik zu digitalisieren. Mit diesen speziellen Workflow-Tools können Sie Prozessabläufe flexibel anpassen und innerhalb definierter Grenzen Low-Code-Varianten erstellen. Dashboards zur Prozesstransparenz und ein zentraler Posteingang für alle Workflows in allen Anwendungen ermöglichen den Fachanwendern die Überwachung und proaktive Verwaltung von Prozessergebnissen.
  3. Abteilungsübergreifende Prozessorchestrierung: Cloudbasierte Workflow-Management-Systeme sind auch für so genannte geschäftsbereichsübergreifende Orchestrationen hervorragend geeignet. Dabei handelt es sich um Geschäftsprozesse, die sich über verschiedene Anwendungen, Systeme und Services erstrecken. Denken Sie an hybride Landschaften, in denen Sie aufgrund Ihrer Automatisierungsanforderungen mehrere unverbundene Workflows, die in verschiedenen Anwendungen ausgeführt werden, miteinander verbinden müssen. Oder denken Sie an Prozesse, bei denen Sie einen bestimmten Workflow externen Prozessbeteiligten wie Partnern und Lieferanten zur Verfügung stellen möchten – und dann das Ergebnis dieses Workflows nutzen, um intern einen nächsten Schritt einzuleiten.
  4. Einfache Prozesse in Abteilungen: Für Abteilungsprozesse, die nur einfache Anfrage- oder Genehmigungs-Workflows, Formulare, eine begrenzte robotergestützte Prozessautomatisierung oder ein Fallmanagement umfassen, können die Funktionen mit Low-Code- oder No-Code-Entwicklungsplattformen realisiert werden. Mit Drag-and-Drop-Funktionen können Fachanwender ohne Programmierkenntnisse einfache Workflow-Anwendungen erstellen, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Einstieg in die Workflow-Automatisierung

 

 

Im Folgenden finden Sie einige grundlegende Tipps, die Ihnen dabei helfen sollen, Ihre möglicherweise bereits vorhandene Workflow-Automatisierung auszubauen.

  1. Beginnen Sie mit Aufgaben, deren Schritte klar definiert sind und die sich häufig wiederholen.
    Ad-hoc- oder einmalige Aktivitäten oder Aufgaben sind für die Einrichtung von Workflows oder Prozessen nicht geeignet. Wenn Aufgaben jedoch mit formalisierten Schritten, Sequenzen und Regeln wiederholt werden, ist gewährleistet, dass der Workflow oder Geschäftsprozess jedes Mal richtig ausgeführt wird – unter Einbeziehung der richtigen Mitarbeiter, in der richtigen Reihenfolge und unter Berücksichtigung der richtigen Informationen und innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens. Ein geplanter und modellierter Workflow oder Geschäftsprozess ist der erste Schritt zur Verbesserung der Effizienz durch Reduzierung redundanter Aufgaben und Aktivitäten.
  2. Erhöhen Sie den Automatisierungsgrad.
    Der nächste Schritt zur Optimierung der Effizienz und Verbesserung des Ergebnisses ist die Erhöhung des Automatisierungsgrades innerhalb eines Workflows oder Geschäftsprozesses. Die elementarste Stufe der Workflow-Automatisierung besteht darin, dass ein System so programmiert wird, dass es nach Abschluss einer Aufgabe automatisch zur nächsten Aufgabe weiterleitet und dies bis zum Abschluss übernimmt. Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter reicht eine Bestellanforderung ein. Der genehmigende Manager erhält automatisch eine Benachrichtigung zur Überprüfung, und ein einfacher Klick zur Genehmigung löst automatisch den Kauf im Beschaffungssystem aus.
  3. Automatisieren Sie die Ausführung.
    Der nächste Schritt besteht darin, dass das System eine oder mehrere Aufgaben automatisch und ohne menschliches Zutun ausführt. Hier haben die digitale Transformation und die Verbreitung neuer Automatisierungstechnologien in den letzten Jahren Möglichkeiten eröffnet, den Automatisierungsgrad innerhalb eines Prozessablaufs zu erhöhen.

Unternehmen haben sehr unterschiedliche Anforderungen und Ziele für die Automatisierung von Workflows und Geschäftsprozessen. Einige möchten lediglich ihre bestehenden Workflows erweitern oder anpassen, um veränderten Anforderungen gerecht zu werden. Viele möchten aber ihren Automatisierungsgrad erhöhen oder einen strategischen Ansatz zur durchgängigen Automatisierung von unternehmenskritischen Prozessen verfolgen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Und Vorreiter nutzen die Digitalisierung und das Aufkommen neuer Technologien, um ihr Geschäft durch fortschrittliche Automatisierungstechnologien umzugestalten und einen neuen Weg einzuschlagen.

Phasen der Prozessautomatisierung

Die Phasen der Geschäftsprozessautomatisierung

Die Rolle fortschrittlicher Technologien im Workflow-Management

Hier finden Sie einige Beispiele für fortschrittliche Technologien, die in moderner Workflow-Software zum Einsatz kommen:

  • Big Data: Durch Big-Data-Technologien und eine verbesserte Transparenz dieser Daten stehen riesige Informationsmengen zur Verfügung, die integriert und direkt in Geschäftsprozessen genutzt werden können. Hier ein Workflow-Beispiel: Stellen Sie sich einen halbautomatischen Genehmigungsprozess für Investitionsausgaben (CAPEX) vor. Finanzberichte werden per E-Mail zwischen den beteiligten Prüfern und Genehmigenden hin- und hergeschickt, bevor eine Investitionsentscheidung getroffen wird. Auf Basis der relevanten Datenquellen kann das Workflow-System automatisch die erforderlichen Berichte erstellen und sie den richtigen Personen zu einem festgelegten Zeitpunkt im Prozess zur Verfügung stellen. Darüber hinaus können die integrierten Daten auf der Grundlage definierter Geschäftsregeln oder durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (siehe unten) zur Entscheidungsfindung herangezogen werden. Das beschleunigt den Prozess und entlastet die Entscheidungsträger von Routineaufgaben oder Bewertungen.
  • Künstliche Intelligenz: Mit KI-Technologien wie maschinellem Lernen, Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP), Computer Vision oder robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA) lassen sich Prozessschritte automatisieren, die bisher nur manuell oder halbautomatisch von Menschen ausgeführt werden konnten.
  • Maschinelles Lernen: Maschinelles Lernen kann dort eingesetzt werden, wo ein Prozessschritt eine komplexe Datenanalyse erfordert, um Muster zu erkennen oder Vorhersagen und Empfehlungen zu geben. Denken Sie an einen Caterer bei Sportveranstaltungen, bei dem die Nachbestellung von Erfrischungsgetränken stark von der Wettervorhersage abhängen kann.
  • Verarbeitung natürlicher Sprache (Natural Language Processing, NLP): Durch NLP können Chatbots oder digitale Sprachassistenten bestimmte Interaktionen innerhalb eines Prozesses automatisieren oder einfache Workflows sogar vollständig automatisieren. Denken Sie an automatisierte Antworten auf häufige Routineanfragen wie den Status von Bestellungen oder Rechnungen.
  • Computer Vision: Mithilfe von Computer Vision können komplexe, kontextbezogene Informationen aus Bildern extrahiert werden, die dann zur Automatisierung oder zur Bereitstellung von Informationen für andere Prozesse verwendet werden können. Ein Beispiel sind Betreiber von Stromnetzen, die Satellitenbilder zur Überwachung von Oberflächenbewegungen auswerten, um ihre Wartungsprozesse zu optimieren und im Falle von Ereignissen, die die Infrastruktur gefährden, automatisch Serviceteams einzusetzen. Alternativ kann mithilfe von Computer Vision ein vorausschauender Wartungsplan erstellt werden, bei dem eine automatische visuelle Inspektion dazu dient, Serviceanforderungen nur bei Bedarf und nicht nach einem festen Zeitplan auszulösen.
  • Robotergestützte Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation, RPA): RPA führt sich wiederholende manuelle Aufgaben innerhalb von Prozessabläufen aus, die Interaktionen der Benutzer mit den Systemen nachahmt. Ein typischer Anwendungsfall ist die Überbrückung von Integrationslücken durch Kopieren und Einfügen von Daten aus Tabellenkalkulationen oder anderen Dokumenten, z. B. E-Mails von Lieferanten, in ein Geschäftssystem, was nicht nur diese Aufgabe beschleunigt, sondern auch die Datengenauigkeit erhöht.

Workflow-Technologien sorgen für standardisierte Prozesse mit klaren Zuständigkeiten und verbinden die verschiedenen Aufgaben in einem definierten Pfad. Die intelligente Kombination mit einer oder mehreren neuen Automatisierungstechnologien erhöht den Automatisierungsgrad innerhalb eines Prozessablaufs und erlaubt schnellere und bessere Prozessergebnisse. Darüber hinaus ermöglichen sie innovative, neue Prozesse, die zur Wertschöpfung beitragen oder ein besseres Erlebnis bieten.

Workflow-Management-Software, die den Status und die wichtigsten Kennzahlen in einem Verkaufsprozess darstellt

Nutzung von Daten zur Verbesserung von Prozessergebnissen

Vollständig digitalisierte Workflows und Prozesse schaffen datenbasierte operative Exzellenz. Indem Sie die Prozessleistung im Vergleich zu den Zielvorgaben überwachen und verfolgen, können Unternehmen die Prozessergebnisse steuern und bessere Erlebnisse fördern. Dashboards bieten Fachanwendern zeitnahe transparente Einblicke in die Gesamtleistung ihrer laufenden Prozesse anhand von KPIs, Meilensteinen oder Phasen. Warnungen heben Aufgaben hervor, die eine sofortige und spezielle Behandlung (oder Ausnahmebehandlung) erfordern. Und Geschäftsregeln oder Funktionen für maschinelles Lernen empfehlen die nächstbesten Maßnahmen für optimale Gegenmaßnahmen. Die Nutzung von Prozessdaten kann die Reaktionszeiten verbessern, die Genauigkeit und Effektivität der Abläufe erhöhen und die Einhaltung von SLAs, Richtlinien und Vorschriften sicherstellen.

 

Tools für die erweiterte Prozessanalyse ermöglichen einen strategischen, datenbasierten Ansatz für Projekte zur Verbesserung und Transformation von Geschäftsprozessen. Die datenbasierte Prozessermittlung bietet Transparenz über die Ist-Prozesse, wie sie in den Unternehmenssystemen tatsächlich ausgeführt werden, einschließlich aller Varianten, Abweichungen, manuellen Arbeiten, Nacharbeiten, Zykluszeiten, Compliance-Probleme usw. Unternehmen können durch folgende Maßnahmen ihre Projekte erheblich beschleunigen und ihren ROI steigern:

  • Ähnliche Prozesse in verschiedenen Geschäftsbereichen, Unternehmen und Ländereinheiten sowie mit Branchen-Benchmarks vergleichen, um Best-Practice-Prozessabläufe zu ermitteln und zu standardisieren (Golden Template)
  • Bestehende ineffiziente Prozesse, die im Rahmen des Projekts verbessert werden sollen, identifizieren und bewerten
  • Lücken zwischen dem geplanten Prozess und der im Zielsystem vorhandenen Standardfunktionen aufzeigen

Die Schaffung von Transparenz in den Ist-Prozessen hilft nicht nur dabei, Möglichkeiten zur Automatisierung, Verbesserung und Transformation aufzuzeigen, sondern bietet Unternehmen auch folgende Möglichkeiten:

  • Prozessprojekte priorisieren, strukturieren und optimieren
  • Prozessanforderungen und die am besten geeignete Automatisierungstechnologie bewerten
  • Den häufigen Fehler vermeiden, unwirksame und schlecht konzipierte Prozesse zu automatisieren
  • Verbesserungen validieren und den ROI durch Vergleich der Prozessleistung vor und nach einem Projekt ermitteln

Optimierung von Prozessen

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Die wichtigsten Erkenntnisse für Ihre Workflow- und Prozessautomatisierungsstrategie

Im digitalen Zeitalter muss jede Strategie zur Workflow- und Prozessautomatisierung die richtige Balance zwischen drei Dimensionen finden:

  1. Gewährleistung eines effizienten und zuverlässigen Betriebs: Nutzen Sie einsatzbereite Unternehmensanwendungen, um einen bewährten Rahmen für die Übernahme von Best-Practice-Kernprozessen zu schaffen und Skaleneffekte zu erzielen.
  2. Förderung der Agilität und Reaktionsfähigkeit: Fügen Sie zusätzliche Automatisierungsfunktionen hinzu, um schnell neue Geschäftsanforderungen zu erfüllen, die derzeit nicht von den Kernprozessen abgedeckt werden, und erschließen Sie sich Wettbewerbsvorteile durch differenzierende Prozessinnovationen.
  3. Beherrschung von Kosten und Komplexität: Vermeiden Sie die Herausforderungen, die durch einen Mix unterschiedlicher Funktionen verschiedener Anbieter entstehen, und bereiten Sie sich auf die Zusammenführung von Automatisierungstechnologien vor.

Kleine Projekte, bei denen ein oder zwei Automatisierungstechnologien zum Einsatz kommen, bieten die Chance auf schnelle Erfolge. Doch die Unterstützung mehrerer Prozesse mit unterschiedlichen Automatisierungsanforderungen kann die Komplexität schnell ansteigen lassen. Eine Vielzahl unterschiedlicher Automatisierungstechnologien von verschiedenen Anbietern führt zu Herausforderungen bei der Kompatibilität und Integration, die Projekte verlangsamen und die Kosten in die Höhe treiben. Deshalb erfordert ein strategischer Ansatz zur Prozessautomatisierung die Fähigkeit, mehrere Automatisierungstechnologien zur Unterstützung verschiedener Aufgaben und unterschiedlicher Anforderungen entlang eines durchgängigen Prozesses zu nutzen.

 

Der Einsatz einer Technologieplattform, die sowohl mehrere Technologien zur Prozessautomatisierung als auch eine erstklassige Integration zwischen diesen und Ihren Geschäftsanwendungen bietet, hilft Ihnen, Kompatibilitäts- und Integrationsprobleme zu vermeiden, die Projekte verzögern und die Kosten hochtreiben.

 

Darüber hinaus sind vorkonfigurierte RPA-Bots und vordefinierte Inhaltspakete für die Prozessautomatisierung ein weiterer Ansatz zur Bewältigung gängiger geschäftlicher Herausforderungen. Sie wurden speziell für das Zusammenspiel mit Ihren Unternehmensanwendungen entwickelt, können die Zeit bis zur Wertschöpfung verkürzen und helfen, den ROI Ihrer Anwendungen zu steigern.

Automatisierte Workflows

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Häufig gestellte Fragen zum Workflow-Management

Ein Workflow-Prozess ist eine definierte Reihe oder Abfolge von Aktivitäten, mit denen bestimmte Ergebnisse angestrebt werden.

Es gibt verschiedene Workflow-Software-Tools für unterschiedliche Anforderungen. Vollständig ausgestattete Workflow-Management-Lösungen bieten Entwicklern die erforderlichen Pro-Code-Tools, um schnell Workflow-Anwendungen zu erstellen oder bestehende Workflows außerhalb von Geschäftsanwendungen zu erweitern. Unternehmensanwendungen verfügen über eine eigene Modellierungsumgebung, die Entwicklern und IT-Administratoren die Werkzeuge zum Modellieren, Konfigurieren und Verwalten von Workflows innerhalb der Anwendung zur Verfügung stellen.

 

Sowohl Lösungen für das Workflow-Management als auch integrierte Modellierungsumgebungen bieten zunehmend Funktionen, mit denen auch Abteilungsprozessexperten ohne technisches Know-how das Workflow-Management übernehmen können. Außerdem wurden Low-Code-/No-Code-Plattformen für Fachanwender in den Geschäftsbereichen entwickelt, um einfache Workflow-Anwendungen für die Web- und mobile Nutzung zu erstellen. Dafür benötigen sie keine Programmierkenntnisse.

Die meisten Unternehmen setzen mehrere Automatisierungstechnologien ein, um verschiedene Prozesse und unterschiedliche Anforderungen zu unterstützen. Integrierte Anwendungen für Branchen und Geschäftsbereiche stellen Best-Practice-Workflows bereit, die einen effizienten und zuverlässigen Betrieb der hochvolumigen Kernprozesse in den meisten Unternehmen gewährleisten. Workflow-Management-Lösungen und andere fortschrittliche Automatisierungstechnologien, wie z. B. robotergestützte Prozessautomatisierung oder maschinelles Lernen, helfen Unternehmen dabei, bestimmte Automatisierungslücken zu schließen oder Prozesse einzuführen, mit denen sie sich vom Markt abheben können.

 

Mit Low-Code-/No-Code-Plattformen können sowohl Geschäftsbereichsentwickler als auch professionelle Entwickler einfache Automatisierungsanforderungen schnell lösen.

 

Ein strategischer Ansatz für die Prozessautomatisierung erfordert die Fähigkeit, mehrere Automatisierungstechnologien nahtlos zu kombinieren, um die Herausforderungen zu vermeiden, die sich aus einer Vielzahl unterschiedlicher Automatisierungsfunktionen verschiedener Anbieter ergeben, z. B. hinsichtlich der Kompatibilität und Integration.

Projekte zur Prozessverbesserung widmen sich häufig Herausforderungen wie fehlerhaften oder veralteten Prozessen, der Automatisierung manueller oder halbmanueller Arbeiten, der Reduzierung unnötiger Prozessschritte oder der Verkürzung vermeidbarer Verzögerungen. Die Verbesserung von Effizienz, Produktivität, Qualität und Compliance und/oder die Reduzierung von Kosten, Ausschuss, Nacharbeit und Zykluszeiten gehören zu den Optimierungszielen. Diese Projekte konzentrieren sich zumeist auf die Bewältigung spezifischer betrieblicher Herausforderungen und auf eine schnelle Wertschöpfung.

 

Projekte zur Prozesstransformation streben Innovationen an, um neue Werte zu schaffen. Sich ändernde Geschäftsmodelle oder das Aufkommen neuer Technologien sind häufige Anforderungen, die Transformationsprojekte nach sich ziehen. Das Ziel der Transformation ist oft eine durchgängige Prozessautomatisierung oder ein nahtloses Kundenerlebnis über alle Interaktionspunkte hinweg. Diese Projekte betreffen meist kritische Prozesse mit hohem Wert oder Volumen oder kundenorientierte Geschäftsfunktionen.

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