Wenn die Preise nicht übereinstimmen, sind die Mengen ausgeschaltet oder es fehlen Referenzen; Rechnungen werden in AP-Warteschlangen zusammengefasst, die bewertet, fixiert und an Lieferanten zurückgesendet werden sollen.

Aber dieses Betriebsmodell ist grundlegend gebrochen.

Jede falsche Rechnung, die die Kreditorenbuchhaltung erreicht, ist Arbeit, die nicht vorhanden sein sollte. Die eigentliche Chance besteht darin, die Kreditorenbuchhaltung bei der Behebung von Fehlern nicht zu beschleunigen. Sie verhindert, dass fehlerhafte Rechnungen überhaupt in das System gelangen.

Realitätsprüfung: Automatisierung kann schlechte Eingabe nicht beheben.

Viele Unternehmen investieren stark in die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung innerhalb des ERP-Systems. Dennoch sind die Ausnahmeraten hartnäckig hoch. Warum?

Da durch die Automatisierung keine Fehler beseitigt werden, werden sie einfach schneller verarbeitet.

Wenn Lieferanten Rechnungen einreichen können, die Preis- oder Mengentoleranzen überschreiten, auf einen falschen oder fehlenden Bestellauftrag verweisen oder obligatorische Steuerdaten ignorieren können, wird die Kreditorenbuchhaltung zu einer reaktiven Korrekturrolle gezwungen. Dies birgt auch Risiken bei der Einhaltung der Steuervorschriften, insbesondere bei steigenden Anforderungen wie E-Invoicing-Vorschriften.

Diese Probleme werden nicht durch die Ineffizienz der Kreditorenbuchhaltung verursacht, sondern weil die meisten AP-Automatisierungssysteme nicht darauf ausgelegt sind, den Eintritt falscher Rechnungen in den Prozess zu verhindern.

Laut Ardent Partners Research*:

• 49 % der Führungskräfte in der Kreditorenbuchhaltung nennen die Dauer der Genehmigung von Rechnungen und Zahlungen als eine der größten Herausforderungen.
• 48 % der Führungskräfte in der Kreditorenbuchhaltung stellen fest, dass das hohe Volumen von Rechnungsausnahmen ein großes Problem darstellt.

Moderne AP sollte nicht so funktionieren.

Die Lösung: Proaktivität mit SAP Business Network Commerce Automation fördern

Mit SAP Business Network Commerce Automation beginnt die Kreditorenautomatisierung, bevor die Rechnung überhaupt eingereicht wird.

Käufer können Geschäftsregeln konfigurieren, die ihren Anforderungen und Richtlinien entsprechen. Während eine Rechnung in SAP Business Network erstellt und ausgefüllt wird, wird sie in Echtzeit anhand der Anforderungen und Richtlinien des Käufers geprüft, einschließlich:

• Mussfelder und Referenzen
• Preis- und Mengentoleranzen
• Abgleich von Bestellung, Wareneingang oder Leistungserfassungsblatt
• Länder-/regionsspezifische Steuer- und Compliance-Regeln

Wenn eine Rechnung die Regeln nicht erfüllt, kann sie nicht eingereicht werden, und der Lieferant wird aufgefordert, das Problem zu beheben. Darüber hinaus haben Rechnungen, die über eine Bestellauftragsumwandlung in SAP Business Network erstellt wurden, immer viel weniger Probleme.

Das Ergebnis ist einfach, aber leistungsstark: Nur strukturell gültige, finanzielle und konforme Rechnungen erreichen die Kreditorenbuchhaltung.

Vorteile: Weniger Ausnahmen, geringere Betriebskosten, sichere Compliance.

Diese Durchsetzung ändert die Ergebnisse erheblich. SAP Business Network hat Folgendes erreicht:

• 83 % der Gesamtrechnungen werden ohne Ausnahmen verarbeitet
• Bis zu 60 % geringere Betriebskosten für die Rechnungsbearbeitung
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch die Rechnungsstellung in mehr als 40 Ländern/Regionen

Und unsere Kunden sind erfolgreich. Die Deutsche Telekom ist ein führendes Telekommunikationsunternehmen mit mehr als 260 Millionen Kunden in 50 Ländern/Regionen. Sie haben Folgendes erreicht:

• Mehr als 92 % Bearbeitung von Rechnungen ohne Bearbeitungsaufwand
• 96 % Rate bei pünktlicher Bezahlung
• Einsparungen von über 1 Mio. EUR durch den Fokus auf automatisierte Geschäftsprozesse

Wichtigste Erkenntnisse

Wenn Rechnungen an der Quelle gestoppt werden, ändert sich die Kreditorenbuchhaltung grundlegend. Die Teams verlagern sich von der Korrektur und Überarbeitung hin zu Zahlungsoptimierung, Analysen und Lieferantenerfahrung.

Das ist Automatisierung, integriert in den Prozess, wie in SAP Business Network.

Erfahren Sie, wie Geschäftsregeln Unternehmen dabei helfen, eine echte direkte Rechnungsbearbeitung ohne Berührung in SAP Business Network zu erreichen.