KI ist allgegenwärtig – auf der Agenda von Unternehmensführungen, in hochrangigen Meetings und in Artikeln zur Zukunft der Arbeit. Aber hier ist die Realität: Für Personalleiter und IT-Manager in globalen Unternehmen ist das Schwierigste keineswegs zu entscheiden , ob KI relevant ist. Das Schwierigste ist herauszufinden , wie man KI über Regionen, Vorschriften und Kulturen hinweg einsetzen kann – ohne Vertrauen zu brechen oder Compliance-Verstöße zu riskieren.

Der Bericht „Maximierung der Vorteile von KI für HR-Kernfunktionen, Zeitmanagement und Personalabrechnung“ der Josh Bersin Company bietet eine erfrischende Perspektive: Der Einsatz von innovativen KI-Tools lohnt sich nur, wenn diese auf einem soliden Fundament stehen. Das beinhaltet integrierte HR-Kernsysteme sowie Zeitmanagement- und Gehaltsabrechnungssysteme. Dabei geht es nicht nur um Automatisierung, sondern auch um Transformation.

Warum die Dringlichkeit?

Beginnen wir mit ein paar Zahlen aus dem Bericht der Josh Bersin Company, die jeder HR-Führungskraft zu denken geben sollten:

• 53 % der CEOs glauben, dass ihr Unternehmen das nächste Jahrzehnt ohne größere Änderungen des Geschäftsmodells nicht überleben wird.
• Nur 23 % glauben, dass sie sich schnell genug anpassen können.
• Und gerade einmal 7 % generieren heute neue Einnahmen mithilfe von KI.

Was bedeutet das für Sie? KI ist nicht nur ein nettes Extra. KI ist eine Überlebensstrategie. Wenn Ihre HR-Systeme fragmentiert sind, bremsen sie Innovationen aus und könnten sogar Ihr Unternehmen gefährden.

Das eigentliche Problem: die Gefahr, sich zu verzetteln

Laut dem Bericht verharren die meisten Unternehmen irgendwo in der unteren Hälfte der Reifegradskurve:

• Level 1: Installieren Sie die Technologie, automatisieren Sie einige Aufgaben, senken Sie Kosten. Das ist notwendig, aber nicht strategisch.
• Level 2: Gestalten Sie Workflows neu, um die Effizienz zu steigern. Das ist schon besser, wirkt sich aber auch noch nicht nachhaltig auf den Geschäftserfolg aus.

Kommt Ihnen all das bekannt vor? Es ist nicht falsch, so vorzugehen – aber es reicht nicht aus. Ein zukunftsweisendes Personalwesen muss auf die Levels 3 und 4 umsteigen, in denen Systeme zu Erkenntnissen führen und mehr Agilität ermöglichen sowie eine ansprechende Employee Experience schaffen.

Was ist die Lösung?

In dem Bericht wird eine klare Philosophie formuliert: Erstens integrieren, zweitens Innovationen fördern. Warum? Weil KI auf Daten basiert und weil schlechte Daten gute Ideen verhindern. Wenn HR-Kernsysteme sowie Zeitmanagement- und Gehaltsabrechnungssysteme miteinander verbunden sind, erhalten Sie eine zentrale Datenquelle. Diese kann als Grundlage für eine zielführende Nutzung von KI dienen.

Dabei geht es nicht nur um Technologie. Es geht darum, vier große Anforderungen zu erfüllen:

• Bringen Sie die Bedürfnisse der Mitarbeitenden mit Compliance-Anforderungen in Einklang.
• Vereinfachen Sie den HR-Technologie-Stack.
• Schaffen Sie ein unwiderstehliches Mitarbeitererlebnis.
• Geben Sie Managern echte Einblicke und nicht noch mehr Dashboards.

Lassen Sie uns über Anwendungsfälle sprechen.

Im Folgenden finden Sie einige Highlights:

• Für Mitarbeitende: KI-Assistenten, die Richtlinienfragen in natürlicher Sprache beantworten und bei einfachen Aufgaben helfen. Nie wieder endlose Recherchen auf unzähligen Portalen.
• Für Führungskräfte: Schnelle HR-Aktionen in Microsoft Teams sowie KI-Coaches, die sie auf schwierige Gespräche wie Vergütungsprüfungen vorbereiten.
• Für HR: Compliance-Copiloten, die Gesetzesänderungen regionsübergreifend verfolgen und erläutern, was als Nächstes geschehen muss.

Diese Anwendungsfälle sind nicht hypothetisch. Sie lassen sich durch konkrete Zahlen belegen: 81 % weniger Zeitaufwand für die Bearbeitung von HR-Tickets, 89 % weniger Vorbereitungszeit für Gehaltsgespräche und 95 % schnellerer Informationsabruf. Das ist die Art von ROI, die sich die Unternehmensleitung wünscht.

Beispiele für erfolgreiche Anwendungsfälle bei Kunden

Wenn Ihr Personalwesen in mehreren Regionen tätig ist, wissen Sie, wie groß länderspezifische Unterschiede sein können. Aus diesem Grund werden in dem Bericht Governance, Erklärbarkeit und Privacy by Design zu wichtigen Prinzipien erhoben. KI muss lokale Gesetze einhalten, sich an kulturelle Normen anpassen und ihren Nutzen belegen – denn Vertrauen ist alles.

Und Vertrauen beginnt mit einer erfolgreichen Integration. Die Beispiele aus dem Bericht zeigen, wie es funktionieren kann. Angesichts eines neuen griechischen Arbeitsgesetzes, das eine unmittelbare Zeiterfassung vorsah, hatte die Eurobank sechs Monate Zeit, das neue Gesetz einzuhalten oder Geldbußen in Höhe von jeweils 10.000 EUR für alle Mitarbeitenden zu riskieren. Durch die Integration der Zeiterfassung in die HR-Kernfunktionen und die Automatisierung der Datenübermittlung erzielte die Eurobank eine Genauigkeit von 99 % beim Einstempeln und verringerte die Anzahl der Übermittlungsfehler um 25 %. Der für Mobilgeräte optimierte Prozess kam den Mitarbeitenden sehr entgegen. Compliance war keine große Herausforderung mehr. Sie wurde einfach in den Prozess integriert.

Oder nehmen Sie die BT Group, einen globalen Telekommunikationsriesen, der in 30 Altsystemen und 200 Workflows förmlich zu ertrinken drohte. Die Berichterstattung dauerte fünf Tage. Auch einfache Datenänderungen nahmen Stunden in Anspruch. Durch die Konsolidierung von 80 Prozessen auf einer Plattform konnte die BT Group jährlich eine Million Produktivitätsstunden einsparen und Echtzeitanalysen einführen. Dies erhöhte nicht nur die Effizienz, sondern auch die Agilität.

Diese Beispiele belegen es: Integration ist nicht glamourös, aber transformativ. Eine durchdachte Integration ist die Grundlage für eine sichere, skalierbare und zielführende Nutzung von KI.

Entwicklung des Business Case: ein strategischer Ansatz für mehr Zukunftsfähigkeit

Mit dieser Argumentation können Sie Ihren CFO überzeugen: Fragmentierte Systeme kosten Geld, schaffen Risiken und blockieren Innovationen. Integrierte Systeme reduzieren Fehler, verbessern die Compliance und generieren KI-gestützte Erkenntnisse, die sich auf Umsatz, Mitarbeiterbindung und Produktivität auswirken.

Knüpfen Sie an die Prioritäten des CEO an: Die Transformation ist unerlässlich und KI ist ein integraler Teil der Transformation. Doch KI kann ihre Wirkung nur entfalten, wenn sie ein solides Fundament hat. Belegen Sie Ihre Argumente mit Zahlen – 90 % schnellere HR-Transaktionen, 81 % weniger Zeitaufwand für die Bearbeitung von HR-Tickets, 10 % höhere Mitarbeiterbindung – und verbinden Sie die Zahlen mit den zu erwartenden Erfolgen: schnellere Personalplanung, höhere Mitarbeitermotivation und weniger Compliance-Bußgelder.

Was sich zuerst ändert – und was sich als Nächstes ändert

Fangen Sie klein an. Wählen Sie zwei oder drei KI-Anwendungsfälle aus, die praxisrelevante Probleme lösen und schnelle Erfolge erzielen. Vielleicht handelt es sich um einen mitarbeiterorientierten Assistenten für Richtlinienfragen. Vielleicht handelt es sich um eine Möglichkeit für Manager, in Teams schneller zu reagieren. Weisen Sie jedem Anwendungsfall klar definierte Erfolgskennzahlen zu: Zeitersparnis, verbesserte Genauigkeit, geringere Anzahl von Tickets.

Skalieren Sie dann. Setzen Sie auf Analysen, Personalplanung und Skills Intelligence – aber erst, wenn Ihre Daten bereinigt sind und Sie über ein stabiles Fundament verfügen. Achten Sie darauf, dass der Mensch stets im Zentrum Ihres Handelns steht. KI sollte ihre Antworten erläutern, Quellen nennen und menschliches Urteilsvermögen unterstützen, nicht ersetzen.

Das Fazit

KI wird nicht die menschliche Seite des Personalwesens ersetzen: Führung, Empathie, Fairness. Nur wenn sie auf einem stabilen Fundament steht, kann KI ihr Versprechen einlösen. Laut dem Bericht der Josh Bersin Company besteht der schnellste Weg in eine erfolgreiche Zukunft darin, Ihre Kernsysteme zu vereinfachen und zu integrieren und dann KI da einzusetzen, wo sie die Arbeit erleichtert und eine intelligente Entscheidungsfindung fördert.

Wenn Sie so vorgehen, können Sie die Rolle der Personalabteilung enorm aufwerten. Sie wird dann zu einem strategischen Treiber für die Unternehmenstransformation – Markt für Markt, Team für Team.