Was ein ERP-System nicht tun kann, ist, die Breakpoints zwischen Ihren Prozessen und denen Ihrer Lieferanten anzugehen.

Laut einer aktuellen Studie des Analystenhauses IDC ist E-Mail nach wie vor der häufigste Kanal, den Unternehmen für die Zusammenarbeit mit Handelspartnern und Lieferanten außerhalb der vier Wände ihres Unternehmens verwenden. Tatsächlich senden einige der weltweit größten Unternehmen Dokumente wie Bestellungen, Bedarfsprognose-Tabellenkalkulationen, Rechnungen und Lieferbestätigungen routinemäßig per E-Mail. Auch wenn E-Mails eine gute Methode für die regelmäßige Geschäftskommunikation sein können, ist sie in der Regel nicht robust genug für kritische Geschäftsvorgänge, bei denen Sie sofortiges Feedback und Transparenz benötigen.

Angenommen, Sie senden einen Bestellauftrag mit mehr als 100 Positionen an einen Ihrer Lieferanten. Und Sie senden dies per E-Mail. Stellen Sie sich auch vor, dass der Zweck dieser Bestellung darin besteht, kritische Direktmaterialien für Ihren Fertigungsprozess zu beschaffen.

Was passiert, wenn Sie eine Änderung am Auftrag vornehmen müssen? Was passiert, wenn Ihr Ansprechpartner beim Lieferanten nicht im Büro ist und sich die Bestellung über einen längeren Zeitraum in seinem Posteingang befindet? Woher wissen Sie, ob bestimmte Artikel verspätet sind oder nicht vorrätig sind? Wie schnell können Sie letztendlich auf Änderungen reagieren, bevor sich dies negativ auf Ihr Unternehmen und Ihre Kunden auswirkt?

Durch die Teilnahme an einem Geschäftsnetzwerk können Sie Ihr ERP-System erweitern und nahtlos und digital mit Ihren Lieferanten und anderen Handelspartnern zusammenarbeiten. Es ist in ERP integriert, um ein vollständig digitalisiertes Erlebnis zu bieten. Darüber hinaus können Sie, wie unten hervorgehoben, Effizienz, Transparenz und Compliance mit einem Geschäftsnetzwerk erzielen.

1. Automatisierung von Workflows für die Zusammenarbeit in der Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung

Steigern Sie die betriebliche Effizienz durch digitale Zusammenarbeit nahezu in Echtzeit. Aus Ihrem ERP-System generierte Bestellaufträge können digital über ein Geschäftsnetzwerk an Ihre Lieferanten gesendet werden. Ihre Lieferanten können die Bestellung bestätigen und eine Vorab-Versandbenachrichtigung zurücksenden, damit Sie wissen, dass die Bestellung aufgegeben wurde und wann sie eintreffen wird. Jegliche Änderungen an der Bestellung aktualisieren auch die zugehörigen Belege, sodass Sie einen vollständigen Audit-Trail der Transaktion erhalten. Die Abbildung unten veranschaulicht den Fluss von Belegen von Käufern zu Lieferanten, unterstützt durch ein Geschäftsnetzwerk.

Dank des digitalen Online-Dashboards für Bestellaufträge können Ihre Lieferanten Bestellungen von überall aus einfach verwalten. Und wenn ein Mitarbeiter nicht im Büro ist, können andere Kollegen den Zustrom leicht verwalten. Darüber hinaus können Sie als Käufer leicht erkennen, wo sich Ihre Bestellung im Prozess befindet.

2. Ausgabenkonformität zu vereinfachen.

Ein Geschäftsnetzwerk ist mehr als ein digitales Mittel zur Übertragung von Dokumenten. Es ist hochgradig konfigurierbar mit über 100 Geschäftsregeln, die Sie basierend auf Ihren eigenen Prozessen aktivieren können. Die Geschäftsregeln ermöglichen eine automatische Validierung der von Ihren Lieferanten eingehenden Dokumente und reduzieren so den Bedarf an manueller Prüfung und Ausnahmebehandlung. Sie können beispielsweise eine Regel festlegen, die vorschreibt, dass Lieferanten nur Versandmengen in Rechnung stellen oder Lieferanten eine Auswahl aus Ihrer Liste der geprüften Steuerwerte treffen müssen.

3. Sichtbarkeit des Rechnungsstatus

Auf Rechnungs- und Zahlungsinformationen können Ihre Lieferanten in einem Geschäftsnetzwerk per Self-Service zugreifen. Sie können sofort erkennen, ob es Probleme mit ihren Rechnungen gibt, und Maßnahmen ergreifen, um die Lösung und Zahlung zu beschleunigen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit von Telefonaten und E-Mails an Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam mit Anfragen zu Rechnungs- und Zahlungsinformationen, wodurch Ressourcen für strategischere Arbeit freigegeben werden.