Eurobank: Neue arbeitsrechtliche Vorgaben durch ein präzises Zeitmanagementsystem schnell umsetzen
Verbindliche Fristen für gesetzliche Vorschriften einhalten
Als in Griechenland ein neues Arbeitsgesetz für transparente und planbare Arbeitsbedingungen in Kraft trat, war die Eurobank S.A. bestens vorbereitet. Da SAP SuccessFactors HCM bereits implementiert war, konnten mit SAP SuccessFactors Time Tracking und der SAP Business Technology Platform die neuen Anforderungen fristgerecht umgesetzt werden, ohne das Mitarbeitererlebnis aus den Augen zu verlieren.
| Branche | Region | Unternehmensgröße |
| Bankwesen | Athen, Griechenland | 6.500 Beschäftigte |
Compliance beim Ein- und Ausstempeln
weniger Versäumnisse beim Ausstempeln
weniger Fehler beim Hochladen von Daten und somit höhere Genauigkeit
Head of People Technology and Internal Communication, Eurobank S.A.
Die Belegschaft schützen und gleichzeitig alle geltenden Vorschriften einhalten
Als einer der größten griechischen Arbeitgeber ist sich die Eurobank S.A. ihrer gesellschaftlichen Verantwortung bewusst und legt großen Wert auf mitarbeiterfreundliche Richtlinien. Mit einem großen Netz von 500 Niederlassungen in Griechenland und weiteren 120 Standorten in Europa steht bei der Bank ein reibungsloses Erlebnis der Mitarbeitenden ebenso im Fokus wie deren Wohlbefinden.
Die Sicherstellung eines nahtlosen und prozessübergreifenden HR-Erlebnisses verbunden mit dem Ziel, eine gesunde Work-Life-Balance zu fördern, wurde nach der Verabschiedung eines neuen Arbeitsgesetzes durch die griechische Regierung noch stärker deutlich. Das Gesetz soll transparente und verlässliche Arbeitsbedingungen schaffen und gleichzeitig die Verfahren auf der Informationsplattform der Arbeitsaufsichtsbehörde ERGANI II vereinfachen. Es verpflichtet Unternehmen in bestimmten Branchen dazu, Arbeitszeiten, Schichtpläne und Überstunden der Mitarbeitenden genau zu erfassen. Die Beschäftigten müssen sich täglich ein- und ausstempeln, und die Arbeitgeber müssen diese Daten anschließend in Echtzeit an die ERGANI-II-Plattform übermitteln.
Angesichts der neuen gesetzlichen Vorgaben hatte die Eurobank deren Einhaltung sicherzustellen, ohne dabei die bestehenden HR-Prozesse zu beeinträchtigen. Es galt, eine zuverlässige und genaue Lösung zur Zeiterfassung zu finden, die sich nahtlos in die vorhandene Systemlandschaft integrieren lässt. Die Eurobank entschied sich für eine innovative Lösung zur Zeiterfassung, die nicht nur die gesetzlichen Vorgaben erfüllte, sondern zugleich das interne Ziel der Bank verfolgte, Prozesse effizient zu gestalten und Mitarbeitende bestmöglich zu unterstützen.
Die Einführung der täglichen Zeiterfassung für 5.000 betroffene Mitarbeitende in Griechenland war alles andere als einfach, doch aufgrund der engen Frist kam eine Verzögerung nicht infrage. Um Bußgelder von etwa 10.000 Euro pro Beschäftigtem wegen Nichteinhaltung zu vermeiden, setzte die Eurobank konsequent auf einen straffen Projektplan und ein effektives Risikomanagement.
Neben der Sicherstellung der Compliance sollte die neue Lösung auch die Personalabteilungen entlasten und für effizientere Abläufe sorgen. „Es sollte alles ganz einfach sein“, betont Maria Tachataki, Leiterin der Abteilung für Personaltechnik und interne Kommunikation der Bank. „Unser Ziel war es, auf Basis der Lösung eine fundierte Berichterstattung und Analyse zu etablieren, um den Entscheidungsfindungsprozess zu verbessern und den hohen gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Darüber hinaus wollten wir unseren Mitarbeitenden weiterhin ein reibungsloses und flexibles Arbeitserlebnis bieten. Diese Aufgabe mussten wir sehr geschickt angehen und schnell umsetzen.“
Head of People Technology and Internal Communication, Eurobank S.A.
Datengenauigkeit, Integration und Mitarbeitererlebnis in den Vordergrund stellen
Die Eurobank startete mit einem klaren Vorteil in diese Herausforderung: Seit dem Jahr 2018 setzt sie bereits SAP SuccessFactors HCM ein, um eine überzeugende Employee Experience zu schaffen. Zudem hatte die Bank erst kürzlich die SAP Business Technology Platform (SAP BTP) eingeführt – als Basis für Innovationen und um flexibel auf neue geschäftliche Anforderungen reagieren zu können.
Damit war SAP SuccessFactors Time Tracking als Lösung für die Zeiterfassung die logische Wahl. Sie lässt sich nahtlos in die verschiedenen Anwendungen innerhalb des integrierten HR-Ökosystems einbinden, fördert Datenkonsistenz, reduziert Datensilos und unterstützt einen effizienten Informationsaustausch zwischen den HR-Bereichen. Die intuitive, personalisierte User Experience auf unterschiedlichen Geräten fördert zudem eine hohe Akzeptanz und Einhaltung von Vorgaben.
Die nahtlose Integration zwischen SAP SuccessFactors Employee Central und SAP SuccessFactors Time Tracking spielte dabei eine wichtige Rolle. Während SAP SuccessFactors Employee Central zentrale Personaldaten wie Rollen, Beschäftigungsstatus und organisatorische Zuordnungen abbildet, verarbeitet SAP SuccessFactors Time Tracking detaillierte Informationen zu Abwesenheiten, Arbeitszeiten, Überstunden und Schichtplänen. Durch das Zusammenspiel beider Lösungen lassen sich zeitbezogene Daten zuverlässig, aktuell und deutlich einfacher verwalten.
Die Eurobank hatte beispielsweise bereits die Funktion für das Abwesenheitsmanagement in SAP SuccessFactors Employee Central aktiviert. Damit ließen sich bestehende Zeitpläne von Mitarbeitenden, Zeitprofile und andere zeitbezogene Daten direkt mit SAP SuccessFactors Time Tracking verknüpfen. Gleichzeitig wurden über die Funktion zur Zeiterfassung unterschiedliche Informationen rund um Arbeitszeiten und Abwesenheiten zusammengeführt, wie z. B. geplante Arbeitszeiten, Urlaube und Überstunden. Durch diese zentrale Datenbasis erhalten Führungskräfte einen umfassenden Überblick über die Arbeitszeitplanung der Beschäftigten und unterstützen sie dabei, Personalplanung, Arbeitsverteilung und Ressourceneinsatz effizient zu steuern.
Gleichzeitig bieten SAP BTP sowie Lösungen wie die SAP Integration Suite, SAP HANA Cloud und die Cloud-Foundry-Laufzeit für SAP BTP die nötige Flexibilität und Skalierbarkeit, damit die Eurobank SAP SuccessFactors Time Tracking an ihre Anforderungen anpassen kann. Eine Schnittstelle wurde so eingerichtet, dass die Datenerfassung exakt den gesetzlichen Anforderungen in Griechenland entsprach. Insgesamt entwickelte das Team 28 Schnittstellen, die einen kontinuierlichen Datenaustausch mit der Plattform der Arbeitsaufsichtsbehörde rund um die Uhr sicherstellen.
Nach einer intensiven Projektphase mit einer Designphase und nahezu täglichen Abstimmungen mit dem Arbeitsministerium nahm die Eurobank SAP SuccessFactors Time Tracking innerhalb von nur sechs Monaten erfolgreich in Betrieb.
Ein Change-Management-Programm, das eine intensive Einbindung der Stakeholder und Strategien für eine klare Kommunikation umfasste, war ausschlaggebend für den Projekterfolg. Verschiedene Maßnahmen halfen dabei, die Akzeptanz zu steigern: Workshops und Fokusgruppen boten Raum für offene Gespräche, während Pilotprogramme es den Mitarbeitenden ermöglichten, das neue System in einem geschützten Rahmen zu testen und wertvolles Feedback zu geben.
„Vor dem Go-live haben wir umfassende Schulungen und Support angeboten“, erklärt Tachataki. „Gemeinsam mit unseren Mitarbeitenden haben wir einen strukturierten Change-Management-Prozess durchlaufen, um ihnen Zeit zu geben, sich auf die neue Realität einzustellen.“
Transparenz durch Echtzeiteinblicke und intuitive Anwendungen fördern
Für 5.000 Beschäftigte der Eurobank beginnt der Arbeitstag inzwischen mit der Zeiterfassung über eine personalisierte Anwendung, die auf SAP SuccessFactors Time Tracking basiert. Die Lösung misst die Pünktlichkeit und Einhaltung der Arbeitszeiten, unterstützt die konforme Umsetzung des Arbeitszeitgesetzes und sorgt gleichzeitig dafür, dass die Mitarbeitenden angemessen und pünktlich bezahlt werden.
Ob Ein- oder Ausstempeln: Die klar strukturierte, intuitive Oberfläche bietet den Mitarbeitenden schnellen Zugriff auf verschiedene Funktionen sowie eine Übersicht über ihre Arbeitszeiten, inklusive Gleitzeit, genehmigter Überstunden und geplanter Urlaubszeiten.
Durch die optimierte Benutzungsoberfläche, Echtzeitbenachrichtigungen und moderne Reporting-Funktionen konnte die Eurobank ihre Compliance bereits zwei Monate nach Einführung der Lösung um rund 75 % steigern und erzielte schließlich 99 %. Auch wenn eine vollständige tägliche Compliance nicht in allen Organisationen erreichbar ist, bringt SAP SuccessFactors Time Tracking die Bank diesem Ziel durch eine höhere Datengenauigkeit und mehr Transparenz deutlich näher.
Eine der wichtigsten Verbesserungen war die Erfassung und Reduzierung von Versäumnissen beim Ausstempeln. Dank sofortiger Benachrichtigungen können die Mitarbeitenden umgehend reagieren, wenn sie einmal vergessen haben, sich auszustempeln. Erweiterte Berichtsfunktionen helfen den Führungskräften, Probleme frühzeitig zu lösen, bevor sich diese negativ auf die Compliance auswirken.
Die Eurobank kann vorab genehmigte Überstunden nun gezielter nachverfolgen und dadurch Personalkosten auch bei steigender Arbeitsbelastung effizienter steuern. Darüber hinaus unterstützt das Wissen über diese Überstundenmuster fundierte Entscheidungen zu Personaleinsatz und Ressourcenzuordnung. Die Bank kann nun Arbeitslastspitzen frühzeitig erkennen, die Beschäftigten vorausschauend nach Bedarf einsetzen und so in Stoßzeiten für Entlastung sorgen.
Zuverlässige Kennzahlen unterstützen die Bank dabei, Trends bei Abwesenheiten von Mitarbeitenden nachzuverfolgen und die Einsatzplanung effektiver anzupassen. Dadurch lassen sich potenzielle Lücken in der Teamleistung durch ungeplante Ausfälle rechtzeitig schließen, um Produktivitätsverluste und Unterbrechungen des laufenden Betriebs zu vermeiden.
Aus IT-Sicht konnte die Eurobank durch die zuverlässige Anbindung an die Plattform der Arbeitsaufsichtsbehörde – mit rund 131.000 API-Aufrufen pro Monat – den Upload-Prozess optimieren und gleichzeitig Fehlerquellen, Systemausfälle und Risiken spürbar verringern.
Weitere Erfolge durch leistungsstarke Integrationen
Die Eurobank hat nun zahlreiche Möglichkeiten, ihr SAP-Portfolio zu erweitern, um die Arbeitsbedingungen ihrer Mitarbeitenden weiter zu verbessern.
Durch die Integration innovativer Lösungen und der Nutzung moderner Technologien möchte die Bank ein Umfeld schaffen, in dem Beschäftigte ihr volles Potenzial entfalten und sich weiterentwickeln können.
Die Eurobank verfolgt eine klare strategische Vision: Sie setzt mit dem Talent Intelligence Hub und den Funktionen für Wachstumsprofile der SAP-SuccessFactors-Lösungen gezielt auf KI und Personalanalysen. Damit lassen sich datengestützte Entscheidungen treffen, um die Talentgewinnung, ‑entwicklung und ‑bindung zu verbessern. Durch den Aufbau einer umfassenden Kompetenztaxonomie kann das Unternehmen darüber hinaus die Kompetenzen von Mitarbeitenden gezielt mit den passenden Rollen verknüpfen und so eine dynamischere und flexiblere Belegschaft aufbauen. Dieser Ansatz stärkt nicht nur die operative Effizienz der Bank, sondern bringt sie auch dem Ziel näher, sich zu einer kompetenzbasierten Organisation weiterzuentwickeln.
Die Eurobank möchte zudem die leistungsstarke Infrastruktur von SAP BTP nutzen, um innovative, kundenspezifische Anwendungen zu entwickeln, die die Abläufe weiter optimieren und digitalisieren und gleichzeitig die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöhen. Im Fokus stehen schlanke, nutzerorientierte Anwendungen, die auf SAP BTP basieren. Sie sollen die Produktivität und Einbindung der Mitarbeitenden verbessern, indem sie umgehenden Zugriff auf wichtige HR-Funktionen, einschließlich Selfservices, Feedbackfunktionen oder personalisierte Lernempfehlungen, ermöglichen.
Außerdem möchte die Eurobank prüfen, wie der Copilot Joule ihr helfen kann, durch die Optimierung und Automatisierung von HR-Prozessen Zeit zu gewinnen und ihre Effizienz zu steigern.
Die Bank möchte ein noch stärker vernetztes und agileres HR-Ökosystem aufbauen. Indem Routinetätigkeiten automatisiert und detaillierte Einblicke in Verhalten und Leistung der Mitarbeitenden gewonnen werden, kann die Eurobank ihre Vision weiter verfolgen: eine Welt des Wohlstands zu schaffen – für ihre Kunden und für ihre Beschäftigten.