Helvetia Group: HR mit SAP-SuccessFactors-Lösungen für die Zukunft wappnen
Die digitale Transformation vorantreiben und HR-Prozesse vereinheitlichen
Für Helvetia mit seinen mehr als 12.000 Beschäftigten in sechs Ländern war das Talentmanagement eine enorme Herausforderung. Wie sollte das Unternehmen ohne Überblick über die Gesamtbelegschaft das passende Personal für die zu besetzenden Stellen finden? Um dieses Problem zu lösen, hat Helvetia seine Einzelsysteme durch ein zentrales HR-Portal basierend auf SAP-SuccessFactors-Lösungen ersetzt. Das führte zu mehr Transparenz, höherer Effizienz und einer besseren Employee Experience.
| Branche | Region | Unternehmensgröße | Partner |
| Versicherungswesen | St. Gallen, Schweiz (Hauptsitz) | über 12.000 Beschäftigte in ganz Europa | BearingPoint und HR Campus |
Einblicke in Personaldaten
Transparenz
Gesamtbetriebskosten
Head of HR Operations, Helvetia Schweiz
Die Führung übernehmen
Seit der Gründung im Jahr 1858 hat sich Helvetia zu einer bedeutenden europäischen Versicherungsgruppe mit über 12.000 Beschäftigten und mehr als sieben Millionen Kunden entwickelt, die neben der Schweiz auch in Österreich, Frankreich, Deutschland, Italien und Spanien vertreten ist.
Helvetia baut auf dem Erfolg der letzten 165 Jahre auf und hat erkannt, dass sie sich auf seine Beschäftigten, Digitalisierung, Leistungskultur und technische Exzellenz konzentrieren muss, um die strategischen Ziele zu erreichen.
Aus der Sicht des Personalwesens war dies eine Herausforderung, denn jedes Land arbeitete bisher mit eigenen lokalen Systemen und Prozessen für die Personalverwaltung, das Talentmanagement und andere HR-Aufgaben. Da jegliche Integration zwischen den Systeme fehlte, war es schwierig, einen Überblick über die Belegschaft zu erhalten.
Jochen Hübner, Head of HR Operations bei Helvetia Schweiz, bestätigt dies: „Durch die vielen unterschiedlichen Systeme taten wir uns beispielsweise schwer damit, den grundlegenden Ablauf von Gesprächen mit Mitarbeitenden und Leistungsbeurteilungen nachzuvollziehen. Hinzu kam, dass viele dieser Systeme schon älter waren und eine nicht mehr zeitgemäße Benutzungsoberflächen aufwiesen.“
In einer Phase mit starkem Wachstum – national und international – wurde immer deutlicher, wie wichtig umfassende Transparenz für einen Konzern dieser Größe ist. Denn mit der Expansion wurde es noch schwieriger, Fachkräfte zu finden und zu fördern und wichtige Positionen zu besetzen. Um die Personalentwicklung und Nachfolgeplanung zu optimieren und zu vereinfachen, wollte der Vorstand daher die Talent-Pipeline im gesamten Unternehmen transparenter gestalten.
Als das HR-Operations-Team mit dem Aufbau einer zentralen Plattform für das Talentmanagement begann, erkannte es schnell, dass es damit noch nicht getan war. „Uns wurde schnell klar, dass wir über das reine Talentmanagement hinaus denken mussten“, erklärt Jochen Hübner. „Wir mussten die HR-IT-Landschaft im gesamten Konzern grundlegend überarbeiten, also begannen wir mit einer umfassenderen Digitalisierung unseres Personalwesens.“
Head of HR Operations, Helvetia Schweiz
Das Personalwesen transformieren
Im ersten Schritt entwickelte das zentrale HR-Operations-Team von Helvetia gemeinsam mit den Teams in den einzelnen Ländern eine konzernweite Vision für die Zukunft des Personalwesens.
„Unsere Vision ist, dass Mitarbeitende und Führungskräfte jederzeit und überall auf HR-Systeme, ‑Services und ‑Daten zugreifen können“, erläutert Jochen Hübner. „Um dies zu erreichen, wollen wir bis Ende 2025 die konzernweiten HR-Prozesse auf einer zentralen Plattform vereinheitlichen und aufeinander abstimmen.“
Nach einer umfangreichen Evaluierungsphase entschied sich Helvetia für die SAP SuccessFactors Human Experience Management Suite (SAP SuccessFactors HXM Suite) als Fundament für die neue Plattform. „Wir waren auf der Suche nach einer ganzheitlichen HR-Suite, und die SAP-SuccessFactors-Lösungen haben uns mit den Modulen, die den gesamten Lebenszyklus der Mitarbeitenden abdecken, überzeugt“, erinnert sich Jochen Hübner.
Zusammen mit dem Implementierungspartner HR Campus startete Helvetia mit SAP SuccessFactors Employee Central, bevor das Unternehmen die SAP-SuccessFactors-Lösungen für die Bereiche Recruiting, Performance & Goals, Succession & Development, Compensation, Learning und Time Tracking zur Unterstützung seiner Schweizer Abläufe einführte.
Ebenfalls in der Schweiz hat Helvetia SAP SuccessFactors Employee Central mit PeopleDoc, seiner Plattform für die Bereitstellung von HR-Services und das Dokumentenmanagement, integriert. „Wir verwenden PeopleDoc sowohl für die Bearbeitung von HR-Support-Tickets als auch für die Verwaltung der Personalakten unserer Beschäftigten. Die Anwendung ist für unser Unternehmen daher von zentraler Bedeutung“, erklärt Jochen Hübner. „Die Integration von PeopleDoc, eine Anwendung eines Drittanbieters, in SAP SuccessFactors Employee Central über die SAP Integration Suite – die Teil der SAP Business Technology Platform ist – war ganz einfach. Jetzt können die Daten ungehindert zwischen den beiden Lösungen fließen.“
SAP SuccessFactors Employee Central wird derzeit auch in Frankreich eingeführt. Das Projektteam arbeitet daran, die Lösung bis Ende 2023 in Österreich, Italien und Spanien zu implementieren. Bis Ende 2025 will Helvetia sämtliche Module in allen Ländern in Betrieb nehmen.
Head of HR Operations, Helvetia Schweiz
Ein Konzern, ein Personalwesen
Sobald das Rollout abgeschlossen ist, wird Helvetia die SAP-SuccessFactors-Lösungen konzernweit für alle HR-Aktivitäten nutzen. In der Schweiz profitiert die Gruppe bereits von einer einheitlichen Plattform. Dort hat Helvetia verschiedene On-Premise- und Cloud-Lösungen sowie manuelle Prozesse durch ein zentrales Selfservice-Webportal ersetzt.
So bietet SAP SuccessFactors Time Tracking dem Unternehmen in der Schweiz beispielsweise Selfservice-Funktionen für das Zeit- und Anwesenheitsmanagement, sodass alle 3.800 Beschäftigten ihre Arbeitszeiten schnell und einfach über das Webportal erfassen können – eine Funktion, die die Mitarbeitenden sehr schätzen. Die in der SAP-SuccessFactors-Lösung integrierte Funktion für die Zeiterfassung bietet zentralen Zugriff auf alle HR-Prozesse und wird von den Mitarbeitenden sehr gut angenommen. Helvetia unterstützt flexible Arbeitsmodelle, daher ist die Zeiterfassung ein wichtiger Faktor, um Genauigkeit und Transparenz sicherzustellen.
„Das Feedback der Nutzer zu SAP SuccessFactors Time Tracking ist sehr positiv, da es viel einfacher zu bedienen ist als das alte System“, bestätigt Jochen Hübner. Die Mitarbeitenden schätzen den einfachen Zugriff auf das Arbeitszeitblatt, das auch die direkten Auswirkungen der geleisteten Arbeit auf Überstunden- und Zeitkonten abbildet. Wenn Beschäftigte länger arbeiten müssen, ist dies im Vorfeld von den Vorgesetzten zu genehmigen. Dadurch wird eine gesunde Work-Life-Balance sichergestellt.“
„SAP SuccessFactors Employee Central dient als zentrale Quelle für Organisations- und Personaldaten“, erklärt Jochen Hübner. „Die Beschäftigten haben direkten Zugriff auf ihre personenbezogenen Daten und können diese jederzeit aktualisieren. Die Vorgesetzten wiederum haben einen direkten Überblick über ihr Team, einschließlich Informationen zu Leistungsbeurteilungen und ‑zielen, Gesprächen mit Mitarbeitenden und absolvierten Schulungen. Führungskräfte und Vorstandsmitglieder erhalten wichtige Einblicke in die Talent-Pipeline, was ihnen bei der Nachfolgeplanung und internen Recruiting-Prozessen hilft. Die Effizienz und Leichtigkeit, mit der man auf HR-Daten zugreifen und diese verwalten kann, sind großartig.“
Er ergänzt noch: „Da wir so viele unterschiedliche Systeme durch eine moderne Cloud-Lösung ersetzt haben, konnten wir außerdem die Betriebskosten deutlich senken. Nach dem Produktivstart der verbleibenden vier Länder mit SAP SuccessFactors Employee Central profitieren wir von einer zentralen Lösung mit einem einzigen Lizenzmodell und weiteren Skaleneffekten.“
Head of HR Operations, Helvetia Schweiz
Ehrgeizige Ziele
Die SAP-SuccessFactors-Lösungen werden in der Schweiz, Österreich, Frankreich, Deutschland, Italien und Spanien bis zum Jahr 2025 eingeführt. Helvetia plant zudem das Rollout von SAP SuccessFactors Mobile, damit die Beschäftigten noch einfacher auf die HR-Selfservices zugreifen können.
In der Schweiz arbeitet Helvetia bereits an der Umstellung von der bestehenden On-Premise-Lösung SAP ERP HCM Payroll auf SAP SuccessFactors Employee Central Payroll, um weitere Synergien zu fördern.
Durch den direkten Zugriff auf die Personaldaten wurde die Transparenz bereits deutlich erhöht. Helvetia möchte diesen Vorteil weiter ausbauen. „Wir wollen das Potenzial beim Thema Personalanalysen noch besser ausschöpfen“, bestätigt Hübner. „Den HR-Teams, Vorgesetzten und Führungskräften möchten wir bessere Dashboards, bessere Berichte und bessere Analysen an die Hand geben, damit sie noch mehr Erkenntnisse aus den Daten ziehen und auf Basis dessen fundiertere strategische Entscheidungen treffen können.“
Um die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeitenden besser zu verstehen, möchte Helvetia eine Employee-Listening-Strategie entwickeln. Der Konzern plant ein Pilotprojekt, bei dem mithilfe der SAP-Lösungen von Qualtrics für das Employee Experience Management Feedback gesammelt und anhand der daraus gewonnenen Erkenntnisse entsprechende Maßnahmen ergriffen werden. So soll die Mitarbeiterzufriedenheit deutlich gesteigert werden.
SAP-Partner im Fokus
BearingPoint ist eine Management- und Technologieberatung mit europäischen Wurzeln und globaler Reichweite und zudem SAP-Goldpartner. Um mehr zu erfahren, besuchen Sie www.bearingpoint.com/de-de/.
HR Campus ist ein SAP Gold Partner und zertifizierter Partner für SAP SuccessFactors Solution Operations in der Schweiz und Liechtenstein. Weitere Informationen erhalten Sie unter www.hr-campus.ch.