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Sie planen die Einführung einer integrierten Software wie SAP Business One? Dann finden Sie hier einen
Leitfaden für die Grobkalkulation der voraussichtlichen Kosten.
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Ein wesentlicher Posten in Ihrem Budget: der Anschaffungspreis der Software. Er berechnet sich bei SAP nach der Anzahl der benötigten Anwenderlizenzen (User). Hinzu kommen gegebenenfalls Kosten für eine Übernahme Ihrer bestehenden Daten – falls gewünscht. Vielfach ist die Übernahme von Stammdaten wie Kunden, Lieferanten, Artikel etc. mit geringem Aufwand möglich.
Möchten Sie zusätzlich Bewegungs- oder historische Daten übernehmen, sollten Sie den Aufwand vorab mit Ihrem Software-Anbieter gemeinsam schätzen. Haben Sie besondere Anforderungen an die Benutzerschnittstelle? Wünschen Sie eine Integration weiterer in Ihrem Unternehmen eingesetzter Spezialanwendungen? Dann sollten Sie hierfür ebenfalls ein Budget berechnen.
Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen haben vielfach keine eigenen IT-Abteilungen und greifen deshalb für die Einführung einer neuen Software auf qualifizierte externe Dienstleister zurück – beispielsweise zertifizierte Partner der Softwarehersteller oder unabhängige Beratungs- und Implementierungspartner. Dennoch sollten Sie Ihren eigenen Aufwand für die unternehmensinterne Projektkoordination kalkulieren – und je nach Projektumfang einen Mitarbeiter als zentrale Ansprechperson für die Softwareeinführung und als Schnittstelle zu Ihrem Dienstleister einplanen.
Zu guter Letzt sollten Sie in Ihrem Budget auch einen Posten für Schulungen vorsehen. Durch die Qualifizierung Ihrer Mitarbeiter erhöhen Sie die Akzeptanz für die neue Software und stellen sicher, dass Ihre Mitarbeiter die neuen Möglichkeiten auch effizient nutzen. Die externen Kosten für Schulungen können Sie – falls sinnvoll – dadurch minimieren, dass Sie einen zentralen internen Ansprechpartner als sogenannten Key-User ausbilden lassen. Er übernimmt dann die weitere interne Qualifizierung Ihrer Benutzer.
Typische Aufgabenstellungen
Welchen Aufwand und welche Kosten bringt die Einführung einer neuen Anwendung mit sich? Drei Beispiele bieten Ihnen eine grobe Orientierung. Eine genaue Kostenschätzung für Ihre Anforderungen erstellt Ihnen gerne Ihr Softwarepartner vor Ort.