Rozwiązania SAP w pełni wspierają potrzeby organizacji w zakresie:

wykrywania defraudacji i nadużyć procesów audytu wewnętrznego i zewnętrznego narzędzi do ekstraktacji i archiwizacji danych (DART - Data Retention Tool) przejrzystości wymaganej przez nową Bazylejską Umowę Kapitałową.

Duże organizacje wykorzystują technikę IT w księgowości i finansach od ponad 20 lat. Dziś warto ponownie przemyśleć jej rolę w związku z nowymi wymaganiami rynku w zakresie transparentności i wiarygodności raportowanych danych.

Duże organizacje wykorzystują technikę IT w księgowości i finansach od ponad 20 lat. Są one zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z podstawowymi założeniami rachunkowości i normami prawnymi, w oparciu o które sporządzają roczne sprawozdania finansowe. Raporty te weryfikują audytorzy, po czym są one udostępniane szerokiemu gronu zainteresowanych.

Każdy podmiot funkcjonujący na rynku pragnie przedstawić się w jak najkorzystniejszym świetle, co w znacznym stopniu może wynikać z przyjętej strategii polityki bilansowej. Polityka bilansowa to inaczej polityka prowadzenia rachunkowości, która wiąże się ściśle ze sposobem zarządzania organizacją.

Dziś warto ponownie przemyśleć rolę IT i polityki rachunkowości w związku z nowymi wymaganiami rynku w zakresie transparentności i wiarygodności raportowanych danych.

Finansowe skutki nadużyć

Rozmaite nadużycia związane z księgowością i finansami w organizacjach były obecne od zawsze. Dziś w samych Stanach Zjednoczonych ocenia się ich skutki finansowe na 6 proc. PKB, czyli 600 mld dolarów. Zawsze zdarzały się też poważne skandale, ale nowy jest fakt, że na początku tego wieku zaczęły one dotykać także największych graczy rynku, których reputacja powinna być poza wszelkimi podejrzeniami.

Jeden za raportów Unii Europejskiej szacował, że skala nadużyć księgowych między rokiem 2000-2001 mogła wzrosnąć nawet dwukrotnie. Z kolei firma KPMG obliczyła, że 61 proc. z tysiąca największych globalnych organizacji pada ofiarą przestępców w białych kołnierzykach, przy czym większość nadużyć to sprawka ich własnych pracowników.

Miejmy nadzieje, że największe afery księgowe - takie jak Enronu - już za nami. Nie zmienia to jednak faktu, że wiarygodność raportowanych danych, transparentność i precyzja księgowości nadal muszą widnieć na czele listy priorytetów każdego zarządu. Jest to niezbędne do tego, aby firmy były postrzegane jako wiarygodne przez ich klientów, partnerów i akcjonariuszy. Równie ważna jest ochrona przed stratami wynikającymi z nadużyć księgowych.

Etyka i odpowiedzialność

Dążenie do wiarygodnej księgowości i sprawozdawczości wynika z nadrzędnych zasad rachunkowości zapisanych ostatnio w odrębnych przepisach prawnych dla nadzoru korporacyjnego. Każdy podmiot gospodarczy musi świadomie kształtować swoje relacje z otoczeniem, zgodnie z zasadami etyki i odpowiedzialności społecznej. Dla organizacji uczestniczących w rynku kapitałowym, ale także spoza tego rynku, praktycznym tego wynikiem musi być szczególna staranność w zakresie księgowości i raportowania.

Warto zdać sobie też sprawę, że wiarygodna księgowość to dla spółek giełdowych dopiero początek drogi do uzyskania na rynku kapitałowym wizerunku organizacji transparentnej. Praktyka pokazuje, że nawet rzetelnie prezentowane dane finansowe często nie dają inwestorom pełnego obrazu kondycji spółek, czego wynikiem są często krańcowo różniące się od siebie ich wyceny. Na wiarygodność nakłada się jeszcze bowiem polityka prezentacji sprawozdań finansowych, określana często fryzowaniem bilansu. Wiarygodne raportowanie to jednak minimum, od którego trzeba zacząć.

W ostatnich latach niewątpliwie zwiększa się presja i wymagania wobec organizacji gospodarczych w zakresie raportowania. Giełda i rynek kapitałowy stały się bardzo istotnym i wrażliwym elementem systemów gospodarczych. Wiarygodności i przejrzystości domagają się nie tylko inwestorzy, ale także instytucje nadzorujące i rządy. - Efektywność światowych rynków kapitałowych zależy od zaufania do ich uczestników, a zaufanie jest wynikiem dostępności pełnej, wiarygodnej informacji - mówi Wick Simmons, CEO amerykańskiego rynku NASDAQ.

Dziś inwestorzy są gotowi zapłacić o 15-20 proc. więcej za udziały/akcje spółek, które wiedzą, w jaki sposób przedstawiać przejrzyste sprawozdania finansowe. Prezentują one przecież sytuację majątkową i finansową przedsiębiorstwa, w tym w syntetyczny sposób pokazują efekty wysiłków zarządu w zakresie optymalnego wykorzystania zasobów firmy.

Decyzje podejmowane przez uczestników rynku kapitałowego wymagają oceny zdolności organizacji do generowania środków pieniężnych i ich ekwiwalentów oraz rozkładu tego procesu w czasie. Ocena ta będzie tym trafniejsza, im dostaną pełniejszy obraz sytuacji finansowej firmy i im wnikliwszy będzie wgląd w dynamikę tego obrazu. Wszystkie części składowe sprawozdań finansowych są wzajemnie ze sobą powiązane, gdyż odzwierciedlają różne aspekty tych samych transakcji lub innych zdarzeń. Każde sprawozdanie dostarcza różnorodnych informacji, a ta różnorodność zapewnia bogactwo wiedzy o podmiocie. Różne grupy odbiorców raportu potrzebują różnych zakresów informacji, ale ich jakość, postać, zakres i sposób wyrażenia w pieniądzu nie jest obojętny i nie może być zupełnie swobodnie ustalany przez autorów.

Sarbanes-Oxley Act

Sprawozdania finansowe pełnią funkcję atestacyjną, wynikającą z istoty systemu informacyjno-ewidencyjnego rachunkowości, polegającą na rejestrowaniu i przedstawianiu informacji ekonomicznych przez zarząd organizacji jej właścicielom. Obraz ten musi być "wierny i rzetelny".

Znakiem rosnących wymagań wobec sprawozdawczości spółek giełdowych jest wprowadzony w USA słynny Sarbanes-Oxley Act. Był on reakcją na nadużycia księgowe największych amerykańskich firm. Nowe przepisy zakładają m.in. konieczność zadeklarowania przez prezesa i dyrektora finansowego, że zapoznali się z raportami i osobistego poświadczenia przez nich wiarygodności prezentowanych danych. Dodatkowo w przypadku konieczności korekty błędnego raportu zarząd musi zwrócić wszelkie nagrody z zysku i zyski z transakcji wynikających z opcji na akcje.

Zmienia się także tempo raportowania: ważne wydarzenia muszą być zgłaszane w ciągu kilku dni, raport roczny musi być gotowy w ciągu 60-75 dni (wcześniej 90), a raporty kwartalne w ciągu 35 (wcześniej 45). Podobne regulacje mające na celu zwiększenie wiarygodności i przejrzystości rynku kapitałowego powstają także w innych krajach.

Nowe uregulowanie nadzoru korporacyjnego, mówiąc ogólnie, dotyczy zarówno podmiotów działających w ramach organizacji, jak i poza nią, wskazuje także na aspekty techniczne oraz etyczne. W efekcie zmiany te wpływają nie tylko na funkcje organizacji związane z rachunkowością i sprawozdawczością biznesową, lecz także na operacje biznesowe w ogóle.

Larry Carter, prezes CISCO uważa, że "Nie chodzi już teraz o to, że duże organizacje wygrywają z mniejszymi, ale o to, że szybsze organizacje wygrywają z tymi, które działają opieszale".

Wiarygodność i terminowość publikowanych danych finansowych są dziś bardzo istotnymi jakościowymi wymogami sprawozdań finansowych. Stopień ich spełnienia często decyduje o pozycji przedsiębiorstwa na rynku kapitałowym, stanowiąc podstawy jego tzw. standingu. Jakość i terminowość danych decydują więc o konkurencyjności, wiarygodności i sile ekonomicznej organizacji na rynku. Zależy od nich także stopień zaufania kontrahentów do solidności partnera.

Rola systemów IT

Jaką rolę w wiarygodnej księgowości może odegrać IT? Technologia nie zmieni oczywiście ludzkich zachowań i ci, którzy chcą popełnić nadużycia, nadal będą próbować to robić. Współczesne systemy wprowadzają jednak dodatkowe poziomy kontroli i mają wbudowane zabezpieczenia, które pomagają wykryć nadużycia lub pomyłki.

Podstawowym założeniem nowoczesnych systemów finansowo-księgowych jest zorientowanie na dokument. To podejście nieco przypomina klasyczne użycie w księgowości dokumentów papierowych, ale z zastosowaniem nowoczesnych metod przetwarzania danych. W takim rozwiązaniu każda transakcja jest przeprowadzana w oparciu o elektroniczny dokument. Nie może być on usunięty z systemu, a każda jego modyfikacja pozostawia ślad. W procesie audytu można prześledzić, kto i kiedy nanosił zmiany w dokumencie, kto i kiedy wprowadzał zmiany w kartotekach kontrahentów, materiałów itp., kto i kiedy wykonywał jakiekolwiek operacje w systemie. Takie rozwiązanie stwarza dobre zabezpieczenie przed nadużyciami i błędami.

W ramach rozwiązań ERP dostępne są dodatkowe mechanizmy kontroli. Każde księgowanie może być na przykład sprawdzane i - jeśli przekracza pewną kwotę - oznaczane. Przez cały czas można monitorować finanse oraz inne kluczowe wskaźniki efektywności. W przypadku osiągnięcia krytycznej wartości progowej, możliwe jest przeprowadzenie rozwinięcia hierarchii aż do węzła będącego przyczyną powstałej sytuacji.

Rozwiązania finansowe SAP

Rozwiązania SAP zapewniają zautomatyzowane sterowanie i udostępnianie kluczowych informacji dzięki zastosowaniu funkcji związanych z alarmami. W efekcie odpowiednie dane oraz dokumenty są przesyłane na czas i w ustalonej kolejności do właściwych osób. Workflow (elektroniczny obieg dokumentów) umożliwia także osobom sterującym procesami oraz przeprowadzającym kontrole monitorowanie terminów i udostępnia im statystyki czasu realizacji poszczególnych prac. Dzięki temu można określić obciążenie pracą poszczególnych pracowników.

Rozwiązania SAP oferują także narzędzia umożliwiające szybkie zamykanie okresów i dzięki temu zapewniają udostępnienie na czas raportów finansowych. Na przykład narzędzia do konsolidacji oferują funkcje monitorowania, ułatwiające realizację wszystkich etapów - począwszy od odczytu danych po eliminację obrotów wewnętrznych - oraz alarmowania osób odpowiedzialnych o problemach powstałych w procesie konsolidacji.

Kolejne rozwiązanie - SAP Reverse Business Engineering - umożliwia porównanie procesu biznesowego w formie, w jakiej został wdrożony, z procesem biznesowym, który jest aktualnie realizowany.

Dzięki monitorowaniu przeprowadzanych zmian, nieautoryzowanych transakcji czy kombinacji potencjalnie niekompatybilnych transakcji, kadra wyższego szczebla może określać miejsca pojawiania się problemów. Dzięki porównaniu z procesami referencyjnymi można określić luki w przepływie procesów biznesowych. Możliwa jest także identyfikacja niewykorzystywanej funkcjonalności, która umożliwi zwiększenie efektywności kontroli lub procesów. Takie rozwiązania dają dobre zabezpieczenie przed nadużyciami i błędami.

Cechą nowoczesnych systemów są rozbudowane możliwości analityczne. Księgowość i analiza finansowa mogą się stać nie tylko elementem administracyjnym, ale także narzędziem zarządczym pozwalającym na maksymalizację zysków.

System informatyczny może stanowić solidną podstawę dla wiarygodnej księgowości i sprawozdawczości, a wymagania w tym zakresie będą zapewne wciąż rosnąć. Presja inwestorów, regulatorów i władz na przedstawianie szybkiej i dokładnej informacji sprawia, że spółki, które nie chcą stracić swojej wiarygodności, muszą krytycznie i rzetelnie ocenić swoje systemy i procedury związane z księgowością i finansami.

Zasada "true and fair view" nabiera coraz większego znaczenia i staje się nadrzędną zasadą rachunkowości. Jej przestrzeganie w ogromnym stopniu mogą wspierać najnowsze rozwiązania informatyczne. Dzięki nim organizacje mają pewność, że wszystkie istotne procesy są odpowiednio weryfikowane, a dostarczane informacje finansowe rzetelne i aktualne.

Niedawne badania firmy McKinsey wykazały, że przedsiębiorstwa prawidłowo przeprowadzające nadzór korporacyjnych mają o 20 proc. wyższą wartość rynkową. Warto więc korzystać z najnowszych rozwiązań informatycznych.

Więcej informacji o rozwiązaniach SAP: www.sap.pl