Adresaci SAP Learning Solution

Uczący się - odbiorca szkoleń Administrator szkoleń Autor treści szkoleniowej Przełożony.

E-learning to redukcja kosztów szkoleń poprzez wyeliminowanie delegacji, wynajmu pomieszczeń i trenerów. Równie znaczące oszczędności przynosi standaryzacja działań procesu szkoleniowego, łatwiejsze i szybsze raportowanie, eliminacja papierowej dokumentacji, automatyzacja rozliczeń kosztów.

Od kilku lat w powszechnym użyciu są hasła typu:

• "E-learning znacznie przyśpiesza proces przekazywania wiedzy".
• "E-learning to narzędzie budowania przewagi konkurencyjnej".
• "Dzięki e-learningowi unikniesz wy-sokich kosztów organizacji tradycyjnych szkoleń."

W zasadzie każdy się z nimi zgadza, jednak przełożenie tych ogólnych stwierdzeń w definicję wskaźników efektywności oraz sposobu ich osiągnięcia powoduje trudności.

Rozwiązania e-learningowe kojarzą się często z technologią i obszarem IT. W rozmowach i rozważaniach informatyków przewijają się takie pojęcia, jak: infrastruktura sieciowa, http:/https:, serwer bazy danych, serwery contentu. Są to określenia, które dla ludzi biznesu - dyrektorów kadr, dyrektorów szkoleń - są zwykle niezrozumiałe i na tyle obce, że budują dystans do samej idei wprowadzania szkoleń elektronicznych. Dystans ten zwiększa się dodatkowo przez fakt, że system e-learningowy bywa często zupełnie oddzielony od istniejącego w firmie rozwiązania do zarządzania kadrami czy systemu ERP.

Odpowiedzialność za strategię zarządzania zasobami ludzkimi, kształcenie oraz przekazywanie pracownikom wiedzy potrzebnej do realizacji celów organizacji leży zwykle w gestii dyrektora kadr lub dyrektora ds. szkoleń. Dlatego osoby te powinny być aktywnie włączone w proces wyboru metod i narzędzi pozwalających na optymalne kształtowanie polityki edukacyjnej. Tym bardziej, że e-learning to tylko dodatkowa forma nauki, stosowana obok dotychczasowych metod dostarczania wiedzy wykorzystywanych w procesie szkolenia i rozwoju pracowników, nie należy jej więc oddzielać od całości strategii oraz procesów zarządzania personelem.

Czemu to służy

Aby usystematyzować cele, które powinny być osiągnięte w wyniku wdrożenia e-learningu, podzielmy zakres działania potencjalnej organizacji na dwa obszary: działalność strategiczną - podstawową, pozwalającą jej istnieć i odnosić sukcesy działalność dodatkową - operacyjną, niezbędną do prawidłowego funkcjonowania wszelkich procesów, ale jednak drugorzędną, podporządkowaną działalności strategicznej.

Obrazuje to schemat 1.

Aby wdrożenie e-learningu mogło efektywnie wspomóc realizację strategicznej działalności organizacji, powinno być integralnym elementem polityki personalnej. Z niej bezpośrednio wynikają działania, które umożliwiają przełożenie celów i strategii firmy na indywidualne cele poszczególnych osób oraz ich efektywną realizację.

W schemacie 2 przedstawiona jest propozycja działań z zakresu zarządzania kadrami, wspierających optymalizację procesów zarówno w obszarze działalności strategicznej, jak i operacyjnej organizacji.

Działania dotyczące zarządzania szkoleniami występują w obydwu obszarach.

Cele strategiczne (core)

Rozwój pożądanych kompetencji u właściwych osób to podstawowe założenie polityki szkoleniowej. Oznacza to m.in. dbałość o wystarczająco wysoki poziom innowacyjności i kreatywności pracowników bezpośrednio odpowiedzialnych za budowanie strategii organizacji oraz zapewnienie odpowiedniej wiedzy specjalistycznej i sprawności u osób realizujących operacyjną działalność firmy.

Jeśli na poziomie stanowiska lub grupy stanowisk pracy określone zostaną konkretne cele do realizacji lub wymagane poziomy kompetencji, a w kartotekach istnieją zapisy o aktualnych kwalifikacjach pracowników, to po ich porównaniu otrzymamy informację o potrzebach edukacyjnych tych osób.

Oczywiście, nie wszystkie kompetencje można nabyć w wyniku korzystania ze szkoleń e-learningowych. Dlatego docelowe rozwiązanie informatyczne powinno, obok szkoleń elektronicznych, obsługiwać także tradycyjne formy przekazywania wiedzy - szkolenia stacjonarne ze wszystkimi ich atrybutami.

Cele operacyjne (context)

Często to właśnie redukcja kosztów szkoleń poprzez wyeliminowanie delegacji, kosztów wynajmu pomieszczeń i trenerów stawiana jest na pierwszym miejscu jako główny powód uzasadniający wdrożenie e-learningu. Tymczasem dodatkowe, ważne aspekty umożliwiające uzyskanie oszczędności to standaryzacja działań w ramach obsługi procesu szkoleniowego, łatwiejsze i szybsze raportowanie, eliminacja papierowej dokumentacji, automatyzacja rozliczeń kosztów.

Kiedy wdrażać

Platforma z przypadkową zawartością udostępniona pracownikom na jakiś czas, "na próbę", aby sprawdzić jak się przyjmie nowatorska metoda kształcenia, okazuje się zwykle przedsięwzięciem nieudanym. Tylko niektórzy pracownicy skorzystają z tej możliwości, a jeszcze mniej osób ukończy wybrane szkolenie. Bezpośrednim powodem takiej sytuacji będzie brak jednoznacznej i silnej motywacji do korzystania ze szkoleń elektronicznych, bo przecież, jeśli pracownik kierowany tylko ciekawością i zachętą innych nie skorzysta z oferty, nic się nie stanie.

E-learning będzie z pewnością intensywnie wykorzystywany przez adresatów, jeżeli szkolenia udostępnione w tej postaci okażą się dla nich niezbędne do nabycia wiedzy o krytycznym znaczeniu w danym momencie pracy, np. podczas wprowadzania nowego produktu na rynek lub wdrożenia/upgrade'u nowego systemu informatycznego.

Jak zbudować motywację

Potrzebne są działania taktyczne, które przekładają cele wdrożenia e-learningu na konkretne działania. Pomocne w ich zdefiniowaniu może okazać się przygotowanie odpowiedzi na następujące pytania:

• w jaki sposób będą definiowane potrzeby szkoleniowe?
• jakie szkolenia powinny mieć docelowo formę e-learningową, a które w dalszym ciągu pozostaną "tradycyjnymi"?
• jakie grupy pracowników należy objąć tą formą edukacji?
• które ze szkoleń będzie pierwszym udostępnionym pracownikom w formie elektronicznej?
• co będzie elementem motywującym pracowników do skorzystania z niego?
• w jaki sposób będzie tworzony content szkoleniowy - we własnym zakresie czy też będzie kupowany od zewnętrznych dostawców?
• w jaki sposób będą mierzone wyniki szkoleń e-learningowych?

Konkretne działania wynikające z odpowiedzi na powyższe pytania będą możliwe dzięki zastosowaniu funkcji profesjonalnego rozwiązania informatycznego.

SAP Learning Solution umożliwia kompleksowe zarządzanie procesem dostarczania wiedzy typu "blended learning" - uwzględniającego wszelkie formy szkoleniowe: szkolenia tradycyjne, szkolenia e-learningowe i testy online oraz funkcjonalność czatu i współdzielenia aplikacji.

Unikać typowych błędów

Historia technologii e-learningu oraz praktyki ich wdrożeń jest stosunkowo krótka. Obserwacja dotychczasowych doświadczeń na rynku pozwala wysnuć wniosek, że dość często podczas procesu wyboru i implementacji rozwiązań popełniane są podobne błędy. Poniżej wymieniono pięć zagadnień będących zazwyczaj powodami nieudanego wdrożenia narzędzi informatycznych wspomagających naukę:

• brak zainteresowania zarządu organizacji procesem wdrożenia e-learningu
• nudna, źle przygotowana zawartość szkoleń e-learningowych za skomplikowane dla uczących się narzędzia i procedury
• brak wewnętrznego marketingu po-przedzającego wprowadzenie e-learningu
• brak możliwości mierzenia wyników szkoleń elearningowych.

Dlaczego rozwiązania SAP

Produkt od zaufanego dostawcy - SAP jest wiodącym w świecie dostawcą rozwiązań biznesowych. Rozwiązania SAP są zaprojektowane w taki sposób, by spełniały wymagania organizacji każdej wielkości - od małych i średnich firm, po organizacje działające na skalę globalną. Rozwiązania te są oparte na SAP NetWeaver - otwartej platformie integracyjnej i aplikacyjnej, która gwarantuje redukcję złożoności operacji oraz zmniejszenie całkowitego kosztu eksploatacji (TCO), a także wsparcie zmian i innowacji biznesowych. Obecnie już ponad 28 200 firm z ponad 120 krajów wykorzystuje około 96 400 instalacji oprogramowania SAP. Firma SAP ma filie w przeszło 50 krajach i jest notowana pod symbolem SAP na kilku giełdach, w tym na frankfurckiej oraz nowojorskiej. W Polsce z rozwiązań SAP korzysta przeszło 750 firm.

Naturalna integracja z systemem zarządzania kadrami: SAP jest jedynym w Polsce dostawcą rozwiązania dla e-learningu, które stanowi rozszerzenie funkcjonalne systemu zarządzania kadrami stosowanego w wiodących organizacjach w Polsce. SAP Learning Solution to część rozwiązania mySAP HR, obecnego w Polsce od 6 lat. W czerwcu 2005 korzystało z niego 150 organizacji, w których w sumie nalicza się co miesiąc wynagrodzenia dla 300 tysięcy pracowników.

Teresa Olszewska
Autorka jest HR Produkt Managerem w SAP Polska

Więcej informacji znajduje się na stronach: www.sap.pl/e-learning, www.sap.pl, www.sap.com.