Analizy i doświadczenia

Otto Zieglmeier, jest asesorem nagrody od początku jej przyznawania, czyli od roku 1997. W 2001 r. został dyrektorem IPMA. Jest pierwszym szkoleniowcem międzynarodowych asesorów nagrody (First International Award Assessor Lead Trainer). W 2002 Otto Zieglmeier został wiceprezesem ds. nagród IPMA, a w roku 2005 prezesem zarządu ds. zarządzania nagrodami IPMA. Od 2002 roku kieruje dorocznym programem nagród i jest członkiem zarządu niemieckiego stowarzyszenia ds. zarządzania projektem.

Od wielu lat organizacje poszukują doskonałej metody zarządzania przedsięwzięciami. Od 10 lat kierownicy projektu mogą korzystać z koncepcji Modelu "Excellence Project", w skrócie zwanego PEM.

Jego elementy oparto na koncepcjach i doświadczeniach Kompleksowego Zarządzania Jakością (Total Quality Management, TQM). W ramach modelu opracowano dziewięć kryteriów, które umożliwiają ocenę postępów w realizacji projektu. Kryteria te podzielono na dwie części: zarządzanie projektem oraz wyniki projektu. PEM jest stale rozwijany na podstawie doświadczeń wybitnych organizacji i zespołów wdrożeniowych. Celem jest zapewnienie dostępności modelu, który posłuży jako standardowy i będzie zawierać wskazówki dotyczące optymalnego zarządzania projektem.

International Project Managment Association każdego roku nagradza projekt najbardziej bliski ideału.

Pan Otto Zieglmeier, Prezes Zarządutej organizacji ds. zarządzania nagrodami IPMA, w rozmowie ze "Strategiami Biznesu" przybliża filozofię Modelu Excellence Project oraz ideę nagradzania w dziedzinie zarządzania projektami.

- Jaka idea przyświecała ustanowieniu nagrody International Project Management Award?
- Chodziło nam o to, by różne organizacje mogły prowadzić analizy efektywności swoich zaawansowanych projektów i w sposób całkowicie dyskretny porównywać je z projektami innych organizacji. Ponadto chcieliśmy zaoferować zespołom wdrożeniowym dodatkową możliwość wykorzystywania pozytywnych wyników dla celów marketingowych zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie. IPMA jest drugą powszechnie uznawaną nagrodą w obszarze zarządzania projektem.

- W jaki sposób firmy mogą ubiegać się o nagrodę IPMA?
- Może się o nią starać każda organizacja projektowa realizująca projekty na wysokim poziomie zaawansowania. Konieczne jest przedłożenie odpowiedniego, nieprzekraczającego 35 stron wniosku, w którym projekt zostanie przedstawiony według struktury Modelu "Excellence Project". Harmonogram oraz szczegóły administracyjne można znaleźć na stronie internetowej www.ipma.ch, w części dotyczącej nagrody.

- Jak duże i złożone muszą być projekty zgłaszane do konkursu?
- Zasadniczo nie ma ograniczeń. Mieliśmy projekty o wartości poniżej 100 tys. euro, jak również o wartości kilku miliardów euro. Jeśli projekt spełnia nasze kryteria efektywności, to nie ma powodów, by nie składać wniosku. Oprócz modelu PEM brakuje innego narzędzia, które można by zastosować do oceny zarówno dużych i złożonych, jak i małych projektów.

- Zwycięzca tego konkursu uzyskuje satysfakcję i korzyści marketingowe. A pozostali?
- Na uczestnictwie zyskują wszyscy: finaliści, laureaci i oczywiście zdobywca nagrody. Projekty finalistów są przedstawiane w trakcie specjalnej wieczornej gali na Światowym Kongresie IPMA. Podobnie jak podczas ceremonii rozdania Oskarów, przedstawiane są wtedy filmy wideo o każdym z projektów oraz zgłaszającej je organizacji. Ponadto istotna dodatkowa korzyść dla stałych procesów optymalizacyjnych wynika z nakładu pracy, który trzeba włożyć w opracowania wniosku i przygotowanie się do wizyty zespołu weryfikacyjnego, a także ze stworzenia ostatecznego raportu zawierającego informacje zwrotne. Korzyści te skutkują lepszym wyborem odpowiednich projektów oraz ich pomyślną realizacją, z uwzględnieniem kryteriów sukcesu modelu PEM. To z kolei prowadzi do lepszych wyników w prowadzeniu projektów oraz lepszych wyników organizacji przeprowadzającej projekt. Ostatecznie wszystkie te czynniki wpływają na istotny sukces korporacji.

- Czy może Pan przybliżyć historię PEM?
- Model "Excellence Project" PEM wywodzi się z modelu EFQM. Został on ponownie opracowany w roku 1996 przez GPM German Association dla Zarządzania projektami w celu spełnienia specyficznych wymagań związanych z oceną efektywności projektów. Jest to doskonałe narzędzie konceptualne dla kierowników projektu, służące do organizacji projektu i umożliwiające ustalenie skonsolidowanego poziomu jakości zarządzania projektem oraz zapewnienie podstawy dla stałych procesów optymalizacyjnych projektu. Może być ono stosowane jako uzupełnienie podczas opracowywania i realizacji Strategicznej Karty Wyników oraz innych modeli zarządzania. Podobnie jak w przypadku modelu EFQM, również PEM został opracowany jako podstawa porównawczych analiz projektów o podobnym poziomie efektywności. Zarówno jego kryteria w zakresie zarządzania, takie jak cele projektu, przywództwo, zarządzanie ludźmi, zasobami i procesami, jak i zasada przyczyny i skutku stanowią niepodważalne kryteria sukcesu obecnych projektów.

- Jakie firmy mogą korzystać z takiego modelu?
- Warunkiem wstępnym dla pomyślnego wdrożenia modelu "Excellence Project" PEM w firmie jest znajomość modelu, doświadczenie i umiejętności w zarządzaniu projektem, a także doświadczenie i umiejętności w stosowaniu modelu w ramach formalnej oceny istniejących projektów, zarówno przez pojedyncze osoby, jak i w ramach prac zespołowych. Podobnie jak w przypadku innych umiejętności, nawet najlepsze narzędzie nie spełnia swoichfunkcji, jeśli osoba je stosująca nie jest odpowiednio przeszkolona i nie ćwiczy intensywnie.

- Jaką radę dałby Pan kierownikowi projektu, który rozpoczyna projekt i chciałby przedstawić w przyszłości go do nagrody?
- Zaleciłbym uwzględnienie wszystkiego, o czym rozmawialiśmy wcześniej, a ponadto korzystanie ze wsparcia podczas przygotowywania pierwszego czy drugiego wniosku. To naprawdę się opłaca. Nie należy przejmować się drobiazgowym podejściem do tego modelu, bo wynika ono z jego zaawansowania. Zaleciłbym również posiadanie odpowiedniej liczby członków zespołu wdrożeniowego, którzy są dobrze zaznajomieni z modelem PEM. Osiągnięcie poziomu doskonałości oznacza konieczność dużego zaangażowania, poświęcenia czasu i zasobów. Nie jest możliwe kupienie go "prosto z półki". Jest to długi i ciężki proces, ale warty przeprowadzenia, co potwierdzą osoby, które go zrealizowały. Większość wnioskodawców oceniała relację korzyści do kosztów jako bardzo opłacalną. Czytelnicy "Strategii Biznesu" mogą to sami sprawdzić, bo w Polsce jest już dwóch laureatów nagrody "Excellence Project" IPMA: firma Transsystem oraz polska branża wydobywcza. Oczywiście, duże korzyści przynosi udział w międzynarodowym szkoleniu asesorów nagrody. Jestem pewny, że Pani Ewa Drozd z firmy SAP Polska, która wzięła udział w takim szkoleniu asesorów, jak również była aktywnym asesorem podczas przyznawania nagród za rok 2005, w pełni zgodzi się z tą rekomendacją.

- Dziękujemy za rozmowę.