- Każda firma powinna się skupić na tym, co robi najlepiej - przekonuje Ewa Bachnowicz z Deloitte

Sieć Deloitte może pochwalić się pasjonującą, ponad wiekową historią. Długą tradycję firma łączy dziś z otwarciem na nowe technologie i nowoczesne rozwiązania. W Polsce od dwóch lat proponuje usługi w modelu outsourcingu, oparte na produktach SAP.

Początek tej historii ma miejsce w roku 1845. Wtedy to William Welch Deloitte otworzył w Londynie przy ulicy Basinghall Street biuro księgowe. Jednak nie ten fakt sprawił, że jego osoba przeszła do historii. Cztery lata później Deloitte zaczyna bowiem pracować dla Great Western Railway i staje się prawdopodobnie pierwszym niezależnym audytorem. William Welch Deloitte zbudował swoją reputację pracując dla kolei, która była wówczas jedną z najważniejszych i najbardziej prestiżowych branż. Stosował praktyki, które zostały później uznane za powszechny standard. Jako niezależny audytor zyskał uznanie inwestorów, dla których stał się gwarantem kontroli nad tym, co dzieje się z ich funduszami.

Na tym nie kończą się innowacje Williama Deloitte. Był on m.in. współtwórcą pierwszego w historii branżowego stowarzyszenia księgowych i przyczynił się także do powstania pierwszych ma świecie prawnych regulacji dotyczących księgowości.

Już pierwsze lata działania Deloitte pokazały, że w tym biznesie liczy się nie tylko jakość usług, wiedza i rzetelność, ale równie ważna jest nieskazitelna reputacja. Skutkuje ona zaufaniem klientów i innych uczestników rynku.

Pojawienie się Deloitte w Europie Centralnej zbiegło się w czasie z wielkimi reformami krajów tego regionu. Biuro w Polsce, Czechach, na Węgrzech i w ówczesnej Wspólnocie Niepodległych Państw zaczyna działalność w 1990 r. Deloitte jest w kolejnych latach m.in. doradcą rządów.

Firma za swoją misję uważa nie tylko rzetelne służenie swoim klientom, ale także promowanie najlepszych praktyk biznesowych. To m.in. dlatego powstała fundacja im. Lesława A. Pagi, zmarłego prezesa Deloitte & Touche Polska i jednocześnie w latach 1999-2002 prezesa zarządu Deloitte & Touche Central Europe.

Dlaczego outsourcing

Menedżerowie w Polsce nadal ostrożnie podchodzą do rozwiązań outsourcingowych, ale Deloitte przekonuje, że ten model ma wiele zalet. - Firma po zdefiniowaniuswojej strategii powinna skupić się na tym, co robi najlepiej - przypomina Ewa Banachowicz, menedżer w dziale doradztwa gospodarczego Deloitte. A przecież wiele przedsiębiorstw boryka się z problemem samodzielnego wdrażania skomplikowanych systemów informatycznych. Nawet duże i poważne organizacje tracą wiele miesięcy na wdrożenia, a i tak nie są zadowolone z rezultatów. - Dzieje się tak, bo wiele firm nie ma doświadczenia w zarządzaniu tego rodzaju projektami. By przeprowadzić udane wdrożenie, potrzebna jest także wizja całości, której kadrze zarządzającej często brakuje. Nawet jeżeli przedsiębiorstwo zatrudni do wdrożenia zewnętrznego partnera, to często wykonuje on tylko polecenia klienta, a przy braku wizji z jego strony ten układ także prowadzi do nikąd - uważa Ewa Banachowicz. Wdrożenia są często poprawiane przez kolejne lata.

Menedżerowie zdają sobie sprawę z tego, że zasoby ludzkie to bardzo ważny czynnik w całościowej polityce przedsiębiorstwa, ale to nie oznacza, że kwestie związane z bieżącym zarządzaniem HR muszą ich niepotrzebnie obciążać. W dużych firmach, działających z wielu lokalizacji i mających nieraz bardzo wielu pracowników, już samo zebranie i przetworzenie danych (np. związanych z płacami) jest sprawą skomplikowaną. Do dziś zresztą nawet w dużych firmach te okresowe procesy nie zostały zoptymalizowane, a część z nich realizuje się nadal ręcznie.

Koszty pod kontrolą

Kolejnym poważnym argumentem przemawiającym za outsourcingiem jest obniżka kosztów. - Proponując rozwiązanie outsourcingowe zawsze robię wstępną analizę kosztową i prawie zawsze outosourcing się opłaca - mówi Ewa Banachowicz. Dodaje jednak, że wielu klientów w pierwszej chwili nie widzi korzyści finansowych z outsourcingu, bo w swoich kalkulacjach nie uwzględnia wszystkich faktycznie ponoszonych kosztów. - Jeżeli ktoś pod pojęciem kosztów rozumie np. Tylko wynagrodzenia osób w dziale płac, to outsourcing może wydawać się drogi. Ale rzeczywiste koszty to także wsparcie informatyczne dla procesu, koszty zbierania danych, obsługi administracyjnej itp. - zauważa Ewa Banachowicz.

Często okazuje się, że te dodatkowe pozycje kosztowe są niemal równe kosztowi wynagrodzeń personelu zajmującego się obsługą płac. W niektórych przypadkach outsourcing może dać nawet 60-proc. obniżkę kosztów, a 20 proc. to zwykle minimum, jakie można osiągnąć. - Rozmowa z klientem o kosztach jest dla nas szczególnie ważna. Wdrożenie naszego systemu nie jest tanie i dlatego wielu menedżerów po usłyszeniu ceny może uznać je za nieefektywne. Jeśli jednak pojawia się możliwość spokojnego przeanalizowania wszystkich kosztów wspólnie z klientem, to okazuje się, że outsourcing się opłaca - argumentuje. Dodatkową korzyścią z rozwiązania outsourcingowego jest zmiana przebiegu procesów, np. zarządzania zasobami ludzkimi, oznaczająca często zwiększenie efektywności pracy całego zespołu HR. Informacja w dobrze zoptymalizowanym systemie jest gromadzona w jednym miejscu, a dane można kompilować w dowolny żądany sposób, co przyspiesza i ułatwia wszelkie analizy.

Zawsze na miarę

Przed wdrożeniem rozwiązania outsourcingowego trzeba dobrze poznać potrzeby klienta. Konieczne jest przyjrzenie się biznesowi firmy, przeanalizowanie przepływu danych, rozpoznanie lokalizacji, w których firma działa. Charakter wprowadzanego ostatecznie rozwiązania zależy także od stopnia wykorzystania technik informatycznych. Coraz więcej jest firm, gdzie na każdym stanowisku pracy są komputery, istnieją portale korporacyjne, ale są także podmioty, w których wielu pracowników działa w rozproszeniu, poza biurem, a informacje np. o sprzedaży trzeba jakoś zebrać. Wdrażany system jest więc za każdym razem dostosowywany do potrzeb klienta.

W przypadku klientów, których główną działalnością jest produkcja, największym wyzwaniem jest ewidencja czasu pracy, śledzenie kosztów generowanych przez pracownika. Inną specyfikę mają np. firmy finansowe, pracujące z setkami działających w terenie przedstawicieli, których wynagrodzenie zależy od wyników sprzedaży. Oczywiście, metody efektywnego gromadzenia informacji w systemie muszą w tych dwóch przypadkach być różne.

Zdaniem Ewy Banachowicz wielu menedżerów może nie zdawać sobie sprawy z komplikacji procesów związanych z płacami. Tymczasem od sprawności ich realizacji zależy bardzo wiele. - Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że płace to prosta automatyczna czynność, której nie warto oddawać w outsourcing. Wystarczy jednak spojrzeć na przykład naszego klienta, Provident Polska, żeby się przekonać, że tak nie jest. Firma ma kilkanaście tysięcy przedstawicieli wynagradzanych za efekty, a płaca każdego z nich musi być rozliczona prawidłowo i w terminie - mówi specjalistka z Deloitte.

Usługa Deloitte nie jest tylko prostym oddaniem na zewnątrz czynności związanych z płacami, ale także szansą dla klienta na alternatywne spojrzenie na ten obszar i optymalizację związanych z nim procesów. - Nasz system nie jest "maszyną do liczenia", którą włączamy dla klienta - podkreśla Ewa Banachowicz. - Jeśli tylko klient na to nam pozwoli, potrafimy także doradzić bardziej korzystne rozwiązania w sferze płac i zasobów ludzkich. Pewną barierą dla wprowadzania rozwiązań outsourcingowych w dziedzinie HR jest fakt, że dyrektorzy ds. HR nie są najczęściej obeznani z technologiami informatycznymi i nie wierzą, że dzięki odpowiednim systemom IT można efektywniej zarządzać tym obszarem. Działy HR twierdzą często, że rozwiązania IT nie należą do ich kompetencji, ale do działu informatycznego i dlatego boją się proponować jakiekolwiek zmiany w systemach firmy. Deloitte postrzega jednak tę sytuację jako szansę na sprzedaż swoich usług. Zaproponowanie zoptymalizowanych rozwiązań i doradztwo to prawdziwa wartość, jaką outsourcing może wnieść do działów HR polskich firm.

Element strategii

Według Ewy Banachowicz decyzję o rozwiązaniach outsourcingowych powinien podejmować zarząd, bo to jest decyzja strategiczna. Jednoznaczna strategia mówiąca, że firma koncentruje się na działalności kluczowej, a inne obszary mogą korzystać z rozwiązań outsourcingowych, daje dobrą podstawę współpracy między dostawcą usługi a klientem. - U nas jednak często pokutuje pogląd, że firma jest tym silniejsza, im więcej ma pracowników. Przy takim podejściu trudno mówić o outsourcingu - zauważa Ewa Banachowicz. Tymczasem de facto firma korzystająca z takiej usługi wcale nie traci władzy czy kontroli nad powierzoną na zewnątrz funkcją; zmienia się tylko sposób zarządzania nią. Klient ma też większy komfort, bo od dostawcy można wymagać odpowiedniego poziomu usług i wsparcia konsultingowego, co oczywiście nie oznacza, że od chwili zlecenia usługi firmie outsourcingowej można o powierzonym procesie zapomnieć.

- Aby wprowadzić dobre rozwiązanie outsourcingowe, dostawca wraz z klientem muszą się solidnie napracować. Współpraca potrzebna jest nie tylko przy wdrożeniu, ale i późnej, na przykład przy wprowadzaniu zmian w procesach - akcentuje Ewa Banachowicz.

Wdrożenie rozwiązania outsourcingowego w dziedzinie płac może trwać od 2 do 4 miesięcy, w zależności do tego, jak duża jest firma i jak skomplikowany jest jej system płac. Samo uruchomienie systemu informatycznego nie zajmuje wiele czasu, ale usługodawca musi wdrożyć procesy, przetestować je. Czasem konieczne jest stworzenie dla klienta dodatkowych aplikacji dostosowanych do jego wymogów. Kolejne niezbędne zadanie to szkolenia ludzi. Deloitte widzi dobre perspektywy dla outsourcingu w Polsce i ma nadzieję, że polscy menedżerowie pójdą w tym zakresie śladem swoich zachodnioeuropejskich kolegów. Przyznaje jednocześnie, że rynek w Polsce został nieco zepsuty przez małe firmy świadczące usługi płacowe, które nie były w stanie zapewnić dużym klientom odpowiedniej jakości. Nie miały one odpowiedniego przygotowania technologicznego i organizacyjnego. Dlatego niektóre przedsiębiorstwa, które w przeszłości korzystały z outsourcingu, mogły się do niego zrazić.

Rozwiązanie oferowane w Polsce zyskało już uznanie w międzynarodowej sieci Deloitte. Firma świadczy usługi outsourcingowe w wielu krajach, w tym na tak zaawansowanych rynkach, jak np. Hiszpania, gdzie w dziale outsourcingu Deloitte pracuje kilkaset osób, a działalność ta daje kilkadziesiąt milionów dolarów przychodu rocznie.

Choć Polska jest młodym rynkiem w dziedzinie outsourcingu, to nie jest wykluczone, że sieć Deloitte wprowadzi także w innych krajach rozwiązanie wzorowane na polskim. Na naszym rynku firma szuka nowych klientów, a tym, którzy już z nią współpracują, chce oferować w przyszłości kolejne, uzupełniające usługi.

Tomasz Ostrowski

---

Deloitte jest jedną z wiodących firm świadczących usługi profesjonalne i doradcze. Zatrudnia 120 000 pracowników na całym świecie, w tym około 500 w Polsce. Firma świadczy usługi profesjonalne w czterech głównych obszarach: badania sprawozdań finansowych, doradztwa podatkowego, gospodarczego i finansowego. Oferuje także doradztwo w zakresie zarządzania ryzykiem, kompleksowe doradztwo personalne i prowadzi największą w naszym rejonie praktykę aktuarialną.

Klientami Deloitte są największe firmy działające w regionie Europy Środkowej, a także duże przedsiębiorstwa krajowe, instytucje sektora publicznego i szybko rozwijające się spółki.

Polska firma Deloitte jest członkiem Deloitte Central Europe, a ta z kolei częścią Deloitte Touche Tohmatsu, podmiotu prawa szwajcarskiego. Każda firma DTT jest oddzielnym i niezależnym podmiotem prawnym działającym pod nazwą "Deloitte", "Deloitte & Touche", "Deloitte Touche Tohmatsu" lub inną pochodną nazwą.

- Nie nastawiamy się na to, że będziemy obsługiwać wiele firm, ale naszym celem jest obsługa dużych przedsiębiorstw - mówi Ewa Banachowicz. Oferta Deloitte adresowana jest do firm zatrudniających ponad 800 osób. Umowy z klientami podpisywane są zwykle na 4 lata.