Rozwiązanie mySAP SRM usprawniło w Polkomtelu cały proces zaopatrzenia, zarówno z punktu widzenia zamawiającego, jak i dostawcy.

Dzięki filozofii innowacyjności Polkomtel osiąga większe zyski i działa efektywniej. Kiedy przeprowadzono w przedsiębiorstwie analizę procesów zakupowych, stwierdzono, że możliwa jest ich optymalizacja. Podjęta została wówczas decyzja o uruchomieniu nowoczesnego rozwiązania informatycznego wspierającego procesy zaopatrzeniowe. Po przeglądzie rynku wybrana została oferta firmy SAP AG - mySAP SRM (Supplier Relationship Management, czyli Zarządzanie Relacjami z Dostawcami).

Główne cele wdrożenia

Rozwiązanie mySAP SRM miało usprawnić cały proces zaopatrzenia zarówno z punktu widzenia zamawiającego, jak i dostawcy. Wśród szczegółowych celów były przyspieszenie wymiany informacji pomiędzy zamawiającymi i dostawcami, rezygnacja z dużej ilości dokumentów w formie papierowej, przesunięcie środka ciężkości czynności związanych z realizacją zakupów z Biura Administracyjnego na komórki bezpośrednio wykorzystujące kupowane materiały.

Chodziło także o efektywniejsze wykorzystanie zasobów ludzkich w Biurze Administracyjnym, zapewnienie zachowania kontroli realizacji zakupów w poszczególnych komórkach i MPK, a także ewidencję i kontrolę nad dokonywanymi zakupami. Założono, że rejestracja wielkości zakupów i ich wartości u poszczególnych dostawców pozwoli uzyskiwać atrakcyjne rabaty z uwagi na efekt skali.

Czas na realizację

Pierwszy etap wdrożenia mySAP SRM rozpoczęto pod koniec 2002 roku w wersji 2.0. Wyzwanie było tym większe, że Polkomtel został zakwalifikowany do grona wybranych firm, które jako pierwsze na świecie wdrażały to rozwiązanie w tej wersji (tzw. program Ramp Up). W tym etapie zoptymalizowane zostały zakupy materiałów biurowych, administracyjnych i eksploatacyjnych. We wszystkich lokalizacjach firmy Polkomtel w Polsce uprawnieni pracownicy uzyskali dostęp do systemu przez przeglądarkę internetową i zaczęli składać zapotrzebowania korzystając z multimedialnych elektronicznych katalogów oraz potwierdzać odbiór materiałów. Proces zatwierdzania został dostosowany do specyficznych wymogów Polkomtela. Dzięki temu każdy zakup podlegał kontroli właścicieli obiektów kosztowych oraz osób merytorycznie odpowiedzialnych za dany zakup.

Pierwszy etap wdrożenia zakończony został sukcesem; zrealizowano wszystkie zakładane cele projektu. Trudności związane ze statusem Rump Up produktu zostały przezwyciężone i nie wpłynęły na termin startu produktywnego.

Sukces pierwszej fazy wdrożenia pozwolił zaplanować kolejne etapy rozwoju aplikacji. Zakres wdrożenia rozszerzony został o zakupy i rezerwację gadżetów marketingowych, zakupy IT, zakup odzieży roboczej, leków i materiałów BHP. Optymalizowane były procesy zatwierdzania, informowania, raportowania (poprzez Hurtownię Danych). Rozwiązanie zostało udostępnione poprzez Portal (zunifikowany dostęp do systemów w Polkomtelu).

Polkomtel miał duży wpływ na dalszy rozwój SRM. Uwagi i propozycje zmian w funkcjonalności (development requests) zostały uwzględnione w kolejnych wersjach oprogramowania. Dzięki temu standardowe rozwiązanie lepiej odpowiada samemu Polkomtelowi i społeczności użytkowników SRM na świecie.

We wrześniu 2004 roku zrealizowany został upgrade aplikacji do SRM 3.0 (EBP 4.0). Pozwoliło to wykorzystać nowe funkcjonalności, jakie zawiera ta wersja (w tym wnioskowane przez Polkomtela). Podczas upgrade'u wykonana została migracja zmian standardu do rozszerzeń klienta, co sprawiło, że system jest łatwiejszy w administrowaniu i zmniejszone zostały tzw. całkowite koszty posiadania - TCO.

Optymalizacja kosztów

Rozwiązanie SRM w ramach pełnej funkcjonalności wspiera strategiczne zaopatrzenie (budowanie wizji i strategii zaopatrzenia oraz monitorowanie jej realizacji), pozwala na wyszukiwanie źródeł dostaw (odnajdywanie odpowiednich partnerów logistycznych spełniających wymogi firmy oraz negocjacja umów dotyczących zaopatrzenia, zarządzanie kontraktami i ocena efektywności dostawców).

Pracownicy firmy mogą nabywać materiały za pomocą internetowych koszyków zakupów, co zapewnia zachowanie zgodności z korporacyjną polityką zaopatrzenia (taka decentralizacja nabycia pozwala na obniżenie kosztów pośrednich, a specjalistom ds. zaopatrzenia umożliwia skupienie uwagi na zarządzaniu relacjami zamiast pojedynczymi, powtarzalnymi transakcjami).

Rozwiązanie jest w pełni dostosowane do potrzeb firmy poprzez konfigurowalne procesy zatwierdzeń, łatwy interfejs użytkownika, bardzo dużą elastyczność w konfiguracji i budowaniu rozszerzeń klienta.

Plany na przyszłość

Polkomtel jako lider w zakresie innowacyjności i nowoczesności wykorzystywanych rozwiązań planuje uruchomienie kolejnych procesów zakupowych poprzez rozwiązanie SRM. Nowe obszary to między innymi zakup usług (m. in. świadczonych przez konsultantów i pracowników kontraktowych); dodatkowo przewidziane jest wsparcie dla zarządzania niezbędnymi limitami i kategoriami kosztów związanych z ich nabywaniem oraz dla nowych procesów zakupowych w Pionie IT.

Ponadto planowane jest uruchomienie ściślejszej współpracy z wybranymi dostawcami i wymianę danych poprzez SAP Exchange Infrastructure. Z uwagi na dużą liczbę użytkowników korzystających z rozwiązania SRM oraz dynamicznego rozwoju organizacji (w tym struktury organizacyjnej) planowane jest także uruchomienie synchronizacji on-line struktury organizacyjnej z danymi kadrowo-płacowymi z systemu backend (mySAP Enterprise). Wreszcie rozważane jest uruchomienie dedykowanego Portalu Dostawcy oraz funkcji strategicznego zaopatrzenia i wyszukiwania źródeł dostaw (przetargi i aukcje elektroniczne).

Marek Tokarski (Polkomtel),
Grzegorz Mazur (Polkomtel),
Jarosław Karski (SAP Polska)