Polkomtel to jeden z największych klientów SAP w Polsce. I warto się tej firmie przyjrzeć bliżej, ponieważ w ostatnich latach w dziedzinie technologii IT wyróżnia się ona nie tylko w krajowej skali.

Nieco ponad trzy lata temu, w 2001 roku, Polkomtel postawił sobie ambitny cel: opracowanie docelowej mapy środowiska IT w firmie oraz jej realizacja w możliwie krótkim czasie. Krótkim, bo w telekomunikacji czas biegnie nieco szybciej niż w innych branżach, poprzeczka minimalnych wymagań ustawiona jest wyżej, konkurencja ostrzejsza i bardziej wymagająca, a zupełnie nowe wyzwania pojawiają się niemal codziennie. Dla realizacji celu stworzono plan operacyjny, który oparto m.in. na rozwiązaniach SAP. Po trzech latach intensywnej pracy osiągnięto imponujący efekt.

Ale najpierw było wiele pytań: jak podejść do opracowania strategii? Jakie przyjąć założenia? ile czasu trzeba, aby wcielić ją w życie? z kim i na jakich zasadach współpracować przy jej realizacji? jaki przyjąć harmonogram prac / projektów? jak zarządzać zmianami w organizacji? jak zdobyć zaufanie biznesu? jak zminimalizować ryzyko niepowodzeń? I wiele, wiele innych. Stoją one zresztą przed każdym, kto podejmuje się budowy i realizacji strategii IT w dużej firmie.

Potrzebny był kompetentny własny zespół, zaufani partnerzy wspierający implementacje, biznesowe podejście do realizowanych tematów (każdy był opracowywany jako business case i miał swoje klarowne uzasadnienie), kierunek wyznaczany przez strategię, no i szczypta odwagi niezbędna do podejmowania ryzyka. Ze strony Polkomtela kluczową rolę przy planowaniu, realizacji i nadzorze prac odegrał odpowiedzialny za systemy SAP departament IT pod kierownictwem Marka Tokarskiego. Jednym z istotnych elementów "metodyki" było postawienie na rzeczywiście partnerską współpracę z firmami doradczymi. Konsulting SAP miał i ma przyjemność być od dłuższego czasu jednym z takich partnerów i w naszym odczuciu ta współpraca przełamała wiele stereotypów, barier oraz ograniczeń, przynosząc w efekcie zaufanie i sukcesy obu stron.

Punktem wyjścia do całej serii działań i decyzji była w Polkomtelu analiza branżowej mapy rozwiązań. Mapy te przedstawiają poszczególne obszary funkcjonowania firmy telekomunikacyjnej i są podzielone według procesów biznesowych. Dostarcza ich zarówno SAP, jak i są one elementem metodyki analizy procesów w Grupie Vodafone (akcjonariusz Polkomtel - ponad 19% akcji). To one posłużyły za punkt wyjścia do opracowania, zaplanowania realizacji oraz implementacji docelowego modelu informatycznego dla Polkomtel S.A.

Rok 2004 zamyka trzyletni okres intensywnych prac realizujących tę strategię. W ciągu trzech lat Polkomtel wykonywał rocznie ok. 200 projektów mających związek z oprogramowaniem SAP. Miały one różną skalę: od bardzo małych, po bardzo duże, takie jak np. upgrade systemu, implementacja portalu, CRM itp. Wiele z nich realizowano po raz pierwszy w tej części Europy (Portal, Solution Manager, naliczanie prowizji-ICM, Real Estate), a siedem było realizowanych w ramach specjalnych projektów pilotażowych dla wąskiej grupy klientów, tzw. Ramp Up.

Obecnie z rozwiązaniami SAP pracuje w Polkomtelu ponad 1700 użytkowników (średnio 1000 pracujących jednocześnie). Rozwiązania te wspierają ponad 350 scenariuszy procesów biznesowych w 35 obszarach funkcjonowania firmy i w około 45 lokalizacjach.

Środowisko systemów SAP, oparte z reguły o najnowsze wersje produktów, obejmuje takie instalacje jak:

• SAP R/3 Enterprise (podstawowy system ERP),
• SRM 3.0 (platforma do zaopatrzenia elektronicznego),
• BW 3.1 (hurtownia danych),
• SEM 3.5 (zarządzanie strategiczne)
• CRM 4.0 (zarządzanie relacjami z klientami),
• EP 6.0 (enterprise portal),
• XI 3.0 (middleware SAP - zastępujący dotychczasowe rozwiązanie SAP Business Connector),
• Solution Manager 3.2 (system wspierający procesy implementacji i utrzymania systemów i rozwiązań SAP) wraz z CUA (centralne zarządzanie użytkownikami),
• Instalację SAP-Tutora 2.00 - narzędzie do tworzenia elektronicznych szkoleń.

Skalę rozwiązań IT w Polkomtelu obrazuje choćby wielkość bazy danych: ok. 1 TB. Dziś jest to firma na wskroś nowoczesna, a jak pokażą kolejne artykuły w tym dziale, w wielu rozwiązaniach nowocześniejsza niż podobne firmy w Zachodniej Europie. Na ten sukces składa się połączenie możliwości systemu IT z klarowną wizją jego funkcjonowania w firmie, strategią rozwoju oraz kompetencją osób zaangażowanych w jego wdrożenie (zarówno ze strony Polkomtel S.A., jak i firm konsultingowych). To właśnie pozwoliło w stosunkowo krótkim czasie zbudować optymalną z punktu widzenia klienta infrastrukturę rozwiązań zgodnie z planami i w ramach dostępnego budżetu. W ostatnich dniach grudnia 2004 IBM Polska podpisał z Polkomtel S.A. umowę na utrzymanie i rozwój aplikacji SAP.

Włodzimierz Hrymniak, SAP Polska

---

Lista implementacji realizowanych w ostatnich trzech latach (wybrane zagadnienia)

• Upgrade do wersji 4.7 (z 4.5B) systemu SAP R/3 - największy dotychczas projekt upgrade do wersji Enterprise w Polsce; realizacja w 3 miesiące,
• Travel Management - wdrożenie zarządzania podróżami służbowymi; ponad 1000 delegacji miesięcznie,
• Zarządzania Kadrami - w obszarach rozwoju pracowników, administracji kadrami, zarządzania czasem pracy, rozliczania listy płac; system nalicza płace dla ponad 3 tys. pracowników,
• Zaopatrzenie elektroniczne - w tym upgrade systemu SAP SRM do wersji 3.0,
• Portal SAP - implementacja portalu SAP jako głównego docelowego środowiska dostępu do aplikacji SAP; obecnie w portalu funkcjonuje kilkanaście scenariuszy samoobsługowych (ESS - SAP Employee Self-Service), a korzysta z niego ponad 3 tys. użytkowników,
• Hurtownia danych - implementacja SAP BW jako docelowego środowiska analitycznego dla aplikacji SAP,
• Zarządzanie nieruchomościami (SAP Real Estate) - pierwsza w Polsce implementacja rozwiązania do zarządzania nieruchomościami,
• SAP CRM - wsparcie segmentu obsługi klientów kluczowych, obejmujące m.in. zarządzanie kampaniami, integrację z fax, pocztą elektroniczną, SMS,
• SAP CCC (SAP Customer Competence Center) - uruchomienie i certyfikacja pierwszego w Polsce Centrum Kompetencyjnego SAP (uwaga: w innym tekście nazywamy to Ośrdkiem Specjalizacji Klienta) oraz jego wybór jako tzw. "CCC of the Month" w styczniu 2005 spośród wielu organizacji korzystających z SAP na świecie,
• XI 3.0 (SAP Exchange Infrastructure) - docelowo zastąpienie wszystkich interfejsów SAP technologią XI,
• Commission Management (SAP ICM) - implementacja rozwiązania automatyzującego kalkulację i rozliczanie prowizji dla ponad 1000 dealerów sprzedających produkty i usługi Polkomtel S.A.,
• Elektroniczna dokumentacja procesów - za pomocą narzędzia SAP do tworzenia elektronicznych szkoleń (SAP Tutor) opracowano dokumentację do kilkuset procesów wspieranych przez systemy SAP w Polkomtel S.A.