Decyzję o wdrożeniu zintegrowanego systemu SAP podjęto jeszcze w roku 2002. Już wówczas wszyscy mieli pełną świadomość, że realizacja projektu będzie dużym wyzwaniem. Równolegle bowiem w grodziskiej Polfie rozpoczęto procesy restrukturyzacyjne oraz realizowano inne ważne projekty biznesowe.

Trudny moment w życiu firmy nie zahamował prac nad projektem wdrożeniowym. Jego szczególnie ważnym celem było ujednolicenie systemu raportowania w grupie farmaceutycznej Gedeon Richter, która wówczas posiadała większościowy pakiet udziałów w Polfie, a która już od niemal 10 lat w szerokim zakresie korzysta z systemu SAP.

W sierpniu 2003 roku, po blisko 3 miesiącach prac przygotowawczych, nastąpiło oficjalne rozpoczęcie projektu implementacji. Jej zakres obejmował podstawowe funkcjonalności z obszaru finansów tj. zarządzanie środkami pieniężnymi, finanse, zarządzanie majątkiem trwałym, kontroling oraz sprzedaż i gospodarkę magazynową w logistyce.

Nie zaskoczyły nas szczególne wyzwania stojące przed tym projektem. Przeanalizowaliśmy je dokładnie, zidentyfikowaliśmy możliwe problemy i przygotowaliśmy działania korygujące.

Zaangażowana załoga.

W większości przypadków prace projektowe wiązały się z dużym dodatkowym obciążeniem dla pracowników Polfy, którzy nie zostali przecież zwolnieni ze swoich codziennych obowiązków. Wymagało to bardzo dobrego planowania i organizacji w skali całego projektu, ale również od poszczególnych jego uczestników.

W prace projektowe zaangażowanych było blisko 30 osób, które pracowały w 5 zespołach wdrożeniowych. Dodatkowo każdy zespół był wspierany przez 2-3 konsultantów SAP Polska. Zespoły otrzymywały też wsparcie Kluczowych Użytkowników poszczególnych modułów z Gedeon Richter oraz konsultantów SAP z zagranicznych oddziałów koncernu.

Wieża Babel.

Bardzo ciekawym aspektem wdrożenia w Polfie Grodzisk Mazowiecki był jego polsko-węgierski charakter. Współpracowały ze sobą zarówno firmy konsultingowe realizujące projekt, jak również przedstawiciele klienta. Pomimo wielu szans, jakie stwarza praca w zespole międzynarodowym, przebieg takiego projektu wiąże się również z zagrożeniami wynikającymi z różnic kulturowych, doświadczeń osobistych i zawodowych, sposobu komunikacji. I w tym projekcie rzeczywiście niebagatelnym wyzwaniem była skuteczna komunikacja.

W komunikacji ustnej obowiązywał język polski (jeśli wszyscy uczestnicy posługiwali się polskim), w przypadku międzynarodowego składu grup roboczych mówiliśmy w języku angielskim, chociaż mieliśmy również okazję osłuchać się z węgierskim. Natomiast efekty poszczególnych faz projektu, czyli kluczowe dokumenty projektowe, były sporządzane w angielskim i tłumaczone na polski i/lub węgierski. Zasady komunikacji zdefiniowane w kontrakcie, a później w Karcie Projektu, wymagały jeszcze doprecyzowywania w oparciu o doświadczenia z 1 i 2 fazy projektu. Bardziej skomplikowane były procesy dystrybucji informacji i sprawozdawczości wyników.

Inne wyzwania.

Jako drugi po względem zaangażowania uwagi i energii Kierownictwa Projektu i Komitetu Sterującego był proces zintegrowanej kontroli zmian. Jest to jeden z procesów służących zarządzaniu integracją projektu, inaczej - koordynacja zmian wprowadzanych w całym projekcie.

Najbardziej znaczący wpływ na projekt miały zmiany jego zakresu, które wiązały się z koniecznością dokonania korekty harmonogramu i zaangażowania zasobów. Przede wszystkim zarówno zakres projektu, jak również plan zasobów zrewidowano po zatwierdzeniu dokumentu Koncepcji Biznesowej.

Dla osiągnięcia jednego z istotnych celów projektu, mianowicie implementacji rozwiązań wykorzystujących w stopniu maksymalnym standard funkcjonalny, niezbędna była ścisła kontrola zakresu w czasie wszystkich następnych faz projektu. Cel ten był bardzo ważny dla Gedeon Richter, jednego z interesariuszy projektu, jako że w GZF Polfa realizowano niezależny projekt, a nie roll-out rozwiązania z Gedeon Richter. Kontrola zakresu (każdej, nawet najdrobniejszej zmiany) w stosunku do Koncepcji miała zagwarantować minimalne odstępstwa od rozwiązań przyjętych w grupie Gedeon Richter.

Równie trudna była decyzja o sposobie przejęcia danych za pierwszy kwartał roku 2004. Decyzja o wprowadzeniu wszystkich danych, a nie tylko bilansu otwarcia, pozostawiła swój ślad w harmonogramie projektu. Dla członków zespołów wdrożeniowych oznaczała ona również bardzo znaczne zwiększenie nakładu pracy.

Projektu w Polfie nie ominęły też zmiany będące następstwem akcesji Polski do Unii Europejskiej i idących za tym zmian w prawodawstwie polskim.

Ewa Drozd
Autorka była menedżerem projektu w Polfie ze strony SAP Polska

---

Grodziskie Zakłady Farmaceutyczne Polfa Sp. z o.o. to jedna z wiodących i bardziej doświadczonych firm farmaceutycznych w Polsce. Polfa była pionierem w wytwarzaniu leków i substancji chemicznych, a początki jej produkcji przypadają na koniec XIX w.
Obecnie leki wytwarzane przez Polfę Grodzisk to wysokiej jakości produkty powstające w oparciu o sprawdzone osiągnięcia w dziedzinie chemii, technologii i inżynierii. Firma specjalizuje się w produkcji leków dla ludzi, w tym m.in. kardiologicznych, przeciwgrzybicznych i immunostymulujących.
W listopadzie 2002 r. firma została przejęta przez grupę farmaceutyczną Gedeon Richter, notowaną na giełdzie w Budapeszcie, która obecnie posiada 63% jej udziałów. Mniejszościowy pakiet blisko 30% pozostał w rękach Ministerstwa Skarbu Państwa.
Polfa Grodzisk inwestuje w badania, przywiązując istotną wagę do rozwoju nauk medycznych i farmaceutycznych w Polsce. Firma, działając w obszarze leków generycznych, każdego roku opracowuje nowe molekuły, stawiając sobie za cel przedłużenie życia ludzi oraz poprawę jego jakości. Prace badawcze prowadzone są we własnym zespole laboratoriów.
Marka i sukcesy Grodziskich Zakładów Farmaceutycznych Polfa Sp. z o.o. opierają się przede wszystkim na pracy wysoko wykwalifikowanych specjalistów, autorów 847 projektów wynalazczych, 39 patentów technologicznych oraz 12 nagród i wyróżnień przyznawanych za jakość i innowacyjność produktów.

Historia wdrożenia ERP w GZF Polfa

• Pierwsza połowa 2003
  Wybór systemu i firmy wdrożeniowej, negocjacje
• 21 sierpnia 2003
  Kick-off projektu
• 30 marca 2004
  Przygotowanie systemu produktywnego
• Maj 2004
  Dostosowanie systemu do zmian wynikających z nowej Ustawy o Podatku od towarów i usług (w związku z akcesją Polski do Unii Europejskiej)
• 7 czerwca 2004
  Bieżąca eiwdencja zdarzeń gospodarczych i wsparcie użytkowników