SEM-BPS to nowoczesne narzędzie usprawniające proces planowania w firmach. Moduł ten można wdrożyć nawet wtedy, gdy w firmie nie ma systemu mySAP ERP.

Organizacje, którym brak zintegrowanego środowiska planowania, napotykają zazwyczaj na liczne utrudnienia. Wyzwaniem jest krótki czas na stworzenie planów, a dodatkowo kłopotem brak centralnego źródła danych planistycznych i mechanizmu zarządzania kolejnymi wersjami planu tworzonymi na różnych poziomach organizacji. Inne utrudnienie to słaby dostęp do informacji o zaawansowaniu prac nad planem w poszczególnych jednostkach organizacyjnych, co powoduje dodatkowe komplikacje, szczególnie przy planowaniu cyklicznym lub wielowersyjnym. Nie ułatwia też planowania brak danych o wykonaniu, bez których nie tylko nie da się porównywać planu i wykonania, lecz przede wszystkim utrudnione jest tworzenie prognoz i planów kroczących.

Jak pokazuje praktyka, proces planowania realizowany jest na ogół w kilku sesjach budżetowych, obejmujących wiele jednostek organizacyjnych. Często tworzone są kolejne wersje planów, gdzie dane należy przeszacować wg zmienionych parametrów, np. nowej prognozy kursów walut. Ponowny proces komunikacji nowej wersji planu ("góra-dół") przekazywany jest do komórek organizacyjnych lub komórki organizacyjne modyfikują swoje plany cząstkowe ("dół-góra"), które następnie konsoliduje się na wyższych poziomach organizacyjnych.

Wymogi nowoczesnego planowania.

System służący do planowania musi ułatwiać użytkownikom szybki dostęp do danych planistycznych z różnych obszarów biznesowych, zapisanych w bazie danych w zorganizowany sposób. Użytkownik powinien mieć szybki dostęp nie tylko do syntetycznych danych finansowych, ale również (jeżeli to konieczne) do danych logistycznych czy analitycznych danych finansowych (choćby do kosztów określonego działu produkcyjnego). Zależy to oczywiście od modelu planowania i stopnia agregacji planu w organizacji. Często w związku z wymienionymi wcześniej trudnościami organizacje decydują się, a raczej zmuszone są do znacznego uproszczenia procesu planowania i tworzenia prognoz.

Dzisiejsze firmy, niezależnie od wielkości biznesu, coraz częściej działają poza granicami jednego państwa czy kontynentu. Menedżerowie w Nowym Jorku chcieliby przeglądać dane planistyczne lub przygotowywać plany zbiorcze i komunikować założenia dla planów cząstkowych menedżerom w Tokio, Warszawie czy Moskwie. Co więcej, menedżerowie w Warszawie czy Tokio chcieliby na bieżąco śledzić status realizacji planów cząstkowych w jednostkach regionalnych.

Nowoczesna aplikacja wspomagająca proces planowania powinna wykorzystywać możliwości pracy rozproszonej, np. poprzez Internet, do odczytu i zapisu danych w centralnym repozytorium. Interfejs użytkownika powinien być łatwy w obsłudze i intuicyjny, a zakres wprowadzanych ręcznie danych ograniczony do minimum. System powinien przeliczyć plany cząstkowe i skonsolidować je automatycznie po zmianach wybranych założeń wprowadzonych w nowej wersji.

Co daje produkt SEM-BPS?

Narzędziem spełniającym postulowane powyżej wymogi jest SEM-BPS (z ang. Strategic Enterprise Management - Business Planning and Simulation). BPS jest jednym z komponentów produktu SEM. Dodatkowe główne komponenty zintegrowane z BPS i hurtownią danych BW to SEM-CPM (z ang. Corporate Performance Monitor), w skład którego wchodzi komponent do zarządzania zrównoważoną kartą wyników BSC (z ang. Balanced Scorecard) oraz monitor zarządzania CM (z ang. Corporate Monitor) - komponent do wizualizacji kluczowych wskaźników działania KPI (z ang. Key Performance Indicator).

SEM jest systemem działającym w oparciu o hurtownię danych SAP BW. Hurtownia to środowisko nie tylko integrujące źródło danych planowanych, ale również (w zależności od zakresu wdrożenia) może być środowiskiem przechowującym dane rzeczywiste z dowolnego obszaru biznesowego organizacji oraz z dowolnego systemu transakcyjnego. Możliwość wdrożenia SEM-BPS nie jest uzależniona od wdrożenia mySAP ERP. Pełne wdrożenie SAP-BW jako źródła danych nie jest również warunkiem koniecznym dla produktywnego uruchomienia SEM-BPS.

SEM - BPS a system transakcyjny.

Podstawową różnicą wdrożenia BPS od wdrożenia systemu transakcyjnego (np. mySAP ERP) jest pełna swoboda w kształtowaniu modelu informacyjnego. Dzięki temu możliwe jest stworzenie uniwersalnego dla całej organizacji modelu planistycznego, niezależnego od specyfiki systemów transakcyjnych wykorzystywanych w poszczególnych jednostkach podrzędnych. Ponadto użytkownicy SEM-BPS mają dostęp do wszystkich narzędzi raportowania dostępnych z zainstalowanej hurtowni danych.

Dane przechowywane są w tzw. kostkach informacyjnych hurtowni BW. Analiza i wprowadzanie danych realizowane jest poprzez tzw. foldery planowania działające w oparciu o interfejs SAP GUI, w którym w zintegrowany sposób używać można powszechnie wykorzystywany arkusz kalkulacyjny lub interfejs przeglądarki internetowej. Z opracowanym modelem danych można zintegrować dowolny dokument, wyjaśniający lub sankcjonujący zaplanowane dane lub link internetowy.

System zapewnia wielodostęp do jednego źródła danych, co oznacza, że przykładowo menedżerowie w różnych jednostkach mogą pracować równolegle (odczytując założenia i wytyczne tworzyć plany dla własnego obszaru odpowiedzialności). Menedżer odpowiedzialny za realizację procesów na poziomie nadrzędnej jednostki organizacyjnej widzi w każdym momencie plany cząstkowe lub wynikające z nich wskaźniki syntetyczne i ma możliwość reagowania na wprowadzane wartości.

Standardowym narzędziem BPS-a jest tzw. STS (z ang. Status Tracking System), dający kontrolę nad statusem i stopniem realizacji wszystkich procedur planistycznych w danym obszarze planowania organizacji.

Trudno jest opisać wszystkie zalety SEM w kilku zdaniach. Należy wyraźnie zaznaczyć, że funkcjonalności BPS wspomagają szerokie spektrum procesów gospodarczych realizowanych w organizacji o dowolnym profilu prowadzonej działalności, niezależnie od procedury planowania "góra-dół" czy "dół-góra". Oba podejścia mogą być realizowane z powodzeniem w środowisku SEMBPS. Konsolidacja (integracja) i kalkulacja planów realizowane są całkowicie automatycznie za pomocą konfigurowalnych funkcji BPS, uruchamianych przez planistów z poziomu folderów planowania.

Zalety aplikacji planistycznej.

Zastosowanie i zalety funkcji planistycznych obrazuje następujący przykład. W lokalnej jednostce organizacyjnej (fabryce w Bratysławie) tworzony jest plan w obszarach logistycznych w zależności od wartości sprzedaży zaplanowanej przez handlowców, z automatycznym wyliczeniem kosztów produkcji w oparciu o zaplanowane przez dział zakupów ceny surowców. Na tej podstawie następuje wyliczenie kosztów produkcji, przychodów, kosztów sprzedaży, a także narzutów zaplanowanych kosztów ogólnych. Tak wyliczony plan aktualizuje automatycznie sprawozdanie finansowe nadrzędnej jednostki organizacyjnej. W przypadku zmian danych wejściowych dowolny model planistyczny można w prosty sposób skopiować do kolejnej wersji, zmienić jego reguły czy założenia i na tej bazie tworzyć kolejną wersję uwzględniającą zmiany założeń do planu.

Podsumowując: nadrzędnym celem przy wdrożeniu SEM-BPS jest ograniczenie do minimum ręcznego wprowadzania danych, a maksymalizowanie wykorzystania dostępnych funkcji służących kalkulacji i integracji. Czas potrzebny na modelowanie planu i konsolidację planów zostaje wyraźnie skrócony i może być monitorowany. Użytkownicy dysponują jednym zintegrowanym źródłem, w którym model danych i model planowania są centralnie zarządzane przez administratorów merytorycznych. Wraz ze źródłem danych dostępna jest możliwość stworzenia systemu raportowania o dowolnej syntetyce i analityce.

Udana implementacja modelu planistycznego w BPS nie pozostaje bez wpływu na liczby. A liczby wskazują na oszczędności kosztowe oraz szybkość i trafność opracowywanych prognoz lub informacji.

Jerzy Dulkowski, Adam Skłodowski, Artur Chojnacki
Autorzy są konsultantami SAP.