Jednym z wyzwań, przed jakimi stają polskie przedsiębiorstwa, jest jasne określenie pozycji działu IT w całej strukturze firmy. W przypadku Amiki, lidera produkcji sprzętu AGD w Polsce, sprawa jest jasna: dział IT służy wzmacnianiu i usprawnianiu działów biznesowych firmy.

Łatwo powiedzieć, ale jak to zrobić? Trzy lata temu firma miała w zasadzie dwie odrębne struktury informatyki z własnymi działami. Zadaniem numer jeden stała się więc ich konsolidacja. Zintegrowana została sama infrastruktura komputerowa, usprawniono przepływ informacji wewnątrz firmy,a trzeci, najważniejszy aspekt to wsparcie biznesu przez dział IT.

W ciągu ostatnich 12 miesięcy przebudowa infrastruktury doprowadziła do wymiany 83 proc. komputerów PC, 65 proc. serwerów oraz do pojawienia się 73 proc. nowych notebooków. Na 2005 rok pozostała "tylko" renowacja sieci, zarówno okablowania, jak i elementów aktywnych.

Skoro IT ma być systemem nerwowym firmy, to drugim w kolejności zadaniem było wykorzystanie tego działu do usprawnienia przepływu informacji i komunikacji w firmie. W tym celu własnymi siłami, z niewielką zewnętrzną pomocą, zbudowano portal intranetowy, a 1 września 2004 ruszył zaawansowany system zarządzania czasem. Portal służy zarządowi i pracownikom do wymiany informacji. Jest to jednocześnie "przygrywka" do budowy jednolitej struktury WAN (wide area network) - sieci, która pozwoli całej firmie działać jak jeden organizm.

System zarządzania czasem to w zasadzie rozbudowany kalendarz spotkań, konferencji, wyjazdów, delegacji i urlopów oparty o MS Exchange. W pełni elektroniczny system zarządza wnioskami, co jest ułatwieniem nie tylko dla działu kadr, ale i dla menedżerów, którzy mogą racjonalnie planować spotkania i czas swoich pracowników. W planach cały przepływ informacji ma odbywać się w formie elektronicznej i być zintegrowany z narzędziami SAP, jednak zostanie to wprowadzone dopiero po dokonaniu uaktualnienia systemu SAP z wersji 3.0F do 4.7.

Szybki zastrzyk sprawności.

Wsparcie bieżącej i strategicznej działalności to sprawa najbardziej skomplikowana. Po ostatnich zmianach kapitałowych nowy zarząd postawił z jednej strony na działania długofalowe, do których należy rozwijanie aplikacji w oparciu o system SAP R/3, z drugiej zaś na działania doraźne. W tym celu firma McKinsey dokonała analizy tych punktów, których korekta może przynieść szybką poprawę efektywności. Efektem jest m.in. powstanie regionalnej struktury w Dziale Handlu Krajowego czy Działu Marketingu Strategicznego, pojawienie się menedżerów produktów, optymalizacja kosztów zakupów, itp.

Niemal truizmem jest stwierdzenie, że szybkość obiegu i dostępu do informacji decyduje o powodzeniu w biznesie. W tym m.in. celu powstała aplikacja Mobilne Biuro Amiki. Służy ono przedstawicielom handlowym, by szybko mogli dowiadywać się o możliwościach i terminach realizacji zamówień. W efekcie powstał też mini-CRM oparty o raporty tychże przedstawicieli, stanowiący cenne źródło informacji dla analityków sprzedaży.

Kolejnymi informatycznymi dziećmi szybkich usprawnień są: system informowania kierownictwa (dostępny z poziomu przeglądarki), powiązanie systemu Amiki z oprogramowaniem operatora logistycznego, system obiegu dokumentów między działem planowania produkcji a działem sprzedaży, system obiegu dokumentacji technicznej wspomagający współpracę z dostawcami.

Zadań wykonanych w ciągu ostatniego roku można by wymieniać więcej, jednak nie wolno zapominać, że wszystko to dzieje się w jednym celu: obniżenia kosztów i poprawy efektywności.

Jak zaoszczędzić?

Andrzej Ochej, z-ca Dyrektora ds. Technologii Informatycznych Amica S.A. wskazuje kilka przykładów. Na obniżenie wydatków miała wpływ sama konsolidacja działów IT, ale też restrukturyzacja usług help desku, którego funkcje określono jasno jako usługowe wobec 600 z górą użytkowników rozmaitych systemów. Dzięki budowie sali szkoleniowej można zaoszczędzić kolejne tysiące złotych, zapraszając trenerów do fabryki zamiast wysyłać pracowników na szkolenia zewnętrzne. Na koszty wpływa też program Train the Trainer, w ramach którego pracownicy są szkoleni, jak szkolić swoich współpracowników,co przyda się szczególnie w czasie migracji oprogramowania SAP.

Sama wymiana sprzętu na potrzeby nowej instalacji R/3 spowodowała oszczędności, bo środowisko produktywne zamiast na 3 starszych pracuje teraz 2 nowych serwerach; obniżone zostały więc koszty serwisu całego środowiska. Dzięki wzrostowi wiedzy informatycznej pracowników i super-userów (użytkowników szczególnie kompetentnych i zorientowanych w specyfice narzędzi IT) udało się ograniczyć działalność IT do najważniejszych problemów. Informatycy Amiki mają w ten sposób więcej czasu na prowadzenie prac rozwojowych i nie trzeba zlecać ich na zewnątrz. Ma to też taki efekt, że cała wiedza biznesowo-informatyczna zostaje w firmie.

Teraz upgrade.

Zmiany struktury, rozwój firmy, wstąpienie Polski do Unii Europejskiej, rosnące potrzeby - to wszystko spowodowało, że 28 maja 2004 r. rozpoczął się proces migracji oprogramowania SAP do wyższej wersji. W tym czasie dokonano też wymiany sprzętu. Andrzej Ochej mówi, że choć do przetargu stawały różne firmy, to oferta HP, dotychczasowego dostawcy, okazała się najlepsza nie tylko z technicznego, ale i finansowego punktu widzenia.

Samo wdrożenie nowego sprzętu oceniają w Amice bardzo dobrze; przeszło praktycznie bezboleśnie. Przyczyniło się do tego właśnie owo szczegółowe planowanie, rozpisane na poszczególne tygodnie i dni, ale także dobra współpraca pomiędzy informatykami Amiki i HP.

- Po zakupie maszyn nie zostaliśmy pozostawieni sami sobie, ale otrzymaliśmy niezbędne wsparcie - dodaje Andrzej Ochej.

Dzięki sprawnej współpracy na poziomie technologii komputerowej możliwe było też równoległe prowadzenie zmian w oprogramowaniu SAP. Ostatnie testy nowej wersji były prowadzone we wrześniu 2004 roku.

Zarząd u steru.

Piętą achillesową dużej części polskich firm jest pewna dezynwoltura, a czasem niezrozumienie, z jakimi zarządy podchodzą do spraw związanych z IT. Tymczasem w Amice od samego początku członkowie zarządu zaangażowani zostali w prace nad restrukturyzacją. Powód był prozaiczny: menedżerowie zrozumieli, że narzędziem sukcesu jest szybki dostęp do zagregowanej informacji o stanie biznesu. Pion IT został więc podporządkowany bezpośrednio prezesowi zarządu, który zresztą jako przewodniczący wszedł także w skład komitetu sterującego projektem. Wiceprezes zaś został sponsorem biznesowym projektu. W skład odrębnego ciała - komitetu biznesowego - wchodzi cała kadra menedżerska oraz ten sam wiceprezes jako szef. Pozwala to szybko przekazywać informacje o stanie prac i bez zbędnych ceregieli uzgadniać współdziałanie.

---

Amica jest największym polskim producentem sprzętu AGD. Udział w rynku kuchni wynosi ponad 35 proc., w rynku lodówek i pralek jest około 16-17 proc. Głównym rynkiem zbytu jest Polska, eksport przynosi ok. 40 % przychodów.
Grupa Amiki osiągnęła 0.76 mln zł zysku netto w II kw. 2004 roku wobec 9.68 mln straty rok wcześniej. Przychody grupy wyniosły 291.83 mln wobec 215.53 mln zł rok wcześniej. Narastająco w I-II kw. 2004 roku grupa miała 6.53 mln zł zysku wobec 21.57 mln zł straty rok wcześniej przy obrotach odpowiednio 568.41 mln zł ( w poprzednim okresie 406.90 mln zł). W całym 2003 r. grupa osiągnęła 1.01 mld złotych przychodu.
Wcześniej była to państwowa firma, która została sprywatyzowana w 1994 roku. Od tego czasu wybudowano nowoczesne fabryki: lodówek i pralek, w posiadaniu Amiki znajdują się także fabryka kuchni i armatury. Aktualną nazwę firma nosi od 1996 roku. Od 1997 roku spółka notowana jest na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie.