Cezary Marchwicki, dyrektor finansowy spółki Omnikom

Z Cezarym Marchwickim, dyrektorem finansowym spółki Omnikom, rozmawia Tomasz Szajnocha

- Panie dyrektorze, od niedawna wykorzystuje Pan w swej pracy system SAP Business One. Jakie są Pana pierwsze wrażenia?
- Ogólnie naprawdę dobre. Nie twierdzę, że jest to idealny system, bo w każdym znajdzie się jakiś obszar, który można udoskonalić. Ale jest w nim wiele rzeczy, które mi się bardzo podobają. A najbardziej to chyba ergonomia wskazująca na to, że od samego początku jakiś dobry księgowy brał udział w procesie projektowania tej aplikacji. To się czuje od chwili, gdy się zacznie z tym systemem pracować. Cieszą mnie na przykład linki służące do zgłębiania informacji. Wiadomo, w każdej chwili może pojawić się wątpliwość, jakaś dziwna transakcja, a wtedy od razu dostępny jest link, dzięki któremu można zajrzeć w odpowiednie miejsce i wyjaśnić przyczynę. W innych systemach w różny sposób wyszukuje się informacje potrzebne w takich sytuacjach. Czasem przechodzi się przez szereg okien, czasem trzeba wychodzić poza to, co się robi, by szukać wyjaśnienia danej kwestii, a ten program jest tak zaprojektowany, że wszystko jest pod ręką.

- Sama ergonomia wystarcza, aby chwalić jakieś rozwiązanie?
- Oczywiście, że nie. W tym systemie jest jeszcze przynajmniej kilka bardzo ciekawych rozwiązań, które podnoszą jego przydatność w małej i średniej firmie. Przede wszystkim - i to chyba powinienem powiedzieć na samym początku - zdrowe zamodelowanie sytuacji biznesowych. Postaram się to wyjaśnić na przykładzie procesu sprzedaży. Od chwili zapoczątkowania transakcji zakupu, a więc od momentu złożenia zamówienia aż do otrzymania zapłaty za sprzedany towar, możemy śledzić w systemie, co się z daną transakcją dzieje. Trudno jest mi omówić właściwości systemu bez wchodzenia w szczegóły, ale postaram się to jakoś w wielkim uproszczeniu opisać. Otóż, gdy zaczniemy proces sprzedaży, możemy podejrzeć, ile jest otwartych zamówień, a więc już na pierwszym etapie mamy zapewnioną kontrolę jego realizacji. Na drugim etapie, gdy towar został przyjęty do magazynu, możemy zobaczyć, za które wyroby lub partie jeszcze nie zapłaciliśmy. W międzyczasie towar może być sprzedawany, albo też mogą być przyjmowane nań zamówienia. Bez najmniejszych kłopotów możemy na przykład sprawdzić, ile zamówień jest otwartych a jeszcze nie zrealizowanych, bo brakuje towaru w magazynie. No i wreszcie mamy możliwość podglądu otwartych faktur sprzedaży, czyli tych, które jeszcze nie zostały opłacone przez klientów.

- System zapewnia więc użytkownikom co najmniej kilka punktów kontroli w procesie sprzedaży?
- Jest ich pięć do siedmiu. Ale to nie wszystko. SAP Business One umożliwia bowiem każdemu pracownikowi, uczestniczącemu w realizacji procesu sprzedaży, natychmiastowy podgląd, ile ma otwartych wątków i na jakim są one etapie realizacji. Jest to coś, czego inne, znane mi systemy nie mają. W większości z nich są potrzebne specjalne raporty, aby ocenić ilość niezrealizowanych zamówień lub przerwanych wątków. Z punktu widzenia człowieka, który kontroluje procesy, ta właściwość systemu jest wręcz idealną zaletą. Poświęcając kilka minut jestem w stanie sprawdzić najważniejsze, węzłowe punkty w firmie oraz szybko ustalić, gdzie się pojawił zator i co jest jego powodem.

- Czy rzeczywiście sądzi Pan, że można ograniczyć koszty wdrożenia tego systemu?
- Oczywiście. To jest pole działania dla księgowych i dla ludzi, którzy kierują przedsiębiorstwem. To oni powinni ocenić, czy i jakie procesy można dostosować do modelu zaproponowanego przez twórców SAP Business One. Jeżeli firma jest w stanie dostosować się do systemu, to będzie miała z niego nie tylko dużą korzyść, ale i szybkie oraz tanie wdrożenie. Jeśli natomiast zacznie wszystko robić na opak i dostosowywać system do swoich wymagań, to musi liczyć się z wysokimi wydatkami.

- Inaczej mówiąc, zanim kupi się taki system, warto poznać, według jakiego modelu działa i pomyśleć, czy przedsiębiorstwo może się do niego dostosować?
- Dokładnie. Jeżeli ktoś jest w stanie zaakceptować model zawarty w systemie, to ma zwykle go najtaniej i osiąga największe korzyści. Widziałem wiele różnych wdrożeń, w tym i takie, w których ludzie próbowali "pchać pod górkę" coś, co powinno "jechać z górki" tyko dlatego, że tak uważali. Liczba godzin, jaka była poświęcona na tę dziwną pracę była naprawdę duża. Tymczasem można było łatwo i tanio zmienić proces. Wystarczyło zastanowić się nad tym, czy twórca systemu nie miał racji robiąc tak, a nie inaczej. Ja sam w przypadku SAP Business One miałem kilkakrotnie ochotę, aby zrobić coś inaczej niż zaprojektowano w systemie. Po namyśle stwierdziłem jednak, że nie ma co kombinować, że twórca tego rozwiązania naprawdę wiedział, co robi. Wyjście naprzeciw modelowi zawartemu w systemie spowodowało, że łatwiej się nam wszystkim pracuje.

- Powołuje się Pan na doświadczenia z innymi systemami. Czy może Pan pokusić się o krótkie porównanie systemu SAP Business One z aplikacjami, z którymi zetknął się Pan wcześniej?
- Pracowałem dotychczas w firmach małych i dużych, posiadających różne systemy informatyczne. Mam więc dosyć bogate doświadczenie z komputerowymi systemami zarządzania, jednak nie aż tak duże, aby dokonywać pełnych ocen poszczególnych rozwiązań. Mogę przekazać jedynie swoje własne spostrzeżenia. W wielu małych firmach jeszcze dziś używane są systemy DOS-owe. W przedsiębiorstwach, dla których pracowałem, ich dostawcami były zwykle firmy lokalne. Trzeba przyznać, że w większości są to zupełnie dobre programy, ale jednak odchodzące już do lamusa. Zastępowane są powszechnie aplikacjami przygotowywanymi do pracy w systemie operacyjnym Windows. Wśród rozwiązań "windowsowych", przeznaczonych dla małych firm dominują aplikacje, które po prostu makabrycznie spisują się przy wprowadzaniu danych - czasami ręce wręcz plączą się między myszką a klawiaturą. Pod tym względem SAP Business One naprawdę się wyróżnia. Użytkownik rzadko kiedy sięga do myszki i wprowadza dokumenty równie szybko, jak w systemie DOS-owym. To jest jeszcze jedna z takich szczególnych cech, która mi się bardzo podoba. A przy tym, co naprawdę warto podkreślić, chociaż to jest system "windowsowy", to nie zwala użytkownika z nóg po przejściu ze starego programu. Okna są dobrze zaplanowane, wszystko, co jest niezbędne znajduje się na ekranie, to co trzeba można łatwo dostosować do swoich potrzeb i chyba 90 proc. księgowych nie będzie zawiedzionych z migracji z systemu DOS-owego na "małego" SAP-a. Podsumowując mogę powiedzieć, że w porównaniu z programami, z którymi dotychczas pracowałem, SAP Business One naprawdę mi się podoba. Jest równie szybki jak systemy pracujące pod DOS-em, a przy tym o wiele, wiele bardziej przyjazny, jeśli chodzi o przechodzenie z poziomu jakiegokolwiek ekranu do detali w sytuacji, gdy chcemy coś wyjaśnić. Wchodzenie w szczegóły transakcji, dotarcie do dokumentu źródłowego trwa dosłownie chwilę. Jest to system naprawdę bardzo ergonomiczny zarówno dla pracownika, który księguje (wprowadza dane), jak i dla osoby kontrolującej procesy i wyjaśniającej wątpliwości.

- Czy można to rozwiązanie porównać z "większymi" systemami, z których Pan korzystał?
- W swojej dotychczasowej pracy byłem użytkownikiem dwóch "dużych" systemów. Jeden z nich - nazwy nie będę wymieniać, aby nie być posądzonym o stronniczość - jest bardzo dobrym programem, który na wiele pozwala, ale równocześnie jest trudny do "ugryzienia" przez użytkowników: bardzo mało ergonomiczny, czas przygotowania się do pracy w tym systemie jest naprawdę długi, a dotarcie do szczegółów wymaga rzeczywiście dobrej znajomości systemu. SAP Business One jest pod tym względem dużo bardziej przyjazny.

- A drugi z systemów?
- Miałem też do czynienia z SAP R/3. Przyznam, że nie jest mi łatwo porównać "małego" i "dużego" SAP-a. Parametryzacja systemu SAP R/3 powoduje, że praktycznie każda instalacja jest inna. Niemniej jednak można pokusić się o dokonanie pewnych ocen. Z całą pewnością "duży" SAP jest znacznie kosztowniejszy, ale można w nim zrobić wszystko. Z kolei "mały" SAP jest produktem gotowym do pracy natychmiast po zakupie. W swej wersji standardowej może zaspokoić potrzeby większości małych przedsiębiorstw. Przy tym pracownik, który siądzie do tego systemu, wymaga naprawdę krótkiego szkolenia.

- Można powiedzieć, że jest to system intuicyjny?
- Można. Rozwiązanie to jest tak intuicyjne, że można mówić o godzinach przygotowań użytkownika do pracy z systemem. Intuicyjność, z jaką się używa "małego" SAP-a sprawia, że proces nauki można zacząć od środka. Można wziąć osobę, która będzie obsługiwała środek łańcucha transakcji i po godzinnym lub 2-godzinnym szkoleniu doskonale da sobie ona radę z systemem. Prostota i intuicyjność obsługi powodują też, że szybciej odbywa się proces wprowadzania danych, a przy tym trudniej o pomyłkę, ponieważ koncentrujemy się na danych, a nie na ich wprowadzaniu. No i sam proces wyszukiwania błędów, które sygnalizowane są przez system u głównego księgowego lub innej upoważnionej osoby, jest znacznie prostszy, dzięki czemu czas i koszt ich usuwania mocno się redukują. W skali całego działu administracji mogą to być naprawdę duże pieniądze.

- Jakie firmy, Pana zdaniem, powinny rozważyć wdrożenie tego systemu?
- Przede wszystkim takie, które uważają, że dział zajmujący się obsługą sprzedaży powinien być możliwie mały i tani, a obsługiwana przez niego liczba transakcji powinna być maksymalnie duża. Krótko mówiąc te, które chcą mieć tanie biuro.

- Może Pan zasugerować pięcioosobowej firmie, aby go sobie kupiła?
- Uważam, że znaczenie ma nie tyle liczba wszystkich osób pracujących w przedsiębiorstwie, co liczba ludzi zaangażowanych w proces obsługi sprzedaży, a więc pracowników zajmujących się zamówieniami, przyjmowaniem towarów, księgowaniem i zapłatami za towar, sprzedażą, przyjmowaniem zamówień, wysyłaniem towaru i ewentualnie importem. Nie mówię o marketingu i o zarządzie. Jeżeli wszystkim tym zajmuje się jedna osoba, co w małej firmie często się zdarza, to wcale nie oznacza, że dla tego przedsiębiorstwa system się nie nadaje lub że nie jest mu potrzebny. Dzięki jego wdrożeniu ta jedna osoba może bowiem świetnie sobie ze wszystkim poradzić, szybko wykonywać swoje zadania, bo potrzebne informacje będzie miała dostępne od zaraz. Jeżeli równocześnie firma planuje rozwój, to musi się liczyć z tym, że za chwilę do obsługi procesu konieczne będzie zatrudnienie drugiej, trzeciej, a może i czwartej osoby.

- No tak, ale gdy firma będzie zatrudniać wciąż nowe osoby, to w pewnym momencie może się okazać, że SAP Business One jest dla niej za mały. Czy nie lepiej by było dla niej wstrzymać się z zakupem, zaczekać rok lub dwa i kupić, na przykład, "dużego" SAP-a?
- Dobry system informatyczny potrzebny jest dziś każdej firmie, małej i dużej. Odkładanie jego wdrożenia może sprawić, że firma nigdy nie urośnie. Dlatego wybierając system warto mieć także na uwadze, co będzie potem, gdy staniemy się więksi. Wydaje mi się, że postawienie w takim przypadku na SAP Business One jest bardzo rozsądne. Koncepcja "małego" i "dużego" SAP-a jest podobna, a ludzie, którzy projektowali te systemy są ci sami lub prawie ci sami. Jeżeli ktoś myśli o dużym SAP-ie, a nie jest pewien, czy nadszedł już moment, w którym powinien go kupić, to dla niego na pewno "mały" SAP jest dobrym rozwiązaniem. Logika obu rozwiązań jest podobna, tak samo zbudowane są księgi sprzedaży i zakupów, podobny jest sposób pracy z systemem. Koszty przejścia będą wielokrotnie niższe niż przy migracji z systemu innego producenta na dużego SAP-a. W jednej z firm, dla których pracowałem, brałem udział w migracji z wykorzystywanego wcześniej oprogramowania na SAP R/3. Czas pracy, jaki był poświęcony na przygotowanie danych podstawowych potrzebnych do załadowania bazy danych systemu R/3 okazał się koszmarnie długi. W proces ten zaangażowanych było praktycznie przez wiele tygodni kilka osób, a oprócz nich spora grupa konsultantów z SAP. Trzeba było wiele danych utworzyć i uzupełnić, a za tym szło, niestety, duże zaangażowanie finansowe.

- Co więc najbardziej przemawia za wyborem SAP Business One w małej i średniej firmie?
- Moim zdaniem na pewno nie jest to możliwość migracji do dużego SAP-a. Głównym powodem są zalety tego programu: wygoda i doskonały sposób monitorowania procesów biznesowych. Procesy można podglądać na każdym etapie i sprawdzać, gdzie oraz co się zepsuło, a przy tym robi to się na prawdę w krótkim czasie. Żaden inny program, który widziałem, nie pozwala na tak szybki i przyjazny podgląd tego, co się dzieje w firmie.

- Dziękujemy za rozmowę.