Zarząd firmy Energetyka Dwory zdecydował się zainwestować, we współpracy z IDS Scheer Plaut Polska, w aplikację mySAP Business Suite. Kontrakt obejmował zakup licencji, wdrożenie i dostawę sprzętu.

Na decyzję władz spółki wpłynęły różne czynniki. Ciągłe nowelizacje prawa energetycznego powodowały konieczność opracowywania danych dla Urzędu Regulacji Energetyki w układzie gwarantującym odpowiedni poziom informacji. Istotnym wydaje się też fakt posiadania przez kooperujące przedsiębiorstwa energetyczne narzędzi informatycznych, ułatwiających i przyspieszających proces taryfikacji.

Poszukiwanie systemu.

Analiza potrzeb informatycznych w firmie wskazała na konieczność zbadania stosowanych na rynku zintegrowanych systemów zarządzania. Na tym etapie Spółka korzystała z pomocy zewnętrznego doradcy w zakresie identyfikacji problemów, precyzowania wymagań funkcjonalnych oraz kosztów.

Według Witolda Augustyna, pełnomocnika zarządu ds. wdrożenia zintegrowanego systemu zarządzania i kierownika projektu wdrożeniowego, mySAP Bussiness Suite jest systemem, który na rynku aplikacji ERP stanowi punkt odniesienia i wzór dla konkurencji. Jest to również rozwiązanie, które sprawdziło się w różnorodnych firmach energetycznych. Witold Augustyn jest także przekonany, że duże doświadczenie firmy wdrażającej w sektorze MŚP zapewnia kompletność usług oraz najbardziej optymalne dostosowanie do potrzeb Energetyki Dwory.

Prace projektowe rozpoczęły się we wrześniu ub.r. Do zespołów wdrożeniowych zaangażowano osoby znające procesy zachodzące w poszczególnych obszarach. Byli to użytkownicy kluczowi, którzy posiadali odpowiednią wiedzę.

Prace objęły swym zakresem większość działań realizowanych w przedsiębiorstwie w obszarach rachunkowości finansowej, środków trwałych, Kontrolingu, zarządzania inwestycjami, gospodarki remontowej, gospodarki materiałowej, sprzedaży i dystrybucji oraz kadr i płac.

Krótki termin.

Nie był to łatwy projekt wdrożeniowy. Na złożoność prac wpływała data startu produkcyjnego wyznaczona na styczeń 2004. W tym krótkim czasie wprowadzano wiele funkcjonalności niejednokrotnie nowych, dotychczas niestosowanych w Spółce. Można wśród nich wymienić procesy kontrolingowe, kalkulacje, ewidencję i analizę poziomu realizacji zadań remontowych i inwestycyjnych. Wymagało to odpowiedniego podejścia już w czasie konstruowania koncepcji biznesowej. Ponadto w firmie prowadzone były inne, niezależne projekty, w które zaangażowani byli członkowie zespołu wdrożeniowego.

Przed załogą stanęły nowe oczekiwania i obowiązki, zwiększyła się odpowiedzialność. Od odpowiedniej organizacji zespołu wdrożeniowego zależało powodzenie realizowanych zadań. Duże znaczenie miały doświadczenie i wiedza partnera wdrożeniowego, firmy IDS Scheer, która zastosowała sprawdzoną metodykę i procedury wdrożeniowe. Natomiast Zarząd Energetyki Dwory zapewnił odpowiedni system motywacyjny, skłaniający pracowników do większego zaangażowania. Dzięki wspólnemu wysiłkowi udało się zrealizować zadanie w zamierzonym terminie.

Pozytywna ocena.

- mySAP Business Suite przyczynił się do poprawy jakości zarządzania firmą dzięki lepszemu dostępowi do informacji - ocenia Witold Augustyn. - Zmniejszyła się pracochłonność bieżących zadań pionu finansowego, co pozwoliło nam się skoncentrować na poszukiwaniu sposobów optymalizacji funkcjonowania firmy. System zapewnia konieczne wsparcie narzędziowe procesów kontrolingowych wdrażanych w Spółce, co jest bardzo istotne dla rozwoju stosunkowo młodego podmiotu gospodarczego.

W firmie udało się także osiągnąć ergonomię budowania informacji o sytuacji operacyjnej i finansowej dla organów Spółki oraz jej otoczenia biznesowego. Wziąwszy pod uwagę wszystkie wyżej wymienione czynniki, można uznać proces wdrażania mySAP Business Suite w Energetyce Dwory za zakończony pełnym sukcesem.

(redsb)