Żadna podobnej wielkości organizacja w kraju nie może poszczycić się tak szerokim wykorzystaniem systemu mySAP HR. Dzięki niemu nie tylko zautomatyzowano powtarzalne procesy kadrowo-płacowe, ale umożliwiono także diagnozę potencjału pracowniczego oraz udostępniono narzędzia do nowoczesnego zarządzania ludźmi.

Moment był wyjątkowo trudny. Decyzję o wdrożeniu zintegrowanego systemu mySAP HR podjęto w "chwilę" po tym, jak Bank Przemysłowo-Handlowy połączył się z Powszechnym Bankiem Kredytowym. Za strategiczną decyzją o fuzji musiały iść kolejne. Przed wszystkim trzeba było ujednolicić podstawowe systemy bankowe, a jednocześnie przeprowadzić szeroko zakrojoną reorganizację połączonych podmiotów.

Mimo spiętrzenia projektów, zarząd podjął decyzję o rozpoczęciu projektu związanego z zarządzaniem kadrami.

- Zdecydowaliśmy się na ten krok z pełną świadomością i ogromną determinacją. Moment był rzeczywiście trudny, ale jedyny możliwy, aby nowy bank mógł jak najszybciej sprawnie obsługiwać i zarządzać tak dużym zespołem pracowników - podkreśla Katarzyna Niezgoda, członek zarządu, zarządzający Pionem Zasobów Ludzkich w BPH.

Początkowo brano pod uwagę różne scenariusze. Jednym z nich był outsourcing kadrowo-płacowy, czyli zlecenie obsługi HR firmie zewnętrznej. Poza niespotykaną dotąd w Polsce skalą takiego projektu okazało się, że nie do osiągnięcia byłby jeden z podstawowych celów - redukcja kosztów w dziale kadrowo-płacowym.

Dlatego zdecydowano się na wdrożenie własnego zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie personelem. Wytyczne były oczywiste: rozwiązanie musi być najlepsze, przyszłościowe, na miarę nowoczesnej instytucji finansowej. Po wielu prezentacjach rozmaitych rozwiązań na prowadzenie wyszedł SAP. W banku uznano, że jest to jedyny system, który daje tak nieograniczone możliwości modyfikacji pod potrzeby użytkownika.

- Niewątpliwie mySAP HR wzrasta wraz z organizacją, której służy i z rosnącym poziomem wiedzy jego użytkowników. Jest tak elastyczny, jak kreatywni są ludzie, którzy z systemem pracują. A my jesteśmy i kreatywni, i żądni wiedzy; to system dla nas - przyznaje Anna Parulska, Dyrektor Departamentu Obsługi Kadrowej w BPH, szef wdrożenia ze strony banku.

Do momentu fuzji oba banki stosowały system Kali firmy Macrosoft, wykorzystujący kilkanaście baz danych używanych przez departamenty kadr i płac w dawnych BPH i PBK. Była to pozostałość poprzedniej struktury organizacyjnej obszaru HR, który w BPH był zorganizowany na poziomie oddziałów, zaś w dawnym PBK - regionów. Dane przechowywane w dotychczasowych systemach były niespójne. Wszystkie aplikacje działały praktycznie niezależnie. Pomysł budowy nowego systemu z wykorzystaniem starego nie miał szans powodzenia.

- Bez narzędzia udostępniającego w czasie rzeczywistym zintegrowane dane o pracownikach trudno sobie wyobrazić wprowadzenie zmian w takiej skali, jaka była przewidywana w banku - wyjaśnia Waldemar Chlipalski, kierownik zespołu IT w Departamencie Obsługi Kadrowej banku, odpowiedzialny za techniczną część wdrożenia mySAP HR.

Narzędzie dla 12 tysięcy.

Wyzwanie przed zespołem wdrażającym było niezwykle poważne. Rozwiązanie mySAP HR miało obsłużyć aż 12 000 pracowników banku. Ta liczba sytuowała projekt jako trzeci pod tym względem w Polsce. Zawarta umowa przewidywała równoległe wdrożenie funkcjonalności kadrowo-płacowych, które miały zostać uruchomione w styczniu 2003 roku oraz funkcji obsługujących planowanie i rozwój kadr (m.in. Rekrutacja, Rozwój kadr, Samoobsługa pracowników, Zarządzanie szkoleniami), których start produktywny zaplanowano na koniec I kwartału 2003 r.

Projekt rozpoczęto w czerwcu 2002 r. Przez kilka miesięcy był on realizowany w tle fuzji technologicznej, tj. ujednolicania bankowych systemów do obsługi klientów. Równolegle trwała zakrojona na szeroką skalę reorganizacja.

W skład zespołu wdrożeniowego wchodziła grupa 12 osób z zespołu kadrowo-płacowego i 7 osób z zespołu rozwojowego. Wielotygodniowe prace nad koncepcją biznesową doprowadziły do precyzyjnego opisania wykonywanych zadań, procesu obiegu wszystkich dokumentów i przeanalizowania obowiązujących przepisów prawa. Powstały dwie księgi koncepcji biznesowej w obu obszarach: kadrowo-płacowym i rozwojowym.

Następnie rozpoczęły się szkolenia. Najpierw "bankowców" szkolili specjaliści z SAP Polska, przekazując niezbędną wiedzę liderom w Banku. Potem liderzy szkolili zespoły kadrowo-płacowe.

Trudna migracja danych.

Zgodnie z przewidywaniami najtrudniejszym zadaniem podczas projektu okazała się migracja danych. Informacje o kilkunastu tysiącach pracowników trzeba było przenieść z dotychczasowych baz do arkuszy programu Microsoft Excel, skąd potem miały trafić do systemu SAP. Większość danych wprowadzano ręcznie, porównując zgodność z danymi zamieszczonymi w teczkach osobowych. Proces ten trwał prawie dwa miesiące. Uczestniczyło w nim blisko 30 osób, którym zajęło to wiele mozolnych godzin.

By ułatwić te prace, informatycy z banku stworzyli specjalne makra w arkuszu kalkulacyjnym, które miały wychwycić typowe błędy we wprowadzanych danych dotyczące formatu i pisowni. Wszyscy uczestnicy projektu z ulgą wspominają zakończenie tego etapu.

Niezależnie od wdrożenia mySAP HR w kadrach trwały prace związane z reorganizacją sieci oddziałów i tworzeniem nowych jednostek organizacyjnych. Prowadzono też projekty związane z opisem stanowisk i oceną okresową pracowników. Nie dość tego, ostatnie zmiany organizacyjne przeprowadzono tuż przed startem produktywnym systemu HR. Wiele czasu członkom zespołu zajęło także odzwierciedlenie struktury organizacyjnej liczącego prawie 500 oddziałów Banku BPH.

- Skomplikowana i olbrzymia struktura organizacyjna to specyfika tego wdrożenia. Wymagało to najpierw weryfikacji każdego jej elementu bezpośrednio w oddziale lub innej komórce organizacyjnej banku, zanim zdecydowano się na pierwsze naliczenie płac - ocenia Adam Bieńko, kierownik projektu ze strony SAP Polska.

Pierwsze pensje z użyciem SAP.

Styczeń 2003 r. był przełomowym momentem dla Departamentu Obsługi Kadrowej. Dziś osoby z banku zaangażowane w projekt oceniają, że dla Pionu Zasobów Ludzkich w Banku właśnie wtedy zaczęła się nowa era, pierwszy krok w procesie budowania zespołu pracowników, którzy są zadowoleni, i i przynoszą firmie maksimum korzyści.

1 stycznia 2003 r. zaprzestano pracy w systemie Kali. Istniała jednak bariera psychologiczna. Kadrowcy i pracownicy sekcji płac z obawą puścili "spadochron", jakim wciąż był stary system. Ale skok w pierwszą pensję w mySAP był nieunikniony. Trzeba było iść za ciosem. - To prawda - przyznaje dziś dyrektor Anna Parulska - nie było odwrotu. Oczywiście, obawiałam się, że ludzie nie wytrzymają napięcia. Cały Zespół Obsługi Kadrowej spisał się jednak znakomicie. Mieliśmy świadomość, że najważniejsze jest podejście tych pracowników, którzy mają w przyszłości pracować z nowym systemem. Uważam, że to wielka zasługa naszych szkoleniowców. Pokazywali zalety systemu, tego, co użytkownik może z niego wydobyć, zachęcali do nowego narzędzia. Tak naprawdę "rozdmuchiwali" apetyty, na szybszą, łatwiejszą, bardziej profesjonalną obsługę kadrowo-płacową.

Zgodnie z harmonogramem projektu, koniec stycznia 2003 r. oznaczał wypłatę pierwszych pensji z użyciem systemu SAP. Zaplanowano pracę grupową. Przygotowano salę na 40 osób. Podłączono specjalne faksy i telefony. Czuć było emocje. W sumie trzy dni trwało: wprowadzanie ostatnich zmian w danych pracowniczych w zakresie zdarzeń płacowych, generowanie pierwszych raportów listy płac w systemie symulacyjnym i korygowanie błędów. Na koniec nastąpiło naliczanie płac w rzeczywistym systemie i przygotowanie plików z wypłatami na rachunki ROR oraz generowanie poleceń księgowania wszystkich wypłat i należności w systemie SAP.

Po wczytaniu wygenerowanych przez SAP danych elektronicznych do systemów księgowych banku pierwsza wypłata w systemie SAP pojawiła się na kontach pracowników. I tak jest już od blisko półtora roku.

Część rozwojowa.

Częścią "twardą" wdrożono we rekordowo krótkim tempie (6 miesięcy). Implementacja części "miękkiej" wymagała wnikliwej analizy istniejących procesów w zakresie zarządzania kadrami i w niejednokrotnie budowanie koncepcji od zera.

- Opisanie podstawowych procesów kadrowo-płacowych, uregulowanych przez prawo, jest wręcz automatyczne. Wskaźniki niezbędne do naliczania pensji, liczba dni urlopowych, dokumentacja wymagana przy zatrudnieniu; to wszystko narzuca prawo. Wdrożenie części rozwojowej mySAP HR było trudniejsze. Najpierw musieliśmy wypracować własne pomysły rozwiązania tych zagadnień w banku, a dopiero potem objąć je systemem informatycznym - wspomina Katarzyna Niezgoda, Członek Zarządu BPH.

Wdrożenie systemu zmobilizowało więc pion HR Banku do szybszego budowania wizji rozwoju pracowników. Dopiero te "żywe", choć wciąż początkujące (po fuzji) procesy oceny pracowniczej, szkoleń, awansów, rekrutacji były przekładane na system informatyczny. Wiele z tych informacji będzie naprawdę użyteczne dopiero po latach, kiedy cykliczne procesy zaowocują zbiorem danych z kilku lat.

Członkowie zespołu wdrożeniowego wysoko oceniają korzyści nowego systemu. Dzięki elektronicznemu zgromadzeniu w jednym miejscu rozproszonych danych można on automatyzować powtarzalne procesy kadrowe. Teraz pion HR może mieć ogląd całości, widzieć ogólne trendy ale i jednostkowe zdarzenia.

- Zyskaliśmy możliwość, by dzięki szkoleniom, ocenie okresowej i całej "miękkiej" części zarządzania nawiązać bezpośredni kontakt z pracownikiem w banku zatrudniającym tysiące ludzi - mówi Katarzyna Niezgoda. - Wdrożyliśmy też "Pulpit menedżera", za pomocą którego kadra kierownicza banku może w szybki i prosty sposób uzyskać informację o podległych pracownikach. Dostęp do Pulpitu odbywa się poprzez mySAP Enterprise Portal. Dzięki portalowi można swobodnie poruszać się pomiędzy pulpitem, intranetem oraz org-publisherem, służącym do przeglądania struktury organizacyjnej, bez konieczności logowania się do kilku systemów i pamiętania licznych haseł.

W żadnej tak dużej jak Bank BPH organizacji w Polsce nie wdrożono dotąd w takim zakresie tych elementów mySAP HR, które wspierają rozwój kadr. Dzięki pracom wdrożeniowym zdefiniowano na nowo proces rekrutacji, szkoleń, ocen, przypisano rzeczywiste funkcje do stanowisk, zbudowano profile stanowisk i pracowników w oparciu o kompetencje.

- Jesteśmy naprawdę pionierem na rynku, jeśli chodzi o zarządzani kadrami w oparciu o kompetencje - mówi Katarzyna Niezgoda. - W Polsce panuje mit, że system kadrowo-płacowy SAP HR w części "miękkiej" jest standardowy i wdrażany tylko w takim kształcie, w jakim proponuje producent. My udowodniliśmy, że to nieprawda. Nasz system obejmuje wszystkie twarde i miękkie elementy zarządzania kadrami w ramach opracowanej konfiguracji, a nie rozszerzeń systemu.

Konfiguracja ma miejsce wówczas, gdy system dostosowywany jest w trakcie wdrożenia do potrzeb klienta bez ingerencji w jego kod, słowem - kiedy wydobywa się z systemu to, co producent przewidział. Natomiast rozszerzeniami są tzw. "łaty", czyli dorabianie tych kawałków, których producent nie przewidział, przy założeniu oczywiście ingerencji w kod systemu.

We wdrożeniu w Banku BPH nie ma rozszerzeń poza indywidualnie zdefiniowanymi raportami końcowymi. Korzyścią takiego podejścia jest, że SAP serwisuje system bez żadnych zastrzeżeń. Za łaty producent nie odpowiada.

Serwer i zabezpieczenia.

Jeśli chodzi o wdrożenie mySAP HR w Banku BPH, ewenementem jest także wykorzystanie serwera Microsoft SQL 2000, co przy projekcie o takiej skali nie jest zbyt częste. Powodem, dla którego Bank BPH zdecydował się właśnie na takie rozwiązanie, były względy ekonomiczne i praktyczne.

- W chwili rozpoczęcia wdrożenia wszyscy nasi pracownicy pionu IT byli zajęci projektami związanymi z fuzją. Dlatego też szukaliśmy bazy, której administrowanie nie wymagałoby zaangażowania zbyt wielu osób - wyjaśnia Waldemar Chlipalski.

Względy ekonomiczne zdecydowały również o wyborze systemu zabezpieczeń. Początkowo specjaliści z BPH rozważali możliwość budowy klastra, jednak koszt tego typu rozwiązania certyfikowanego dla systemu mySAP sięgał prawie 100 tys. USD. Dlatego też informatycy zdecydowali się na znacznie tańsze rozwiązanie wykorzystujące mechanizm hot standby, zawarty w bazie Microsoft SQL 2000. W razie ewentualnej awarii trzeba w systemie odtworzyć dane jedynie z ostatnich 15 minut.

---

Portret banku

Bank BPH to trzeci pod względem wielkości aktywów bank w Polsce. Powstał w roku 2000 z połączenia Banku Przemysłowo-Handlowego oraz Powszechnego Banku Kredytowego. Początkowo nazywał się Bank BPH PBK, o od 2003 r. nazwa została skrócona do "Bank BPH".

Bank obsługuje ponad 2,8 miliona klientów, posiada prawie 500 placówek o ogólnokrajowym zasięgu działania, jest także jednym z liderów w zakresie wykorzystania alternatywnych kanałów dystrybucji produktów i usług bankowych.

Jest bankiem uniwersalnym, świadczącym usługi kredytowe, depozytowe i rozliczeniowe dla klientów detalicznych i instytucjonalnych. Działa także aktywnie na międzynarodowych rynkach finansowych.

Podmioty wchodzące w skład grupy kapitałowej BPH PBK uzupełniają ofertę produktów Banku m.in. o bankowość hipoteczną, usługi ubezpieczeniowe, leasingowe oraz zarządzania aktywami.

Etapy wdrożenia mySAP HR w Banku BPH

• pierwsza połowa 2002 r.
  negocjacje i zakup systemu
• czerwiec 2002 r.
  start wdrożenia
• styczeń 2003 r.
  zakończenie I etapu wdrożenia - objęcie systemem obsługi kadrowo-płacowej (części "twardej") - po raz pierwszy wypłacenie naliczanych w systemie SAP płac dla wszystkich pracowników
• grudzień 2003 r. - styczeń 2004 r.
  zakończenie II etapu wdrożenia - objęcie systemem obszarów "miękkich" HR - rozwoju kadr: szkoleń, rekrutacji, oceny pracowniczej, polityki awansów; upgrade systemu do wersji z 4,6C do wersji 4,7 (w której może być realizowany np.: e-learning); udostępnienie kadrze kierowniczej tzw. Pulpitu Menedżera.

Wyróżnienia dla wdrożenia

• Jesień 2003 r. Kongres SAP, nagroda SAP Polska w kategorii "Innowacyjne projekty" za pierwsze wdrożenie mySAP HR w polskiej bankowości. W uzasadnieniu napisano: "za odwagę w podjęciu decyzji o wdrożeniu rozwiązania wspomagającego zarządzanie kapitałem ludzkim w tak szerokim zakresie funkcjonalnym i organizacyjnym, w tak trudnym dla nas okresie i za zakończenie prac w tak rekordowo krótkim czasie".
• Jesień 2003 r. II Zlot Użytkowników SAP HR. Pion HR Banku był gospodarzem Zlotu prezentując swoje wdrożenie, w tym po raz pierwszy jego część służącą rozwojowi kadr, na spotkaniu praktyków-profesjonalistów zarządzania personelem.
• Luty 2004 r. - nagroda tygodnika "Gazeta Bankowa", za najlepszy projekt informatyczny w kategorii wdrożenie systemu back office.

(redsb)