Obszary, gdzie firma może zaoszczędzić konkretne pieniądze, to nie tylko najczęściej wdrażane funkcjonalności HR, jak administracja kadrami czy płace.

Coraz mniej jest firm, w których nie ma świadomości, że obszar zarządzania zasobami ludzkimi wymaga kompleksowego wsparcia informatycznego. Nadal jednak jest powszechne przekonanie, że wdrożenie systemu HR nie przekłada się na korzyści, które można by wyrazić w pieniądzu. Inwestycję w system HR traktuje się raczej jako konieczność, nie wiążąc z nią nadziei na zwiększenie efektywności działania.

Dlatego też firmy zazwyczaj poprzestają na wdrożeniu takich funkcjonalności HR, w których wsparcie systemu IT jest po prostu niezbędne (administracja kadrami, płace), nie szukając tych obszarów, w których informatyzacja mogłaby przynieść pieniądze, np. w formie wymiernych oszczędności.

Czy to oznacza, że zarządzanie zasobami ludzkimi jest swego rodzaju enklawą w firmie, w której nie ma zastosowania standardowe podejście do wyceny efektywności inwestycji w system IT (ROI - Return of Investment)? Czy pytanie decydentów o przełożenie tej inwestycji na zysk firmy musi pozostać bez odpowiedzi?

Trzy proste przykłady wskazują, że tak nie musi być. Są takie obszary HR, w których automatyzacja procesów ma jednoznaczne przełożenie na oszczędności. W dodatku ich wartość można łatwo obliczyć, dostarczając argumentów co do zasadności uruchomienia tych właśnie funkcji systemu HR.

Samoobsługa pracownicza.

W przypadku zarządzania zasobami ludzkimi często najłatwiej posługiwać się czasem jako podstawowym (ale nie jedynym!) miernikiem wyceny korzyści biznesowych. Skoro czas wysoko wykwalifikowanej kadry kosztuje, właśnie tutaj należy szukać oszczędności.

Dobrym przykładem jest tu automatyzacja procesu przetwarzania wniosków urlopowych przez wprowadzenie systemu samoobsługi pracowniczej (ESS - Employee Self-Service) i elementów Workflow (automatyzacji obiegu pracy i dokumentów). Tradycyjny proces (bez ESS) przebiega często według schematu przedstawionego w tabeli 1, w której ujęto koszty pracy związane z przetwarzaniem wniosków urlopowych (założenia: średnia stawka godzinowa pracownika to 15 zł; dla specjalisty HR - 25 zł; dla menedżera: 50 zł; zatrudnienie: 1000 osób; liczba wniosków urlopowych: 2000 rocznie).

Działanie	Czas pracy (minuty)
	Pracownik	Menadżer	Specjalista HR
pracownik telefonicznie lub bezpośrednio zwraca się do Działu HR z pytaniem o limit urlopowy	10
specjalista HR odpowiada na zapytanie			10
pracownik wypełnia wniosek urlopowy i przekazuje przełożonemu	10
menadżer zatwierdza wniosek i przekazuje do Działu HR		15
specjalista HR wprowadza informację o urlopie do systemu i informuje o tym pracownika			10
pracownik odbiera z Działy HR kopię zatwierdzonego wniosku	10
Razem	30	15	20
Koszty roczne	15 000 zł	25 000 zł	16 667 zł
Tabela 1. Koszty obsługi HR bez wsparcia systemu IT		RAZEM:	56 667 zł

Gdyby proces przedstawiony w tabeli 1 objąć systemem samoobsługowym, mógłby on zaoszczędzić czas wszystkich zaangażowanych stron, co ma konkretny wymiar finansowy (koszty pracy). Dla przykładowej firmy osiągnięte oszczędności to rząd 43 000 złotych rocznie, co ilustruje tabela 2.

Działanie	Czas pracy (minuty)
	Pracownik	Menadżer	Specjalista HR
pracownik sprawdza poprzez WWW stan swojego limitu urlopowego i za pomocą tego samego narzędzia wnioskuje o urlop	5
przełożony zatwierdza poprzez WWW wniosek, który automatycznie wędruje do Działu HR (Workflow)		5
Dział HR zatwierdza informację o urlopie, co powoduje automatyczne wysłanie informacji (e-mail) do pracownika			3
Razem	5	5	3
Koszty roczne	2 500 zł	8 333 zł	2 500 zł
Tabela 2. Koszty obsługi HR w systemie samoobsługowym IT		RAZEM:	13 333 zł

Zdalne szkolenia: e-learning.

Wyobraźmy sobie firmę, która zamierza przeprowadzić w ciągu roku serię szkoleń w zakresie nowych funkcji systemu informatycznego dla doświadczonych użytkowników. Jest to firma rozproszona geograficznie - szkolenia odbędą się w jednej lokalizacji. Na koszt szkolenia będą się składać między innymi koszty przejazdów, noclegów oraz koszt czasu zewnętrznego instruktora.

Przedsiębiorstwo chce przeszkolić 20 osób w cyklu trzech dwudniowych szkoleń. Przyjmując tradycyjną metodę szkolenia, podzieliliśmy uczestników na dwie 10-osobowe grupy:

Koszt 3 dni zewnętrznego trenera (stawka 3000 zł/dzień, przygotowanie szkolenia w wersji elektronicznej)	9 000 zł
Razem	9 000 zł

Koszty te można zmniejszyć, jeśli przyjmiemy, że szkolenia zostaną przeprowadzone zdalnie za pomocą np. oprogramowania SAP Tutor (oprogramowanie z rodziny narzędzi e-learningu). Użytkownicy, nie ruszając się z miejsca, mogą uczestniczyć w interaktywnym szkoleniu, z ćwiczeniami, testami i instruktażem.

Koszt 12 dni zewnętrznego trenera (stawka 3000 zł/dzień)	36 000 zł
Koszt 3 noclegów dla 20 osób (stawka 250 zł)	15 000 zł
Średni koszt podróży dla 20 osób (trzykrotnie, stawka 200 zł)	12 000 zł
Razem	63 000 zł

Zastosowanie e-learningu dało w naszym przykładzie oszczędności rzędu 54 000 zł - tylko dla tego jednego cyklu szkoleniowego.

Rozliczanie podróży służbowych.

Analogicznie jak przy wnioskach urlopowych, można systemem informatycznym wesprzeć procesy wnioskowania, zatwierdzania i rozliczenia delegacji służbowych. W symulacji założyliśmy takie same stawki godzinowe (dla pracownika, pracownika działu FI oraz dla menedżera) oraz liczbę 2000 delegacji rocznie.

Przy takich założeniach oszczędności roczne mogą sięgać 40 000 zł. Zapraszamy do internetowego Serwisu HR BCC, gdzie znajduje się pełna wersja niniejszego artykułu, zawierająca również porównanie przebiegu i kosztów procesu "tradycyjnego" oraz wspartego przez ESS i Workflow: www.bcc.com.pl/oszczednosciHR.

Podobne analizy można przeprowadzić dla wielu innych procesów HR, m.in. dla rekrutacji czy planowania wynagrodzeń. Tutaj skupiliśmy się tylko na wybranych elementach kosztowych, chcąc podkreślić wymierny charakter zmian, które wnosi system HR.

Z materiałów BCC,
partnera SAP Polska
Więcej: www.bcc.com.pl; www.bcc.com.pl/hr