W ostatnich kilku latach zmiany w otoczeniu biznesowym i trudna sytuacja gospodarcza postawiły przed firmami nowe wyzwania. Aby utrzymać konkurencyjność na rynku, dążą one do redukcji kosztów, dokładniej mierzą zwrot z inwestycji, precyzyjniej analizują i planują wydatki. To wszystko spowodowało też ewolucję roli działu personalnego w firmie. Dzięki ofercie SAP realizacja jego zadań staje się łatwiejsza i bardziej efektywna.

Dziś dyrektor personalny potrzebuje nie tylko narzędzi umożliwiających ewidencję danych kadrowych, rejestrację czasu pracy, rozliczanie wynagrodzeń oraz wymagane prawem raportowanie do urzędów zewnętrznych. Niezbędne są mu rozwiązania, dzięki którym może on zastosować kompleksową strategię zarządzania kadrami i dopasować ją do ogólnej strategii organizacji.

Dyrektor personalny potrzebuje narzędzi, które pomogą mu zdobyć i zatrzymać w organizacji najlepszych specjalistów, zarządzać ich wiedzą i budować spójną politykę informacyjną. Istotne jest także skrócenie czasu trwania niektórych procesów, zmniejszenie kosztów pracy, możliwość symulowania skutków podjęcia pewnych decyzji.

Pozyskać odpowiednich ludzi.

Organizacja jest tak dobra w swojej działalności, jak ludzie, których zatrudnia. Kompetentni, zmotywowani pracownicy to jeden z ważniejszych elementów przewagi konkurencyjnej. Wyszukiwanie talentów, planowanie ich rozwoju, stawianie nowych celów - wszystkie te działania podejmuje się po to, aby zatrzymywać w organizacji najlepszych.

Proces rekrutacji jest często procesem długotrwałym i kosztownym. SAP E-Recruiting pozwala zoptymalizować jego przebieg. Rozwiązanie obejmuje obsługę całego procesu: od planowania i budżetowania, poprzez selekcję kandydatów do zatrudnienia i wdrożenie nowych pracowników do przewidzianych dla nich zadań. Oprócz sprawnego przepływu informacji pomiędzy pracodawcą i kandydatami, dodatkowa zaleta SAP E-Recruiting to oszczędność czasu i środków, które można uzyskać poprzez włączenie do wspólnego środowiska pracy także trzeciej strony - internetowego serwisu rekrutacyjnego czy agencji pracy. W ten sposób organizacja może sprawnie publikować oferty pracy, zlecając wstępną selekcję partnerowi zewnętrznemu, a następnie przejmować do analizy tylko najciekawsze oferty. Każda ze stron: kandydat, kierownik liniowy pracujący w organizacji poszukującej pracowników, konsultant serwisu rekrutacyjnego korzystają z zestawów dedykowanych dla nich funkcji.

Sposób prowadzenia naboru i komunikacji z kandydatami jest istotnym elementem budowania wizerunku organizacji jako pracodawcy. SAP E-Recruiting umożliwia nawiązywanie długoterminowych relacji z kandydatami wewnętrznymi i zewnętrznymi. Baza talentów pozwala osobom zainteresowanym rejestrować i aktualizować swoje dane, w tym określać zainteresowania i preferencje, także w postaci własnych stron www. Dzięki temu pracodawca uzyskuje możliwość łatwego wyszukiwania odpowiednich osób oraz indywidualnego składania ofert pracy.

Zatrzymać najlepszych specjalistów.

Po zakończeniu rekrutacji, kiedy odpowiedni kandydat został już zatrudniony, nadchodzi czas na przedstawienie mu indywidualnych zadań i celów oraz metod ich realizacji. Dzięki integracji Zbalansowanej Karty Wyników (Balanced Scorecard jako elementu Strategic Enterprise Management) z systemem ocen pracowniczych, możliwa jest konstrukcja modelu indywidualnej oceny, która wynika z przyjętej strategii firmy.

W ten sposób w systemie pojawia się odzwierciedlenie zarządzania przez cele (MBO). Z celów przyjętych dla organizacji wynikają cele poszczególnych jednostek organizacyjnych, a następnie operacyjne cele poszczególnych pracowników. W odpowiednim czasie ich realizacja jest oceniana, a wynik może się przełożyć na wymierne wartości - podwyżki lub jednorazowe premie.

Ważnym elementem motywacji pracownika jest zapewnienie mu możliwości rozwoju, na przykład poprzez uczestnictwo w szkoleniach uzupełniających wiedzę lub przekazujących kompetencje niezbędne do podjęcia nowych wyzwań. Tradycyjne szkolenia prowadzone poza miejscem pracy wiążą się z kosztami wyjazdu i nieobecnością pracownika w pracy przez kilka kolejnych dni, co często okazuje się zbyt drogie i nieefektywne. Z punktu widzenia pracodawcy korzystniejsze bywa szkolenie pracownika w trybie ciągłym, dopasowanym do jego indywidualnej sytuacji zawodowej i jednocześnie nie powodującym wysokich kosztów dodatkowych.

SAP Learning Solution, portal szkoleniowy dostarczany przez SAP, pozwala zarządzać złożonymi procesami szkoleniowymi obejmującymi różne ich rodzaje: szkolenia tradycyjne, odbywające się w salach szkoleniowych, wielopoziomowe ścieżki kształcenia oraz testy on-line i szkolenia internetowe (synchroniczne i asynchroniczne). W ten sposób realizowana jest strategia nauczania typu "blended learning", łącząca zajęcia z instruktorem i pracę ze szkoleniem e-learningowym (samodzielną lub grupową).

Na rozwiązanie SAP Learning Solution składają się trzy elementy:

• rozszerzenie funkcjonalne systemu Zarządzania Kadrami w R/3,
• portal szkoleniowy
• środowisko autorskie.

Narzędzia dostępne w R/3 umożliwiają m.in. badanie potrzeb szkoleniowych, prowadzenie katalogu szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych, definiowanie i przypisywanie programów rozwoju indywidualnego, tworzenie i monitorowanie budżetu szkoleniowego, obsługę procesu wieloetapowej akceptacji zgłoszeń na szkolenia, prowadzenie recepcji szkoleniowej oraz raportowanie nabytych kompetencji, wyników testów i kosztów.

Drugi komponent rozwiązania to portal szkoleniowy funkcjonujący jako część portalu korporacyjnego. Zgromadzone w nim funkcje to m.in.: informowanie pracownika o szkoleniach obowiązkowych, kwalifikacjach, uprawnieniach i kompetencjach do uzupełnienia, wielokryterialne wyszukiwanie szkoleń, rozpoczęcie/kontynuacja rozpoczętego szkolenia lub testu internetowego (możliwa jest także praca off-line i aktualizacja danych po ponownym podłączeniu do sieci).

Dodatkowo użytkownik portalu ma możliwość zdefiniowania własnej strategii uczenia się, sprawdzenia profilu własnych kompetencji i porównania ich z wymaganiami zajmowanego stanowiska wraz ze wskazaniem, jakie szkolenie może zniwelować ewentualne luki kompetencyjne.

Dla przełożonych dostępne są dodatkowe funkcje, takie jak przetwarzanie wniosków o szkolenia, analiza profilu pracownika, analiza kosztów osobowych, kontrola wykorzystania budżetów, oceny szkoleń, oceny pracowników (np. przez trenera).

Dostęp pracownika do wszystkich wymienionych funkcji odbywa się przez przeglądarkę www i nie wymaga dodatkowej instalacji oprogramowania na jego komputerze, a wszystkie dane pracownicze przetwarzane są on-line, bezpośrednio w zintegrowanym systemie, dzięki czemu możliwy jest dostęp do spójnych i aktualnych informacji bez potrzeby stosowania interfejsów.

Za pomocą portalu szkoleniowego udostępniane mogą być zarówno samodzielnie przygotowane materiały, jak i treści zakupione od dostawców zewnętrznych. Do tworzenia własnych testów i szkoleń oraz całych programów szkoleniowych, złożonych nawet z jednostek lekcyjnych, SAP dostarcza odpowiednie oprogramowanie - Środowisko Autorskie. Przy budowie jednostek lekcyjnych autor ma możliwość systematyzacji ich według kategorii wiedzy (orientacja, działania, wyjaśnienia, referencje). Przy konstrukcji testów dysponuje z kolei różnymi typami pytań (wielokrotnego wyboru, z jedną lub wieloma prawidłowymi odpowiedziami, pytania otwarte) oraz szeregiem atrybutów określających m.in. czas odpowiedzi na pytanie, wagę i wycenę odpowiedzi, rodzaj i poziom informacji zwrotnej.

Spójna polityka informacyjna i zarządzanie wiedzą.

Wielu ekspertów twierdzi, że wiedza w organizacji jest na ogół w około 80% nieuporządkowana: rozproszona, nie zawsze dostępna, czasem nadmiarowa, nie aktualizowana odpowiednio często. Jednym z narzędzi oferowanych przez portal korporacyjny, które umożliwia uporządkowaną wymianę wiedzy, jest Expert Finder.

Narzędzie to pozwala pracownikom uczestniczyć w wirtualnych społecznościach ekspertów skupionych wokół różnych tematów i tam poszukiwać informacji lub dzielić się wiedzą z danego obszaru. Pracownik może należeć do jednej lub wielu społeczności, może też sam zarejestrować się jako ekspert. Po zapamiętaniu profilu będzie dostępny dla innych użytkowników jako osoba, do której można zwrócić się z konkretnym pytaniem. Eksperta można szukać używając danych osobowych i innych kryteriów, takich jak doświadczenie projektowe czy zainteresowania. Kontakt pomiędzy poszczególnymi osobami jest możliwy bezpośrednio poprzez aplikację, a zapisy pytań i odpowiedzi pozostają dostępne także dla innych członków społeczności. W ten sposób w organizacji buduje się swoista baza wiedzy, wcześniej niewidocznej w organizacji.

Portal umożliwia także inne działania służące sprawnej komunikacji pracowników, takie jak: prowadzenie chatu on-line, wysyłanie komunikatów, udostępnianie pulpitu lub wybranej aplikacji innemu użytkownikowi portalu.

Efektywność procesów, zmniejszenie kosztów pracy.

Tradycyjny model wprowadzania danych i ich analizy zakłada często zbieranie różnego rodzaju papierowych dokumentów i przekazywanie ich do właściwej komórki, gdzie są wprowadzane do systemu informatycznego i przetwarzane jako analizy na potrzeby różnych odbiorców. Możliwa jest jednak inna organizacja tego procesu, która pozwala wprowadzić znaczne oszczędności czasu oraz nakładu pracy.

Rozproszony dostęp do centralnego systemu i wprowadzanie danych przez administratorów, kierowników liniowych w miejscu, gdzie te dane powstają, udostępnienie informacji i raportów każdemu pracownikowi według potrzeb jego stanowiska pozwala wyeliminować powtarzalne, nie wnoszące wartości działania operacyjne i skrócić czas pozyskiwania informacji.

Wykorzystując możliwości samoobsługi menedżerskiej (MSS) kierownik ma dostęp do różnorodnych informacji o podległych mu pracownikach, m.in.: danych osobowych, o nieobecnościach, danych o szkoleniach odbytych i planowanych, wynikach ocen okresowych. Samo przeprowadzanie tych ocen, zatwierdzanie wniosków urlopowych czy wniosków o udział w szkoleniach, jak również planowanie premii lub podwyżek dla swojego zespołu w ramach przyznanego budżetu, możliwe są bezpośrednio w systemie.

Korzystając z Pulpitu Menedżera Czasu Pracy, kierownik i administrator może planować i analizować rozkłady czasu pracy dla pojedynczych osób i całych zespołów, wprowadzać nieobecności, dodatki, godziny nadliczbowe.

Samoobsługa pracownicza (ESS) umożliwia m.in. dostęp lub edycję danych osobowych (np. adres, konto bankowe), sprawdzenie salda i wprowadzanie wniosku o urlop, wyświetlanie pasków płacowych za wybrane okresy, sprawdzenie wymagań swojego stanowiska i porównanie ich z własnymi kwalifikacjami, możliwość złożenia aplikacji na wolne stanowisko.

Inne mechanizmy funkcjonujące w mySAP HR, które wpływają na usprawnienie wielu działań operacyjnych, to na przykład zdarzenia kadrowe odzwierciedlające istniejące procesy administracyjne i gwarantujące kompletność wprowadzania danych, obsługa ponownego i wielokrotnego zatrudnienia, automatyczne tworzenie dokumentów ZUS.

Sprawne zarządzanie wymaga dobrego planowania kosztów osobowych.

Korzystając z funkcji portalu, kierownicy komórek organizacyjnych przez przeglądarkę mają dostęp do danych wstępnie przygotowanych przez dział HR i mogą przeprowadzać symulacje naliczenia kosztów według szeregu złożonych parametrów, m.in. rodzaju uwzględnianego wynagrodzenia (płaca zasadnicza, płatności okresowe, jednorazowe), typu wypłaty (regularne i dodatkowe listy płac), planowanych zmian taryfikatora, danych z zarządzania szkoleniami. Symulacja może odbywać się dla wybranych osób, stanowisk lub funkcji, jak też dla wskazanej części lub całości struktury organizacyjnej.

Produkt	Dostępne wersje	Dostępne od
SAP R/3	4.6C, 4.70 (Enterprise)	06.2000, 03.2003
SAP Learning Solution	2.00	04.2003
E-Recruiting	2.00	07.2003
Expert Finder	4.70	04.2003
Manager Self Service (MMS)	50.2-60.1	03.2003, 12.2003
Employee Self Service (ESS)	4.6C, 4.70	06.2000, 03.2003
SAP SEM	3.2, 3.5	02.2003, 03.2003
Produkty SAP dla zarządzania kapitałem ludzkim

Polscy użytkownicy mySAP HR.

Opisane narzędzia są produktywnie wykorzystywane przez wiele organizacji. Podstawowy produkt - mySAP HR - jest używany w Polsce przez ponad 70 firm z różnych branż i o zróżnicowanej wielkości. Są to zarówno przedsiębiorstwa polskie, jak i oddziały międzynarodowych koncernów. Najwięksi klienci rozwiązań HR to Telewizja Polska SA, KGHM Polska Miedź SA, Bank BPH PBK.

W przypadku firm mających swoje oddziały w wielu krajach występują dwa scenariusze: lokalna obsługa na własnym serwerze bądź praca we wspólnym środowisku informatycznym SAP razem z innymi jednostkami koncernu. Tak pracują np. Pepsi Cola General Bottlers, Volkswagen Motor Polska, Generali.

System realizuje zarówno specyficzne wymagania instytucji publicznej, oraz branżową specyfikę, na przykład energetyki wytwórczej i dystrybucyjnej, gdzie klientami mySAP HR jest 9 organizacji.

Także najnowsze funkcjonalności systemu zdobywają już uznanie w polskiej gospodarce. Na SAP Learning Solution zdecydowały się w Polsce już dwie duże organizacje z branży finansowej. W obu przypadkach spodziewane są znaczne korzyści z zastosowania rozwiązania optymalizującego procesy szkoleniowe w rozproszonej organizacji, która posiada wiele placówek na terenie całego kraju.

Kilkanaście organizacji (m.in. PTC Era, Volkswagen Poznań, VWMP Polkowice, TVP SA) używa już w różnym zakresie (pobieranie raportów, analiza kosztów szkoleń, zlecenia rekrutacyjne) narzędzi samoobsługi menedżerskiej). Na szeroki zakres samoobsługi dla pracowników (m.in. obsługa własnych danych osobowych i rodzinnych, adresów, kont bankowych, składanie i odwoływanie wniosków o urlop, dane o czasie pracy i podróżach służbowych) zdecydował się Polkomtel, gdzie kolejne serwisy udostępniane są pilotażowej grupie pracowników, a po całościowej weryfikacji zostaną przekazane do użytku wszystkim pracownikom.

Na świecie z funkcji samoobsługi korzysta 10 mln użytkowników. W Polsce, w miarę wzrostu wymagań pracodawców co do samodzielności i odpowiedzialności pracowników, rozwoju świadomości informatycznej i potrzeby zmniejszenia kosztów operacyjnych, popularność tych narzędzi będzie niewątpliwie wzrastać.

Teresa Olszewska
Autorka jest mySAP HR Product Menadżerem w SAP Polska.