Najpierw, w końcu 2001 roku, została podpisana umowa z SAP Polska. Potem musiało nastąpić zdefiniowanie celów oraz precyzyjne zaplanowanie efektów. Jak wiadomo, od tego etapu zależy wszystko.

Wdrożenie systemu mySAP.com w Lubelskich Zakładach Energetycznych SA w Lublinie rozpoczęło się w lutym 2002 roku. Proces wdrożeniowy został podzielony na cztery etapy: Moduły Finansowe, Zarządzanie Kadrami, Moduły Logistyczne, Hurtownia Danych. Uruchamiane funkcjonalności obejmowały geograficznie teren całej spółki.

Projekt był prowadzony zgodnie ze stosowaną przez SAP metodyką wdrożeniową ASAP (Accelarated SAP). Każdy z etapów został podzielony na fazy, kończące się określonymi produktami.

Planowanie i rozruch.

W I etapie wdrożenie obejmowało uruchomienie funkcjonalności finansowych: rachunkowości finansowej, zarządzania środkami pieniężnymi, kontrolingu, zarządzania środkami trwałymi i gospodarki materiałowej.

Wszystko zaczęło się od przygotowania zasad prowadzenia projektu - Karty Projektu zatwierdzonej przez Komitet Sterujący Projektu, w którego składzie znalazł się cały Zarząd Spółki. Dla wszystkich uczestników projektu rozpoczął się on od spotkania inaugurującego, "Kick off-u", z oficjalnymi wystąpieniami i wyrazami poparcia. A później pozostała już tylko praca.

Na początku był cały cykl szkoleń prowadzonych w przygotowanych w zakładzie salach. Szkolenia zostały zorganizowane i przeprowadzone przez Dział Szkoleń SAP Polska.

Po szkoleniach Zespoły Wdrożeniowe, przy wsparciu konsultantów (z SAP Polska oraz dwóch firm partnerskich), rozpoczęły analizę procesów gospodarczych i opis ich odwzorowania w systemie. Powstałe w wyniku tych prac dokumenty zostały poddane ocenie powołanych zespołów, składających się z pracowników Lubzel SA zarówno z Centrali, jak również z zakładów energetycznych. Dodatkowo dokument został poddany audytowi pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami.

Zatwierdzone koncepcje stanowiły materiał do dalszych prac prowadzonych podczas kolejnej fazy - budowy prototypu. W całym przebiegu prowadzonego projektu należy podkreślić ogromne zaangażowanie Zespołów Wdrożeniowych. Na zakończenie zostały wykonane szczegółowe testy rozwiązania. Sprawdzono dokładnie działanie i współdziałania wszystkich procesów gospodarczych i wszystkie styki międzymodułowe. Następnie przeprowadzono szereg szkoleń dla użytkowników końcowych. Start produktywny nastąpił na początku 2003 roku.

Kolejne etapy.

II etap rozpoczął się we wrześniu 2002 r. i obejmował uruchomienie modułów Administracji Kadrami i Rozliczania Listy Płac. Uruchomiono też dodatkowo Pulpit Menadżera Czasu Pracy - narzędzie wspomagające kierowników jednostek organizacyjnych przy rejestrowaniu czasu pracy podległych pracowników. Start produktywny tych rozwiązań nastąpił w lipcu 2003 r.

Zgodnie z pierwotnymi założeniami trzeci etap wdrożenia systemu w Lubzelu obejmował procesy obsługiwane w następujących obszarach funkcjonalnych systemu mySAP.com: Zarządzanie Inwestycjami, Gospodarka Remontowa oraz Sprzedaż i Dystrybucja dla wszystkich Zakładów. Później zakres wdrożenia został rozszerzony o procesy związane z Przyłączaniem Nowych Odbiorców (PNO). Tworzone jest też w systemie rozwiązanie do obsługi procesów PNO, dedykowane dla Lubzelu.

Główne procesy obsługiwane w poszczególnych obszarach funkcjonalnych to budżetowanie, planowanie inwestycji, realizacja zadań inwestycyjnych, rozliczanie zadań inwestycyjnych w wykonawstwie obcym, proces przyłączania nowego odbiorcy, planowanie i rozliczenia remontów sieci energetycznej, obsługa awarii.

Rozwiązanie w systemie mySAP.com jest uruchamiane równocześnie we wszystkich zakładach Lubzel SA. Następuje też unifikacja procesów realizowanych w każdym z nich.

Trzeci etap wdrożenia mySAP.com został zaplanowany na okres od lutego 2003 (faza organizacji projektu dla etapu III) do lutego 2004 (koniec fazy wsparcia po starcie produktywnym).

Produktywne uruchomienie w systemie procesów objętych zakresem III etapu wdrożenia nastąpiło zgodnie z planem na przełomie 2003 i 2004 roku. Procedura ta została rozpisana na kilkadziesiąt zadań szczegółowych w każdym z obszarów funkcjonalnych (również tych, które zostały uruchomione w poprzednich etapach wdrożenia).

Jak zwykle - ludzie.

Na potrzeby prac w III etapie wdrożenia zostały powołane Zespoły Wdrożeniowe reprezentujące odpowiednie działy Lubzelu (w sumie około 30 osób). Firma zadbała też o reprezentację poszczególnych zakładów. Członkowie zespołów projektowych zostali oddelegowani do prac wdrożeniowych w stu procentach czasu pracy. Dodatkowo - w razie potrzeby - zespoły korzystają z konsultacji wewnętrznych specjalistów Lubzelu.

Został też powołany zespół do spraw integracji mySAP.com z działającym w Lubzelu systemem billingowym ZBYT 2000. Firma rozważa ponadto możliwość integrowania się z innymi systemami zewnętrznymi w stosunku do mySAP.com.

Ze strony SAP z Zespołami współpracuje około 10 konsultantów, w tym część reprezentujących firmy partnerskie SAP: Varias i KOMA. Konsultanci nadają kierunek głównym pracom w poszczególnych obszarach, przekazują niezbędną wiedzę Zespołom Wdrożeniowym oraz nadzorują realizację i pomagają w rozwiązywaniu problemów. Poza wizytami konsultantów Zespoły pracują samodzielnie.

Warte podkreślenia jest stałe zainteresowanie i nadzór nad projektem Zarządu firmy. Regularnie odbywają się spotkania Komitetu Sterującego, gdzie Witold Wiśniewski, Kierownik Projektu przedstawia sprawozdania z bieżących prac wdrożeniowych oraz gdzie podejmowane są strategiczne decyzje projektowe.

Na potrzeby projektu wdrożenia mySAP.com firma udostępniła osobne pomieszczenia wyposażone w stanowiska komputerowe dla wszystkich Zespołów Wdrożeniowych, sale szkoleniowe oraz pomieszczenia dla Kierownictwa i Biura Projektu.

Rozrzutność czy oszczędność?

Coraz rzadziej mamy do czynienia z tak dużym jak w Lubzel SA zaangażowaniem firmy, w której wdrażane jest oprogramowanie SAP. Czy opłaca się taki sposób prowadzenia projektu?

Można policzyć, ile kosztowało oddelegowanie najlepszych ludzi do prac projektowych, czas poświęcany przez Zarząd firmy w ramach dbałości o jakość wdrożenia, zaangażowanie profesjonalnego Kierownictwa Projektu oraz zapewnienie pomieszczeń i sprzętu komputerowego. Z pewnością są to spore koszty. Co zyskuje się w zamian? Przede wszystkim zespół ludzi, którzy będąc pracownikami firmy, znając doskonale jej potrzeby, cele i ograniczenia, są współtwórcami rozwiązania biznesowego odzwierciedlonego w systemie informatycznym. Dzięki temu można mieć pewność, że zespół, który w procesie wdrażania systemu przejął niezbędne kompetencje do jego utrzymania i rozwijania, będzie w stanie elastycznie nadążać za zmianami na rynku i związanymi z nimi zmianami w sposobie prowadzenia biznesu przez własną firmę.

W trakcie samego wdrożenia korzyści Klienta przejawiają się w zdecydowanie mniejszym niż w innych projektach zaangażowaniem konsultantów firm wdrażających. Można to przeliczyć na wymierny efekt finansowy w postaci zaoszczędzonego budżetu na konsultacje lub też zdyskontować poprzez rozszerzenie zakresu wdrożenia o dodatkowe funkcje i procesy przydatne firmie. W przypadku Lubzel SA miały miejsce oba podejścia.

Równolegle do finalizowania prac w III etapie rozpoczął się etap IV wdrożenia, obejmujący uruchomienie systemu raportowania z wykorzystaniem Hurtowni Danych (SAP BW). Pierwsze efekty prac będą zauważalne na początku 2004 roku. W późniejszym etapie planowane jest uruchomienie funkcjonalności Strategicznego Zarządzania Organizacją (SAP SEM).

---

Lubelskie Zakłady Energetyczne obchodziły w ubiegłym roku 75-lecie. W 1927 roku rozpoczęto budowę elektrowni w Lublinie, w tym samym roku gmina Lublin dostała uprawnienia do produkowania, przesyłania i sprzedaży energii elektrycznej.
Od 1993 firma działa jako jednoosobowa spółka Skarbu Państwa, od 1999 r. pod nazwą Lubelskie Zakłady Energetyczne Lubzel S.A.

Cele wdrożenia

• Zintegrowanie środowiska informatycznego dla jednolitego zarządzania informacją
• Zbudowanie jednolitego i spójnego graficznie systemu obsługi użytkownika
• Utworzenie modeli procesów gospodarczych w Spółce w zakresie:
  • Rachunkowości finansowej
  • Zarządzania środkami pieniężnymi
  • Controllingu przedsiębiorstwa
  • Zarządzania majątkiem trwałym
  • Gospodarki materiałowej
  • Sprzedaży i dystrybucji
  • Gospodarki remontowej
  • Zarządzania procesami inwestycyjnymi
  • Zarządzania projektami
  • Zarządzania kadrami i płacami
  • Stworzenie narzędzi informacji zarządczej.

Oczekiwane efekty wdrożenia

• Racjonalizacja i uproszenia wprowadzania danych
• Skrócenie czasu dostępu do potrzebnych informacji
• Zwiększenie zakresu danych opisujących procesy gospodarcze
• Poprawa ich jakości
• Uproszczenie wielu procesów gospodarczych
• Uzyskanie nowoczesnych metod zarządzania finansami, środkami trwałymi, procesami produkcyjnymi i inwestycyjnymi oraz zasobami ludzkimi.

Adam Dudo,
Robert Chwazik
Kierownicy Projektu w imieniu SAP Polska