W trakcie implementacji SAP R/3 w firmie Can-Pack po raz pierwszy w Polsce została wdrożona funkcjonalność Księgi Materiałowej oraz Zarządzania Transportem (LE-TRA).

Spółka akcyjna Pol-Am-Pack, która zapoczątkowała powstanie Grupy Can-Pack, została zarejestrowana pod koniec 1989 roku i była jedną z pierwszych dużych spółek z kapitałem zagranicznym, utworzonych w czasie trwania przełomowych zmian ustrojowych w Polsce. Ale tradycje w produkcji opakowań firm wchodzących w skład Grupy sięgają jeszcze lat dwudziestych ub. wieku.

Firma Can-Pack S.A. powstała w Krakowie w 1992 roku jako spółka produkująca aluminiowe puszki do napojów o pojemności 330 ml oraz łatwo otwieralne aluminiowe wieczka SOT 206. Pierwsza linia produkcyjna została uruchomiona w 1994 roku, w następnych latach w Brzesku powstały kolejne dwie. W roku 2001 oddana została do eksploatacji, wybudowana od podstaw nowa fabryka puszek napojowych w Bydgoszczy. Jako pierwsza w tej części świata i jedna z niewielu na świecie linii może pracować z wydajnością 3 000 szt. na minutę.

Obecnie w finalnej fazie budowy jest nowa fabryka opakowań napojowych koło Kijowa na Ukrainie, zaprojektowana na dwie linie o zdolności produkcyjnej 1 000 mln szt. puszek każda. Pierwsza z nich rozpocznie produkcję w III kwartale 2003 r.

Grupa Can-Pack jest znaczącym producentem opakowań dla przemysłu napojowego i spożywczego oraz dla produktów chemicznych i kosmetycznych. Świadczy również szeroki wachlarz usług technicznych, projektowania i wykonawstwa oprzyrządowania związanego z pakowaniem oraz serwisem urządzeń zamykających u odbiorców.

Grupa sprzedaje swoje wyroby i usługi do 35 krajów świata. Podstawowymi rynkami zbytu jest Polska oraz kraje regionu, a także rejon Zatoki Perskiej.

W ostatnim okresie wdrożono procedurę restrukturyzacji Grupy Can-Pack dla uzyskania kolejnego obniżenia kosztów jej funkcjonowania i podniesienia sprawności zarządzania. W jej efekcie działalność operacyjna i handlowa w Polsce została skoncentrowana w spółce Can-Pack S.A., która stała się podmiotem dominującym w Grupie. Pozostałe spółki w Polsce pełnią role pomocnicze i usługowe.

Dlaczego SAP R/3?

Start produkcyjny systemu SAP R/3 nastąpił 1 lipca 2002 roku. System został uruchomiony w dwóch największych spółkach grupy Can-Pack: spółce Pol-Am-Pack S.A. z fabrykami puszek żywnościowych i chemicznych w Brzesku, Bydgoszczy oraz Dębicy oraz w Spółce Can-Pack S.A. z fabrykami puszek napojowych w Brzesku, Bydgoszczy oraz zakładem produkcyjnym Artigraph w Krakowie. W zakresie funkcjonalnym zostały uruchomione moduły logistyczne: Gospodarka materiałowa (MM), Sprzedaż i dystrybucja (SD), Planowanie produkcji (PP), moduły finansowe: Rachunkowość finansowa (FI), Controlling (CO), Zarządzanie majątkiem trwałym (FI-AA), Zarządzanie płynnością (TR-CM), moduł kadrowo-płacowy: Kadry i Płace (HR) oraz Księga materiałowa (ML) i Zarządzanie transportem (LE-TRA).

Decyzja o wdrożeniu systemu SAP R/3 została podjęta przez Zarząd Can-Pack w związku z koniecznością przeprowadzenia radykalnych zmian w strukturze organizacji i wprowadzenia sprawnego narzędzia do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Narzędziem tym miał być zintegrowany system informatyczny, obejmujący swoim zakresem wszystkie obszary działania.

Eksploatowane poprzednio w poszczególnych zakładach systemy informatyczne były przystosowane do obsługi jednego zakładu, nie dawały możliwości uzyskiwania bieżącej informacji w skali całej spółki oraz grupy kapitałowej.

Wpływ na wybór systemu SAP R/3 miał również fakt udanego wdrożenia tego systemu w firmie F & P Holding Inc. z siedzibą w Blandon, (USA), będącej właścicielem Can-Pack S.A.

Ze względu na bardzo szeroki zakres wdrożenia, zarówno funkcjonalny, jak i organizacyjny, został on podzielony na klika etapów. Na firmę wdrożeniową została wybrana spółka Plaut (1 sierpnia 2003 roku przejęta przez firmę IDS Scheer), która posiada doświadczonych konsultantów, w szczególności w zakresie modułów produkcyjnego oraz kontrolingowego. Poszczególne etapy wdrożenia były realizowane zgodnie z metodyką ASAP. W trakcie projektu na bieżąco weryfikowano harmonogram wdrożenia prac, w związku z zachodzącymi w grupie Can-Pack zmianami organizacyjnymi.

Projekt uzyskał silne poparcie zarządu, który bezpośrednio zaangażował się w prace wdrożeniowe. Pozwalało to kierownikom projektu na podejmowanie szybkich i skutecznych decyzji.

Księga materiałowa.

W firmie Can-Pack jako pierwszej w Polsce została wdrożona funkcjonalność Księgi Materiałowej, służącej do wyceny rzeczywistych kosztów zapasów, co umożliwia właściwą kalkulację marży niezbędnej do osiągnięcia zysku. Jest to jak dotąd jedyne w Polsce i jedno z nielicznych na świecie tak szerokie wdrożenie tego rozwiązania.

Jego zastosowanie pozwala na przenoszenie odchyleń na poszczególne poziomy produkcyjne z dokładnością do indeksu materiałowego. Dzięki temu na koniec okresu dokonywana jest rzeczywista wycena zapasów oraz rzeczywista kalkulacja wyrobów, zarówno według standardów grupy, jak i wymogów prawnych. Księga materiałowa obsługuje również przenoszenie odchyleń dla przesunięć międzyzakładowych oraz dla sprzedaży w wycenie grupy kapitałowej. Było to szczególnie istotne dla firmy Can-Pack, ponieważ niektóre fazy produkcji są wykonywane w różnych zakładach i szczegółowe rozliczanie odchyleń do poziomu indeksu materiałowego pozwala na dokładną analizę kosztu wytworzenia produktu.

Implementacja księgi materiałowej była trudnym zadaniem. Ponieważ nie stosowano jej do tej pory w takim zakresie w Polsce, konieczne było przeprowadzenie szczegółowych testów poprawności księgowań i ich zgodności z polskim prawem. W zakres testu integracyjnego wchodziło około 30 procesów gospodarczych zaimplementowanych w systemie SAP R/3.

Na etapie testów powstała konieczność rozszerzenia wdrażanej funkcjonalności o wykorzystywanie EDI w procesie sprzedaży pomiędzy jednostkami grupy. Pozwoliło to na przenoszenie odchyleń pomiędzy dwoma jednostkami gospodarczymi w wycenie grupy kapitałowej.

Wdrożenie księgi materiałowej zakończyło się sukcesem dzięki ogromnej pracy wykonanej przez pracowników Can-Pack oraz konsultantów Plaut Polska. Bardzo cenna była pomoc firmy SAP Polska, która choć nie brała bezpośredniego udziału w pracach wdrożeniowych, pomogła wspólnie z konsultantami z SAP AG w rozwiązaniu problemów po stronie oprogramowania.

Dodatkowe korzyści z wdrożenia księgi materiałowej były widoczne w tym roku na etapie konfiguracji w systemie SAP R/3 trzech nowych zakładów w spółce Can-Pack. Nie było potrzeby zmiany i pisania nowych programów do rozliczenia odchyleń, księga materiałowa automatycznie rozliczyła odchylenia w nowej strukturze organizacyjnej.

Moduł transportowy.

W wyniku reorganizacji firma Can-Pack pod koniec ubiegłego roku przejęła od firmy zewnętrznej obsługę transportu wyrobów i materiałów. Powstała pilna potrzeba wdrożenia narzędzia pozwalającego na sprawną pracę działu spedycji. Wdrożenie modułu Zarządzanie Transportem (LE-TRA) w zakresie obsługi logistycznej rozpoczęło się pod koniec października 2002 i trwało jeden miesiąc.

W ramach wdrożenia uruchomiono następujące funkcjonalności:

• planowanie i śledzenie realizacji transportu,
• symulację kosztów transportu podczas planowania,
• rejestrację kierowców oraz środków transportowych,
• optymalizację i kontrolę obciążenia ramp załadunkowych,
• rejestrację i analizę planowanych oraz realizowanych terminów dostaw,
• analizę kosztów transportu,
• ujednolicenie bazy dostawców i odbiorców z bazą spedytorów oraz środków transportowych
• system informacyjny.

Pełna integracja procesów transportowych z funkcjonalnością modułu Sprzedaży i dystrybucji (SD) pozwoliła na znaczne usprawnienie i optymalizację procesu dystrybucji wyrobów i materiałów. Uruchomienie produkcyjne modułu transportowego nastąpiło 1 stycznia 2003 r. Jego funkcjonalność jest bardzo wysoko oceniana przez pracowników oraz kierownictwo firmy. Wdrożenie modułu transportowego w firmie Can-Pack jest pierwszym i jedynym wdrożeniem tego rozwiązania w Polsce. Pozwoliło ono na zintegrowanie pełnego procesu logistycznego, obejmującego zarówno elementy usytuowane wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy.

Co dalej?

Wdrożenie systemu SAP R/3 w firmie Can-Pack było projektem bardzo trudnym, ale również - jak mówią z perspektywy czasu jej pracownicy - bardzo interesującym doświadczeniem. Zdobyli oni wiedzę nie tylko w zakresie systemu SAP R/3, ale dużo lepiej znają własną firmę. Zespół, który prowadził wdrożenie, samodzielnie realizuje prace związane ze zmianami organizacyjnymi oraz jest inicjatorem usprawnienia poszczególnych procesów. Obecnie wdrażane są mechanizmy workflow oraz rozszerzana jest funkcjonalność poszczególnych modułów. Planowane jest również rozpoczęcie wdrożenia modułu Gospodarka remontowa (PM).