Jeszcze niedawno w Telewizji Polskiej listę płac robiono 12 godzin, a wygenerowanie raportu o średnim zatrudnieniu zajmowało 5 dni. Teraz pierwsza operacja trwa 2 godziny, a druga 15 minut.

Telewizja Polska S.A. to dość niezwykła instytucja. Nie tylko dlatego, że interesuje się nią większość Polaków. Dla specjalistów od zarządzania jeszcze bardziej interesująca jest jej struktura organizacyjna. Obok zakładu głównego TVP ma 12 oddziałów regionalnych. Niezależnie od tego własną działalność biznesową prowadzą 23 odrębne jednostki gospodarcze. Spółka zatrudnia 5 600 osób, a rocznie współpracuje z 12 tysiącami. W ciągu roku kadry przygotowują dla nich wszystkich 100 tys. umów cywilno-prawnych.

Czas na SAP.

Trudno się dziwić, że przy takiej specyfice organizacyjnej zarządzanie kadrami i płacami w TVP było zajęciem trudnym. Niełatwe było też zarządzanie finansami: w firmie używano wielu systemów wspierających służby finansowe. Podobnie rzecz się miała z Ośrodkami Terenowymi. Wszytko to powodowało wydłużenie czasu dotarcia do informacji oraz utrudnienia w sprawozdawczości na poziomie całej Spółki. Administracja systemami, ich bieżące utrzymywanie było kosztowne i złożone. Rozwiązaniem tych problemów mógł być jeden zintegrowany system, który swym zasięgiem objąłby całą Spółkę.

Umowa o wdrożenie systemu SAP R/3 pomiędzy Telewizją Polską S.A. a SAP Polska została zawarta 30 czerwca 2000 roku. Dotyczyła implementacji i uruchomienia produktywnego większości modułów systemu: Księgowości Finansowej, Zarządzania Majątkiem Trwałym, Zarządzania Środkami Pieniężnymi, Kontrolingu, Zarządzania projektami inwestycyjnymi, Gospodarki materiałowej, Gospodarki remontowej, Sprzedaży i dystrybucji, Zarządzania kadrami i rozliczania listy płac, koncepcję planowania i realizacji programów telewizyjnych.

Misja wdrożenia.

Docelowo zintegrowany system zarządzania firmą - SAP R/3 obejmować będzie wszystkie lokalizacje geograficzne TVP w Polsce i po wdrożeniu zapewni kompletne przetwarzanie informacji na wszystkich szczeblach organizacji Spółki, co ma spowodować zmiany w sposobie zarządzania (jest kontynuacją reformy prowadzonej w TVP od 1 stycznia 2000 roku). Słowem - system R/3 miał się stać narzędziem do sprawnego zarządzania firmą w celu utrzymania przewagi na rynku mediów.

Projekt wdrożenia zakładał jego podział na kilka podprojektów, uwzględniających strukturę organizacyjną Spółki. Wyodrębniono trzy główne podprojekty: Zakład Główny, wybrany Oddział Terenowy (Pilot) i rollout rozwiązania na pozostałe Oddziały Terenowe. Oprócz tego podprojekty te zostały podzielone na obszary funkcjonalne: finansowe, kadrowe i logistyczne.

Wdrożenie realizowane jest według używanej przez SAP metodyki wdrożeniowej ASAP z podziałem na fazy. W ramach prac I fazy zostały powołane odpowiednie struktury projektowe i przyjęte procedury projektowe.

W założeniach projekt miał ujednolicić procesy biznesowe we wszystkich jednostkach Spółki. Oznaczało to, że tworzone rozwiązanie musiało zapewnić prawidłową obsługę zarówno w jednostkach Zakładu Głównego, jak i jednostkach terenowych. Na etapie tworzonych Koncepcji Biznesowych nowego rozwiązania Zespoły Wdrożeniowe uwzględniały informacje uzyskiwane od wytypowanych przedstawicieli Ośrodków.

Pierwszy etap prac wdrożeniowych obejmował uruchomienie w Zakładzie Głównym (tj. w jednostkach organizacyjnych Centrali): Rachunkowości finansowej, Zarządzania majątkiem trwałym, Zarządzania środkami pieniężnymi, Kontrollingu, Gospodarki materiałowej, Zarządzania kadrami, Rozliczania listy płac, Rozwiązania technologiczne.

Prace wdrożeniowe rozpoczęły się w czerwcu 2000 roku serią szkoleń dla powołanych Zespołów Wdrożeniowych (blisko stu pracowników). Członkowie poznawali na szkoleniach budowę systemu, sposób jego działania, rozwiązania modelowe. Równocześnie prowadzone były prace analityczne służące opisaniu aktualnych procesów biznesowych oraz wskazaniu najlepszych rozwiązań w systemie SAP R/3.

W tym czasie w projekcie pracowało 8 zespołów wdrożeniowych składających się z pracowników TVP oraz konsultantów SAP i firm partnerskich.

Przygotowane dokumenty Koncepcji zostały następnie zaprezentowane Komisji Sterującej Projektu oraz Właścicielom Biznesowym poszczególnych obszarów. Po cyklu spotkań z Zespołami Wdrożeniowymi dokumenty zostały zaakceptowane i skierowane do realizacji.

Start produktywny.

We wrześniu 2000 rozpoczęto konfigurację systemu. Po jej sprawdzeniu w testach podjęto decyzję o uruchomieniu produktywnym od stycznia 2001 r. wszystkich funkcjonalności wdrażanych w tym etapie.

Start produktywny nastąpił zgodnie z planem, tj. w styczniu 2001r. Wymagał dużej pracy zarówno członków Zespołów Wdrożeniowych, konsultantów, jak też wszystkich użytkowników systemu. Przez cały czas działał Punkt Pomocy, gdzie dyżurni eksperci pomagali w wyjaśnianiu wszystkich pytań kierowanych od użytkowników.

Równocześnie rozpoczęto realizację kolejnych etapów projektu. Uruchomiono po raz pierwszy w Polsce Pulpit Umów Cywilnoprawnych, umożliwiający rozliczanie umów ze współpracownikami TVP. Funkcjonalność ta jest bardzo ważna dla klienta ze względu na dużą ilość dokumentów, jakie muszą być przetwarzane.

Oprócz zapewnienia wsparcia użytkownikom systemu Zespoły Wdrożeniowe od stycznia 2001 rozpoczęły intensywne prace nad dostosowaniem konfiguracji systemu dla potrzeb oddziałów terenowych. Jako Oddział Pilotowy wybrany został ośrodek Katowice. Uruchomienie produktywne systemu nastąpiło tam w sierpniu 2001.

Po zakończeniu prac w Katowicach wykonano przeniesienie rozwiązań z Oddziału Pilotowego na pozostałe Ośrodki Terenowe. W tych pracach brali udział powołani Koordynatorzy Wdrożenia - pracownicy ośrodków odpowiedzialni za prace prowadzone w ich jednostkach. Prace te w większości wspierane były przez Zespoły Wdrożeniowe składające się z pracowników TVP biorących udział we wdrożeniu w Zakładzie Głównym. Ich wiedza osób na temat systemu była tak duża, że udział konsultantów w tych pracach był minimalny. Ośrodki Terenowe rozpoczęły działalność w systemie SAP R/3 w styczniu 2002.

E-learning.

Ciekawostką jest, że w przeszkoleniu pracowników Ośrodków terenowych wykorzystano elementy e-learningu, który obecnie staje się coraz bardziej popularny w dziedzinie szkoleń pracowniczych. Takie rozwiązanie wynikało z dużej liczby użytkowników rozproszonych we wszystkich Ośrodkach Terenowych w całej Polsce. Przygotowano nagrania filmowe do wszystkich szkoleń organizowanych przez Zespoły. Następnie zostały one udostępnione w formie elektronicznej wraz ze szczegółowymi instrukcjami stanowiskowymi.

Kolejne prace projektowe prowadzone w ramach następnych podprojektów obejmowały wdrożenie zarządzania projektami inwestycyjnymi, gospodarki remontowej, sprzedaży. Moduły te były sukcesywnie uruchamiane w Zakładzie Głównym oraz w Oddziałach Terenowych od marca 2001r.

Obecnie kontynuowane są prace nad uruchomieniem funkcjonalności sprzedaży w Oddziałach Terenowych, "miękkich" funkcji Zarządzania Kadrami oraz rachunkowości budżetowej.

Projekt prowadzony w TVP jest jednym z większych w Polsce, zarówno pod względem zakresu funkcjonalnego, jak i organizacyjnego. W pracach projektowych brało udział ponad 240 pracowników klienta wspieranych przez blisko 100 konsultantów z SAP Polska i 9 firm partnerskich. Efektem blisko 3-letniej współpracy jest duża kompetencja pracowników TVP zaangażowanych w projekt, którzy dzięki coraz większej wiedzy na temat możliwości systemu ciągle go usprawniają.

Przed projektem stoi jeszcze jedno zadanie: uruchomienie funkcjonalności wspierającej planowanie i realizację programów telewizyjnych. Została już przygotowana koncepcja tego rozwiązania, która umożliwi dokładne zaplanowanie i śledzenie cyklu produkcyjnego audycji.

---

Cele projektu

• zintegrowanie środowiska informatycznego dla jednolitego zarządzania informacją,
• zbudowanie jednolitego i spójnego graficznie systemu obsługi użytkownika,
• utworzenie modeli procesów gospodarczych w Spółce w głównych obszarach jej działalności,
• stworzenie koncepcji wspomagania planowania i realizacji programów telewizyjnych.

Oczekiwane efekty

• skrócenie czasu dostępu do potrzebnych informacji, poprawa ich zakresu oraz ich jakości,
• racjonalne i uproszczone w stosunku do stanu obecnego wprowadzanie danych,
• zwiększenie dyscypliny i efektywności obiegu i dystrybucji informacji,
• zapewnienie możliwości racjonalnego zarządzania finansami, środkami trwałymi, procesami produkcyjnymi i inwestycyjnymi oraz kadrami,
• uproszczenie wielu procesów w sferach działalności Spółki, w których działać będzie system.

Platforma sprzętowa

Projekt został wdrożony na platformie sprzętowej firmy Compaq. Po połączeniu z Hewlett-Packard firma ta przejęła obsługę sprzętową i usługową. Pierwsza faza obejmowała wdrożenie dla 500 użytkowników, druga zakłada rozszerzenie systemu do obsługi 2000 użytkowników. Przy wdrożeniu systemu został powołany zespół specjalistów odpowiedzialnych za poszczególne etapy wdrożenia. Implementacja odbywa się zgodnie z procedurami przyjętymi w HP.

W ramach podpisanej umowy, HP Polska rozbudowuje platformę serwerową HP AlphaServer, która od wielu lat jest wykorzystywana przez TVP S.A. System oparty jest na architekturze Tru64 UNIX - 2 x GS160, macierzy dyskowej EVA w najnowocześniejszej technologii wirtualizacji oraz systemie back-up'u.

Wraz z umową na platformę sprzętową, HP Polska podpisał także umowę na serwis o krytycznym, gwarantowanym czasie naprawy 6h. System wdrożony w TVP jest jednym z większych wdrożeń SAP R/3 w Polsce zaimplementowanych na platformie Tru64 UNIX.

Robert Chwazik,
SAP Polska,
Autor jest zastępcą kierownika projektu w TVP