Zadania, jakim muszą obecnie podołać Działy Kadr są znacznie szersze niż tylko administrowanie czy poprawne dokonywanie rozliczeń z pracownikiem. Dziś przede wszystkim ponoszą one odpowiedzialność za pozyskanie, utrzymanie i rozwój jak najlepszej kadry.

Ze względu na nowe wyzwania również narzędzia wspierające pracę Działów Zasobów Ludzkich, a więc przede wszystkim zintegrowane systemy informatyczne, muszą spełniać bardziej wyrafinowane wymagania. Obsłużenie funkcjonalności kadrowo-płacowych jest dziś tylko niezbędną podstawą do wdrożenia funkcji "miękkiego" zarządzania pracownikami. Coraz częściej zmienia się również podejście do zakresu projektu wdrożeniowego. Odpowiedź na pytanie, jakie moduły systemu mySAP HR powinny być uruchomione, zastępowane jest przez pytanie, jakie procesy powinny zostać zaimplementowane w systemie.

Przy planowaniu wdrożeń systemu mySAP HR często pada pytanie, w jakiej kolejności implementować procesy? Czy na początku wdrożyć tylko moduły wspomagające administrację kadrami i rozliczanie listy płac, a z wdrożeniem modułów "miękkich" jeszcze poczekać, czy też wdrażać wszystko jednocześnie? Coraz więcej organizacji decyduje się na podejście całościowe.

Korzyści podejścia całościowego

Współpraca. Cały zespół, kadrowcy, pracownicy płac, osoby zajmujące się rozwojem i szkoleniami, pracują razem. Pozwala to na wypracowanie wspólnej, optymalnej koncepcji w obrębie całego zarządzania zasobami ludzkimi, uz-godnienie docelowych ról i odpowiedzialności.

Dzięki wspólnej pracy członkowie zespołu lepiej rozumieją potrzeby innych, co przekłada się na lepszą i łatwiejszą komunikację w trakcie użytkowania systemu. Często dochodzi również do porozumienia w zakresie dotąd sprzecznych interesów poszczególnych grup zespołu.

Optymalizacja procesów. W trakcie jednoczesnego wdrażania wszystkich modułów HR analizie podlegają wszystkie procesy biznesowe w całości obszaru zarządzania zasobami ludzkimi. Jest to okazja, aby zastanowić się nad celem każdego procesu związanego z zasobami ludzkimi, podjąć decyzję o jego usprawnieniu, modyfikacji lub rezygnacji.

Jednoczesna praca przy projekcie specjalistów z różnych dziedzin pozwala na dokładne przeanalizowanie przebiegu całych procesów, a nie tylko ich części ograniczonej "do modułu". Pozwala to na zbudowanie procesów optymalnych, sprawnie przebiegających na "stykach" różnych dziedzin.

Czas wdrożenia. Dzięki całościowemu podejściu do wdrożenia zintegrowanego systemu w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi skróceniu ulega łączny czas wdrożenia systemu. Unika się również tworzenia w systemie funkcjonalności "pomostowych" - służących tylko w czasie pomiędzy jednym, a drugim etapem wdrożenia systemu.

Podejście całościowe przekłada się również na skrócenie czasu wdrożenia całości systemu mySAP HR. Nie ma konieczności powoływania kolejnego etapu, po raz kolejny budowania zespołów, kształcenia ludzi, itp.

Zagadnienia techniczne. Z punktu widzenia praktyka-konsultanta jednoczesne wdrożenie wszystkich modułów funkcjonalności mySAP HR pozwala na jak najbardziej optymalną konfiguracje systemu oraz zapobiega konieczności modyfikacji już wykonanej konfiguracji, ze względu na wdrożenie dodatkowych funkcjonalności. Nie ma potrzeby tworzenia również rozwiązań przejściowych, działających tymczasowo.

Motywacja zespołu. Wdrożenie systemu informatycznego wymaga od członków zespołu dużego wysiłku. Muszą oni godzić wykonywanie bieżących obowiązków i wykonywanie działań projektowych. O wiele łatwiej jest się zmotywować ludzi do ednokrotnego wysiłku. Jednoczesne wdrożenie obsługi pełnej funkcjonalności daje więcej satysfakcji, nie ma bardziej i mniej ważnych procesów.

Wyzwania dla organizacji

Oprócz oczywistych zalet związanych z jednoczesnym wdrożeniem obsługi pełnych procesów z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, należy zdawać sobie również sprawę z zagrożeń, które mogą się pojawić w trakcie wdrożenia. Gdzie są zagrożenia?

Duży projekt, obejmujący swoim zakresem szeroki zakres funkcjonowania organizacji to poważne wyzwanie i niebezpieczeństwo destabilizacji bieżącej obsługi pracowników.

Obciążenie. Szeroki zakres projektu powoduje konieczność jednoczesnego zaangażowania w pracę całego zespołu wdrożeniowego. To uczestnictwo w projekcie znacznie większej grupy pracowników, to większe obciążenie dla administratorów modułowych, to więcej tematów realizowanych jednocześnie.

Koszty. Jednoczesne wdrażanie pełnej funkcjonalności mySAP HR wiąże się w perspektywie krótkoterminowej z koniecznością poniesienia większych nakładów finansowych.

Jakkolwiek więcej argumentów przemawia za jednoczesnym i całościowym wdrażaniem systemu, to jednak decyzja o zakresie wdrożenia musi uwzględniać indywidualną specyfikę i sytuację każdej organizacji, m.in. przewidywane zmiany w procesach podlegających implementacji. Doświadczenia projektowe pozwalają jednak sądzić, że przyszłość należy do projektów obejmujących swoim zasięgiem pełen zakres procesów z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi.

Porównanie wybranych zagadnień podejścia tradycyjnego i całościowego we wdrożeniach HR

Zagadnienie	Podejście tradycyjne	Podejście całościowe
Współpraca międzyzespołowa	W niewielkim zakresie	Szeroka współpraca międzyzespołowa, rozumienie potrzeb, dobra komunikacja
Konstrukcja zespołów wdrożeniowych	Zespoły budowane z osób na co dzień ze sobą współpracujących, zajmujących się jednym tematem	Zespoły interdyscyplinarne, członkowie zespołu rekrutują się z różnych obszarów obsługi personalnej organizacji
Implementacja procesów	Implementowane są tylko wybrane kroki istniejących procesów	Implementowane są pełne procesy, projekt jest okazją do ich analizy i optymalizacji
Czas wdrożenia	Łączny czas wdrożenia jest dłuższy, możliwe uruchomienie podstawowych funkcjonalności w krótszym czasie	Łączny czas wdrożenia jest krótszy
Aspekty techniczne	Występuje konieczność tworzenia rozwiązań "pomostowych", konfiguracji tymczasowej	Optymalna, jednokrotna konfiguracja
Koszt wdrożenia	W krótkoterminowej perspektywie koszty są niższe	W krótkoterminowej perspektywie koszty są wyższe
Obciążenie	Bezpośrednie obciążenie jest niższe, rozkłada się w czasie	Wyższe obciążenie pracą członków zespołów wdrożeniowych w krótkim czasie, konieczność zastępstwa osób zaangażowanych w pracę zespołów wdrożeniowych
Bieżąca praca	Bezpośredni wpływ na niektóre procesy obsługi personalnej, znaczący wpływ na codzienną obsługę personalną organizacji	Bardzo duży wpływ na wszystkie procesy obsługi personalnej, znaczące obciążenie dla codziennej pracy całej organizacji.

Magdalena Konieczna
Katarzyna Pawłuszewicz-Mantiuk
Autorki są konsultantami HR w firmie SAP Polska