Jak w dużej firmie znaleźć szybko potrzebną fakturę? Firma Plaut Polska wraz z Infonet GZE opracowała w oparciu o system SAP R/3 metodę elektronicznego zarządzania dokumentami dla Grupy Kapitałowej GZE.

Dla każdego dużego przedsiębiorstwa dużym wyzwaniem jest odpowiednie zarządzanie dokumentami. Kłopoty sprawia ich szybkie odnajdywanie, przekazywanie właściwym decydentom, archiwizowanie i wiele innych czynności. Aby temu zaradzić, firmy Plaut Polska oraz Infonet GZE przygotowały dla Grupy Kapitałowej GZE S.A. aplikację do elektronicznego zarządzania dokumentami.

Wdrożenie w 3 miesiące

Aplikacja została stworzona w oparciu o system SAP R/3. Przygotowanie koncepcji wdrożenia oraz jego realizacja zostały wykonane w ciągu 3 miesięcy. Zakończenie prac wdrożeniowych rozwiązania oraz jego start produktywny odbył się w styczniu tego roku. Nowe rozwiązanie sprzęgnięto z wdrożonym już w GZE S.A. workflow dotyczącym zatwierdzania dokumentów księgowych.

Celem wdrożenia było usprawnienie obiegu dokumentów związanych z obiektami systemu SAP R/3. Chodziło zwłaszcza o przyspieszenia obiegu faktur poprzez wyeliminowanie ich papierowego funkcjonowania, zwiększenie nadzoru nad fakturami i powiązanymi z nimi dokumentami, utworzenie elektronicznego archiwum oryginalnych dokumentów wraz z załącznikami oraz przyłączenie oryginalnych dokumentów do faktur i obiektów z nimi związanych (zamówienia, projekty inwestycyjne).

Najpierw zostały zainstalowane odpowiednie urządzenia skanujące, na których dokonywane jest przetwarzanie dokumentu papierowego na formę elektroniczną. Pliki dokumentów skanowanych są przechowywane w odpowiednio przygotowanym serwerze - archiwum, zawierającym opracowaną na etapie koncepcji biznesowej strukturę katalogów.

Obieg dokumentów

Proces związany z zarządzaniem dokumentami w GZE S.A. składa się z kilku wzajemnie powiązanych etapów. Zaczyna się w momencie, gdy faktura w Dziale Księgowości zostaje wstępnie wprowadzona do systemu SAP R/3, gdzie jest też skanowana. Później elektroniczny dokument "łączy się" z wcześniej zarejestrowaną fakturą.

Następnie uruchamiany jest scenariusz workflow zatwierdzania faktury. Wszystkie uprawnione osoby mają dostęp do faktury oryginalnej tylko w formie elektronicznej. Podczas zatwierdzania dokumentu księgowego istnieje możliwość przeglądania oryginalnych dokumentów oraz wprowadzania dodatkowych informacji, dołączania dodatkowych skanów, bądź innych plików w formie elektronicznej. Podczas zatwierdzania faktur związanych z zamówieniami lub projektami inwestycyjnymi można je zestawiać z innymi obiektami. Dokumenty wstępnie wprowadzone i zatwierdzone przez odpowiednie osoby trafiają w końcowym etapie do księgowości, gdzie następuje księgowanie faktury. W przypadku wystąpienia błędów w dekretacji istnieje możliwość odrzucenia takiego dokumentu i skierowanie go do ponownej weryfikacji.

Kontrola dostępu

W celu zabezpieczenia przyłączonych dokumentów przed niepożądanymi zmianami zostały opracowane odpowiednie statusy obiektu łączącego, które ograniczają dokonywanie zmian przez osoby nieupoważnione.

Standardowa funkcjonalność zarządzania dokumentami w połączeniu z archiwizacją dokumentów w postaci plików systemu Windows spowodowała konieczność bezpośredniego udostępnienia tychże plików poprzez otoczenie sieciowe. Rozwiązanie to praktycznie uniemożliwiało wprowadzenie odpowiedniej kontroli tak, by każdy użytkownik tego archiwum miał dostęp tylko do wybranych dokumentów, a nie wszystkich rekordów. Aby ominąć ten problem, zainstalowano na serwerze dokumentów serwer NFS. Dzięki temu możliwy jest kontrolowany uprawnieniami dostęp do archiwum z poziomu serwera aplikacji systemu R/3.

Zabezpieczenie to pozwoliło na ograniczenie dostępu do zasobów serwera poprzez otoczenie sieciowe, a kontrolę uprawnień przesunięto na poziom aplikacji R/3.

Zaimplementowane rozwiązanie wraz ze scenariuszami elektronicznego procesu zatwierdzania faktur workflow nakłada na pracowników określone rygory czasowe - przekroczenie maksymalnego czasu wykonania danego etapu powoduje powiadomienie osób nadzorujących oraz umożliwia szybką reakcję odpowiednich służb księgowych.

Koniec ery papieru

Dzięki zdefiniowaniu procesów elektroniczna forma dokumentu wraz z możliwością wglądu do zeskanowanego obrazu faktury oryginalnej oraz jej załączników zostaje przekazana wprost do osób potwierdzających zakup, bez względu na lokalizację danej Spółki. W ten sposób wyeliminowany został problem fizycznego, a zarazem czasochłonnego dostarczania dokumentów.

Obecnie przy korzystaniu z zasobów serwera archiwum możliwe jest:

• uzyskanie dostępu do obrazu faktur i dokumentów powiązanych z poziomu systemu R/3,
• wyszukiwanie dokumentu według zadanych kryteriów,
• zabezpieczenie zarchiwizowanych dokumentów przed możliwością dokonywania zmian poprzez nadanie odpowiedniego statusu dla dokumentu.

Wdrożone rozwiązanie zarządzania dokumentami w oparciu o system SAP R/3 pozwoliło na znaczne przyspieszenie terminu zamknięcia miesiąca oraz spełnienie wymogów sprawozdawczych w zakresie prowadzenia ksiąg usługowych.

Barbara Gierlotka, Infonet-GZE
Dariusz Krysiński, Plaut Polska