Jak pokierować pracownikami, kiedy zaczyna się wdrożenie informatycznego systemu zarządzania? Czy można zmienić ich negatywne nastawienie. Doświadczenie podpowiada, że tak.

Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania traktuje się w przedsiębiorstwie jako poważne przedsięwzięcie informatyczne. I słusznie. Jednak z czysto ludzkiego punktu widzenia jest ono przede wszystkim jednym z elementów procesu zmiany. I tak potraktowane staje się poważnym wyzwaniem dla osób zarządzających zasobami ludzkimi.

Obawy i ich skutki

Rozpoczynając projekt należy zdawać sobie sprawę z obaw, które pojawią się wśród pracowników. Będą one naturalną reakcją na zachodzące zmiany. Konsultanci zajmujący się wdrożeniami wskazują na te z nich, z którymi stykają się najczęściej.

Utrata pracy
Realizacja nowych przedsięwzięć informatycznych nieodparcie kojarzona jest z redukcją personelu, zastąpieniem pracy ludzkiej przez funkcjonalność systemu.

Negatywna ocena swojej pracy
"Pracownicy przeważnie skupiają się na właściwym wykonywaniu jakiejkolwiek pracy (za www.kadry.info.pl)". Co nie oznacza, że wykonują tę pracę w sposób celowy i efektywny. Więcej, nie zawsze również oznacza to, ze wykonywana praca jest potrzebna.

Realizacja przedsięwzięć informatycznych staje się okazją do analizy sposobów realizacji zadań i procesów przez organizację. Padają pytania "po co?", "dlaczego?", "co to daje?". Pracownicy często obawiają się negatywnej oceny prowadzonych przez nich działań.

Naruszenie stabilizacji
Implementacja nowego rozwiązania informatycznego często wiąże się ze zmianą sposobu realizacji poszczególnych elementów procesów organizacyjnych. Tymczasem większość pracowników, szczególnie starszych stażem, jest bardzo przywiązana do wykonywania działań w tradycyjny sposób. Często obawiają się, że nie opanują nowego narzędzia i w związku z tym nie będą w stanie realizować postawionych przed nimi zadań.

Niezrozumiały język
Kierownicy często posługują się językiem "dobra organizacji", a konsultanci slangiem technicznym. Wskutek tego pracownik nie wie, czego konkretnie się od niego oczekuje i w jaki sposób ma to wykonać.

"Bo ja w tajemnicy, słyszałem, że..."
Nie zawsze ilość informacji przekazywana pracownikom przez ich przełożonych daje jasny, klarowny obraz planowanych skutków realizowanego przedsięwzięcia. Wtedy pracownicy starają się pozyskać informacje z innych źródeł. Poczucie niepewności, zagrożenia prowadzi więc do wyolbrzymiania zasłyszanych informacji negatywnych i pomijania lub minimalizowania ewentualnych korzyści.

Konieczne przeciwdziałanie

Ponieważ powodzenie i sukces projektu w znacznej mierze zależą od nastawienia osób zaangażowanych bezpośrednio i pośrednio w realizację, istotne jest aby mieć świadomość obaw pracowników i starać się im przeciwdziałać.

Informuj...
Podsycona obawami wyobraźnia pracowników podsuwa im często katastroficzne wizje przyszłości. Na każdym etapie projektu informuj o jego celu, spodziewanych korzyściach i planowanym przebiegu. Mów o tym, co już się udało i co jest jeszcze do zrobienia. Słuchaj obiegowych pogłosek i reaguj na nie. Jeżeli znasz przykłady dobrego działania, spróbuj włączyć je do powszechnego obiegu. Zwróć uwagę, aby język, którego używasz był jasny i zrozumiały.

Angażuj...
Pozwalaj pracownikom współdecydować, włączaj ich do prac w zespole tak, aby poczuli się odpowiedzialni i docenieni. Pytaj pracowników o opinie na temat zrealizowanych kroków, staraj się je uwzględnić. Dzięki temu łatwiej zaakceptują wprowadzane zmiany.

Motywuj...
Praca w projekcie nie jest łatwa, diametralnie różni się od codziennej pracy administracyjnej. Pomóż swoim pracownikom, nagradzaj ich wysiłki, chwal na forum całej organizacji. Spraw, aby udział w pracach zespołu wdrożeniowego nobilitował w oczach innych pracowników.

Podziękuj...
Wiele osób nie jest bezpośrednio zaangażowanych w pracę zespołu wdrożeniowego. Są jednak zapraszane do udziału w konsultacjach w roli ekspertów w swojej dziedzinie, udzielają odpowiedzi na szereg pytań, przygotowują dane źródłowe. Podziękuj im za poświęcony czas, staranność, uwagę i przede wszystkim cierpliwość. Nie zapomnij też wskazywać na efekty ich pracy - pokaż ten mały element systemu, na który mieli wpływ.

Uczcij sukces...
Każdy projekt powinien przebiegać według pewnej mapy zmian. Zaznaczając na niej kroki milowe i przedstawiając je pracownikom, a następnie świętując każdy osiągnięty krok powodujesz, że członkowie zespołu umacniają swoją pewność siebie.

Przedstaw całej organizacji...
W projekt zaangażowani są wybrane osoby, natomiast z efektów ich pracy korzystać będzie wielu pracowników organizacji. Zadbaj, aby łatwiej im było rozpocząć pracę z systemem. Zwróć uwagę, by otrzymali rzetelne instrukcje użytkowników - najlepiej przygotowywane przez ich kolegów zaangażowanych w projekt. Zorganizuj dla nich warsztaty i szkolenia, pokaż im system przygotowany do pracy w waszej organizacji. Pozwól, aby przećwiczyli wszystkie wykonywane na co dzień czynności, zachęcaj do zadawania pytań i okaż cierpliwość.

Magdalena Konieczna
Katarzyna Pawłuszewicz-Mantiuk
Autorki są konsultantami HR w firmie SAP.