Warszawa - 14 grudnia 2004 r. - Firmy SAP Polska i Amica Wronki S.A. poinformowały o zakończeniu kompleksowego upgrade'u systemu wspomagającego zarządzanie w Spółce Amica Wronki S.A. Wykorzystywana od ponad 7 lat wersja SAP R/3 3.0f została zastąpiona najnowszym dostępnym obecnie rozwiązaniem SAP R/3 Enterprise 4.7. Nowa wersja systemu otwiera Amice znacznie większe niż do tej pory możliwości w zakresie optymalizacji procesów biznesowych, definiowania nowych procesów oraz pozwoli w pełnym zakresie wykorzystać usługi wsparcia serwisowego SAP. Stanowić będzie również bazowy system dla nowopowstających, zagranicznych oddziałów Spółki i przyszłych strategicznych projektów. Projekt realizowany był przez SAP Polska we współpracy z firmą partnerska Icon Group z Poznania.

Upgrade systemu ERP w Amice był jedną z bardziej skomplikowanych operacji tego typu, ze względu na znaczący przeskok między wersjami systemu oraz dużą ilość własnych modyfikacji (ponad 3 tys. zmian, obejmujących między innymi stworzenie dedykowanych transakcji i rozbudowany system raportowania), których dokonano od czasu produktywnego uruchomienia systemu w 1997 roku. Utrzymywanie tak dużej liczby modyfikacji wymagało dużych nakładów pracy i czasu działu IT oraz wydatnie ograniczało Amice możliwość korzystania z usług wsparcia oferowanych przez SAP w ramach opłat serwisowych. Stąd też decyzja Zarządu i Działu IT Amiki Wronki S.A. o konieczności przeprowadzenia upgrade'u systemu ERP do najnowszej wersji systemu.

"Sukces upgrade'u systemu SAP w Amice zmienił rolę naszego Działu IT, który stał się bardziej zorientowany biznesowo i bierze udział w kształtowaniu na nowo procesów biznesowych" - powiedział Andrzej Ochej, Zastępca Dyrektora ds. Technologii Informatycznych, Amica Wronki S.A. "Dział IT i działy biznesowe zyskały nową płaszczyznę wzajemnego zrozumienia swoich ról w ramach procesów, obejmujących całą spółkę. Unowocześnienie rozwiązań informatycznych ma być katalizatorem zmian, który pozwoli naszej firmie szybciej się rozwijać i skuteczniej konkurować na międzynarodowych rynkach."

Projekt unowocześnienia systemu ERP z wersji R/3 3.0F do wersji SAP R/3 Enterprise rozpoczął się od dogłębnej analizy procesów biznesowych i opracowania strategicznej wizji rozwoju systemu SAP, przeprowadzonych przez zespół IT Amiki. Projekt objął swym zakresem cały obszar ERP, ze szczególnym uwzględnieniem zarządzania łańcuchem dostaw - od zaopatrzenia do produkcji, planowania w zakresie gospodarki materiałowej, kontrolingu i zarządzania kosztami produkcji.

Jeszcze przed wyborem SAP Polska jako firmy wdrożeniowej, w Amice dokonano szczegółowego opisu procesów, określając dokładnie zakres wdrożenia i zorganizowano wewnętrzne struktury projektowe. Zespół wdrożeniowy Amiki odpowiadał też przez cały czas trwania projektu za kontrolę postępu prac i ich kompletność. Konsultanci SAP Polska i Icon Group musieli zmierzyć się ze znacznym stopniem modyfikacji poprzedniej wersji rozwiązania, co wymagało doskonałej współpracy pomiędzy wszystkimi stronami zaangażowanymi w projekt: konsultantami, działami biznesowymi i IT Amiki Wronki. W ramach podejmowanych w projekcie działań część rozwiązań biznesowych przedsiębiorstwa została odwzorowana w nowym systemie, jednak w przypadku większości istniała konieczność określenia ich od początku.

Pomimo złożoności upgrade'u projekt udało się zakończyć w ciągu 6 miesięcy, start produktywny nastąpił 15 listopada b.r.. Sprawne i szybkie przeprowadzenie projektu było możliwe między innymi dzięki bardzo dużemu zaangażowaniu ze strony kierownictwa i pracowników Amiki Wronki. Ponad 70 pracowników tej firmy - podzielonych na 12 zespołów odpowiadające za poszczególne obszary funkcjonowania systemu - na stałe współpracowało z konsultantami przy wdrożeniu, weryfikacji i testowaniu rozwiązań. Bardzo silnym wsparciem dla konsultantów i zespołu IT był przez cały czas Zarząd spółki, bezpośrednio zaangażowany w prace Komitetu Sterującego, co znacznie uprościło i przyspieszyło procesy decyzyjne.

"Przejście Amiki Wronki na nową wersję systemu SAP R/3 otwiera przed firmą nowe możliwości i sprawia, że system informatyczny stał się kluczowym narzędziem wspomagającym kierowanie firmą, tworząc nową jakość zarządzania" - dodaje Andrzej Ochej. "Jednocześnie stwarza szansę korzystania z zupełnie nowych rozwiązań zawartych w wyższej wersji systemu. W oparciu o nią planujemy dalszą rozbudowę zastosowań SAP w naszej firmie, m.in. o mobilny system wspomagający obsługę serwisową produktów, a także system zarządzania gospodarką magazynową" - dodaje Andrzej Ochej.

Projekt przeprowadzenia upgrade'u powierzony został konsultantom z SAP Polska, którzy odpowiadali za całość związanych z nim działań, podwykonawcami byli specjaliści z firmy Icon Consulting Group.

"Nigdy nie można mówić o zakończeniu wdrożenia, ponieważ projekty informatyczne wymagają ciągłej optymalizacji, ze względu na nowe dane, konfiguracje, procesy i zmieniające się warunki rynkowe. Ważne jest, aby firmy miały świadomość i potrzebę tego typu zmian. Tak na szczęście było w przypadku Amiki Wronki, która przeprowadziła bardzo skomplikowany proces upgrade'u systemu ERP SAP. Mam nadzieję, że funkcjonowanie Amiki w oparciu o nowe rozwiązania informatyczne pozwoli na jeszcze szybsze rozwijanie działalności spółki na międzynarodowych rynkach" - powiedział Krzysztof Pleban, Menadżer Projektu ze strony SAP Polska.

W 2004 roku Firma Amica Wronki S.A. decyzją Kapituły Raportu TELEINFO 100 otrzymała Nagrodę "Złotego Lauru" dla najlepiej zinformatyzowanego przedsiębiorstwa w kategorii dla firm przemysłu elektromaszynowego.