WARSZAWA, 2 września 2002 r. - Lokalna e-administracja w perspektywie światowej to projekt prowadzony przez Martina Fergusona w imieniu Agencji Doskonalenia i Rozwoju (IDeA) oraz Towarzystwa na rzecz Zarządzania Technologią Informacyjną (Socitm) we współpracy z firmą SAP. W jego realizację aktywnie zaangażowały się profesjonalne stowarzyszenia, organizacje zajmujące się rozwojem administracji na szczeblu lokalnym, samorządy lokalne, przedsiębiorstwa komunalne oraz ośrodki akademickie z 15 krajów na 5 kontynentach.

Pierwszy raport tego typu
O wyjątkowości tego raportu, którego niewątpliwym atutem jest ogólnoświatowy zasięg, stanowi fakt, że skupia się on na doświadczeniach samorządów lokalnych ze współpracy z obywatelami, interesantami, administracją państwową różnych szczebli i agencjami usługowymi, realizowanej za pośrednictwem elektronicznych środków przekazu. Inne studia międzynarodowe obejmują politykę państwa w zakresie e-administracji, strategię i wprowadzenie jej w życie, bez uwzględnienia wymiaru lokalnego. Wiadomo jednak, że przeważająca większość spraw pomiędzy obywatelami a organami administracji państwowej jest załatwiana na szczeblu lokalnym.

Główne wnioski: sposoby wprowadzania lokalnej e-administracji
We wszystkich zaangażowanych w ten projekt krajach mamy do czynienia, w mniejszym lub większym stopniu, z szeregiem działań, których celem jest wprowadzenie lokalnej e-administracji. Odzwierciedlają one sposoby realizacji zadań w zakresie e-administracji oraz procesy określania priorytetów, lokalne warunki kulturowe, polityczne i ekonomiczne specyficzne dla różnych krajów.

Proces wprowadzania lokalnej e-administracji można podzielić na trzy główne kategorie:

• e-obsługa: zapewnienie usług administracyjnych poprzez elektroniczne środki przekazu - np. w USA, Wielkiej Brytanii, Niemczech, Hiszpanii, Singapurze, Hong Kongu
• e-administrowanie: włączanie obywateli, właścicieli kapitału oraz wybranych przedstawicieli do administrowania społecznością z wykorzystaniem środków elektronicznych (w tym e-demokracja) - np. w Brazylii, Holandii, Finlandii, Włoszech
• e-wiedza: nabywanie umiejętności oraz rozwój infrastruktury komunikacyjnej i informacyjnej (ICT) w celu jak najlepszego wykorzystania posiadanej wiedzy - np. w Brazylii, Singapurze, Hong Kongu, Republice Irlandii

Kategorie te pozwalają wyodrębnić spośród cech wspólnych czynniki wyróżniające poszczególne kraje.

e-administrowanie		e-obsługa		e-wiedza
Brazylia Współodpowiedzialność i demokracja		Australia Korzystanie z pojawiających się sposobności, obniżenie kosztów		Finlandia Współpraca pomiędzy sektorami, ośrodki wzorcowe
Włochy Zaangażowanie społeczności o wspólnych interesach		Kanada Bezpośredni dostęp do różnorodnych usług administracyjnych		Irlandia Ożywienie w ekonomii i życiu społecznym dzięki zaangażowaniu społeczności
Holandia Planowanie i rozwój społeczności		Niemcy Bezpieczny, kontrolowany dostęp
Norwegia e-demokracja z udziałem lokalnych mediów i obywateli		Nowa Zelandia Lokalne innowacje i integracja
		Hiszpania Bezpieczna e-obsługa
		Szwecja Umożliwienie obywatelom, firmom oraz administracji realizacji opłacalnych transakcji
		Stany Zjednoczone Ameryki Obniżenie kosztów obsługi administracyjnej
			Hong Kong Obsługa elektroniczna dostępna poprzez wiele kanałów komunikacji
			Japonia Centra obsługi internetowej (publiczne-prywatne)
			Singapur Płynna obsługa transakcji
	Zjednoczone Królestwo Wielkiej Brytanii Standardy, państwowa infrastruktura i obsługa samorządów lokalnych

Główne wnioski: Cztery "ścieżki"
O ile sposoby wprowadzania lokalnej e-administracji mogą być różne w zależności od kraju, studia przypadku wskazują, że także do zagadnienia e-administracji samorządy lokalne podchodzą na kilka różnych, wzajemnie uzupełniających się sposobów, które nazwaliśmy "ścieżkami":

powszechne zaangażowanie w realizację wspólnej wizji

skupienie uwagi na sprawach najważniejszych dla obywateli poprzez określenie priorytetów i wprowadzanie ich w życie

współpraca i ulepszanie projektu w celu osiągnięcia lepszych wyników

poszukiwanie innowacji

Narodowe cele i rozwiązania odgrywają pewną rolę, lecz bez lokalnych innowacji, kreatywności, zaangażowania oraz zaradności widocznych w studiach przypadku przedstawionych w tym raporcie miałyby one ograniczone znaczenie. Wiele samorządów lokalnych na całym świecie odchodzi od automatyzacji - wprowadzają po prostu technologię komunikacji i informacji (ICT) prowadzącą do usprawnienia istniejących procesów, łącząc informacje oraz usługi. Ostatecznie w studiach tych potwierdzono dążenie do przekształcenia charakteru i sposobu świadczenia usług przez administrację lokalną.

Zachęcające wnioski naszej ogólnoświatowej analizy wskazują, że w samorządach lokalnych panuje wiosenne poruszenie - po latach zastoju ożywiają one swoją dotychczasową organizację; potwierdza to wiele budujących przykładów, pochodzących z samorządów lokalnych, które radykalnie zmieniają swoje podejście do świadczenia usług i realizacji zadań administracji.

Cztery "ścieżki"

"Ścieżka" mająca na celu powszechne zaangażowanie w realizację wspólnej wizji wymaga:	"Ścieżka" zakładająca skupienie uwagi na sprawach najważniejszych dla obywateli poprzez określenie priorytetów i wprowadzanie ich w życie wymaga:	"Ścieżka" zakładająca współpracę i ulepszanie projektu w celu osiągnięcia lepszych wyników wymaga:	"Ścieżka" mająca na celu poszukiwanie innowacji wymaga:
uznania istniejących różnic i uwzględniania ich od samego początku zaangażowania w działania prowadzące do aktywnego nabywania nowych umiejętności^ wrażliwości na potrzeby rozwoju pojawiające się w społeczności poparcia rozwoju lokalnej e-demokracji poprzez zaangażowanie wielu właścicieli kapitału oraz wprowadzenie pełnego zakresu kreatywnych rozwiązań wykorzystania możliwości organizacji i jej personelu oraz wsparcia ze strony społeczności do stworzenia wizji rozwoju lokalnej e-administracji uwzględnienia roli, jaką w stopniowych zmianach w wydajności i redukcji kosztów mogą odegrać strategiczne partnerstwa z instytucjami publicznymi świadomości, że nie istnieje uniwersalny model odpowiadający każdej organizacji^ zrozumienia, że wprowadzenie zmian wywołuje kolejne zmiany - nowi pracownicy, nowi właściciele kapitału oraz nowe organizacje sprzyjają tworzeniu warunków do przekształcania usług i relacji z interesantami	nakładu pracy w celu osiągnięcia wyników zauważalnych dla obywateli znalezienia równowagi pomiędzy celami poszczególnych procesów a potrzebami interesantów poszukiwania możliwości rozwoju sprawdzonych i stałych relacji z obywatelami (w trybie online) nabywania wiedzy razem z całą społecznością i wykorzystywania każdej sposobności do współpracy w celu rozszerzenia zasięgu lokalnej e-adminstracji zastosowania i wykorzystania elektronicznych środków przekazu w celu włączenia obywateli do współpracy, zwiększenia zaufania oraz rozszerzenia zakresu umiejętności koncentracji na sprawach najważniejszych dla obywateli w celu wzbudzenia zainteresowania, zdobycia zaufania oraz podjęcia działań połączenia dostępu poprzez różne kanały komunikacji i zoptymalizowanego zarządzania informacjami wspomagającymi, które zapewni poprawę jakości i wydajności	poprawy zarządzania informacjami w obrębie organizacji i pomiędzy nimi w celu poprawy jakości i wydajności usług dostępnych online zapewnienia coraz szerszego dostępu do usług w Internecie w ramach realizacji ogólnej strategii pozwalającej uniknąć zalewu informacji wykorzystania możliwości wynikających z nowatorskiego podejścia - opcjonalnego rozwiązania prowadzącego do wyzwolenia potencjału zmian i udostępnienia zasobów, a w efekcie wprowadzenia w życie lokalnej e-administracji uwzględnienia, że podejście oparte na reorganizacji od podstaw procesów wspomagających wymaga czasu i realizacji wielu wyzwań rozwinięcia najważniejszych usług z wykorzystaniem wiedzy swoich strategicznych partnerów z sektora prywatnego; pozwoli to każdej instytucji stać się katalizatorem radykalnych zmian w wydajności usług i szybkości reakcji rozważenia znaczenia tworzonych informacji oraz możliwości zmiany łańcucha wartości w celu realizacji inwestycji koniecznych do wprowadzenia nowej infrastruktury ustalenia wymogów związanych z poziomami bezpieczeństwa i autoryzacją poszczególnych transakcji oraz odpowiedniego ich wprowadzenia wyszukiwania schematów działań umożliwiających wspólny dostęp do danych przy jednoczesnym zabezpieczeniu prywatności systematycznego rozwijania identyfikacji, wyboru, planowania oraz wdrażania wspólnych usług	określania nowych możliwości rozwoju rozwiązań dla lokalnej e-administracji ustalania rozbieżności pomiędzy rzeczywistością a wyobrażeniami, tak by siłą sprawczą wprowadzania w życie lokalnej e-administracji były prawdziwe priorytety określenia potrzeb interesantów w celu realizacji zapowiadanej zmiany zasobów, począwszy od procesów wspomagających, administracyjnych po zapewnienie najważniejszych usług rozpatrzenie wprowadzenia dodatkowych ułatwień poprzez zmiany w strukturze organizacyjnej, które zapewnią odpowiednie warunki do wprowadzenia lokalnej e-administracji uwzględnienia zmian demograficznych i społecznych podczas planowania usług docenienia roli oraz kompetencji obywateli i interesantów we wprowadzaniu innowacji podczas rozwoju lokalnej e-administracji określenia bieżącej sytuacji oraz rozpatrzenia roli, jaką w zmianach i przyspieszaniu działań mogą odegrać organy samorządu lokalnego i pośrednicy wykorzystania pojawiających się technologii, które mogą radykalnie zmienić usługi i relacje z obywatelami zapewnienia, że organizacja będzie zawsze na bieżąco poszerzać wiedzę o najlepszych praktykach oraz rozpatrywać potencjalne możliwości rozwoju

Studia przypadku
36 studiów przypadku zawartych w tym raporcie przedstawia ambitne cele oraz realizację zmian w samorządach. Projekty i inicjatywy szczegółowo przedstawione w każdym ze studiów w dużej mierze skupiają się na jednym z trzech elementów wymienionych w przytoczonej definicji e-administracji (firmy Gartner):

1. obsłudze interesantów,
2. sprawności organizacyjnej oraz
3. zaangażowaniu obywateli.

Obsługa interesantów	Sprawność organizacyjna	Zaangażowanie obywateli
Sydney (Australia) Nagrodzona strona WWW, odzwierciedlająca aspiracje tego miasta do tego, by triumfalnie wejść w XXI wiek. Belo Horizonte (Brazylia) Zrozumienie wymogów i osiągnięcie uniwersalnego dostępu do Internetu, również w obszarach biedniejszych oraz dotkniętych bezrobociem. Service New Brunswick (Kanada) Rozwój spółki skarbu państwa odpowiedzialnej za utworzenie pojedynczego, skupionego na interesancie portalu dla usług e-administracji, dostępnego poprzez wiele różnych kanałów komunikacji. Kuusamo (Finlandia) Odpowiedź na pytanie, w jaki sposób e-administracja oraz technologia komunikacji i informacji (ICT) mogą odegrać znaczącą rolę w rozwoju ekonomicznym miasta o tak niekorzystnym położeniu geograficznym? Bremen (Niemcy) Rozwój prowadzący do zapewnienia dostępu do usług administracji podzielonych na tzw. "life events" - zdarzenia. Nürnberg (Niemcy) Bezpieczna, spełniająca wymogi prawne platforma komunikacji na szczeblu regionalnym do obsługi transakcji pomiędzy obywatelami, administracją oraz firmami. Modena (Włochy) Tworzenie połączonych w sieć dogodnych punktów obsługi (tzw. one-stop shops) przeznaczonych dla obywateli i firm, zapewniających im porady specjalistów z różnych urzędów, informacje i usługi. Prato (Włochy) Usługa związana ze składaniem zeznań podatkowych w trybie online została rozwinięta z udziałem obywateli i specjalistów w dziedzinie podatków pochodzących z lokalnej społeczności. Zoetermeer (Holandia) Liczne próby wprowadzenia projektów z zakresu e-administracji w szybko rozwijającym się mieście. Dunedin City (Nowa Zelandia) Pełna transformacja w organizację ukierunkowaną na spełnienie wymagań interesantów, dostępną przez 24 godziny na dobę, posiadającą jedno centrum informacji. More og Romsdal (Norwegia) Współpraca z lokalnymi mediami w celu rozszerzenia zasięgu informacji rozpowszechnianych przez zarząd miasta. Catarroja (Hiszpania) Utworzenie "wirtualnego ratusza" zapewniającego usługi przez 24 godziny na dobę oraz zagwarantowanie obywatelom dostępu do danych osobowych, które przechowuje samorząd. Sztokholm (Szwecja) Możliwość obsługi przez Internet podań kandydatów na wyższe uczelnie, z której już w pierwszym roku skorzystało 90 % zainteresowanych. Tameside (Wielka Brytania) Program realizowany przez całą organizację, mający na celu koncentrację działań na interesantach, obejmujący utworzenie połączonych w sieć dogodnych punktów obsługi (tzw. one-stop shops), internetową stronę operacyjną oraz mnóstwo stron bezpłatnie zapewniających dostęp do zasobów samorządu lokalnego poprzez Internet. Miami Dade (USA) Wprowadzenie środowiska umożliwiającego funkcjonowanie ogólnokrajowej e-administracji, opartego na doświadczeniach i powodzeniu inicjatyw związanych z obsługą przez Internet różnych obszarów działalności samorządu. Gwinnett (USA) Wdrożenie zarządzania relacjami z interesantami - w ramach koncepcji dostarczania przez lokalny samorząd usług z wykorzystaniem oprogramowania CRM. Mobile (USA) Rozwój obszernej strony internetowej zapewniającej dostęp do wszystkich usług świadczonych przez samorząd, bez konieczności angażowania w tym celu dodatkowego personelu.	Santo Andre (Brazylia) Reorganizacja usług lokalnych zapewniająca realne korzyści dzięki zmianie sposobu współdziałania ze społecznością. Nova Scotia (Kanada) Proces zwiększania sprawności działań poprzez wspólne inwestycje w nowoczesną infrastrukturę wspomagającą, dokonywane przez niedawno połączony samorząd regionalny. Lestijvari (Finlandia) Zapewnienie usług e-administracji także bardzo małemu samorządowi dzięki współpracy na szczeblu lokalnym i regionalnym. Mannheim (Niemcy) Oszczędności uzyskane poprzez modernizację i automatyzację wewnętrznych procesów gospodarczych. Auckland (Nowa Zelandia) Rygorystyczna metodyka rozwoju wspólnych usług przez osiem zarządów miast z tego regionu. Sköve (Szwecja) Osiągnięcie znacznych oszczędności w zakresie zasobów i środków finansowych dzięki naśladowanemu w całym kraju pilotowemu wdrożeniu zaopatrzenia elektronicznego oraz procesów e-biznesowych - zapewniało ono rozpropagowanie koncepcji "spójnego frontu w kontaktach z branżą przemysłową". Hampshire (Wielka Brytania) Rozwój sprawdzonego modelu biznesowego do obsługi inwestycji w infrastrukturę wspomagającą. Mecklenberg (USA) Rozwój strony internetowej miasta i okręgu dzięki ścisłej współpracy w zakresie świadczenia usług.	Alice Springs (Australia) Portal społeczności obsługujący obywateli, firmy i turystów. Porto Alegre (Brazylia) Długa tradycja udziału obywateli w procesie konstruowania budżetu jest teraz podtrzymywana poprzez zastosowanie Internetu oraz próby wprowadzenia e-demokracji. Tampere (Finlandia) Program mający na celu utworzenie wiodącego społeczeństwa informacyjnego poprzez współpracę na szczeblu lokalnym podczas realizacji wszelkich działań. Esslingen (Niemcy) Wzrost zaangażowania obywateli i zaufania dzięki powszechnemu wykorzystaniu podpisu elektronicznego. Jesi (Włochy) Rozpropagowanie debat publicznych dzięki dostępowi za pośrednictwem Internetu do informacji rozpowszechnianych przez zarząd miasta. Amersfoort (Holandia) Utworzenie "organizacji uczącej się", współpracującej ze społecznością w celu stopniowego wypracowania modelu lokalnej e-administracji. Hutt City (Nowa Zelandia) Rozwój portalu dla lokalnej społeczności stanowi część obszernego programu związanego z e-administracją. Grefsen-Kjelsas (Norwegia) Próby wprowadzenia e-demokracji, które pokazują, że realizacja działań w tym zakresie może być uzależniona od powszechnego zainteresowania obywateli oraz ich motywacji. Ennis (Irlandia) Program prowadzony przez społeczność, sponsorowany przez podmioty prywatne, mający na celu przemianę tej małej społeczności w prawdziwe "miasto ery informacji". East Riding (Wielka Brytania) Specjalistyczna strona WWW przeznaczona dla młodych osób działających w administracji lokalnej - to pionierska inicjatywa mająca na celu zapewnienie dostępu do usług administracji na tym skąpo zaludnionym obszarze. Essex (Wielka Brytania) Wyróżniona nagrodą edukacyjna strona internetowa, do której zawartości i rozwoju aktywnie przyczyniają się nauczyciele, uczniowie, dyrektorzy oraz rodzice.

Firma SAP - największy na świecie dostawca oprogramowania dla przedsiębiorstw oraz lider w zakresie rozwiązań dla e-administracji - przyjęła na siebie zobowiązanie rozwijania rozwiązań technologicznych poprzez prace badawczo-rozwojowe. Studia powstające w wyniku współpracy wielu ośrodków, takie jak niniejszy raport, odgrywają ważną rolę w informowaniu instytucji publicznych oraz ich partnerów o tym, w jaki sposób można sprostać zmieniającym się wymaganiom obywateli oraz jak poprawiać i rozwijać oferowane usługi.

Lokalna e-adminstracja w perspektywie światowej
(ang. Local e-government now: a worldwide view)
Pełna wersja raportu jest dostępna bezpłatnie dla wszystkich członków stowarzyszenia Socitm oraz wybranych lokalnych przedstawicieli, tzw. "e-champions". W pozostałych przypadkach opłata wynosi 125 GBP. Raport można zamówić na stronach internetowych:
www.idea.gov.uk i www.socitm.gov.uk

W imieniu SAP Polska informacji dla prasy udziela:

Ewa Kwiecień
SAP Polska Sp. z o.o.
ul. Wołoska 5
02-675 Warszawa
tel. (22) 541 67 34
fax (22) 541 66 07
e-mail: ewa.kwiecien@sap.com