Wiedeń, 21 maja 2001 r. - Deregulacja rynku energetycznego wymusiła konieczność zwiększenia efektywności działania europejskich dostawców energii. Największy austriacki producent energii - Verbund - w rekordowym czasie dwóch miesięcy wdrożył oprogramowanie mySAP E-Procurement i sprawnie przeprowadził optymalizację procesów zaopatrzenia. Wśród wielu korzyści, które odniosła firma, są przede wszystkim znaczne obniżenie kosztów operacyjnych oraz zmniejszenie zapasów.

Verbund, z siedzibą w Wiedniu, jest największym producentem i dostawcą energii w Austrii, posiadającym 57 elektrowni wodnych, 14 elektrowni zbiornikowych i 5 elektrowni geotermicznych. Firma, zatrudniająca 3200 pracowników w kluczowym sektorze energetycznym, osiągnęła w fiskalnym roku 2000 obroty w wysokości prawie 8 mld szylingów austriackich.

Wykorzystanie potencjalnych oszczędności
Na skutek deregulacji, firma przeprowadziła głęboką restrukturyzację procesów biznesowych. Przede wszystkim, przed wdrożeniem mySAP E-Procurement, dokładnie zanalizowano procedury związane z zaopatrzeniem.
"Nasz dział zakupów załatwia ponad 35000 zamówień rocznie na sumę około 2 mld. szylingów" - wyjaśnił Otto Machater, menedżer projektu działający w firmowym centrum kompetencyjnym SAP.
Ze względu na wielkość przeprowadzanych transakcji - firma posiada 34 zakłady, 54 magazyny i jest zainteresowana 54000 artykułami - reorganizacja zarządzania procesem zaopatrzenia w dziale C, części instalacyjnych, narzędzi i produktów biurowych dawała nadzieję na duże oszczędności. W maju 2000, firma zdecydowała się na wdrożenie oprogramowania mySAP E-Procurement, stając się w Austrii pionierem wśród dostawców energii.

"Pod koniec 2001 roku, spodziewamy się zamawiać w dziale C około 75% części poprzez Internet. Według naszych szacunków, powinno to przynieść 60-procentową obniżkę kosztów, umożliwić o 15% poprawę zakupów hurtowych i zredukować zapasy magazynowe o 30%" - stwierdził Otto Machater, komentując własne oczekiwania dotyczące rozwiązania, które zacznie funkcjonować w czerwcu 2000.

Odkrywanie nowych możliwości dzięki wdrażaniu kompleksowych procesów zaopatrzenia
Podstawową zaletą oprogramowania mySAP E-Procurement jest łatwość korzystania i wygoda w informowaniu dostawców o pojawiających się potrzebach. Oznacza to, znacznie mniej pracy dla użytkowników końcowych. Realizowanie zamówień poprzez "wciśnięcie klawisza" upraszcza cały proces dokonywania zakupów. Pewne stany niepewności w procesie zaopatrzenia przechodzą do przeszłości, a koszt transakcji bardzo się obniża. Znaczne udrożnienie przepływu informacji pomiędzy zamawiającymi i dostawcami, dokonywanego dotąd ręcznie, pozwala w dużym stopniu zwiększyć konkurencyjność firmy. Dostawcy zostali włączeni do systemu zaopatrzenia firmy dzięki technologii EDI (Electronic Data Intechange), tworząc sieć w całym łańcuchu dostaw. Takie podejście umożliwia realizowanie pełnego przepływu danych w czasie rzeczywistym. Potrzeby można natychmiast zgłaszać dostawcom, którzy szybko przeprowadzają transakcje. Z jednej strony umożliwia to utrzymywanie minimalnego poziomu zapasów magazynowych i liczby składowanych asortymentów, z drugiej zaś zwiększa dostępność potrzebnych elementów. Pracownicy zajmujący się zaopatrzeniem, którzy nie muszą już uczestniczyć w samym procesie realizacji zamówień, mogą się bardziej skoncentrować na strategii związanej z zarządzaniem zaopatrzeniem. Oprogramowanie mySAP E-Procurement wykorzystuje się do usprawniania istniejących powiązań biznesowych i realizowania szybszego zwrotu z inwestycji (ROI).

Łatwość zastosowania - maksimum akceptacji
"Cieszymy się, że nasza kadra kierownicza podjęła decyzję o wdrożeniu tego produktu. Jest to dla nas przełomowy krok. Oczywiście, na początku było wiele wątpliwości zarówno ze strony firmy, jak i naszych dostawców. Jednak jasna decyzja, we wczesnej fazie projektu, akceptująca oprogramowanie mySAP E-Procurement, utorowała nam drogę do sukcesu" - stwierdził Otto Machater.

Wysokie zaangażowanie wśród 200 użytkowników również przyczyniło się do sukcesu całego projektu. Już podczas wdrażania oprogramowania mySAP E-Procurement, pracowników zaopatrzenia zaznajamiano z funkcjami nowego rozwiązania. Dzięki łatwości użytkowania szybko zaczęli się oni entuzjastycznie wyrażać o jego zaletach.

"Akceptacja rozwiązania przez jego użytkowników jest czymś wspaniałym. Ogromną satysfakcję stwarza świadomość, że system przyjęty przez Zarząd, jest również uznawany przez wszystkie jednostki organizacyjne naszej firmy" - podsumowuje Otto Machater.
Według Machatera, krótki, dwumiesięczny okres wdrażania także przyczynił się do pełnej akceptacji rozwiązania i sukcesu całego projektu. Firmy KPMG Deutschland (doradztwo), Siemens AG (sprzęt) i Corporate Express (logistyka), dzięki szerokiemu doświadczeniu i prowadzeniu kompleksowych usług, także odegrały kluczową rolę w sukcesie projektu.

Cel: szybka integracja wszystkich dostawców
Firma zdecydowała się na wybór oprogramowania mySAP E-Procurement ze względu na wieloletnie sukcesy firmy SAP, a także szereg ekonomicznych korzyści, które ten producent zapewnia w porównaniu z dostawcami innych systemów.
"Szukaliśmy oprogramowania, które odpowiada naszym potrzebom i nie realizuje mnóstwa nieistotnych dla nas procesów. Inną kluczową sprawą była konieczność bezkonfliktowej integracji oprogramowania z istniejącym systemem SAP R/3 za pomocą standardowych interfejsów" - dodał Otto Machater, przedstawiając podstawowe argumenty za wdrożeniem oprogramowania mySAP E-Procurement.

Austriacka firma energetyczna, w następnej fazie, zamierza wdrożyć rozwiązanie SAP w ramach całej Grupy, obsługując wszystkich dostawców za pomocą mySAP E-Procurement. Rozwiązanie będzie również stopniowo integrowane z pozostałymi procesami biznesowymi realizowanymi w firmie, np. zapewniając aktualizację katalogu.

"Nasz projekt wywołał wielkie zainteresowanie wśród innych dostawców energii. Często otrzymujemy zapytania dotyczące postępu wdrożenia i naszych doświadczeń związanych z oprogramowaniem mySAP E-Procurement. Obecnie, jest to jedynie pewna wizja - ale z pewnością, to bardzo ważna sprawa" - kończy Otto Machater, który już myślami wybiega naprzód, w kierunku elektronicznego rynku energetycznego.

W imieniu SAP Polska informacji dla prasy udziela: