Organisaties die hun belangrijkste bedrijfsprocessen standaardiseren en stroomlijnen, zullen ongestructureerde gegevens steeds meer moeten koppelen aan gestructureerde processen. SAP Extended Enterprise Content Management (SAP Extended ECM) by OpenText kan u hierbij helpen. SAP Extended ECM bestaat uit wereldwijd gerenommeerde ECM-producten, waaronder document- en recordbeheer, samenwerking, archivering, scannen en gegevensverzamelingen. Deze producten zijn ter ondersteuning van belangrijke bedrijfsprocessen gekoppeld aan SAP software.

Waarom zou u ongestructureerde content koppelen aan gestructureerde processen?

De meeste bedrijven en overheden gebruiken toepassingen zoals ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) en SCM (Supply Chain Management) om belangrijke bedrijfsprocessen te ondersteunen. Deze toepassingen beheren gestructureerde, transactionele gegevens zoals adressen, klantnummers en ordernummers. Veel organisaties krijgen echter steeds meer te maken met een stortvloed aan ongestructureerde gegevens. E-mails, presentaties, contracten, foto's en CV's moeten allemaal worden beheerd en op een eenvoudige manier worden gekoppeld aan belangrijke bedrijfsprocessen zoals contractbeheer, onderhoudsbeheer, projectbeheer en kwaliteitsbeheer.

Verbeter contentgerichte processen, verhoog de productiviteit en verlaag uw risico's

Om te voorkomen dat gestructureerde processen ontkoppeld raken van ongestructureerde gegevens, kunt u een innovatieve oplossing van SAP gebruiken. SAP Extended ECM wordt geïntegreerd met ERP en een volledig pakket van ECM-toepassingen die ongestructureerde content aan software en transacties van SAP koppelen. Enkele voordelen:

• Productievere gebruikers door toegankelijke content: geeft centrale en volledige toegang tot gestructureerde en ongestructureerde gegevens via meerdere interfaces.
• Teams maken gebruik van krachtige collaboratietools: maakt samenwerking mogelijk met functies als werkruimten voor projectteams, discussiefora, collaboratieve goedkeuringsworkflows, taken en enquêtes.
• Minder juridisch risico door het beheren van zakelijke records: beperkt juridische risico's door middel van een recordclassificatie die de gehele levenscyclus van de content bepaalt, van productie tot archivering tot verwijdering.
• Verminder de opslagkosten door papier uit te bannen: ondersteunt het digitaliseren van papier met de scanfunctie. Digitale versies van papieren documenten kunnen in de centrale ECM-repository eenvoudiger worden beheerd en gebruikt.
• Verlaag de ICT-kosten door gegevens en content te archiveren: brengt gegevens en documenten uit uw productieve SAP databases over naar een archief waarin content wordt gecomprimeerd, dubbele gegevens worden verwijderd en opslagbeheer wordt geabstraheerd.

De belangrijkste eigenschappen

• Contentcreatie en -toegang: gebruikers kunnen ongestructureerde content snel bespreken, ontwikkelen, delen en becommentariëren, en content ophalen van geautoriseerde bronnen en deze vervolgens via een zelfgekozen interface weergeven.
• Integratie met software van SAP: ongestructureerde content wordt ingevoegd in processen die door SAP software worden ondersteund, waarbij gerelateerde metagegevens automatisch worden geüpload.
• Contentarchivering: content wordt in een veilig archief opgeslagen.
• Scannen: scant papieren documenten en voert ze in de ECM-toepassing in.
• Recordbeheer: beheert de volledige levenscyclus van ongestructureerde zakelijke content met functionaliteiten die zijn gecertificeerd volgens de Amerikaanse richtlijn Department of Defense 5015.2.