A medida que las empresas estandarizan y optimizan los procesos empresariales clave, aumenta su necesidad de interconectar la información no estructurada con las operaciones estructuradas. SAP Extended Enterprise Content Management (SAP Extended ECM) de OpenText puede ayudarle a superar este desafío. La aplicación SAP Extended EDM incluye los mejores productos de ECM, entre los que se incluyen los de gestión de documentos y registros, colaboración, archivado, escaneado y recuperación de la información, que están interconectados con el software de SAP y con los procesos empresariales básicos de soporte.

¿Por qué debe conectar contenido no estructurado con procesos estructurados?

La mayoría de las empresas y agencias gubernamentales utilizan aplicaciones, como las de planificación de recursos empresariales (ERP), gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y gestión de la cadena de suministro (SCM), para prestar soporte a los procesos empresariales básicos. Dichas aplicaciones gestionan la información estructurada y transaccional, como por ejemplo direcciones, números de cliente y números de pedido. Sin embargo, muchas empresas se ven obligadas a afrontar un aluvión de información no estructurada, como correos electrónicos, diapositivas, contratos, fotos, curriculums y mucho más, que se debe gestionar y conectar fácilmente con los procesos empresariales básicos, como la gestión de contratos, la gestión del mantenimiento, la gestión de proyectos y la gestión de la calidad.

Mejore los procesos centrados en el contenido, aumente la productividad y mitigue los riesgos

Para superar la desconexión entre los procesos estructurados y la información no estructurada, SAP le ofrece una solución innovadora: SAP Extended ECM se integra con ERP y con un completo conjunto de aplicaciones de ECM que conectan el contenido no estructurado con el software y las transacciones de SAP. Entre los beneficios clave se incluyen:

• Mejora de la productividad de los usuarios gracias a la accesibilidad al contenido: Proporciona un acceso unificado de 360 grados a información estructurada y no estructurada a través de múltiples interfaces.
• Equipos capacitados que utilizan herramientas de colaboración: Permite la colaboración con características como espacios para el trabajo en equipo, foros de debate, flujos de aprobación colaborativa, tareas y sondeos.
• Reducción del riesgo legal mediante la gestión de los registros corporativos: Evita los riesgos legales mediante la clasificación de la gestión de registros para controlar todo el ciclo de vida de los contenidos, desde su creación hasta el archivado y la destrucción.
• Reducción de los costes de almacenamiento mediante la eliminación del papel: Presta soporte a la digitalización del papel a través de la función de escaneado, con el objetivo de almacenar versiones digitalizadas de los documentos en papel en el almacén central de ECM para realizar un mejor control y uso.
• Reducción de los costes de TI que supone el archivado de datos y contenidos: Libera datos y documentos de sus bases de datos de producción de SAP en un archivo que comprime el contenido, elimina los duplicados y resume la gestión del almacenamiento.

Características principales

• Creación y acceso al contenido: Permite a los usuarios aportar ideas, desarrollar, compartir, comentar y aprobar en poco tiempo cualquier tipo de contenido no estructurado, recuperar el contenido de cualquier fuente autorizada y visualizarlo a través de diversas interfaces.
• Integración con el software de SAP: Integra el contenido no estructurado en los procesos a los que presta soporte el software de SAP y carga automáticamente los metadatos relacionados.
• Archivado del contenido: Almacena el contenido en un archivo seguro.
• Escaneado: Escanea los documentos en papel y los introduce en la aplicación de ECM.
• Gestión de registros: Controla todo el ciclo de vida del contenido empresarial no estructurado con funcionalidades certificadas por el Departamento de defensa 5015.2 de Estados Unidos.