En 1995, l'ONE (Office National de l'Electricité) a procédé à une restructuration de son organisation pour mieux s'adapter aux évolutions du marché (ouverture à la concurrence, concession...). Centres de profits, décentralisation, tableaux de bord, l'Office devait introduire une modernisation de sa gestion pour des performances industrielles alignées sur les meilleurs standards internationaux.

Ainsi, le but de la nouvelle structure organisationnelle était d'approcher au mieux la demande, face au développement du secteur, en renforçant l'autonomie de gestion autour des trois métiers de base de l'Office : la production, le transport et la distribution d'électricité.

Pour accompagner sa réorganisation, l'ONE a décidé de refondre son système de gestion et d'investir dans un logiciel intégré de gestion afin de mieux relier les activités de supports (achats, finance, contrôle de gestion et ressources humaines), pour l'ensemble des activités industrielles (production, distribution et transport). L'Office avait le choix entre la mise à niveau des applications existantes par du développement interne, la combinaison de plusieurs progiciels spécialisés, ou l'acquisition d'un progiciel intégré couvrant les fonctions essentielles de l'entreprise.

Développement spécifique, Multiprogiciels ou Progiciel intégré ?

Début 1996 un groupe de travail, composé de responsables opérationnels, d'utilisateurs et d'informaticiens, se met en quête d'une solution, avec l'aide d'un cabinet de conseil. Après avoir effectué une étude de marché et une analyse de besoins, avec des démonstrations comparatives des différentes solutions identifiées, le groupe de travail a sélectionné le progiciel de gestion intégré.

Les autres solutions présentaient les inconvénients suivants :

• Développement long et coûteux pour la modernisation ou la mise à niveau, du système d'information existant, basé sur des applications développées en interne.
• Inadéquation de la solution basée sur la combinaison de plusieurs logiciels sur mesure avec les objectifs de l'ONE, à savoir : l'unification des systèmes informatiques hétérogènes, le support de la nouvelle organisation en changeant les processus et les méthodes de travail, et le recentrage vers un interlocuteur unique pour assurer des mises à jour ou des changements de versions.

La solution SAP sélectionnée pour sa richesse fonctionnelle et son intégration Le choix de recourir à SAP s'est opéré au terme d'une étude de "macroadéquation" entre différents progiciels. Un appel d'offres est lancé fin 96 auprès de sept éditeurs présélectionnés. Comparé aux produits concurrents, SAP s'est fortement distingué par sa richesse fonctionnelle et son niveau élevé d'intégration.

Opérationnelle depuis octobre 2000, la solution choisie par l'ONE met en oeuvre un large périmètre : finance, contrôle de gestion, gestion des achats et des stocks, gestion des ressources humaines.

SAP couvre l'ensemble des fonctions de gestion de l'entreprise. "Sa richesse fonctionnelle permet de répondre aux besoins présents et d'anticiper les développements futurs", détaille Younes Hajji, Chef de division Centre de Compétence SAP. D'ailleurs, l'ONE a acquis les licences d'utilisation de l'ensemble des modules, en vue de faire évoluer le périmètre fonctionnel et d'intégrer ultérieurement d'autres modules, notamment la gestion de projet, la maintenance... En outre, le niveau élevé d'intégration dans les solutions SAP permet le décloisonnement des différentes fonctions de l'entreprise et de ce fait l'optimisation des processus opérationnels transversaux.

	Autre valeur ajoutée de l'intégration, la saisie unique de l'information. Par exemple, nous ne disposions pas d'une base de données fournisseurs commune. Désormais, nous économisons tous les traitements de ressaisie et des incohérences

Par ailleurs, d'autres critères ont conforté le choix pour SAP :

• La facilité d'utilisation avec une interface utilisateur conviviale qui facilite la prise en main et accroît la productivité sur les postes de travail ;
• La pérennité et l'évolutivité des solutions grâce à l'ouverture du système SAP ;
• La flexibilité qui permet d'installer tous les modules fonctionnels ou seulement quelques-uns ainsi que la souplesse d'adaptation du système aux besoins de l'ONE, sans développement spécifique, mais uniquement par paramétrage.

La mise en œuvre du projet ERP à l'ONE : un double challenge technique et humain

"Notre défi a été la mise en oeuvre des 4 modules fonctionnels en même temps, à savoir, la Finance, le Contrôle de gestion, les Ressources Humaines, les Achats et Stocks et ce pour tirer au plus tôt les bénéfices de l'intégration" commente Younes Hajji. La mise en oeuvre à l'ONE de SAP a été effectuée au niveau du site central, suivie d'un déploiement sur un site régional (Kenitra), puis sur l'ensemble des sites régionaux.

L'implémentation, démarrée en septembre 1999 et planifiée sur une période de 12 mois, a été assurée par un intégrateur, Ernst&Young, partenaire de SAP. En plus de ressources internes détachées à plein temps, l'équipe de consultants Ernst&Young a accompagné l'Office dans la mise en œuvre et le démarrage du système au niveau du site central et d'un site régional pilote, alors que le déploiement de la solution au niveau des autres sites régionaux a été assuré entièrement par les équipes ONE.

Pour assurer la réussite du projet, l'ONE a aussi - et surtout - préparé ses utilisateurs

"A l'ONE, nous avons été très attentifs à l'implication des utilisateurs. Dès l'origine du projet, les utilisateurs ont été associés à toutes les étapes du processus : analyse des besoins, rédaction du cahier des charges, choix et mise en oeuvre du progiciel, etc." souligne Younes Hajji. D'ailleurs, l'Office est fier de compter plus de 1000 utilisateurs dont plus 600 pour les achats et stocks, une centaine pour la finance et une centaine pour les ressources humaines. En matière de conduite du changement, l'ONE a suivi une démarche structurée afin que le nouveau système soit accepté le plus rapidement possible et utilisé le mieux possible : en réalisant des actions de communication, de formation, de parrainage interne, et d'assistance aux utilisateurs.

Ainsi, la mise en oeuvre de SAP à l'ONE, a mobilisé un groupe multi-fonctionnel composé de consultants externes et une trentaine de personnes affectées à plein temps au projet et organisées en groupe de travail par domaine fonctionnel et technique. Par ailleurs, une formation a été assurée à une vingtaine d'entre eux chez SAP France sur les techniques de paramétrage, de développement et d'administration du système.

D'autre part, bien avant la mise en production de SAP, l'Office a organisé un séminaire, pour mettre à plat les enjeux de cette refonte du système d'information et donner l'impulsion nécessaire au projet. "Nous avons également édité des bulletins d'information internes pour présenter le projet et ses objectifs, destinées à l'ensemble des salariés, et ce afin de favoriser l'adhésion et désamorcer les inquiétudes éventuelles", rajoute Younes Hajji.

Un centre de compétences pour accompagner la gestion et l'animation des équipes projets

Aujourd'hui, un centre de compétence composé des membres de l'équipe projet continue à exploiter la solution, à résoudre les anomalies soulevées, et à oeuvrer pour une constante amélioration de l'utilisation de la solution. "Désormais, après avoir obtenu l'adhésion des utilisateurs, une étape très rassurante quant à la réussite du projet, nous pouvons poursuivre notre développement en intégrant de nouveaux projets comme la gestion de la paie", poursuit Younes Hajji. Aujourd'hui, tous les responsables s'entendent à affirmer que la réorganisation de l'ONE associée à l'intégration du progiciel SAP/R3 permettront d'atteindre le niveau d'excellence recherché par la direction.

Un bilan positif : aujourd'hui, SAP est opérationnel au niveau de tous les sites de l'ONE

La solution SAP a permis de répondre rapidement aux objectifs de l'ONE qui étaient l'unification des systèmes informatiques hétérogènes et le support de la nouvelle organisation avec le changement des processus de travail. Avec un recul de plus de trois ans après la mise en production, Younes Hajji confirme sa satisfaction : "Le système est fiable et nous permet de bénéficier d'avantages fonctionnels qui apportent les résultats escomptés". "Notre nouvelle solution démocratise l'accès à l'information et, ce faisant, responsabilise les opérationnels : responsables des achats, chefs comptables, contrôleurs de gestion ont un accès direct à des données fiables, transversales et partagées", confirme Younes Hajji.

"Grâce à SAP, nous avons enrichi et modernisé les pratiques de Gestion des Ressources Humaines à l'ONE en nous appuyant sur la richesse fonctionnelle intrinsèque de SAP. Cette mise en place de nouveaux outils de gestion modernes a permis d'introduire différents process comme la gestion du temps, la gestion de l'organigramme ou la gestion de la formation."

Mais également la solution a permis de réduire le temps consacré aux tâches administratives, en évitant toute une série d'erreurs et de redondances grâce à l'accès à une base de données unique.

Mieux encore, l'Office dispose d'une vision globale et instantanée de toutes ses activités. "Désormais, nous avons une comptabilité tenue en temps réel, une passation des écritures de règlement et une émission des supports de paiement automatiques. Mais surtout, nous avons pu réduire de trois mois à 15 jours le délai de clôture grâce à la disponibilité de l'information".

"Avec le module Achat et Stocks, nous pouvons désormais optimiser notre logistique", assure Younes Hajji. "Nous remarquons également une meilleure intégrité organisationnelle et comptable. Nos applicatifs hétérogènes nous obligeaient à effectuer des doubles saisies des données clients et fournisseurs, des bordereaux et des factures, ce qui représentait une perte de temps considérable et pouvait occasionner des erreurs. Avec la mise en oeuvre de la solution SAP, nous sommes plus efficaces et rapides dans le traitement des informations". Grâce aux modules SAP mis en place, L'ONE dispose d'une meilleure visibilité en temps réel de l'activité, notamment en ce qui concerne l'état des stocks, l'engagement d'achats et la comptabilité.

Architecture technique

Solution : R/3 version 4.5C Nombre d'utilisateurs : 1035 Bases de données : Oracle