購買コンプライアンスの重要性

SOX法のキーコンセプトは財務報告の信頼性です。信頼性の確保に向けて、関連法規を遵守し、業務の有効性・効率性を監視し、その説明責任を果たしていくために、購買業務はもっともフォーカスすべき領域の1つと言えます。それは、購買業務が多額の金銭支出を伴う社外との取引であるということと、取引先となるサプライヤに対して優位な立場になりやすい性格を持っているからです。購買業務は、SOX法306条の「倫理規定」や同404条の「監視・報告義務」に対応する日本の法規制およびその関連法規について、厳格な適用が求められる領域なのです。

もちろん、コンプライアンスへの取り組みは、多くの企業にとって簡単ではなく、また大きなコスト負担となります。しかし、それを理由に課題を先送りすることで、新たな法規制に対応できないばかりでなく、早期に取り組みを開始した競合他社からは遅れを取ることになり、現状よりさらに多くのリスクにさらされることにもなりかねません。コンプライアンスを"お荷物"と捉えるか、"絶好のチャンス"と捉えるかによって、将来の企業価値、次なる利益が左右されると言うこともできるのです。

SAP SRMによる業務の効率化と統制強化の実現

下請法を含む統制関連法規を遵守しながら、同時に購買業務の効率化を実現するのは容易なことではありません。しかし、コンプライアンスに関して、ステークホルダーに"具体的、論理的、実証的"な説明責任を果たすことに注力した結果、業務の効率やスピードが低下してしまうといったことは避けなければなりません。 mySAP Supplier Relationship Management（SAP SRM）は、この相反する要件に対応します。SAP SRMでは、サプライヤの選定・交渉から契約（ソーシング）と購買申請、入庫受入、請求書受領、支払（調達）までの購買業務全体にわたって、あらゆる業務プロセスの計画・実行・監視をもれなく、また効率的に実行する機能を標準で提供しています。

• サプライヤ選定・交渉業務におけるリスクマネジメント
  候補サプライヤに対して情報提供・見積もり・提案の依頼を行い、選定基準に基づいてサプライヤを最終決定するまでのプロセスは、金銭支出を伴う社外取引としての購買業務の中核をなします。統制関連法規を遵守することは勿論のこと、交渉・選定プロセス自体の公平性・透明性の確保が厳しく要求されます。SAP SRMのSourcing（選定・交渉）機能により、このプロセスの全履歴が完全に記録されます。仕様、図面、部品表といった見積もり前提情報について、文書共有機能（cFolders）によって社内関係者、候補サプライヤとリアルタイムに共有することで確実性、公平性、透明性、効率性、追跡可能性を同時に実現します。さらに、見積もり時のバイヤーによる選定基準と選定結果も統合的に記録することでコンプライアンスを確保すると同時に、選定・交渉ノウハウの共有にも役立ちます。
• 契約（ソーシング）業務におけるリスクマネジメント
  明確な契約に基づく購買業務の遂行を保証することは、購買コンプライアンスの重要な柱の1つです。SAP SRMのContract Management（契約管理）機能により、サプライヤとの契約の草案作成から、交渉、締結、契約遵守の監視、さらに契約更新といった一連のプロセスを管理することができ、契約に関する情報を一元管理して、各拠点による契約とその履行のばらつきを解消します。また、契約期限切れに対する警告通知や契約条件から外れた発注案件の調査といった管理、監査機能も提供します。
• 調達業務におけるリスクマネジメント
  購買申請、承認、購買発注、入庫受入、請求書受領、支払までの調達業務において、コンプライアンスの観点から留意すべき主なポイントは次の3点です。
  1. 購買申請、発注、支払い照合などの業務が、内部牽制機能が十分に確保されたルールに基づいて遂行されること。
     そのためには、役割権限規定と業務処理手順を厳密にルール化する必要があります。SAP SRMでは、こうしたルールに基づいて承認された手続きが、取引事実に従って正確に保持される仕組みになっています。
  2. プロセス全体で発生するデータが変更履歴も含めて監査可能な形で記録されること。 SAP SRMでは、確定した取引データがルール外で変更されることはありません。また、変更された場合には、必ず変更履歴が記録される仕組みになっています。
  3. 業務プロセス自体の変更についても監査可能な形で記録されること。
     SAP SRMでは、構築されたプロセスがルール外で変更されることはありません。また、変更された場合には、必ずその変更履歴が記録される仕組みになっています。

請求書確認エンジン（IMS）による請求照合業務の正確性確保と効率化

調達業務ではリスクマネジメントの観点から、請求書受領から支払までの一連のプロセスの中で、適切な請求照合業務が行われなければなりません。これは「最後の砦」とも言うべき重要なポイントです。請求照合の際には、「3Way Matching」と呼ばれるように、ルールに基づいて作成・承認された発注書、納品書、請求書の取引先・品番・数量・単価・金額などの情報が、3点セットで一致することを確認します。
SAPの請求書確認エンジン（Invoice Management System：IMS）は、情報に不一致があった際に、発注担当者、荷受担当者、サプライヤといった確認先に対し、Adobeのインタラクティブフォームを通じてその情報を自動的に配信し、正確な支払が確定するまでの時間を大幅に短縮します。