Viele Organisationen standardisieren und optimieren ihre Kerngeschäftsprozesse. Dabei erweist es sich immer häufiger als notwendig, unstrukturierte Informationen mit strukturierten Vorgängen zu koppeln. Bewältigen Sie diese Herausforderung mit SAP Extended Enterprise Content Management (SAP Extended ECM) by OpenText. Sie profitieren von weltweit führenden ECM-Produkten. Ihr Dokumenten- und Aktenmanagement, die Zusammenarbeit, die Archivierung, das Scannen und der Abruf von Daten – alles wird einfacher und effektiver. Dazu trägt bei, dass alle Funktionen in die SAP-Software integriert sind und zentrale Geschäftsprozesse unterstützen.

Warum sollten unstrukturierte Inhalte mit strukturierten Prozessen verknüpft werden?

Die meisten Unternehmen und Behörden nutzen Unternehmensanwendungen wie Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM) oder Supply Chain Management (SCM) für ihre Kernprozesse. Diese Anwendungen nutzen und verwalten strukturierte Daten wie Adressen, Kunden- und Auftragsnummern. Gleichzeitig sehen sich viele Unternehmen jedoch einer steigenden Flut an unstrukturierten Informationen gegenüber: E-Mails, Präsentationsfolien, Verträge, Fotos, Lebensläufe und vieles mehr. Alle diese Daten müssen verwaltet werden und sich problemlos in zentrale Geschäftsprozesse wie das Vertrags-, Wartungs-, Projekt- und Qualitätsmanagement einbinden lassen.

Inhaltsbezogene Prozesse verbessern, produktiver arbeiten und Risiken verringern

Schließen Sie die Lücke zwischen strukturierten Prozessen und unstrukturierten Informationen mit SAP Extended ECM. Diese zukunftsweisende Lösungserweiterung integriert sich in Ihre ERP-Landschaft. Sie ist eingebunden in eine vollständige Suite von ECM-Anwendungen. Ihre Stärke ist die unternehmensweite Verknüpfung unstrukturierter Informationen mit SAP-Software und SAP-Transaktionen. Daraus resultiert eine Vielzahl von Vorteilen:

• Mehr Mitarbeiterproduktivität: Unterschiedliche Schnittstellen ermöglichen den unternehmensweit einheitlichen und einfachen Zugriff auf strukturierte und unstrukturierte Informationen.
• Effizientere Teamarbeit: Funktionen für die Einrichtung virtueller Arbeitsbereiche und Diskussionsforen, die Automatisierung von Freigabeprozessen und gemeinsamer Aufgabenverwaltung sowie die Abwicklung webbasierter Umfragen fördern die Arbeit im Team.
• Sichere Einhaltung rechtlicher Vorschriften: Rechtliche Risiken werden durch eine zuverlässige Klassifizierung und Verwaltung von Akten und Berichten über deren gesamten Lebenszyklus hinweg minimiert – von ihrer Erstellung über die Archivierung bis hin zur Löschung.
• Weniger Lageraufwand: Die Digitalisierung papiergebundener Informationen durch automatisiertes Einscannen und die Speicherung in einer zentralen ECM-Datenbank verringert den bisherigen Lageraufwand, vereinfacht den Zugriff und gewährleistet eine effektive Überwachung.
• Geringere Archivierungs- und IT-Kosten: Daten und Dokumente werden aus produktiven Datenbanken in ein Archiv ausgelagert, wo sie komprimiert, auf Dubletten geprüft und bereinigt für den Zugriff über gewohnte ERP-Oberflächen bereitstehen.

Schlüsselfunktionen

• Entwicklung von Inhalten: Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, unstrukturierte Inhalte schnell zu entwickeln, gemeinsam zu verwenden, zu kommentieren und zu genehmigen sowie Inhalte aus autorisierten Quellen über frei wählbare Nutzeroberflächen einzubinden.
• Integration in SAP-Software: Profitieren Sie vom Nutzen der direkten Einbettung unstrukturierter Inhalte in SAP-basierte Geschäftsprozesse und die automatische Ladung der dazugehörigen Metadaten.
• Archivierung von Inhalten: Gewährleisten Sie eine sichere und wirtschaftliche Archivierung aller Inhalte.
• Scannen von Papierdokumenten: Verringern Sie manuellen Aufwand und Lagerbedarf durch das Scannen und Einlesen von Papierdokumenten in die ECM-Anwendung.
• Verwaltung von Akten: Begleiten Sie den gesamten Lebenszyklus von unstrukturierten Unternehmensinformationen mit zuverlässigen Funktionen von deren Erstellung bis zur Löschung.