Die SYRACOM AG hat sich im Oktober 2009 für SAP Business ByDesign entschieden. Ab Anfang 2010 strafft die unabhängige Management- und IT-Beratung mit der umfassenden On-Demand-Software für den Mittelstand ihre internen Abläufe und stellt die Weichen für unternehmensweit einheitliche Daten – beste Voraussetzungen für weiteres Wachstum. Lesen Sie im Interview mit Günther Jakobi, Mitbegründer und Vorstand der SYRACOM AG, warum sich das Unternehmen für SAP Business ByDesign entschieden hat und was es sich von der On-Demand-Softwarelösung erwartet.

„Jetzt ist die richtige Zeit, neue Wege zu gehen“, sagt Günther Jakobi, Mitbegründer und Vorstand der Wiesbadener SYRACOM AG. Das Beratungsunternehmen ist in den letzten Jahren rasant gewachsen – und mit ihm die IT-Landschaft. Aktuell kommt bei den mittelständischen „Business and IT Architects“ noch eine Reihe unterschiedlicher Lösungen zum Einsatz: Der Vertrieb pflegt Kundendaten in einer CRM-Lösung, der Finanzbereich hat seine eigene Software für die Buchhaltung und Kundenprojekte werden über Microsoft Project verwaltet. Vor allem aber begleiten umfangreiche Excel- und Pivot-Tabellen die Mitarbeiter durch die tägliche Arbeit: Sie dienen der Zeit- und Leistungserfassung, liefern die Basis für die Faktura, die interne Leistungsverrechnung und das Controlling. Mit inzwischen rund 100 Mitarbeitern an fünf Standorten stößt SYRACOM nun an die Grenzen dessen, was sich an Informationen über Excel-Sheets verdichten und auswerten lässt. „Wir haben nicht mehr den zeitnahen Überblick, um alle Personalkapazitäten sicher und effizient zu steuern“, sagt Günther Jakobi.

Software as a Service als erste Wahl

Höchste Zeit für eine integrierte Geschäftssoftware – eine klassische Installation auf eigenen Servern war für SYRACOM jedoch kein Thema: „Wir suchten eine umfassende und zugleich sehr flexible Lösung zu klaren, monatlichen Betriebskosten. Eine Lösung, die außerdem keinen zusätzlichen Aufwand für den Systembetrieb und Support verursacht“, beschreibt Vorstand Jakobi die Vorteile einer Software-as-a-Service-Lösung (kurz: SaaS).

SYRACOM prüfte vier Alternativen und entschied sich schließlich Mitte Oktober 2009 für SAP Business ByDesign, die On-Demand-Lösung für den Mittelstand von SAP. Anwender können die von SAP-gehostete Lösung künftig standortübergreifend über ihren Webbrowser nutzen. Jeder Mitarbeiter greift so über das Netz auf eine einheitliche Datenbasis zu. „Wir sparen uns den Aufbau und die Pflege einer teuren, zusätzlichen Serverlandschaft. Neue Standorte und weitere Anwender lassen sich mühelos anbinden“, sagt Jakobi. Darüber hinaus werden die Geschäftsdaten des Unternehmens automatisch gesichert und die SAP-Lösung erfüllt auch die steigenden Compliance- und Audit-Anforderungen des Unternehmens.

Im partnerschaftlichen Dialog zum perfekten Zuschnitt

Mit DataOne steht dem Beratungsunternehmen seit dem Beginn des Auswahlprozess ein SaaS-erfahrener SAP-Partner zur Seite, der die Software derzeit gemeinsam mit SYRACOM an individuelle Anforderungen anpasst. Die Projektverantwortlichen schätzen zudem die direkte Zusammenarbeit mit SAP: „Wir hatten von Anfang an ein sehr gutes Gefühl. SAP ist offen für unsere Ideen, jederzeit bereit zur konstruktiven Diskussion. Das überzeugt und bestätigt uns in unserer Auswahlentscheidung“, so Günther Jakobi.

Nach zehn Wochen startbereit

Im Januar 2010 steht nun der Live-Start von SAP Business ByDesign an. Die Vorbereitung läuft auf Hochtouren: Aktuell werden sechs Key-User geschult. Die Mehrheit der anfangs etwa 60 Anwender wird die Lösung zunächst vor allem für Zeit- und Leistungsrückmeldungen zu Projekten nutzen. Personalisierte Anwenderprofile und Zugriffsrechte sorgen dafür, dass jeder Mitarbeiter lediglich Leistungen zu Projekten erfassen kann, an denen er auch tatsächlich arbeitet. Auf diese Weise lassen sich Fehler bei Zeit- und Aufwandsmeldungen minimieren, die Abläufe gewinnen an Effizienz und das aktuelle Projektgeschäft wird transparenter.

Mit SAP Business ByDesign übermitteln die Berater zukünftig ihre Zeit- und Aufwandsrückmeldungen wöchentlich. Bislang erfolgt das aufgrund des hohen manuellen Auswertungsaufwands für die Excel-Sheets noch auf monatlicher Basis. SYRACOM kann so den Bearbeitungsaufwand reduzieren, die Arbeitsstände aktueller Projekte besser überblicken und die Kapazitäten von Mitarbeitern effektiver steuern und auslasten. SYRACOM-Vorstand Günther Jakobi ist sicher: „So legen wir den Grundstein für weiteres Wachstum.“