Zákazník společnosti SAP

USSPA, s.r.o. je prvním výrobcem akrylátových masážních bazénů v ČR a současně jedním z předních výrobců v Evropě. Na tuzemském trhu působí od roku 1995. Již několik let si udržuje vedoucí postavení na trhu v oboru masážních bazénů a to především díky vysoké kvalitě produkce a profesionální zdatnosti. Ta se kromě kvalitní produkce odráží v rychlém a odborném servisu, což potvrzují i dosažené certifikace ISO 9001, ISO 14001 a TÜV. Velmi úspěšně také rozvíjí exportní aktivity a vlastní vývojovou a designérskou dílnu.

Důvody, které vedly k uvažování o změnách v informačním systému
Hlavním důvodem pro výběr a zavedení nového informačního systému ve firmě USSPA, s.r.o. byla potřeba zvládnout rostoucí objem výroby a exportu a připravit společnost na očekávaný růst produkce v budoucnu. S rostoucím objemem výroby a dodávek jsme začali pociťovat naléhavou potřebu po zavedení standardního softwaru na podporu plánování a řízení výroby.
Vzhledem k výrazné proexportní orientaci naší firmy jsme hledali integrované řešení, které by podpořilo i tuto činnost.O změně v oblasti informačního systému jsme vážně uvažovali více než rok.

Situace před implementací řešení od SAP
Mezi hlavní problémy před zavedením informačního systému SAP Business One patřila chybějící systémová podpora ve výrobě a roztříštěná datová základna, která nám neumožňovala efektivní kontrolu a vyhodnocování klíčových procesů v obchodu a výrobě.
Ve firmě jsme používali několik aplikací, z nichž ani jedna neumožňovala kompletní zpracování zakázek od jejich přijetí v prodeji, předání do výroby, zajištění materiálu pro výrobu a vlastní výrobu až po dodávku a montáž hotového masážního bazénu u zákazníka. Následná servisní péče o instalované masážní bazény byla také sledována v samostatné aplikaci.
Vesměs se jednalo o proprietární aplikace, které byly provozovány samostatně na pracovních stanicích jednotlivých uživatelů. Jejich údržba a rozvoj vzhledem k obchodním plánům společnosti již nebyl perspektivní.

Příklady zjednodušení procesů a administrativy ve firmě
Nasazením SAP Business One v naší společnosti jsme dosáhli výrazného zvýšení efektivity zpracování obchodních zakázek a jejich předávání do výroby. Ve výrobě se nám také podařilo zefektivnit a zpřesnit sledování výrobních zakázek a materiálových toků s dopadem na optimalizaci skladových zásob. Díky systémové podpoře plánování nákupu se také zjednodušil a zpřesnil celý proces nákupu materiálu a polotovarů.

Jak se projeví na kontaktu společnosti se zákazníky
Při kontaktu se zákazníky jsme nyní schopni na základě informací ze systému poskytovat přesnější údaje o stavu rozpracovanosti zakázek a zajišťovat lepší poprodejní péči. Díky integrovanému servisnímu modulu nyní můžeme našim klientům nabídnout nové služby v oblasti preventivní péče a údržby masážních bazénů.
Díky integrovanému řešení e-Commerce mohou naši zahraniční partneři pohodlně konfigurovat a objednávat masážní bazény 24 hodin denně, 7 dní v týdnu.

Přínos pro jednotlivé uživatele
SAP Business One přináší všem uživatelům ucelený a neustále aktuální pohled na data o klíčových procesech naší činnosti napříč celou firmou. Máme k dispozici údaje o veškeré komunikaci s našimi zákazníky včetně průběhu jednotlivých obchodních a výrobních zakázek až po finální instalaci masážních bazénů u zákazníků a následné servisní péči, která se k jednotlivým masážním bazénům a zákazníkům vztahuje.

Jak se projeví implementace na kontaktu s koncovým odběratelem
Věříme, že nasazení SAP Business One příznivě ovlivní naše vztahy s obchodními partnery, zvýší úroveň a kvalitu poskytovaných služeb, rychlost naší reakceschopnosti a v konečném důsledku zvýší spokojenost našich zákazníků.

Výběrové řízení
Hlavní kritéria při výběru nového informačního systému:

• podpora plánování a řízení výroby,
• podpora obchodu a exportu,
• podpora marketingu a poprodejní péče,
• možnost snadného zavedení e-Commerce,
• integrace všech procesů v rámci jednoho systému,
• snadné ovládání a přívětivé uživatelské rozhraní pro všechny uživatele,
• systém, který bude schopen aktivně informovat,
• budoucí ochrana našich investic ze strany výrobce a dodavatele,
• kompetence implementačního partnera,
• cena.

Oslovili jsme všechny hlavní dodavatele informačních systémů pro malé a střední společnosti v České republice. Firmu SAP jsme oslovili jako předního dodavatele informačních systémů na základě informace, že do své nabídky nově zařadila systém speciálně určený pro malé a střední zákazníky. Z počátku jsme měli mírné obavy, zda pro nás řešení od SAP i přesto nebude příliš rozsáhlé. Nicméně nabízené řešení SAP Business One doplněné o procesní rozšíření pro výrobní firmy Versino Production Factory™ nakonec nejlépe splnilo naše představy a výběrová kritéria. Podstatnou roli také sehrály kompetence a dostupnost implementačního partnera.

Implementační partner
Celý projekt dodávky, implementace a následné podpory u nás zajišťuje firma Versino CZ, s.r.o., která je také dodavatelem procesně přizpůsobeného rozšíření SAP Business One pro výrobní společnosti – Versino Production Factory™.

Implementace
Celá implementace nového informačního systému trvala od zahájení přípravných prací zhruba jeden rok. Systém nyní rutinně využívá 14 uživatelů v administrativě a všichni pracovníci ve výrobě prostřednictvím odváděcích terminálů s dotykovými obrazovkami.
Délka a průběh implementace byla ovlivněna požadavkem na komplexní řešení problematiky a potřebou vyladit procesní podporu zejména v oblasti řízení výrobních zakázek. Vzhledem k tomu, že celý systém pracuje v on-line režimu včetně účtování výrobních operací, kladli jsme velký důraz na jeho optimální vyladění a přizpůsobení našim potřebám.

Další partneři
Na projekt implementace SAP Business One bude dále navazovat projekt nasazení integrovaného řešení GIST Controlling pro SAP Business One na podporu pokročilého plánování a controllingu od firmy GIST z Hradce Králové.

Hlavní výhody
Za hlavní výhody systému SAP Business One považujeme jeho snadné ovládání a přizpůsobení se našim potřebám. Díky tomu, že jsou v systému všechny informace uloženy na jednom místě a jsou mezi sebou logicky provázány a navíc jsou velmi snadno přístupné, máme neustále k dispozici aktuální údaje pro každodenní rozhodování, řízení a kontrolu naší společnosti.

Implementované řešení a faktory úspěchu
Projekt nasazení nového informačního systému v naší společnosti zahrnoval dodávku řešení SAP Business One a procesně přizpůsobeného rozšíření pro výrobní společnosti Versino Production Factory™ od společnosti Versino CZ, s.r.o. Součástí dodávky jsou také počítačové terminály s dotykovými obrazovkami – odváděcí místa ve výrobě, systém identifikace pracovníků pro odvádění výrobních operací na bázi bezkontaktních identifikačních čipů a čtečky čárových kódů pro zrychlení výběru operací a materiálu ve výrobě.
V rámci nasazení nového informačního systému jsme také pořídili nové servery a zálohování od společnosti IBM. Pro zajištění vzdáleného přístupu uživatelů k systému využíváme nástroj Easy Citrix Access Essentials.
Implementační projekt pro nás znamenal velkou zkušenost zejména v oblasti řízení změn. Během nasazování nového systému jsme si potvrdili potřebu dodržovat standardní pracovní postupy s důrazem na jejich správné zachycení v informačním systému. Jedině dodržování pravidel a stanovených postupů pro používání nového informačního systému nám zajistí, že budeme mít k dispozici aktuální a věrná data pro řízení společnosti. Tato systémovost se pozitivně projevuje také v úzké vazbě na požadavky řízení kvality dle normy ISO 9001 (naše společnost je pravidelně certifikována podle této normy již od roku 2000).
Spolupráci s implementačním partnerem hodnotíme vesměs pozitivně. V počátečních fázích projektu bylo sice obtížné sladit všechny naše představy a požadavky s představami a návrhy implementačního partnera, ale nakonec jsme našli ve všech oblastech společnou řeč. Kladně hodnotíme ochotu a schopnost implementačního partnera vycházet vstříc našim požadavkům.

Zhodnocení
Naše rozhodnutí pro SAP Business One a Versino Production Factory™ hodnotíme s odstupem času jako správné. Podařilo se nám vyřešit naše nejpalčivější problémy v oblasti řízení výrobních zakázek a dát našim pracovníkům k dispozici nástroj, který zefektivnil jejich práci a vedení firmy poskytl věrné a aktuální informace o dění ve společnosti. SAP Business One a Versino Production Factory™ bychom doporučili výrobním firmám s orientací na zakázkovou a malosériovou výrobu a všude tam, kde chtějí podpořit obchodní činnost a exportní aktivity.

Plány zákazníka
V budoucnu plánujeme rozšíření našich zahraničních obchodních aktivit za samozřejmé podpory SAP Business One.V oblasti péče o naše zákazníky plánujeme zavedení vzdálené diagnostiky elektronických systémů masážních bazénů s přímým napojením na servisní modul SAP Business One.