Country Sites  |  Váš profil  |  Přihlásit

			Doplňující informace Profily autorů Další články ...

Zkušenosti z praxe: „Správa elektronicky podepsaných dokumentů“

Business World, 31.03.2006

Informace mají stále větší hodnotu. Archivovat jedo stohů papírů a šanonů je dnes již nedostatečné. Prudký rozvoj informačních technologií nabízí nové možnosti. Stejně jako klasickou korespondenci stále více vytlačuje korespondence elektronická, lze dnes již nahradit často ne zcela utříděné stohy papírů systémem elektronické správy a oběhu dokumentů. Příkladem je implementované řešení PVT, a.s. na technologii integračního nástroje SAP NetWeaver.

Pan RNDr. Josef Bujnoch z odboru Informatika, úseku Rozvoje a řízení a pan Ing. Emil Cieslar z odboru Účetnictví, úseku Finančního ředitele v Třineckých železárnách k projektu uvádí: „Technologie správy dokumentů začala být užívána ve skupině MORAVIA STEEL a.s. – TŘINECKÉ ŽELEZÁRNY, a. s. (dále jen TŽ–MS) v říjnu roku 2005 díky úspěšnému spuštění pilotního projektu. Pilotní projekt vytvořil komunikační, technické a softwarové prostředí umožňující zabezpečenou výměnu účetních dokladů v rámci společností MS a TŽ, a faktur odcházejících na zákazníka.

Hlavním cílem projektu bylo vytvoření efektivního systému pro správu a řízení dokumentů ve skupině TŽ-MS. Tento systém svými parametry zajišťuje kvalitativně vyšší úroveň plnění úkolů TŽ. Je koncipován jako integrovaný, otevřený a pružný systém s tím, že umožňuje pružnou reakci na nové funkční požadavky a s výhledem na jeho dlouhodobý rozvoj.

Řešení zabezpečuje ukládání dokumentů a řeší problémy spojené se zabezpečením dat podle zákona č. 227/2000 Sb.o elektronickém podpisu.

Projekt rozšířil informační systém skupiny podniků TŽ-MS o:

• Systém pro ukládání dokumentů, který umožňuje ukládání dokumentů nejrůznějšího typu, řeší otázky bezpečnosti uložených dokumentů z hlediska přístupu, zajišťuje snadnou správu, rychlé vyhledávání, vyhledávání podle klíčových slov, řeší expiraci dokumentů a reporting o obsahu úložiště. Systém umožňuje datový interface se systémy SAP R/3 i non-SAP aplikacemi např. Lotus Notes, CAD systémy atd.
• Elektronický podpis. Byla vytvořena infrastruktura k zabezpečení elektronického podpisu požadované úrovně k požadovanému dokumentu a s požadovanou délkou platnosti. Je zde nutno dodat, že elektronický podpis není naskenovaný fyzický podpis, nýbrž je to mechanismus, kterým se zajišťuje důkaz pravosti dokumentů. Zajišťuje integritu dokumentů proti jeho porušení nebo provedení změny těchto dokumentů.
• Skenovací pracoviště bylo vybudováno pro převod papírových dokumentů na elektronický ekvivalent. Při vytvoření ekvivalentu zachytí informace v elektronické podobě, přičemž metoda použitá pro převod a uchování zaručuje věrohodnost původu a neporušitelnost obsahu papírového dokumentu.
• Workflow. Workflow umožňuje automatizaci podnikového procesu, během kterého jsou dokumenty, informace nebo úkoly předávány od jednoho účastníka procesu ke druhému podle sady pravidel. Dokumenty jsou zpracovávány ve Workflow, kde se využívá jak systém SAP, tak i Lotus Notes. Dále existuje systém pro zabezpečené a průkazné odesílání dokumentů zákazníkům, potvrzení přijetí dokumentů zákazníkem a přijímání dokumentů od dodavatelů.
• Integrační nástroj. Systém pro snadnou integraci různých prostředí, systémů a požadavků zákazníků. Jeho funkcí je umožnit na vstupu dokumentů jejich transformaci a případné předzpracování do podoby vyhovující systémům používaným TŽ-MS a na výstupní straně úpravu TŽ dokumentů do tvaru dohodnutého s partnerem, např. zasílání elektronické faktury pro každého zákazníka v individuálním tvaru.

Výchozí podmínkou, která byla vzata v úvahu pro řešení tohoto projektu je skutečnost, že jedním ze základních strategických cílů TŽ je naplnění stanovené informační strategie pro podporu obchodních a provozních cílů organizace. Prioritu při řešení představují ty části systémových řešení, které byly vyhodnoceny jako nejdůležitější (ve vazbě na procesy), které jsou klíčové z hlediska přidané hodnoty naplňování věcné a obchodní politiky.”

Zkušenosti z projektů elektronicky podepsaných dokumentů vyústily v obecné řešení PVT, a.s. pro Správu elektronicky podepsaných dokumentů – SEDO na platformě SAP NetWeaver pro další druhy dokumentů, např. výkresová dokumentace, složky obchodních případů, dokumentace k dlouhodobému majetku, smlouvy atd. Významnou součástí je řešení pro dlouhodobé udržení důvěryhodnosti elektronických dokumentů.

Verze ke stažení

Původní článek si můžete stáhnout ve formátu PDF