MĚSTO PLZEŇ ŘÍDÍ SVÉ SLUŽBY S POMOCÍ SAP

Magistrát města Plzně (Město Plzeň), který je zodpovědný za municipální správu a služby pro více než 170 000 občanů Plzně, implementuje a dále rozvíjí své informační technologie prostřednictvím společnosti Plzeňský holding, a.s. Plzeňský holding je vlastníkem integrovaného informačního systému města Plzně, městských obvodů a Plzeňských městských dopravních podniků. Dále provádí podnikatelskou činnost v souvislosti se správou majetkových podílů města a zajišťuje integrovanou dopravu v regionu včetně projektu městské čipové karty. V zájmu větší provozní efektivity začal koncem minulé dekády Plzeňský holding postupně po etapách implementovat informační systém společnosti SAP, jehož další rozvoj pokračuje až do současnosti.

Původní IT prostředí
S rostoucími nároky na řízení Města Plzně a s požadavky na zvýšení efektivity přestávalo původní informační řešení postupně vyhovovat. Stále více se projevovala potřeba informací v reálném čase a transparentních procesů. V původním řešení chyběly nástroje pro plánování a sledování čerpání rozpočtu města, jednotná evidence majetku, jednotné výkaznictví, nebyla zavedena centralizovaná správa pohledávek a finančních toků atd. Pracné rutinní činnosti byly prováděny manuálně a namísto dále zpracovatelných elektronických dokumentů obíhaly magistrátem jejich papírové verze.

Všechny procesy na plzeňském magistrátu jsou svázány s daty o majetku, o zaměstnancích úřadu a o partnerech, kterými mohou být občané, podniky, instituce, městské organizace, stát apod. Tyto procesy bylo nutné podpořit integrovanými aplikacemi v oblasti administrativy, ekonomiky, evidence a geografického systému. Původně měla každá tato oblast vlastní data uložená ve specifické databázi, nebylo tak možné získat informace nezbytné pro integrované řízení organizace. Proto bylo jedním ze základních požadavků sjednotit všechny agendy pod jednu datovou základnu.

Implementace
Výběrové řízení na dodávku integrovaného ekonomického systému vyhrála v roce 1998 společnost FCC Folprecht Plzeň, která pak byla akvizicí získána firmou LogicaCMG. Ta v projektu vystupovala jako dodavatel a systémový integrátor. Pro implementaci back-office řešení byl zvolen systém SAP R/3, který podporuje tři hlavní typy procesů: ekonomické, logistické a personalistické. Aplikační podporu specifických procesů pro městské agendy, jež je integrována s řešením společnosti SAP, vyvinula firma Marbes Consulting ve spolupráci s Plzeňským holdingem. Součástí dodávky kompletního IS pak byla spisová služba vytvořená firmou LogicaCMG a Plzeňským holdingem a geografický informační systém firmy Geovap. Všechny tyto aplikace byly nasazeny nad jednotnou datovou základnu.

Implementace informačního systému probíhala v několika etapách. V první etapě (během let 1998-2000) byl nasazen systém SAP R/3 a to v pilotním projektu (tzn. první nasazení SAP v organizaci municipální správy v ČR). Do systému byl integrován základ městských agend (zde zejména příjmové části) a archivační a Workflow systémy. V druhé etapě (2000-2001) se pokračovalo zavedením datového skladu a manažerského systému v rámci řešení SAP Business Information Warehouse (SAP BW), nasazením modulu projektového řízení investic a systému pro podporu údržby zeleně a komunikací. Došlo dále k rozšíření městských agend a byla provedena integrace na geografický informační systém (GIS) umožňující propojení geografických informací s daty z ekonomických modulů magistrátu. V doposud poslední, třetí etapě (2002), došlo k upgradu systému SAP R/3 na novou verzi.

Současné IS řešení magistrátu V současné době tvoří základ informačního systému Města Plzeň ekonomicko-logistické a personální řešení od SAP. Nad tímto ekonomickým jádrem jsou vybudovány městské agendy, které zahrnují Smlouvy a poplatky (veškeré daně a poplatky), Sociální dávky, Evidenci soudních sporů a Stavební řízení. Vrstva městských agend je propojena s jednotlivými majetkovými a partnerskými evidencemi a registry obsahujícími informace získané jednak ze státních registrů (registry katastrální, ekonomických subjektů, obyvatel), ale i samosprávy, souhrně nazývané Komplexní datová báze a ty jsou dále integrovány se systémem GIS. Díky této provázanosti pak není problém se např. z obrazovky katastrální mapy proklikat až na jednotlivou pohledávku občana bydlícího např. v obecním bytě. A nebo opačně, dostat se od smlouvy s dodavatelem investiční akce až do mapy katastru, kde bude realizována. Do IS jsou pak napojeny další jednotlivé aplikace jako např. spisová služba či zmíněný manažerský systém SAP BW. Veškerá oprávnění k jednotlivým aplikacím a jejich funkcím jsou spravována a řízená aplikací Evidence organizační struktury, která je integrovaná s personálním systémem SAP R/3, modulem HR, Active Directory a poštovním serverem. Takováto centrální správa přístupů a její univerzálnost a nastavitelnost plně respektuje a splňuje požadavky kladené legislativním prostředím ČR, zejména zákonem na ochranu osobních údajů.

V rámci ekonomického systému byly využity následující ERP moduly řešení společnosti SAP: finance, lidské zdroje, prodej, materiálové hospodářství, investiční majetek, projektové řízení, controlling a údržba majetku. Díky provázanosti systému lze v reálném čase zobrazit typ příjmové agendy, jméno partnera (občan, firma apod.), zodpovědného úředníka, částku, a dále jeho smlouvu, stav jeho účtu nebo případné pohledávky. Počet uživatelů řešení společnosti SAP je na magistrátu celkem 310, z toho počet uživatelů manažerského IS (SAP BW) činí zhruba 60 pracovníků.

Přínosy a výhledy do budoucna
Nový systém splňuje většinu původních požadavků magistrátu, přičemž poskytuje:

• silnější nástroje pro plánování a sledování rozpočtu během roku – v každém okamžiku je znám přesný stav rozpočtu a plánované platby do konce roku,
• lepší optimalizaci zdrojů finančních prostředků – zdroje je možno optimalizovat díky přesným a aktuálním informacím o plánovaných akcích,
• kvalitnější správu a evidenci majetku,
• lepší informace pro řízení městských organizací,
• stabilní integrované řešení,
• významné IT úspory – díky sdílení řešení s ostatními organizacemi (např. s dopravním podnikem),
• snazší dostupnost informací,
• transparentní a adresnou alokaci finančních prostředků.

K dalším přínosům řešení společnosti SAP lze zařadit zavedení pevné metodiky práce. Uživatelé jsou nyní povinni zadat do systému všechny potřebné informace (které jsou dále využitelné např. pro manažerskou úroveň), jsou vymezeny jasné odpovědnosti, zejména u správců rozpočtů. Systém sám definuje procesy a podporuje jejich realizaci, od požadavku na objednávku až po likvidaci faktury. Integrace jednotlivých modulů umožňuje např. rozúčtovávat jednotlivé položky faktur na různé rozpočtové zdroje, akce a projekty, a zpětně je dohledávat, což bylo dříve v běžném oběhu papírových dokumentů prakticky nemožné.

Existující vazba finančních toků na mapové objekty v systému GIS a postupné zavádění manažerského účetnictví do rozpočtové organizace umožňuje vedoucím pracovníkům efektivnější a přehlednější řízení organizace. Dochází také k vyčištění centrální evidence partnerů města, včetně aktualizování starých, duplikovaných či jinak nepřesných informací. Město Plzeň také díky novému IS prokázalo dobrou připravenost na vstup do EU zejména z hlediska nových možností financování a nutnosti příslušných evidencí a reportování.

Budoucí plánovaný rozvoj informačního systému bude záviset na tom, zda se město stane plátcem DPH, což je pro organizaci veřejné sféry mnohem složitější proces než pro komerční podniky. Dalším předpokládaným projektem budou portály občana a úředníka a aktivity vedoucí ke kvalitnějšímu využití datové základny pro řízení a rozhodování.