Después de la entrada en productivo de su sistema SAP, el desafío es usarlo y mantenerlo de forma eficiente. Los analistas indican que durante y después de la implementación de un nuevo sistema, el rendimiento de los usuarios se va degradando si no se cuenta con entrenamiento continuo. Algunos de los problemas comunes en diversas compañías, que causan la erosión del conocimiento impactando el uso del sistema son:

• Rotación de los empleados (tanto internamente, como hacia afuera de la empresa)
• Pérdida del conocimiento
• Disminución del entusiasmo, debido a que ya no hay un proyecto de implementación
• Falta de diseminación del capital intelectual
• Material desactualizado
• Material estático y no diseñado para autoestudio
• Dispersión geográfica de los usuarios
• Falta de programas de re-capacitación
• Situación política interna / externa
• Alteraciones en la estrategia empresarial
• Cambios en el mercado
• Evolución de la tecnología

La erosión del conocimiento impacta la operación de los procesos del negocio, afectando negativamente la productividad por empleado y los costos asociados. Contar con una estrategia de entrenamiento continuo es una ventaja competitiva para su empresa.

Training Needs Analysis (TNA) es un producto de SAP Education basado en una metodología productivizada que le permite:

• Identificar las necesidades de rendimiento requeridas para los procesos críticos del negocio y los gaps de conocimiento asociados a dichos procesos
• Establecer los perfiles y mapas de conocimientos por funciones y roles
• Definir el plan estratégico de capacitación

La nueva metodología de TNA incluye las siguientes fases:

Fase Inicial: Análisis de necesidades del cliente.

Durante esta fase, se identifican las necesidades de rendimiento de los procesos de negocio asociados a las soluciones de SAP, y se determina si podrán ser resueltas a través de una estrategia de entrenamiento.

Fase 1: Análisis de necesidades del negocio.

En esta etapa, SAP Education recolecta toda la información relacionada a las causas y efectos de no tener un rendimiento adecuado por proceso. Se realiza un análisis de “pain points” (“puntos de dolor”), planteando preguntas como:

• ¿Cuáles son mis objetivos de entrenamiento?
• ¿Qué estrategia me generará el mayor valor?
• ¿Cuál es la mejora en el uso del sistema?
• ¿Cuál es el impacto de negocio?
• ¿Estamos entregando los beneficios de negocio identificados?
• ¿Cómo realizo el uso más efectivo del presupuesto de entrenamiento?
• ¿Cuál es el retorno de la inversión?

Fase 2: Análisis de roles y tareas.

SAP Education identifica durante esta fase los roles asociados a cada proceso y las tareas por rol, para así tener los perfiles individuales de trabajo y los planes de aprendizaje bien definidos.

Fase 3: Training Needs Assessment.

Durante esta etapa SAP accede al conocimiento de los usuarios por rol, basada en evaluaciones en línea y/o entrevistas. El objetivo es identificar los gaps de conocimiento por roles y temas.

Fase 4: Análisis y Reportes.

Una vez que las evaluaciones fueron completadas, SAP analiza los datos recolectados en todas las fases del trabajo y realiza los reportes que determinan el mapa de conocimiento y la estrategia de entrenamiento para lograr los objetivos de rendimiento requeridos por el cliente.

Beneficios de TNA:

• Incrementar la satisfacción de los empleados y confianza en el sistema y los procesos
• Disminuir los costos de soporte, tiempo de operación y la insatisfacción entre áreas de trabajo
• Conectar el sistema empresarial, procesos de negocio y usuarios, orientándolos a la realización de los beneficios de negocio
• Conocer el “gap” de conocimiento por rol
• Tener un mapa de conocimiento por rol, una estrategia clara y alineada para la entrega de la capacitación a los diferentes roles
• Soportar a los usuarios en el proceso de entrenamiento continuo durante el proyecto y después de la puesta en productivo

Para mayor información contacte a Leandro García Saez por e-mail a leandro.garcia.saez@sap.com