As soluções SAP trouxeram maior controle dos processos, o que aumenta a eficiência e a confiança quanto ao futuro. Com os antigos sistemas seria mais difícil alcançar um crescimento sólido e estruturado do negócio. Ao mesmo tempo, a plataforma SAP NetWeaver garantiu a flexibilidade necessária.
Sérgio Arai, Diretor Executivo de TI do Albert Einstein

Em fevereiro de 2004, a Sociedade Beneficente Israelita Brasileira Albert Einstein iniciou a busca por um software de gestão empresarial. Havia uma estrutura descentralizada, com algumas funcionalidades específicas, mas que não chegava a ser considerada uma solução de gestão adequada às necessidades de uma empresa do porte do Hospital Albert Einstein, o mais moderno complexo privado de saúde da América Latina.

O Einstein procurava uma nova postura no gerenciamento das informações, com maior disciplina nos processos, controle de resultados e definição das melhores práticas.

O antigo sistema, heterogêneo, gerava duplicidade e alguns erros, devido à necessidade de operação manual de determinados procedimentos. O que o Hospital Israelita Albert Einstein queria era padronizar, agilizar e unificar a entrada de dados, que pudessem se transformar em informação útil e acurada de negócios.

	“Ao escolher a SAP, buscávamos dar um salto em termos de gestão, para suportar o crescimento do Hospital, cujo faturamento vem aumentando a uma taxa significativa. Assim, era preciso escolher um fornecedor que garantisse suporte integral, não apenas no presente, mas também no futuro.
Vicente Todaro, CFO do Albert Einstein

A escolha pela SAP para participar desse projeto levou em consideração, além da capacidade de suporte antes, durante e depois da implementação, a quantidade de empresas e profissionais técnicos que utilizam as soluções da SAP. Outro ponto levado em consideração foi a avaliação das funcionalidades. “Ficamos muito contentes ao perceber que seria pequena a necessidade de ajustes, e contamos em todo o processo com o suporte integral da SAP – o que prova que fizemos a escolha correta”, diz Vicente Todaro, CFO do Albert Einstein.

Rígido, porém flexível

Outro ponto fundamental para o Einstein na adoção de um ERP era flexibilidade: ao mesmo tempo em que havia necessidade de controle e melhorias, a administração do Hospital tentava ao máximo evitar um ambiente engessado. Eram necessárias regras e rotinas, mas que estivessem totalmente integradas com os procedimentos médicos. Cada processo precisava ser avaliado em sua totalidade, com simulações e testes, para garantir atendimento com excelência ao paciente do Hospital a qualquer hora, todos os dias da semana.

Esse valor da Sociedade Beneficente Israelita Brasileira Albert Einstein precisava estar presente também na área de tecnologia da informação, com uma solução de ERP organizada, precisa e ágil. Dessa forma, a escolha foi implementar o SAP ERP sob a plataforma SAP NetWeaver que, entre outras facilidades, traz a funcionalidade de integração SAP NetWeaver XI (Exchange Infrastructure) – que garantiu ao Hospital a convivência com o software de gestão empresarial. “Fomos a primeira empresa no Brasil a adotar o SAP NetWeaver”, orgulha-se Vicente Todaro.

Gerenciamento de mudança

Entretanto, toda novidade implica adaptação, ainda mais numa corporação sólida, com 50 anos de história. A Sociedade Beneficente Israelita Brasileira Albert Einstein, fundada em 1955, possui atividades de Ensino e Pesquisa, Responsabilidade Social e o Hospital, este em funcionamento há três décadas. Ao todo, são 5 mil colaboradores, dos quais 4 mil estão conectados desde junho de 2005 ao SAP NetWeaver Portal, solução adotada para unificar informações cruciais e aplicativos para dar aos usuários uma visão única que abrange toda a empresa. Hoje, 960 colaboradores têm acesso ao SAP ERP, com diversas funcionalidades implementadas, entre as quais: FI (finanças), CO (controladoria), MM (administração de material), QM (controle de qualidade), WM (gestão de depósito), SD (vendas), PM (manutenção), PS (projetos) e WF (workflow). Além disso, o Einstein utiliza o SAP NetWeaver Business Intelligence, que traz tudo o que é necessário para identificar, integrar e analisar dados de fontes heterogêneas.

Por parte dos usuários, o Diretor Executivo de TI do Einstein, Sérgio Arai, diz que houve colaboração e compreensão, resultado este derivado do cuidado na transição das soluções, que contou com um plano de gerenciamento de mudanças – mais uma das atividades realizadas pela SAP Consulting.

	O gerenciamento da mudança foi muito bem conduzido, tanto interna quanto externamente, com o apoio da SAP Consulting.
Vicente Todaro, CFO do Albert Einstein

Também foi determinante para o sucesso da implementação das soluções SAP o comprometimento das diretorias, lembra Sérgio Arai. “Naturalmente estabeleceu-se a percepção da necessidade de mudança e as diretrizes foram repassadas às equipes”, diz. Para a camada mais alta da corporação foi apresentado um estudo de retorno de investimento (ROI), considerado adequado. E hoje todas as pessoas com acesso ao computador no Einstein têm via SAP NetWeaver Portal conhecimento de tudo o que se passa dentro da instituição, de forma instantânea, já na primeira tela exibida no monitor, logo após a autenticação do usuário.

Rastreabilidade e precisão

Hoje, todo o sistema médico está integrado à solução SAP, de forma que qualquer procedimento assistencial é lançado no SAP ERP, permitindo, por exemplo, que a fatura de uma internação hospitalar seja gerada rapidamente, a qualquer momento do dia ou da noite. Algumas operações do Hospital, porém, ficaram de fora do projeto, como o banco de sangue, que não requer gestão de estoque, explica Vicente Todaro. Além da integração com o legado, da unificação da entrada de dados, do maior controle operacional e do espírito de cooperação dos funcionários na migração, a solução SAP trouxe como benefícios a rastreabilidade e a precisão das informações.

	O grande benefício do SAP ERP foi a melhoria da gestão de estoque. Em poucos segundos, os administradores conseguem saber exatamente quanto está sendo gasto em cada processo, qual a posição de estoque, de onde está sendo retirado cada material.
Sérgio Arai, Diretor Executivo de TI do Albert Einstein

Vicente Todaro diz que o fato de ter unificado a entrada de informações permite um ponto de corte preciso. É possível, por exemplo, procurar na solução SAP ERP um medicamento aplicado num determinado dia e hora e checar como esse serviço foi baixado no estoque e na conta do paciente. “Antes, havia uma situação de baixa do estoque não necessariamente atrelada ao faturamento”, exemplifica Todaro. Vale lembrar que o Einstein atende meio milhão de pacientes por ano, tanto no Hospital quanto nas unidades de diagnóstico e atendimento emergencial, localizadas no bairro dos Jardins e em Alphaville, na Grande São Paulo.

Prova de conceito

O CFO do Einstein diz ter ficado impressionado com a prova de conceito, etapa de integração via SAP NetWeaver XI (Exchange Infrastructure), na qual o SAP NetWeaver foi colocado para enviar e receber informações entre o SAP ERP e o sistema de gestão hospitalar. Vicente Todaro ressalta que qualquer procedimento de internação é inserido no sistema hospitalar e passa pelo ERP, onde constam desde o pedido de material até a ordem de fatura para a conta do cliente. Trata-se de um tráfego pesado de transações, que devem estar sempre e rapidamente disponíveis, 24 horas por dia, sete dias por semana. Afinal, a taxa de ocupação do Hospital é alta, de 85%, e o movimento nas demais unidades é igualmente significativo. Somente em 2004 foram realizados 1,3 milhão de exames de diagnóstico.

Em 16 meses – de fevereiro de 2004 a junho de 2005 –, toda a rede de informação do Einstein estava interligada à plataforma tecnológica SAP NetWeaver, ao SAP ERP e outras soluções da SAP.

	O que nos surpreendeu positivamente foi a tranqüilidade da migração, sem percalço algum. Não houve um dia sem faturar. O go live foi dado num sábado e, no minuto seguinte à troca, a solução da SAP estava rodando.
Vicente Todaro, CFO do Albert Einstein

O prazo de implementação foi considerado de certa forma rápido pelos coordenadores do projeto diante da complexidade do processo e do excesso de zelo técnico nos testes e simulações.

Como próximos passos, está em análise a adoção da solução SAP NetWeaver Knowledge Management, uma funcionalidade de gestão do conhecimento que será mais um pilar de apoio às boas práticas de governança corporativa da Sociedade Beneficente Israelita Brasileira Albert Einstein.