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Cliente desde o final dos anos 1990, a Spaipa S.A., uma das
maiores distribuidoras de produtos da Coca-Cola, foi uma das
primeiras empresas a implementar a solução SAP em sua área
de vendas e distribuição. Para assegurar uma implementação
bem-sucedida, a Spaipa recorreu aos serviços de consultoria
e treinamento da SAP. A Spaipa representa 11% das vendas
de produtos da Coca-Cola no Brasil e é uma das maiores
engarrafadoras da América do Sul. Fundada em 1995, a Spaipa
é responsável por sua própria produção e engarrafamento,
além de vender e distribuir bebidas na Grande São Paulo -
a maior cidade do Brasil - e em todo o Estado do Paraná.
O faturamento anual gerado por esta empresa de mais de 2.300
funcionários é de US$ 300 milhões.
Mudando para a solução SAP com exclusividade
Desde o final dos anos 1990, a Spaipa vem utilizando as soluções
do SAP Business Suite, incluindo a solução para a cadeia
de suprimentos SAP Supply Chain Management com sua
funcionalidade de planejamento de demanda. É esta época que
marca o início do planejamento de implementação plena da
solução SAP em toda a empresa. Em 2004, as soluções SAP já
suportavam todos os processos de produção, embora ainda
faltasse implementar a solução para as áreas de vendas e
distribuição - atividades fundamentais nos negócios da Spaipa.
Até então, os processos de gestão de vendas e distribuição eram
administrados por uma solução desenvolvida internamente, que
rodava em computadores de gerações antigas.
A determinação da Spaipa de migrar esta solução para uma nova
se prendia a vários motivos:
- dificuldade em encontrar peças para o hardware obsoleto e de manutenção extremamente cara;
- a solução utilizava diferentes bancos de dados, não conectados, resultando em perda de vários dias com seu processamento, além de relatórios permanentemente desatualizados;
- o intercâmbio dos dados com as soluções do SAP Business Suite demandava o uso de múltiplas e complexas interfaces;
- o objetivo da Spaipa era integrar todos os departamentos.
A empresa sabia que todos esses problemas poderiam ser
solucionados e que a produtividade poderia aumentar com
a implementação da solução de vendas e distribuição disponível
no SAP Business Suite. Mas a Spaipa decidiu implementar
a solução SAP Beverage, que oferecia benefícios ainda maiores,
que podiam otimizar as principais atividades inerentes ao setor
de bebidas: televendas, distribuição direta para os pontos-devenda,
controle contábil de rotas, gestão de vasilhames,
contratos, prêmios e descontos promocionais.
Antes de decidir pela adoção das soluções SAP, a Spaipa fez um
amplo estudo de mercado, pesquisando todas as ferramentas
disponíveis. “Precisávamos de uma arquitetura de banco de
dados que fosse altamente confiável para gerenciar todas as
transações realizadas com nossos 100.000 clientes. O acesso
de toda a nossa equipe de vendas às informações era outro fator
essencial”, declara Cláudio Fontes, gerente da divisão de
Tecnologia da Informação da Spaipa. “Depois de avaliar as
diferentes alternativas disponíveis, nossos engenheiros
concluíram que a solução SAP era o que poderia atender às
nossas exigências com maior eficiência. Além disso, sabíamos
que haveria uma integração completa com as soluções SAP
já em produção na administração geral de nossos negócios.”
O grande diferencial da SAP Consulting é a qualidade do Gerenciamento de Projetos
De acordo com Fontes, a equipe de Gerenciamento de Projetos
da SAP Consulting foi decisiva na escolha da implementação.
“A SAP Consulting tem uma merecida reputação pela qualidade
de seu Gerenciamento de Projetos e por tudo o que é executado
por sua equipe. Tivemos várias experiências com empresas de
consultoria no Brasil e a SAP Consulting provou estar sempre
disponível no fornecimento de um suporte imediato e
competente. Além disso, ninguém conhece as soluções da SAP
melhor que a SAP Consulting”, reitera o gerente.
A solução SAP Beverage nunca havia sido instalada no Brasil.
A solução de vendas e distribuição disponível no SAP
Business Suite também nunca havia sido implementada em
uma indústria de bebidas. Por isso, a equipe do projeto agiu
de forma extremamente cautelosa, utilizando o SAP Ramp-Up
e profissionais especializados da SAP Consulting para monitorar
a implementação de forma proativa, fornecendo o suporte
e a necessária transferência de conhecimentos, do início até
o fim do projeto. “Com o uso pioneiro dessas soluções,
esperávamos conseguir uma vantagem competitiva,” confessa
Fontes. “O SAP Ramp-Up dissipou esse dilema, eliminando
nossas dúvidas sobre os possíveis problemas desconhecidos com
os quais poderíamos nos deparar.”
Outro fator que contribuiu para o sucesso do projeto foi o fato
de a SAP Consulting ter indicado não só um gerente de projetos
exclusivo para liderar a equipe de 20 consultores, mas também
um gerente de contato com o cliente, responsável por
administrar o relacionamento com a Spaipa. A Spaipa, por sua
vez, também formou sua própria equipe de projeto, o que
assegurou uma parceria muito mais estreita no decorrer de todo
o processo de implementação. “Os consultores SAP e nossos
especialistas atuaram como uma equipe única e integrada, com
um compromisso conjunto, o sucesso do projeto,” prossegue
Fontes, que desempenhou a função de gerente de projetos pela
Spaipa. “O estreito relacionamento com os gerentes de projetos
da SAP Consulting foi um elemento essencial para a aceleração do
projeto.”
A Spaipa também contratou o serviço da equipe de Gerenciamento
de Projetos da SAP da área de consultoria, que empreendeu uma
criteriosa análise de riscos, prevendo todos os fatores que
poderiam representar alguma ameaça ao sucesso do projeto.
Os gerentes do projeto pesquisaram inicialmente os requisitos
legais aplicáveis à indústria brasileira de bebidas para assegurar
que as novas soluções estivessem em total conformidade.
Os consultores conferiram, em seguida, se as soluções estariam
em condições de oferecer a performance necessária para os
exigentes processos da Spaipa. O projeto só teve continuidade
depois de a equipe ter a certeza absoluta de que todas essas áreas
de risco estavam cobertas. Para reduzir ainda mais o potencial
de riscos, a equipe de Gerenciamento de Projetos da SAP
utilizou a abordagem de implementação por etapas, na qual
os resultados de cada fase eram confrontados com as
correspondentes expectativas antes de se dar prosseguimento
à próxima etapa.
A metodologia ASAP obtém total aprovação da diretoria da Spaipa
A equipe da SAP Consulting seguiu a abordagem de
implementação em cinco etapas, que compreendem:
a preparação do projeto, o levantamento de requisitos de
negócio, a realização, a preparação final e a implementação
prática acompanhada de suporte. A metodologia ASAP suportou
as equipes de projeto por meio da combinação das melhores
práticas das soluções SAP e do Gerenciamento de Projetos da SAP.
“Um componente essencial para o sucesso foi a maneira como
os integrantes da equipe de Gerenciamento de Projetos
colocaram sua metodologia em prática, principalmente nas
primeiras duas etapas”, explica Fontes. O executivo ainda afirma
que “a equipe de Gerenciamento de Projetos passou vários dias
reunidos com nossa equipe, assimilando nossos requisitos,
traçando um plano para atender a esses requisitos e expondo
as melhores práticas que poderiam assegurar o melhor
aproveitamento do planejamento. Esse plano foi apresentado
a nossa diretoria, que o aprovou na íntegra. Em seguida,
os integrantes da equipe visitaram cada uma de nossas fábricas
e centrais de soluções para apresentar o plano e obter a adesão
dos respectivos profissionais. O planejamento preliminar foi
tão bem feito que o projeto pôde ser cumprido rigorosamente
dentro do prazo, culminando no sucesso absoluto.”
Outro fator preponderante para o sucesso do projeto foi
o conjunto de ferramentas utilizadas pelos consultores da SAP,
em especial o SAP Solution Manager. Utilizada em todas as
etapas do projeto, essa ferramenta foi responsável por centralizar
toda a documentação do projeto em um único local. A equipe
da SAP Consulting também recorreu ao SAP Solution Manager
para manter um banco de dados com todos os problemas, para
definir os testes a serem realizados, gerar instâncias de testes e
fornecer os resultados desses testes, confrontando a performance
real com os objetivos de performance preestabelecidos.
As equipes da SAP Consulting e da SAP Education asseguraram a auto-suficiência da implementação do projeto pelo cliente
Quando o projeto estava praticamente concluído, a SAP
Consulting envolveu os profissionais da SAP Education para
treinar os usuários da matriz e para dar autonomia à equipe
de projeto da Spaipa, auto-suficiente para a implementação
da solução em campo, onde, na prática, se encontram 94%
dos profissionais que irão utilizar esta solução.
Os profissionais da SAP Consulting e da SAP Education
trabalharam em conjunto para garantir a eficiência do
treinamento e o atendimento das necessidades específicas
do cliente. Em primeiro lugar, os gerentes de projetos da SAP
Consulting explicaram o escopo do projeto aos consultores
da SAP Education, que então recomendaram a realização
de workshops sobre o SAP Beverage, seguidos de cursos sobre
a solução de vendas e distribuição do SAP Business Suite.
Após validar este plano de treinamento com a Spaipa, os gerentes
de projetos e os consultores prepararam, em conjunto, um
detalhado programa de treinamento. Este treinamento formal
ampliou o treinamento informal feito pela equipe da SAP
Consulting ao longo de todo o processo de implementação.
“A transferência de conhecimentos resultante deste trabalho
em conjunto entre a Spaipa, a SAP Consulting e a SAP
Education foi outro fator decisivo para o sucesso desta
empreitada,” comenta Fontes.
Sucesso absoluto, com total cumprimento de prazos e aderência ao orçamento
A SAP Consulting colocou a nova solução em produção em
janeiro de 2005. A Spaipa deu início ao uso da solução em sua
matriz, passando depois a instalá-la nas demais áreas da empresa.
Julho de 2005 foi o prazo dado para que a organização estivesse
utilizando a solução em sua totalidade.
Para utilizar as novas soluções, os profissionais de vendas da
Spaipa agora se conectam com o sistema central, pelo celular,
três vezes ao dia. O aspecto principal das informações de vendas
e distribuição reside na atualização do banco de dados único
e centralizado, administrado pelas soluções SAP. A gerência
de vendas tem visibilidade imediata sobre esses dados e sobre
quaisquer problemas que possam ocorrer. Os gerentes
executivos também têm, desta forma, acesso imediato
a informações completas e atualizadas, podendo administrar
todas as operações da empresa com mais precisão.
Desde a implementação da solução, a Spaipa já pode conferir
seus resultados na área de vendas e distribuição. Graças à visão
completa e atualizada das operações, em caráter permanente,
a empresa está agora em condição de identificar os problemas
e controlar com mais rigor suas operações. As informações
de vendas e distribuição estão centralizadas em um único banco
de dados. A otimização dos processos de negócio ocasionou um
aumento da produtividade em toda a cadeia de distribuição,
com uma significativa redução do Custo Total de Propriedade.
E os benefícios só tendem a aumentar, na medida em que
a Spaipa passe a estender a implementação da solução para
outras unidades de negócio.
Uma execução impecável, graças ao Gerenciamento de Projetos da SAP
Após a instalação completa das novas soluções SAP, a Spaipa
pretende dar continuidade à instalação do SAP Business
Suite, implementando novos recursos viabilizados por este
conjunto de soluções. Em 2006, a empresa pretende
implementar a plataforma SAP NetWeaver.
“A SAP Consulting nos prestou um enorme serviço,” conclui
Fontes. “A equipe de Gerenciamento de Projetos da SAP
apresentou os predicados essenciais para o sucesso de um
projeto: controle permanente da situação, capacidade de
liderança e comando de todos os recursos necessários para
manter o projeto dentro dos requisitos de custo e prazo.
A comunicação de nossa equipe com a equipe da SAP Brasil
e com os profissionais da SAP Alemanha foi impecável. Não
consigo imaginar de que forma eles poderiam ter feito um
trabalho mais impecável. A excelência do Gerenciamento
de Projetos da SAP é o principal motivo pelo qual recomendo
fortemente os serviços da SAP Consulting.”
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