A análise dinâmica do SAP Business One, baseada nos leads gerados pelo nosso time comercial, nos dá parâmetros para acompanhar a evolução de cada negociação.
Renato Terada, diretor comercial Risc Technology

A Risc Technology é uma típica empresa familiar em fase de forte expansão e profissionalização. E, nessa jornada, a revenda paulistana de produtos e serviços corporativos de informática, servidores e sistemas de armazenamento de dados – não titubeou na escolha do seu novo sistema de gestão integrada de negócio: optou pelo SAP Business One, solução dedicada aos pequenos e médios negócios. “Foi amor à primeira vista”, brinca Ricardo Milan Terada, diretor financeiro e administrativo da Risc Technology, ao detalhar os passos que levaram à escolha do produto.

Dois meses depois do primeiro contato com a solução, a Risc Technology assinou o contrato de licença do produto, seguindo um plano de criação de novos processos e revisão daqueles que já geriam a empresa. O sistema antigo, desenvolvido internamente em banco de dados Oracle e um front-end em Delphi, não dava a confiabilidade que os sócios da empresa (os irmãos Nely Terada Acquesta, gerente administrativa, e Ricardo Terada, diretor financeiro e administrativo) esperavam para imprimir um ritmo acelerado de crescimento.

A escolha do SAP Business One levou em conta o perfil interno da empresa, que segundo Nely Acquesta, não podia contar com relatórios confiáveis para confrontar com os dados apresentados pelo terceiro responsável pelos balancetes. Até a implementação do projeto, conta Ricardo Terada, a sensação era de que a Risc Technology e seus 28 funcionários estavam reinventando a roda ao desenvolver internamente sistemas de contabilidade, escrituras fiscal, etc., para sanar as dúvidas numéricas.

“Mas éramos pequenos para comprar as soluções oferecidas no mercado, até que a SAP criou o SAP Business One”, reconhece Terada. O empresário conta que a opção pelo software de gestão também considerou fatores como a necessidade de customizações e o tempo de implementação. Segundo Acquesta, o SAP Business One foi a solução que apresentou menor necessidade de customizações, menor tempo de implementação e, consequentemente, melhor custo/benefício.

	Adotamos o SAP para tudo e deixamos o sistema anterior apenas para gerar informações históricas.
Ricardo Milan Terada, diretor financeiro e administrativo Risc Technology

Na área administrativa, foram instalados os módulos de contabilidade, nota fiscal, contas a pagar e receber, bancos. Todos os registros administrativos da Risc Technology foram transferidos para o SAP Business One, exceto a contabilidade, que se manteve terceirizada até que o aprendizado fosse completo e a inserção de informações no SAP Business One pudesse ser mais segura. O resultado: as diferenças positivas apareceram rapidamente, em especial na confiabilidade das informações e na agilidade dos processos.

A Risc Technology aproveitou o projeto SAP Business One para dar uma arrumada na casa. Entre outras coisas, a companhia era carente da definição de alguns processos, como, por exemplo, a aprovação de compras. Acquesta relata que, no passado, todos dentro da empresa compravam e podiam autorizar o pagamento, e também não havia um processo de nota fiscal rígido. O SAP Business One não só levou à criação de novos processos como, a partir da exigência de inserção dos códigos corretos de cada imposto, possibilitou melhor compreensão da intricada rede de tributos nacionais. E a composição de novos processos comerciais passou a permitir uma análise aprofundada do dia-a-dia da empresa. Renato Terada conta que o sistema fornece relatórios com informações que permitem a completa visualização do número de oportunidades geradas pelos seus vendedores, o percentual de fechamento de negócios e quais transações precisam de maior foco.

Além de atender os pré-requisitos estabelecidos pela Risc Technology, a solução de gestão empresarial da SAP custou 20% menos do que o orçamento previsto inicialmente pela empresa. O projeto, implementado pelo Grupo Procwork, envolveu os módulos de finanças, inventário e CRM (Customer Relationship Management). Apenas três meses depois do “go-live”, a Risc Technology já percebia os benefícios da implementação. Houve redução de 40% no tempo de emissão de suas notas fiscais e, por meio do sistema de CRM, companhia passou a contar com informações gerenciais mais detalhadas para as tomadas de decisões. “O próximo passo do departamento financeiro é integrar a contabilidade interna à externa (que é feita por uma empresa terceirizada) para ganharmos mais confiabilidade das informações geradas mensalmente”, afirma Acquesta.

	Éramos pequenos para comprar as soluções oferecidas ao mercado, até que a SAP criou estratégia SAP Business One.
Ricardo Milan Terada, diretor financeiro e administrativo Risc Technology

A Risc Technology utiliza a solução completa do SAP Business One CRM, explorando as funções de cadastro de oportunidades, as negociações e os estágios de cada relacionamento com prospects, além de gerar a proposta. “Adotamos o SAP para tudo e deixamos o sistema anterior apenas para gerar informações históricas”, diz Terada. Ele complementa dizendo que a solução controla inclusive a geração e a colocação de pedidos dos 700 clientes e prospects e dos mais de 100 fornecedores.

O diretor comercial relata que do ponto de vista do relacionamento, a Risc Technology tem uma visão clara sobre o atendimento aos clientes, passou a conhecer melhor os seus prospects, acompanha o tempo de fechamento de cada proposta, o nível de entendimento sobre a necessidade do cliente e se o vendedor está, eventualmente, sendo um gargalo ou se tem feito ligações em excesso para o mesmo cliente.

“A análise dinâmica do sistema, baseada nos leads gerados pelo nosso time comercial, nos dá parâmetros para acompanharmos a evolução de cada negociação”, comenta. Para ele, a cultura da Risc Technology em CRM facilitou a operação dos usuários para absorverem a nova tecnologia empregada. Dos 28 funcionários da Risc Technology, 25 são usuários ativos do sistema SAP.