O E-COMMERCE DO PETRÓLEO

	O SAP SRM derrubou o número de incidentes para menos de 20 ocorrências diárias. Com isso, caiu também a necessidade de reprocessamento das transações
Luis Fernando Mendonça Frutuoso, Presidente da Petronect

Responsável pelo portal de compras eletrônicas do Grupo Petrobras, a Petronect vem registrando números crescentes de transações, receita, fornecedores e usuários. Para suportar a expansão, que já registra um movimento de R$ 10 bilhões em negócios realizados, foi adotado mo software SAP SRM (Supplier Relationship Management), uma alternativa que permitiu à Petronect ampliar a gestão dos processos, provendo um ambiente eletrônico não apenas para a compra em si, mas para todas as fases cadeia de contratação, mais especificamente o tratamento inicial da demanda às providências para pagamento do contrato (procurement to pay). Essa necessidade se mostrou muito forte principalmente na área internacional da Petrobras, a primeira a adotar o portal da Petronect em todas as fases da contratação.

Ao se posicionar na intermediação de negócios eletrônicos, que teoricamente não têm intervenção humana, a Petronect registrava cerca de 200 incidentes diários. Além de tomar tempo da equipe interna, que precisava resolver as ocorrências, esse número de incidentes também prolongava o prazo de fechamento dos negócios. “O SAP SRM derrubou o número de incidentes para menos de 20 ocorrências diárias. Com isso, caiu também a necessidade de reprocessamento das transações”, conta Luis Fernando Mendonça Frutuoso, Presidente da Petronect. Segundo ele, com este sistema houve redução no esforço de monitoração das transações.

	“Precisávamos dar agilidade à implementação de um portal de contratações, oferecendo o serviço sem riscos e dando perenidade ao negócio
Luis Fernando Mendonça Frutuoso, Presidente da Petronect

A Petronect foi criada a partir da uma iniciativa da holding Petrobras, quando o grupo identificou a necessidade de se lançar no mundo online, fazendo a contratação de produtos e serviços eletronicamente. A companhia entrou em operação no final do ano de 2003. “Precisávamos dar agilidade à implementação de um portal de contratações, oferecendo o serviço sem riscos e dando perenidade ao negócio”, lembra Mendonça. Ele diz que esses dois fatores — ausência de risco e perenidade do negócio — motivaram a associação da Petrobras com empresas especializadas em tecnologia, mais precisamente o consórcio SAP/Accenture, que tem, respectivamente, 17% e 11% de participação no negócio, vencedores das propostas de associação.

A segurança total nas transações eletrônicas pesou na escolha do SAP SRM, que também tinha como parâmetros a simplicidade, agilidade e economia. A suíte de aplicativos permite automatizar os processos de licitações e aquisições de produtos e serviços, dentro e fora da empresa. Assim, o SAP SRM aumenta a visibilidade da cadeia de contratação. “Desde o início, a Petronect acreditou que os requisitos de simplicidade, agilidade, economia e segurança gerariam resultados positivos na área financeira e contábil”, diz Mendonça.

	A gestão de mudança foi o que mais consumiu esforço neste projeto. Nos preparamos para que todas as unidades fossem inseridas no sistema durante um final de semana ou feriado prolongado, para não impactar a operação. Nem o go-live nem os rollouts foram estressantes. A transição foi tranqüila, inclusive em relação à parte funcional
Luis Fernando Mendonça Frutuoso, Presidente da Petronect

Os números da Petronect justificam a necessidade de um software que suporte de maneira eficiente as operações. São 280 mil negociações, 25 mil fornecedores registrados no sistema, 5 mil usuários das organizações de compras e mais de R$ 10 bilhões em negócios feitos, desde o final de 2003.

Durante a implementação do SAP SRM 5.0, a Petronect passou de 22 mil para 39 mil transações mensais, sendo 14 mil negociações e 25 mil pedidos.

Das 100 empresas do Grupo Petrobras, junto às quais a Petronect pode atuar, as 40 maiores — divididas em quatro grandes companhias, a Petrobrás Holding, a Transpetro, a BR Distribuidora e a Área Internacional — fazem compras pelo portal.

	A receptividade dos usuários foi ótima. Gostaram porque, em termos de usabilidade, o sistema novo é muito fácil
Luis Fernando Mendonça Frutuoso, Presidente da Petronect

Do antigo sistema para o SAP SRM, a companhia conquistou também habilidades para atuar em todas as fases da cadeia de contratação, agregando mais valor ao processo “procurement to pay”, e conquistando condições para crescer em linha com a demanda dos clientes (ganhando em escala). O SAP SRM também se mostrou mais fácil de operar, segundo Mendonça. Com eficiência operacional superior à anterior, especialmente em relação à possibilidade de terceirização da infra-estrutura, antes dividida entre a Petronect e o provedor de Hosting e, depois do projeto, totalmente entregue à gestão da área de TI da Petrobras, houve ganhos operacionais, segundo o executivo.

Outro ponto de conquista foi a simplicidade da integração, já que a operação da Petrobras é regida pelo sistema SAP ERP. Mendonça afirma que a Petronect é movida pelo SAP SRM e que, sem o sistema, poucos seriam os avanços. “Associado ao SAP NetWeaver Portal — que faz a gestão da informação corporativa, incluindo aplicações, bases de dados e informação da Internet —, o SAP SRM se tornou uma solução que deu certo”, afirma Mendonça. O SAP NetWeaver Portal é a interface dos usuários que, por meio do SAP NetWeaver Exchange Infrastructure (SAP NetWeaver XI), se integra facilmente a outros sistemas, tanto na área nacional, quanto na área internacional.

A migração do sistema antigo para o SAP SRM, iniciada em janeiro de 2006, seguiu o modelo step-by-step, respeitando o elevado número de processos que a Petronect já intermediava e os 48 mil usuários já cadastrados para as operações. A fase zero mudou o acesso dos 45 mil usuários de empresas fornecedoras. Neste momento, ocorreu a implementação do SAP NetWeaver e do SAP NetWeaver Portal, substituindo a solução anterior.

Na seqüência, a empresa preparou a infra-estrutura e os processos operacionais para a nova forma de acesso ao portal, mantendo a certificação e o sigilo da informação. “Os fornecedores têm completa segurança de que, ao colocar uma proposta na Petronect, ela será sigilosa até o momento em que possa ser tornada pública”, explica o presidente da companhia. Também preocupada com a estabilidade, a Petronect decidiu que não colocaria, simultaneamente, o sistema em operação em todas as unidades de negócio. Escolheu a unidade de produção do Rio Grande do Norte e Ceará, que representa 10% do volume total, para a fase piloto. “Em uma semana, tudo estava estabilizado”, comemora Mendonça.

	A gestão do projeto como um todo foi da Accenture, e todos os desenvolvimentos foram feitos pela SAP e Accenture. Não se consegue levar adiante um projeto como este sem os parceiros corretos, em termos de conhecimento técnico e capacidade de gerenciar projetos. É preciso estar muito bem acompanhado
Luis Fernando Mendonça Frutuoso, Presidente da Petronect

Na fase um, foram inseridas no sistema as demais unidades de negócio, exceto o Rio de Janeiro (a maior concentração de transação). Esta entrada provocou um acréscimo de 35% no movimento do portal de e-commerce.

O terceiro movimento incluiu no SAP SRM a unidade do Rio de Janeiro, quando ingressaram outros 50% do volume de transações previstos, chegando a 95% do movimento. “Em dois dias, a solução já estava estabilizada nesta fase”, diz Mendonça, ao relatar que a última fase de implementação contemplou a Área Internacional da Petrobras, totalizando 100% do movimento da Petronect no novo sistema, sem qualquer incidente registrado.

Depois de concluído o projeto, Mendonça avalia que, apesar dos desafios, principalmente pela operação de dois sistemas simultâneos por um período, a satisfação do usuário do portal — que busca informações sobre o produto, cota preços e fecha compras — superou as expectativas, o que também contribuiu para que não houvesse incidentes graves. Segundo ele, aumentou significativamente a freqüência de uso do sistema.

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