Liquigás Distribuidora

Integrar processos logísticos e padronizar as operações de vendas, para dar mais segurança às suas operações. Esses foram alguns dos objetivos que levaram a Liquigás Distribuidora, subsidiária do grupo Petrobras, a optar por uma solução que atende às necessidades do seu negócio na área de comercialização do gás GLP (Gás Liquefeito de Petróleo) – o “gás de cozinha” fornecido em botijões ou a granel. Hoje, esse é o principal produto fornecido pela empresa, dona da terceira colocação no ranking nacional de distribuidoras de GLP, com 21,8% do mercado, e faturamento anual de R$ 2,9 bilhões. Graças a uma equipe de especialistas em Oil & Gás e um gerenciamento de projetos eficiente, a Liquigás Distribuidora implementou o SAP for Oil & Gas, solução pioneira de vendas e distribuição de GLP, tornando-se uma referência no mercado em que atua.

	A Liquigás precisava se tornar mais ágil, com controle e rentabilidade, uma demanda resolvida após a adoção do sistema de controle das vendas de gás, algo que otimizou os processos de venda, logística e crédito
Carlos Frederico Leipnik Kotouc, Gerente do Projeto ProGás

A companhia está inserida em um dos mais complexos segmentos da economia, principalmente devido às especificidades tributárias do País. Um ambiente que exigiu a participação da equipe de desenvolvimento da SAP na Alemanha (SAP-AG), que adequou o sistema ao emaranhado de impostos que variam de acordo com a política de cada Estado e município. Também foi necessário um realinhamento da solução SAP R/3, utilizada pela companhia, para integração do projeto de suporte à comercialização. A iniciativa foi batizada de ProGás.

O ProGás foi aprovado pela Diretoria Executiva da Liquigás alguns meses depois de a empresa ser adquirida pela Petrobras Distribuidora. Até então, a distribuidora operava como Agip do Brasil, antiga subsidiária do grupo italiano instalado no País em 1953. Após a aquisição pela Petrobras, a empresa voltou a usar a marca Liquigás, bastante conhecida no mercado brasileiro. A transação também reformulou os negócios internos da companhia, que transferiu as áreas de combustível e lubrificantes da Agip para a BR-Distribuidora, permanecendo apenas com a venda de GLP.

Agilidade e Rentabilidade

Passando a ter foco total em GLP, a Liquigás precisava se tornar mais ágil e aumentar a sua rentabilidade, uma premência resolvida com a adoção do sistema de controle das vendas de gás, e otimizada pelos processos de venda, logística e crédito, segundo Carlos Frederico Leipnik Kotouc, gerente do projeto ProGás.

Ele conta que a operação pulverizada também foi um dos fatores que motivaram a revisão, otimização e padronização dos processos. A distribuidora possui 25 unidades de engarrafamento, 29 depósitos e uma rede com mais de quatro mil revendas, que entregam mensalmente cerca de sete milhões de botijões de gás. Além disso, administra três marcas: Liquigás, para as regiões Sul, Sudeste e Centro-Oeste do País; Novogás e Tropigás, distribuídas no Norte e Nordeste.

	Depois da implementação do aplicativo de comercialização e distribuição da SAP, passamos a ter processos de vendas padronizados, melhor controle de crédito e novos critérios de formação de preços. Essa melhoria dá mais segurança e integridade às operações da Liquigás. Podemos dizer que hoje temos uma plataforma moderna e com garantiasde evolução futura
Carlos Frederico Leipnik Kotouc, Gerente do Projeto ProGás, Liquigás

O GLP em botijões é consumido por mais de 97% dos domicílios no Brasil, com predominância dos recipientes de 13 quilos, segundo Kotouc. A venda desse produto exige um esquema logístico bastante sofisticado, uma vez que a prática de estoque de botijões de gás em residências não é comum, e muitas residências possuem apenas um botijão. O processo de atendimento é viabilizado pela rede de revendas das distribuidoras e pela popularização dos pedidos por telefone. “Por incrível que pareça, em muitos casos o gás acaba quando as pessoas estão preparando a refeição. Os clientes ligam e querem a entrega imediata”, afirma o executivo, ao ressaltar que o prazo médio de reposição do produto é de meia hora.

Transferência de know-how

Na primeira fase de implantação do SAP ERP, ainda na gestão Agip, a Liquigás implantou os seguintes módulos: FI/CO interfaceando com os sistemas legados; MM somente para “outras mercadorias”; SD para o faturamento de combustíveis e Lubrificantes; e PP para fabricação de lubrificantes. A integração da solução de aquisição e comercialização de gás (GLP, Propano e Butano), contudo, exigiu uma revisão completa dos módulos já implantados e o desenvolvimento de novas funcionalidades para atender às particularidades do negócio, utilizando para isto as transações standard do SAP R/3 e soluções específicas do segmento TD e IS-Oil & Gas.

Por se tratar de uma implementação complexa e com prazo muito desafiador, a Liquigás não quis correr riscos, e contratou a SAP Consulting e o serviço de gerenciamento de projeto da SAP, baseado na metodologia PMM (Project Management Methodology). “Contratamos esse serviço da SAP por considerarmos que era importante termos consultores com conhecimento técnico e experiência. Eles trouxeram expertise e metodologia adequada, que somados à qualidade da equipe e ao intenso compartilhamento de idéias resultou no sucesso do nosso projeto”, completa Carlos Rocha Velloso, Diretor de Financeiro e de Serviços da Liquigás.

Gerenciamento do projeto em todas etapas

Frederico Kotouc destaca que a metodologia de gerenciamento de projetos adotada pela SAP permeou todas as fases do ProGás, o que ajudou a documentar os problemas e integrar todos os envolvidos na implementação. A implantação inicial (piloto) ocorreu na unidade localizada em Uberlândia (MG), em janeiro de 2006, e em seguida foi realizado processo de “rollout” em todo o país, concluído com pleno sucesso em setembro do mesmo ano.

Kotouc avalia que a conclusão da primeira fase em apenas nove meses e sem impactar as operações foi um resultado excepcional. O prazo, aliás, foi um dos grandes desafios enfrentados pela equipe, justamente porque o projeto transcorreu em meio ao processo de incorporação da Liquigás pela Petrobras e à transferência dos negócios combustíveis e lubrificantes para a BR Distribuidora. Aqui, a companhia optou pela metodologia de implantação ASAP (Accelerated SAP), da SAP Consulting. Além disso, os novos acionistas também mudaram a estrutura organizacional da Companhia e processos de trabalho.

Um exemplo foi a transferência de todo o sistema de processamento da Liquigás de São Paulo para o data center da Petrobras, no Rio de Janeiro. Uma decisão cujos riscos foram minimizados pela equipe do ProGás, que se apoiou no Solution Manager, solução de controle de projeto utilizada em todas as etapas da Metodologia ASAP para centralizar a documentação do projeto, monitorar o andamento do projeto, requisitar mudanças de escopo, registrar problemas e realizar testes unitários e integrados.

	Os serviços da SAP Consulting e o gerenciamento de projeto baseado na metodologia PMM SAP foram importantes para termos consultores com conhecimento técnico e experiência. Eles trouxeram expertise e metodologia adequada, que somados à qualidade da equipe e ao intenso compartilhamento de idéias resultou no sucesso do nosso projeto
Carlos Rocha Velloso, Diretor de Finanças e Serviços da Liquigás

Treinamento com Info Pak

A Liquigás também lançou mão do Info Pak, solução da SAP Education que organiza documentos e informações de processos e configuração da tecnologia SAP, de forma rápida e econômica, para treinamento de usuários. Uma das características do sistema é a preservação do conhecimento, pois todos os passos de revisão de processos de configuração do sistema para a realidade da empresa são registrados e geram, automaticamente, um tutorial para consulta dos usuários finais. O aplicativo também gera material didático, aulas on-line e presenciais, além de disponibilizar os tutoriais na web ou intranets tanto para os envolvidos na implementação quanto para os usuários finais, aumentando o nível de conhecimento sobre o aplicativo da SAP e permitindo que os usuários façam melhor uso da tecnologia.

Koutoc explica que a Liquigás optou pelo Info Pak para ganhar tempo durante o processo de implementação da solução SAP e reduzir riscos do projeto. Ele lembra que a empresa estava recém-incorporada pela BR-Distribuidora e que os novos gestores poderiam pedir mudanças no meio do caminho. Alguns desenvolvimentos também atrasaram, impedindo a criação antecipada de material didático. “Pensamos em acelerar o treinamento, e analisamos soluções de mercado para automatizar essa parte, foi quando tomamos conhecimento do Info Pak”, diz.

A Liquigás constatou que o aplicativo ajudaria não só na elaboração do material didático, mas também após a implementação do sistema, mantendo os usuários atualizados sobre os processos automatizados pelos aplicativos SAP. Outra questão de extrema importância foi a estruturação de um esquema de comunicação específico para o projeto, com diversas iniciativas, como o website ProGás, jornal, informes, apresentações em reuniões de coordenação das gerências, etc. Adicionalmente, foi realizado processo sistemático para obtenção de feed-back junto aos principais influenciadores da Cia.

A companhia fez um mapeamento das pessoas-chaves – influenciadoras e formadoras de opinião – para divulgar informações na web e em informativos. Esses profissionais também foram escalados para reuniões periódicas com grupos de usuários, principalmente com aqueles de mais difícil relacionamento. Uma estratégia que, segundo Koutoc, deu muito resultado. A distribuidora de gás criou cerca de 26 instrutores, que assumiram o treinamento de aproximadamente 1,2 mil usuários. Os cursos foram definidos com base nos cenários cadastrados no Solution Manager, a solução de gerenciamento de projeto da SAP. Para o gerente do ProGás, a possibilidade de trabalhar com os dois produtos – o Info Pak e o Solution Manager – gerou sincronismo entre as customizações dos sistemas, os desenvolvimentos adicionais e a criação do material didático para treinamento.

	Adotamos um modelo de gestão que valorizou muito as pessoas. Normalmente, os projetos se prendem muito em metas e prazos e não permitem que os usuários se pronunciem. Percebemos que, ao final dos nove meses de implementação da primeira fase, havia um clima de satisfação. Procuramos, nesse período, abrir espaço ao diálogo e à criatividade
Carlos Rocha Velloso, Diretor de Finanças e Serviços da Liquigás

Apoio e Comprometimento

Carlos Rocha Velloso, Diretor Financeiro e de Serviços da Liquigás, destaca que, além treinamento reforçado, outro fator importante aos bons resultados do projeto, foi o envolvimento dos usuários. “Adotamos um modelo de gestão que valorizou muito as pessoas. Normalmente, os projetos se prendem a metas e prazos e não permitem que os usuários se pronunciem. Percebemos que, ao final dos nove meses de implementação da primeira onda em Uberlândia, havia um clima de satisfação. Procuramos abrir espaço ao diálogo e à criatividade, nesse período”, diz o executivo, ressaltando também o apoio da alta direção da empresa para o sucesso do ProGás.